Begriff und Grundprinzip des Vorsteuerabzugs
Der Vorsteuerabzug ist das Recht, die in Eingangsrechnungen gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer (Vorsteuer) von der eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen. Er dient dazu, die Umsatzsteuer wirtschaftlich nur auf der letzten Verbrauchsstufe zu belasten und mehrfache Besteuerung entlang der Liefer- und Leistungskette zu vermeiden. Unternehmerinnen und Unternehmer führen die Umsatzsteuer auf ihre Umsätze ab und können gleichzeitig die auf bezogene Waren und Dienstleistungen entfallende Vorsteuer gegenrechnen.
Wer ist zum Vorsteuerabzug berechtigt?
Unternehmerische Tätigkeit
Vorsteuerabzugsberechtigt sind grundsätzlich Personen oder Organisationen, die selbstständig und nachhaltig Leistungen gegen Entgelt erbringen. Das Recht besteht nur insoweit, als Leistungen für die unternehmerische Tätigkeit bezogen werden.
Nicht berechtigte Gruppen
Privatpersonen ohne unternehmerische Tätigkeit sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer erheben, können grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Tätigkeiten, die zwar Umsätze generieren, aber dauerhaft nicht der Umsatzsteuer unterliegen, begründen keinen Vorsteuerabzug.
Unternehmensverbünde
In bestimmten Konstellationen werden rechtlich verbundene Unternehmen umsatzsteuerlich wie ein einziger Unternehmer behandelt. In solchen Fällen richtet sich der Vorsteuerabzug nach der Tätigkeit des Gesamtverbunds, nicht nach der einzelnen Gesellschaft.
Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs
Verwendung für steuerpflichtige Umsätze
Vorsteuer ist abziehbar, wenn die bezogenen Leistungen für Umsätze verwendet werden, die der Umsatzsteuer unterliegen, einschließlich Umsätzen mit Steuersatz null (z. B. Exportlieferungen). Bei steuerfreien Umsätzen ohne Vorsteuerabzugsrecht entfällt die Abzugsfähigkeit.
Ordnungsgemäße Rechnung
Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Diese muss von der leistenden Person oder Organisation ausgestellt sein und die erforderlichen Pflichtangaben enthalten. Elektronische und papierhafte Rechnungen sind gleichgestellt, sofern Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind.
Typische Pflichtangaben
Zu den üblichen Rechnungselementen zählen insbesondere Name und Anschrift der Beteiligten, eindeutige Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt, Entgelt, anzuwendender Steuersatz sowie gesondert ausgewiesener Steuerbetrag. Bei Kleinbetragsrechnungen gelten erleichterte Anforderungen.
Zeitpunkt des Abzugs
Das Recht auf Vorsteuerabzug entsteht grundsätzlich in dem Zeitraum, in dem die Leistung ausgeführt und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Maßgeblich ist die umsatzsteuerliche Erfassung im jeweiligen Besteuerungszeitraum.
Anzahlungen und Gutschriften
Bei Anzahlungen kann der Vorsteuerabzug bereits mit Zahlung und ordnungsgemäßer Anzahlungsrechnung entstehen. Gutschriften, die anstelle einer Rechnung ausgestellt werden, berechtigen ebenfalls zum Vorsteuerabzug, sofern sie inhaltlich korrekt und vereinbarungsgemäß verwendet werden.
Einfuhr und innergemeinschaftlicher Erwerb
Die bei der Einfuhr von Waren entstehende Einfuhrumsatzsteuer ist als Vorsteuer abziehbar, wenn die Ware für unternehmerische, steuerpflichtige Umsätze verwendet wird. Entsprechendes gilt für die Erwerbsteuer beim innergemeinschaftlichen Erwerb.
Grenzen und Ausschlüsse
Steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug
Bei Umsätzen, die zwar steuerfrei sind, aber kein Vorsteuerabzugsrecht eröffnen, ist der Abzug ausgeschlossen. Beispiele sind bestimmte Gesundheits-, Finanz- und Versicherungsleistungen sowie die Vermietung von Wohnraum.
Gemischt genutzte Leistungen
Werden Leistungen sowohl für steuerpflichtige als auch für nicht zum Vorsteuerabzug berechtigende Tätigkeiten verwendet, ist eine sachgerechte Aufteilung erforderlich. Grundlage ist die tatsächliche Verwendung; verschiedene anerkannte Aufteilungsschlüssel kommen in Betracht, sofern sie die wirtschaftliche Zuordnung zutreffend abbilden.
Repräsentation und Geschenke
Vorsteuer aus Aufwendungen mit Repräsentationscharakter ist oft nicht oder nur eingeschränkt abziehbar. Dies betrifft insbesondere Geschenke an Nichtarbeitnehmer sowie Bewirtungen außerhalb eines geschäftsüblichen Rahmens.
Kraftfahrzeuge und private Verwendung
Bei Gegenständen mit gemischter Nutzung, insbesondere Fahrzeugen, ist der Vorsteuerabzug auf den unternehmerischen Nutzungsanteil begrenzt. Private Verwendung kann eine unentgeltliche Wertabgabe oder eine Vorsteuerkorrektur auslösen.
Fehlende oder fehlerhafte Rechnungen
Unvollständige oder inhaltlich fehlerhafte Rechnungen hindern den Vorsteuerabzug, bis sie berichtigt werden. Eine wirksame Berichtigung wirkt sich auf den Zeitraum aus, in dem die Voraussetzungen erfüllt sind.
Korrekturen und Anpassungen
Änderungen der Bemessungsgrundlage
Preisnachlässe, Boni, Skonti oder Stornierungen nach Rechnungsstellung führen zu einer Anpassung von Umsatzsteuer und Vorsteuer. Die Berichtigung erfolgt grundsätzlich im Zeitraum der Änderung.
Nutzungsänderungen von Wirtschaftsgütern
Ändert sich die Verwendung langfristiger Wirtschaftsgüter zwischen abzugsberechtigenden und nicht abzugsberechtigenden Tätigkeiten, ist eine mehrjährige Korrektur des ursprünglich vorgenommenen Vorsteuerabzugs vorgesehen. Dies betrifft insbesondere bewegliche und unbewegliche Güter mit längerer Nutzungsdauer.
Erstattungen, Nachforderungen und Zinsen
Vorsteuerkorrekturen können zu Erstattungen oder Nachforderungen führen. Verzinsungstatbestände knüpfen an die Berichtigungs- und Festsetzungszeiträume an.
Vorsteuerabzug in besonderen Konstellationen
Reverse-Charge-Verfahren
Bei bestimmten innerstaatlichen und grenzüberschreitenden Leistungen verlagert sich die Steuerschuld auf die Leistungsempfängerin oder den Leistungsempfänger. Die so geschuldete Steuer kann – bei Vorliegen der allgemeinen Voraussetzungen – als Vorsteuer abgezogen werden.
Nullsteuersätze und Export
Umsätze mit Steuersatz null, insbesondere bestimmte Ausfuhr- und innergemeinschaftliche Lieferungen, eröffnen grundsätzlich das Vorsteuerabzugsrecht, da sie als steuerpflichtige Umsätze gelten.
Option zur Steuerpflicht
Für einzelne ansonsten steuerfreie Umsätze kann eine Option zur Steuerpflicht vorgesehen sein. Wird diese genutzt, kann sich das Vorsteuerabzugsrecht für die damit im Zusammenhang stehenden Eingangsleistungen eröffnen.
Bau- und Subunternehmerleistungen
In der Bauwirtschaft gelten häufig besondere Regelungen, einschließlich der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Der Vorsteuerabzug richtet sich nach den allgemeinen Grundsätzen, unter Berücksichtigung der speziellen Abrechnungsmodalitäten.
Nachweis, Aufbewahrung und Dokumentation
Materielle und formelle Anforderungen
Für den Vorsteuerabzug sind sowohl die tatsächliche Leistungserbringung als auch die formelle Rechnungslegung nachzuweisen. Die Belege müssen die Zuordnung zur unternehmerischen Tätigkeit erkennen lassen.
Elektronische Rechnungen
Elektronische Rechnungen sind zulässig, wenn Verfahren zur Sicherstellung der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit eingesetzt werden. Format und Übermittlungsweg sind frei, sofern die Mindestanforderungen eingehalten werden.
Aufbewahrung
Rechnungen und zugehörige Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach den allgemeinen steuerlichen Vorgaben und beginnt regelmäßig mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung.
Abgrenzung zu verwandten Begriffen
Umsatzsteuer-Voranmeldung und -Jahreserklärung
Der Vorsteuerabzug wird in Voranmeldungen und der Jahreserklärung verrechnet. Ein Vorsteuerüberhang kann zu einer Auszahlung führen, eine Umsatzsteuerzahllast ist abzuführen.
Steuerbefreiung mit und ohne Vorsteuerabzug
Es ist zwischen steuerfreien Umsätzen mit Vorsteuerabzugsrecht (z. B. Export) und solchen ohne Vorsteuerabzugsrecht (z. B. bestimmte Finanz- und Vermietungsleistungen) zu unterscheiden. Diese Differenzierung ist maßgeblich für die Abzugsfähigkeit von Eingangsleistungen.
Häufig gestellte Fragen zum Vorsteuerabzug
Wer kann Vorsteuer abziehen?
Vorsteuer können grundsätzlich Unternehmerinnen und Unternehmer abziehen, die Leistungen für ihre unternehmerische Tätigkeit beziehen und damit steuerpflichtige Umsätze ausführen. Personen ohne unternehmerische Tätigkeit sowie Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt.
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten, damit der Vorsteuerabzug möglich ist?
Erforderlich sind insbesondere Name und Anschrift der Vertragsparteien, eine eindeutige Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Beschreibung und Zeitpunkt der Leistung, Entgelt, Steuersatz sowie gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer. Bei Kleinbetragsrechnungen gelten vereinfachte Anforderungen.
Ist der Vorsteuerabzug bei steuerfreien Umsätzen ausgeschlossen?
Bei Umsätzen, die steuerfrei sind und kein Vorsteuerabzugsrecht eröffnen, ist der Abzug ausgeschlossen. Dazu zählen regelmäßig bestimmte Gesundheits-, Finanz- und Versicherungsleistungen sowie die Vermietung von Wohnraum. Steuerfreie Umsätze mit Vorsteuerabzugsrecht (etwa Exporte) sind hiervon abzugrenzen.
Wie wird Vorsteuer bei gemischt genutzten Leistungen behandelt?
Bei Leistungen, die sowohl für abzugsberechtigte als auch für nicht abzugsberechtigte Zwecke verwendet werden, ist eine sachgerechte Aufteilung vorzunehmen. Maßgeblich ist die tatsächliche wirtschaftliche Verwendung, die durch geeignete Schlüssel abgebildet werden kann.
Wann entsteht das Recht auf Vorsteuerabzug?
Das Recht entsteht grundsätzlich, wenn die Leistung ausgeführt ist und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Die Geltendmachung erfolgt im entsprechenden Besteuerungszeitraum; eine nachträgliche Berichtigung ist innerhalb der steuerlichen Festsetzungsfristen möglich.
Kann Vorsteuer aus ausländischen Rechnungen abgezogen werden?
Vorsteuer aus im Ausland erhobener Umsatzsteuer ist im Inland grundsätzlich nicht direkt abziehbar. Stattdessen kommen Erstattungsverfahren des jeweiligen Staates in Betracht. Bei grenzüberschreitenden Leistungen kann unter bestimmten Voraussetzungen das Reverse-Charge-Verfahren gelten, bei dem die bezogene Leistung im Inland erfasst wird und die entsprechende Steuer als Vorsteuer abziehbar sein kann.
Wie erfolgt die Berichtigung des Vorsteuerabzugs bei nachträglichen Änderungen?
Ändern sich Entgelt oder Verwendung der Leistung nachträglich, ist der Vorsteuerabzug zu berichtigen. Dies betrifft insbesondere Boni, Skonti, Stornierungen sowie Nutzungsänderungen von Wirtschaftsgütern über mehrere Jahre.
Dürfen Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?
Kleinunternehmer, die ihre Umsätze ohne Umsatzsteuerausweis abrechnen, sind für diese Umsätze grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Der Vorsteuerabzug setzt regelmäßig die Erhebung von Umsatzsteuer auf die eigenen Ausgangsumsätze voraus.
