Begriff und Bedeutung der Vorstellungskosten
Vorstellungskosten sind Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an einem Bewerbungsgespräch oder einem Auswahlverfahren für eine neue Arbeitsstelle entstehen. Sie umfassen alle Kosten, die Bewerberinnen und Bewerbern durch die Einladung zu einem persönlichen Gespräch oder einer Auswahlrunde bei potenziellen Arbeitgebern entstehen können. Der Begriff ist insbesondere im Zusammenhang mit dem Arbeitsrecht von Bedeutung.
Typische Arten von Vorstellungskosten
Zu den häufigsten Vorstellungskosten zählen Fahrtkosten (zum Beispiel Bahn-, Bus- oder Taxifahrten), Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand sowie Auslagen für notwendige Unterlagen wie Kopien von Zeugnissen oder Bewerbungsunterlagen. Auch Kosten für angemessene Kleidung können in bestimmten Fällen dazugehören, sofern sie unmittelbar durch das Vorstellungsgespräch veranlasst wurden.
Fahrtkosten
Fahrtkosten machen meist den größten Anteil der Vorstellungskosten aus. Hierzu gehören sowohl öffentliche Verkehrsmittel als auch die Nutzung eines privaten Fahrzeugs. Die Erstattung erfolgt in der Regel auf Basis nachgewiesener Ausgaben.
Übernachtungs- und Verpflegungskosten
Wenn ein Bewerbungsgespräch nicht am Wohnort stattfindet und eine Rückreise am selben Tag unzumutbar ist, können auch Übernachtungsausgaben sowie zusätzliche Verpflegungsausgaben zu den erstattungsfähigen Kosten zählen.
Rechtliche Einordnung der Vorstellungskosten
Im rechtlichen Kontext wird zwischen freiwilliger Einladung zum Gespräch durch das Unternehmen und einer Eigeninitiative des Bewerbenden unterschieden. Wird ein Bewerber ausdrücklich eingeladen, besteht grundsätzlich ein Anspruch auf Ersatz notwendiger Aufwendungen gegenüber dem potenziellen Arbeitgeber – es sei denn, dieser hat vorab klar darauf hingewiesen, dass keine Kostenerstattung erfolgt.
Kostentragungspflicht des Arbeitgebers
Die Verpflichtung zur Übernahme von Vorstellungskosten entsteht regelmäßig dann, wenn das Unternehmen aktiv zur Teilnahme an einem Gespräch auffordert. Eine Ausnahme liegt vor, wenn bereits bei Einladung eindeutig erklärt wurde, dass keine Erstattung erfolgen wird.
Ausschluss der Kostenerstattung durch Hinweis des Arbeitgebers
Ein Unternehmen kann einen Anspruch auf Kostenerstattung ausschließen – dies muss jedoch klar verständlich kommuniziert werden. Fehlt ein solcher Hinweis in der Einladung zum Gespräch oder Auswahlverfahren nicht eindeutig erkennbar ist kein Ausschluss gegeben.
Bewerbung aus Eigeninitiative: Auswirkungen auf die Kostenerstattung
Bewerben sich Personen ohne vorherige Aufforderung selbstständig bei einem Unternehmen (Initiativbewerbung) und werden anschließend zu einem Gespräch eingeladen ohne ausdrückliche Zusage zur Kostenübernahme besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Erstattung.
Zulässigkeit einzelner Positionen innerhalb der Vorstellungskosten
Nicht alle denkbaren Ausgaben gelten als erstattungsfähig: Nur solche Aufwendungen sind ersatzfähig welche notwendig waren um am Termin teilzunehmen; Luxusausgaben wie First-Class-Tickets oder besonders teure Hotels fallen üblicherweise nicht darunter.
Kostennachweis und Abrechnung
Bewerbende müssen ihre entstandenen Auslagen belegen können etwa durch Quittungen Tickets Rechnungen etc.; nur belegte Posten werden berücksichtigt.
Besteuerung von erhaltenen Erstattungen
Soweit Arbeitgeber tatsächlich gezahlte Beträge ersetzen handelt es sich hierbei um keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn sondern lediglich um einen Ausgleich entstandener Aufwendungen; steuerrechtlich bleibt dies neutral solange keine überhöhten Pauschalen gezahlt werden.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Vorstellungskosten (FAQ)
Müssen Arbeitgeber immer sämtliche Vorstellungskosten übernehmen?
Einen grundsätzlichen Anspruch gibt es nur dann wenn das Unternehmen ausdrücklich zum Gespräch eingeladen hat ohne zuvor einen Ausschluss erklärt zu haben; ansonsten kann eine Pflicht entfallen.
Können auch digitale Bewerbungsgespräche zu erstattbaren Kosten führen?
Sind für digitale Gespräche besondere technische Anschaffungen erforderlich gewesen könnten diese unter Umständen als notwendige Aufwendung gelten sofern sie ausschließlich hierfür angefallen sind; reine Internetgebühren zählen üblicherweise nicht dazu.
Darf ich eigene Ansprüche geltend machen wenn ich mich initiativ beworben habe?
Lädt ein Unternehmen nach einer Initiativbewerbung ohne Zusage zur Kostentragung ein besteht regelmäßig kein Recht auf Ersatz entstandener Vorstellungenkosten da keine Verpflichtung ausgelöst wurde.
Sind alle Reisekosten automatisch erstattungsfähig?
Nicht jede Reiseart gilt als notwendig: Es kommt darauf an ob die gewählte Beförderungsmöglichkeit angemessen war; unverhältnismäßig hohe Reisekosten müssen nicht übernommen werden.
Muss ich meine Vorstellungenkosten belegen?
Neben dem Nachweis über tatsächliche Teilnahme am Termin verlangt man üblicherweise Belege wie Quittungen Tickets Rechnungen damit einzelne Positionen anerkannt werden können;
Können mehrere Gesprächstermine zusammen abgerechnet werden?
Liegen mehrere Termine beim selben Arbeitgeber eng beieinander so dürfen diese unter Umständen zusammengefasst abgerechnet werden sofern dadurch insgesamt geringere Gesamtkosten entstehen;
Dürfen Unterkunfts- und Verpflegungspauschalen angesetzt werden?
Pauschalbeträge sind möglich soweit sie branchenüblich beziehungsweise ortsüblich angesetzt wurden aber stets im Rahmen des Notwendigen bleiben;
