Sonderurlaub

Begriff und rechtliche Einordnung von Sonderurlaub

Sonderurlaub bezeichnet im deutschen Arbeitsrecht die befristete Freistellung eines Arbeitnehmers von der Arbeitsleistung aus besonderen, außerordentlichen Gründen. Dabei handelt es sich um Fälle, die außerhalb der regulären Urlaubsregelungen liegen und meist durch gesetzliche, tarifvertragliche oder einzelvertragliche Grundlagen geregelt werden. Sonderurlaub kann sowohl bezahlt als auch unbezahlt gewährt werden und dient dazu, Arbeitnehmern in bestimmten Ausnahmesituationen einen Anspruch auf Freistellung von der Arbeit zu ermöglichen.

Rechtsgrundlagen des Sonderurlaubs

Gesetzliche Bestimmungen

Die maßgeblichen gesetzlichen Regelungen für Sonderurlaub finden sich insbesondere im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) sowie im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG):

§ 616 BGB (Vorübergehende Verhinderung):
Nach § 616 BGB hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Entgeltfortzahlung, wenn er für eine nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne eigenes Verschulden an der Arbeitsleistung gehindert ist. Hierzu zählen unter anderem familiäre Notfälle, Eheschließungen, Geburten oder Todesfälle naher Angehöriger. Die konkrete Dauer und der Vergütungsanspruch können durch Arbeits- oder Tarifvertrag eingeschränkt oder ausgeschlossen werden.

Bundesurlaubsgesetz (BUrlG):
Im BUrlG ist Sonderurlaub nicht explizit geregelt, jedoch schließt das Gesetz eine zusätzliche bezahlte Freistellung zu besonderen Anlässen nicht aus.

Tarifvertragliche und betriebliche Regelungen

Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Einzelarbeitsverträge können bestimmte Anlässe und Umfänge von Sonderurlaubsansprüchen detaillierter ausgestalten. In der Praxis enthalten viele Tarifverträge Auflistungen, für welche Ereignisse und in welchem Umfang Sonderurlaub gewährt wird. Dies betrifft z.B.:

• Eigene Eheschließung (z.B. 1 bis 3 Arbeitstage)
• Geburt eines eigenen Kindes (meist 1 Tag)
• Tod von nahen Angehörigen (1 bis 3 Tage)
• Umzug aus betrieblichem Anlass
• Arztbesuche, Behördengänge, Ehrenamtstätigkeiten

Sonderregelungen im öffentlichen Dienst

Für Beschäftigte des öffentlichen Dienstes gelten bezüglich Sonderurlaub besondere Regelungen, insbesondere nach der Sonderurlaubsverordnung (SUrlV) des Bundes sowie entsprechender Landesverordnungen. Hier sind Anlässe und Anspruchsvoraussetzungen meist detailliert geregelt. Zu den häufigsten Gründen zählen:

• Pflege naher Angehöriger
• Wahrnehmung staatsbürgerlicher Pflichten
• Teilnahme an bestimmten Fortbildungen
• Ehrenamtliche Tätigkeiten

Anspruchsvoraussetzungen für Sonderurlaub

Allgemeine Voraussetzungen

Der Anspruch auf Sonderurlaub setzt voraus, dass ein außergewöhnlicher Grund vorliegt, der nicht von der regulären Urlaubsgewährung erfasst ist und eine kurzfristige Verhinderung an der Arbeitsleistung bewirkt. Der Anlass muss eindeutig benannt und auf einen spezifischen Zeitraum begrenzt sein.

Nachweispflichten

Zum Nachweis des Sonderurlaubsanspruchs kann der Arbeitgeber die Vorlage geeigneter Belege fordern, beispielsweise eine Heiratsurkunde oder eine Sterbeurkunde. Die Nachweispflicht dient der Wahrung der berechtigten Interessen des Arbeitgebers an einer ordnungsgemäßen Dokumentation der Arbeitsbefreiung.

Ausschlussfristen und Geltendmachung

Sonderurlaubsanträge sind grundsätzlich möglichst frühzeitig zu stellen. Einzelvertragliche, tarifliche oder betriebliche Regelungen können spezifische Meldefristen und Formvorgaben enthalten. Werden diese nicht eingehalten, kann der Anspruch verfallen.

Umfang und Dauer des Sonderurlaubs

Die Dauer des Sonderurlaubs richtet sich nach dem Anlass sowie eventuellen tariflichen oder betrieblichen Vereinbarungen. Häufig beträgt die Freistellung zwischen einem und drei Arbeitstagen, in besonderen Fällen auch darüber hinaus. Bei längeren Abwesenheiten – etwa zur Pflege naher Angehöriger – kann auch unbezahlter Sonderurlaub gewährt werden.

Ob und in welchem Umfang während des Sonderurlaubs das Arbeitsentgelt fortzuzahlen ist, hängt von den jeweils einschlägigen Rechtsgrundlagen, insbesondere von § 616 BGB, und möglichen Ausschlüssen in Tarif- oder Arbeitsverträgen ab.

Bezahlter und unbezahlter Sonderurlaub

Bezahlter Sonderurlaub

Ein bezahlter Sonderurlaub besteht, wenn während der Freistellung weiterhin ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht. Dies ist meist dann der Fall, wenn der Anlass im persönlichen Bereich des Arbeitnehmers liegt und von § 616 BGB oder einschlägigen Tarifverträgen erfasst ist.

Unbezahlter Sonderurlaub

Ist der Anspruch auf bezahlte Freistellung weder gesetzlich noch vertraglich vorgesehen, kann auf Antrag des Arbeitnehmers ein unbezahlter Sonderurlaub gewährt werden. Dieser unterliegt in der Regel der Zustimmung des Arbeitgebers. Besonders bei längerfristigen Gründen, etwa zur persönlichen Weiterentwicklung oder Pflege von Familienangehörigen, ist der Sonderurlaub oft unbezahlt.

Während des unbezahlten Sonderurlaubs ruht das Arbeitsverhältnis, und es besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung, wobei sich dies auf Sozialversicherungsansprüche auswirken kann.

Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis

Sozialversicherungsrechtliche Folgen

Während eines unbezahlten Sonderurlaubs kann es zur Unterbrechung der Sozialversicherungspflicht kommen, wenn das Arbeitsentgelt vollständig entfällt. Arbeitnehmer sollten hierbei eigenverantwortlich für einen ausreichenden Versicherungsschutz sorgen, etwa durch freiwillige Weiterversicherung.

Urlaubsanspruch

Für den Zeitraum eines unbezahlten Sonderurlaubs kann der gesetzliche Urlaubsanspruch anteilig gekürzt werden, sofern das Arbeitsverhältnis mindestens einen vollen Kalendermonat ruht (§ 17 Abs. 1 S. 1 BUrlG).

Rückkehrrecht

Nach Beendigung eines Sonderurlaubs, gleich ob bezahlt oder unbezahlt, besteht grundsätzlich ein Rückkehrrecht auf den ursprünglichen Arbeitsplatz, solange keine davon abweichenden Vereinbarungen getroffen wurden.

Abgrenzung zu anderen Formen der Arbeitsfreistellung

Sonderurlaub ist abzugrenzen von regulärem Erholungsurlaub nach dem BUrlG sowie von anderen Freistellungsformen, wie z.B. Bildungsurlaub, Elternzeit oder Pflegezeit. Jede dieser Freistellungsarten unterliegt eigenen rechtlichen Voraussetzungen und Ansprüchen.

Zusammenfassung

Sonderurlaub ist ein zentrales Instrument im deutschen Arbeitsrecht, das Beschäftigten ermöglicht, bei besonderen Anlässen vorübergehend von der Arbeit freigestellt zu werden. Art, Umfang und Vergütungspflichtigkeit des Anspruchs richten sich nach gesetzlichen, tariflichen, betrieblichen und vertraglichen Grundlagen. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten die jeweiligen Regelungen und Rechte sowie die notwendigen Nachweispflichten und Meldefristen sorgfältig beachten. Die korrekte Handhabung des Sonderurlaubs trägt wesentlich zur Rechtssicherheit und zum Interessensausgleich im Arbeitsverhältnis bei.

Häufig gestellte Fragen

Aus welchen Gründen besteht gesetzlicher Anspruch auf Sonderurlaub?

Gemäß § 616 BGB besteht ein gesetzlicher Anspruch auf Sonderurlaub, wenn ein Arbeitnehmer durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne eigenes Verschulden für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit an der Arbeitsleistung verhindert ist. Zu den häufigsten Gründen für einen gesetzlichen Anspruch zählen unter anderem die Geburt des eigenen Kindes, die eigene Eheschließung, der Tod eines nahen Angehörigen, die schwere Erkrankung eines Kindes sowie die Ausübung ehrenamtlicher Tätigkeiten wie beispielsweise als Schöffe vor Gericht. Diese Liste ist jedoch nicht abschließend; in Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder individuellen Arbeitsverträgen können weitere Gründe geregelt sein oder Einschränkungen erfolgen. Entscheidend ist jedoch stets, ob das Ereignis als außergewöhnlich und kurzfristig angesehen wird und der Sonderurlaub für den Arbeitnehmer unaufschiebbar ist.

Wie lange dauert der gesetzliche Sonderurlaub in typischen Fällen?

Die Dauer des gesetzlichen Sonderurlaubs ist im Gesetz nicht eindeutig bestimmt, sondern richtet sich nach dem Grundsatz der „verhältnismäßig nicht erheblichen Zeit“. In der Praxis hat sich durch Rechtsprechung und tarifliche Regelungen ein gewisser Rahmen etabliert: Bei Eheschließung steht dem Arbeitnehmer in der Regel ein Arbeitstag zu, bei Geburt des eigenen Kindes ebenfalls ein Tag, beim Tod eines nahen Angehörigen meist ein bis zwei Arbeitstage. Für andere Fälle, etwa bei einem unverschuldeten Wegeunfall, kann die Freistellung entsprechend der notwendigen Zeit für die Bewältigung der Situation gewährt werden. Wird ein längerer Zeitraum benötigt, beispielsweise bei einer schweren Erkrankung eines Kindes, so greifen unter Umständen andere gesetzliche Regelungen wie das Kinderkrankengeld.

Muss Sonderurlaub vom Arbeitgeber bezahlt werden?

Grundsätzlich sieht § 616 BGB vor, dass Sonderurlaub unter Fortzahlung des Arbeitsentgelts gewährt wird, sofern der Anspruch nicht durch arbeitsvertragliche, tarifliche oder betriebliche Regelungen ausgeschlossen wurde. Viele Arbeitsverträge und insbesondere Tarifverträge enthalten konkrete Vorgaben, wann und wie lange Sonderurlaub bezahlt wird. In Kleinbetrieben ist es hingegen nicht unüblich, dass § 616 BGB abbedungen wird, was im Zweifel dazu führt, dass der Arbeitnehmer für die abwesende Zeit keinen Anspruch auf Vergütung hat. Es empfiehlt sich daher stets, die individuelle vertragliche Situation zu prüfen und im Zweifel rechtlichen Rat einzuholen.

Gibt es Unterschiede zwischen tariflichem und gesetzlichem Sonderurlaub?

Tarifverträge regeln typischerweise sehr viel detaillierter, unter welchen Umständen und für welche Anlässe Sonderurlaub zu gewähren ist. Die im Tarifvertrag genannten Sonderurlaubsanlässe, deren Dauer und Vergütung haben Vorrang vor den gesetzlichen Bestimmungen, sofern sie für den Arbeitnehmer günstiger sind. Beispiele sind die umfassendere Regelungen zum Sonderurlaub bei Umzug oder auch längere Sonderurlaube bei schwerer Krankheit von Angehörigen. Tarifliche Regelungen sind dabei zwingend zu berücksichtigen, sofern der jeweilige Tarifvertrag auf das Arbeitsverhältnis Anwendung findet.

Wie ist das Verfahren zur Beantragung von Sonderurlaub?

Ein Anspruch auf Sonderurlaub besteht grundsätzlich nicht automatisch, sondern muss vom Arbeitnehmer aktiv beim Arbeitgeber beantragt werden. Der Antrag sollte möglichst rechtzeitig und schriftlich erfolgen und den Grund des Sonderurlaubs beinhalten. In dringenden Fällen ist auch eine telefonische Mitteilung ausreichend, die schriftliche Einreichung sollte jedoch zeitnah nachgeholt werden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Antrag zeitnah zu prüfen und im Rahmen der gesetzlichen oder vereinbarten Regelungen zu entscheiden. Bei Ablehnung des Sonderurlaubs kann der Arbeitnehmer gegebenenfalls den Betriebsrat einschalten oder sich rechtlich beraten lassen.

Was passiert, wenn der Sonderurlaub länger dauert als gesetzlich vorgesehen?

Überschreitet ein Arbeitnehmer die zeitlichen Grenzen des im Gesetz vorgesehenen „verhältnismäßig nicht erheblichen Zeitraums“, so geht der weitere Urlaubszeitraum in der Regel zu seinen Lasten. Das bedeutet, dass die Verlängerung entweder durch Erholungsurlaub, unbezahlten Urlaub oder gegebenenfalls nachträglich schlimmstenfalls als unentschuldigtes Fehlen gewertet wird, sofern keine Rücksprache mit dem Arbeitgeber und Genehmigung erfolgt ist. Außerdem entfällt für diese Zeit in der Regel der Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts. Es empfiehlt sich daher, bei absehbar längerer Abwesenheit frühzeitig den Dialog mit dem Arbeitgeber zu suchen, um eine einvernehmliche Lösung zu finden.

Kann der Arbeitgeber Sonderurlaub aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen?

Sonderurlaub wegen eines gesetzlichen Anspruchs nach § 616 BGB darf nur abgelehnt werden, wenn der Anspruch durch arbeitsvertragliche oder tarifliche Regelung ausgeschlossen wurde. Ansonsten ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Sonderurlaub zu gewähren, wenn ein gesetzlicher Grund vorliegt; betriebliche Gründe sind in diesem Zusammenhang grundsätzlich nicht zulässig, da die Ereignisse nicht planbar und dem Einfluss des Arbeitgebers entzogen sind. Bei Sonderurlaub aus Kulanz oder aus vertraglichen Regelungen mit Ermessensspielraum kann der Arbeitgeber jedoch aus nachvollziehbaren betrieblichen Gründen ablehnen, sollte aber stets eine Interessenabwägung vornehmen.