Sachbezüge

Begriff und rechtliche Einordnung von Sachbezügen

Sachbezüge sind geldwerte Vorteile, welche Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber neben dem laufenden Arbeitsentgelt als Teil der Entlohnung erhalten. Im Gegensatz zur Barvergütung handelt es sich bei Sachbezügen um sogenannte „Nichtgeldleistungen“. Diese können in Form von Waren, Dienstleistungen oder Nutzungen bereitgestellt werden und unterliegen im deutschen Recht spezifischen gesetzlichen Regelungen.

Rechtliche Grundlagen und steuerrechtliche Behandlung

Arbeitsrechtliche Definition

Im Arbeitsrecht bilden Sachbezüge einen Bestandteil der Vergütung (§ 107 Abs. 2 GewO). Der Arbeitgeber kann im Rahmen des Arbeitsvertrags vereinbaren, dass ein Teil des Lohns oder Gehalts nicht in Geld, sondern in Sachleistungen abgegolten wird. Dabei ist zu beachten, dass ein vollständiger Ersatz der Geldvergütung durch Sachbezüge nicht zulässig ist, da ein Anspruch auf einen Teil der Vergütung in Geld besteht (vgl. § 107 Abs. 2 GewO).

Sozialversicherungsrechtliche Einordnung

Sachbezüge stellen eine beitragspflichtige Einnahme im Sinne des Sozialversicherungsrechts dar (§ 14 SGB IV). Damit sind sie grundsätzlich in die Bemessungsgrundlage für die Beiträge zur Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung) einzubeziehen. Für die Bewertung von Sachbezügen werden sogenannte Sachbezugswerte festgelegt, die jährlich von der Bundesregierung mittels Rechtsverordnung angepasst werden.

Steuerrechtliche Behandlung

Grundsatz der Steuerpflicht

Sachbezüge gelten im Steuerrecht als steuerpflichtiger Arbeitslohn (§ 8 Abs. 2 EStG), sofern sie nicht unter gesetzliche Steuerbefreiungen fallen. Die Höhe des geldwerten Vorteils wird entweder nach dem Marktwert oder anhand der amtlichen Sachbezugswerte bemessen. Es besteht die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung in bestimmten Fällen; oftmals werden hierfür die Lohnsteuerrichtlinien (LStR) herangezogen.

Monatliche Freigrenzen und Freibeträge

Nicht jeder Sachbezug ist uneingeschränkt steuerpflichtig. Für sogenannte „steuerbegünstigte Sachbezüge“ gilt beispielsweise eine Freigrenze von 50 Euro pro Monat (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG, Stand 2022), sofern der Bezug bestimmte Voraussetzungen erfüllt und nicht in Geld umgewandelt werden kann. Überschreitet der Sachbezugswert diese Grenze, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig.

Beispiele steuerrechtlich relevanter Sachbezüge

Zu den häufigsten Sachbezügen zählen:

• Dienstwagen zur privaten Nutzung (pauschale Versteuerung nach der 1%-Regelung oder nach Fahrtenbuchmethode)
• Zuschüsse zu Mahlzeiten (z. B. Kantinenessen, Essensgutscheine)
• Kostenlose oder verbilligte Überlassung von Wohnungen
• Personalrabatte
• Fahrtkostenzuschüsse (z. B. Jobticket)

Jede dieser Sachleistungsarten unterliegt spezifischen Bewertungs- und Besteuerungsvorschriften.

Bewertung und Bemessung von Sachbezügen

Sachbezugswerte

Die Bewertung von Sachbezügen richtet sich nach den jährlichen Sachbezugswerten, die im Rahmen der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) veröffentlicht werden. Die bekanntesten Sachbezugswerte sind für Verpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen) und Unterkunft/Wohnung relevant. Die Sachbezugswerte dienen zur Vereinfachung der Bemessung und werden meist pauschal angesetzt.

Beispiel:

• Wert für ein Frühstück: (Sachbezugswert pro Monat)
• Wert für Mittag- oder Abendessen: (Sachbezugswert pro Monat)
• Wert einer Unterkunft (variiert je nach Ausstattung und Kategorie)

Marktwertregelung

Sofern für bestimmte Sachbezüge keine amtlichen Werte vorliegen, gilt der Marktwert als Bemessungsgrundlage. Dies betrifft beispielsweise Sachgeschenke oder spezifische Dienstleistungen, die individuell bewertet werden.

Beispiele und Abgrenzung

Abgrenzung zu Geldleistungen und gemischten Formen

Die Abgrenzung von Sachbezügen zu Geldleistungen erfolgt nach den Vorgaben des Einkommensteuergesetzes. Sachbezüge dürfen nicht ohne Weiteres in Geld umgetauscht werden, damit sie den steuerlichen Begünstigungen unterliegen. Gutscheine oder Geldkarten werden nur dann als Sachbezug anerkannt, wenn ihre Einlösung auf bestimmte Waren oder Dienstleistungen beschränkt ist (§ 8 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 EStG).

Ausschluss bestimmter Leistungen

Keinen Sachbezug im steuerrechtlichen Sinne stellen unter anderem die Überlassung von betrieblichem Arbeitsmaterial, Arbeitskleidung oder klassischen „Aufwandsentschädigungen“ dar. Diese gelten als notwendige Arbeitsmittel oder Ersatz von tatsächlichen Aufwendungen und fallen nicht unter die Vorschriften zu Sachbezügen.

Bedeutung und praktische Relevanz von Sachbezügen

Sachbezüge sind in der Praxis ein verbreitetes Instrument zur Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität und können für Arbeitnehmer finanzielle Vorteile bieten, insbesondere wenn Freibeträge und Pauschalierungsmöglichkeiten genutzt werden. Im Rahmen der betrieblichen Lohngestaltung gewinnen sie durch steuerliche Optimierungspotenziale zunehmend an Bedeutung.

Gesetzliche Neuregelungen und aktuelle Entwicklungen

Das deutsche Steuer- und Sozialversicherungsrecht wird regelmäßig an aktuelle wirtschaftliche und gesellschaftliche Entwicklungen angepasst. Insbesondere die Digitalisierung und veränderte Formen der Beschäftigung führen zu einer stetigen Weiterentwicklung der Vorschriften. Unternehmen sind verpflichtet, regelmäßig die Einhaltung aktueller Rechtsgrundlagen zu prüfen, da fehlerhafte Handhabung von Sachbezügen zu Nachforderungen bei Steuern und Sozialabgaben führen kann.

Zusammenfassung:
Sachbezüge sind geldwerte Vorteile, die als Teil der Arbeitsvergütung überlassen werden. Sie unterliegen vielfältigen rechtlichen Regelungen, insbesondere im Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Durch bestimmte Freibeträge und Pauschalen kann die Bereitstellung von Sachbezügen steuerlich und sozialversicherungsrechtlich begünstigt erfolgen. Die korrekte Abgrenzung, Bewertung und Behandlung ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen von hoher Relevanz.

Häufig gestellte Fragen

Wie sind Sachbezüge im Arbeitsverhältnis rechtlich zu behandeln?

Sachbezüge stellen einen Teil des Arbeitsentgelts dar, der dem Arbeitnehmer nicht in Geld, sondern in Form von Gütern oder Dienstleistungen gewährt wird. Rechtlich sind sie als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit nach § 8 EStG einzuordnen und unterliegen damit grundsätzlich der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht. Der Wert des Sachbezugs muss gemäß der Sachbezugsverordnung (SachBezV) oder nach den gewöhnlichen Endpreisen am Abgabeort bemessen werden. Die Berücksichtigung als steuerpflichtiger Arbeitslohn erfolgt zum vereinbarten Zeitpunkt der Verfügungsmöglichkeit, meist mit Übergabe oder Nutzungseinräumung des Sachbezugs. Besondere Beachtung ist darauf zu legen, ob steuerfreie oder steuerbegünstigte Sachbezüge (wie z.B. Waren- und Tankgutscheine oder Jobtickets bis zu bestimmten Freibeträgen und Freigrenzen) vorliegen, da diese Ausnahmen besondere Rechtsfolgen haben.

Welche gesetzlichen Freibeträge und Freigrenzen gelten für Sachbezüge?

Für verschiedene Arten von Sachbezügen sieht das Einkommensteuergesetz Freibeträge und Freigrenzen vor – die bekannteste ist der monatliche Freibetrag nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG für sogenannte „Sachzuwendungen“, der beispielsweise für Gutscheine oder Geldkarten mit begrenztem Verwendungszweck (bis maximal 50 Euro monatlich, Stand 2024) Anwendung findet. Darüber hinaus gibt es spezielle Wertansätze für Sachbezüge wie die private Nutzung eines Dienstwagens (1%-Regelung), Unterkunft und Verpflegung (gemäß aktueller Sachbezugswerte) oder das Betriebsfahrrad. Für bestimmte Leistungen existieren außerdem steuerfreie Höchstbeträge (wie für betriebliches Gesundheitsmanagement oder Jobtickets). Wichtig ist aber immer die strikte Einhaltung der gesetzlichen Definitionen und Wertgrenzen, da bereits die geringfügige Überschreitung dazu führen kann, dass der komplette Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig wird.

Wie erfolgt die Bewertung von Sachbezügen steuerrechtlich korrekt?

Die steuerrechtliche Bewertung von Sachbezügen richtet sich nach den Regelungen des Einkommensteuergesetzes (§§ 8, 19 EStG) sowie den hierzu erlassenen Verordnungen, einschließlich der Sachbezugsverordnung (SachBezV). Für viele Sachbezüge, wie Mahlzeiten oder Unterkunft, sind jährlich festgelegte amtliche Sachbezugswerte zu verwenden. Existieren keine amtlichen Werte, ist der Sachbezug mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort anzusetzen. Bei komplexen Fällen – etwa bei der Überlassung von betrieblichen Kfz – finden spezielle Vorgaben wie die sogenannte 1%-Regelung oder Fahrtenbuchmethode Anwendung. Arbeitgeber müssen zwingend darauf achten, dass die Bewertung nachvollziehbar dokumentiert wird, um bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen Beanstandungen zu vermeiden.

Unterliegen alle Sachbezüge der Sozialversicherungspflicht?

Grundsätzlich gelten Sachbezüge als Arbeitsentgelt im sozialversicherungsrechtlichen Sinne nach § 14 SGB IV und sind somit sozialversicherungspflichtig. Von dieser Pflicht ausgenommen sind lediglich die gesetzlich normierten steuerfreien Sachbezüge sowie diejenigen, für die eine ausdrückliche Ausnahme (z.B. bestimmte Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen bis zur Freigrenze) gilt. Besondere Beachtung finden hierbei die geringfügigen Beschäftigungsverhältnisse (Minijobs): Hier dürfen sämtliche geldwerten Vorteile zusammen mit dem Barlohn die Entgeltgrenze nicht überschreiten. Für die Einbeziehung in die Sozialversicherungsbemessung sind zudem der Zeitpunkt und der tatsächliche Zufluss sowie die korrekte Bewertung des Sachbezugs maßgeblich.

Welche Dokumentationspflichten hat der Arbeitgeber im Zusammenhang mit Sachbezügen?

Arbeitgeber sind verpflichtet, Sachbezüge in der Lohn- und Gehaltsabrechnung ordnungsgemäß auszuweisen und alle damit zusammenhängenden Unterlagen aufzubewahren. Dies umfasst insbesondere Nachweise über die Art, den Wert und das Zuflussdatum der Sachbezüge sowie eventuell anzuwendende Freibeträge oder Freigrenzen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre für steuerlich relevante Unterlagen bzw. zehn Jahre bei Unterlagen mit Buchungsbelegen (u.a. nach § 147 AO). Bei lohnsteuerlichen Außenprüfungen oder Prüfungen der Sozialversicherungsträger wird die ordnungsgemäße Dokumentation regelmäßig kontrolliert, und unzureichende Nachweise können zu Nachforderungen oder Sanktionen führen.

Welche besonderen Vorschriften gelten für Gutscheine und Geldkarten als Sachbezug?

Mit Wirkung ab 2020 wurde das Einkommensteuergesetz (§ 8 Abs. 1 und Abs. 2 EStG) präzise ergänzt, um die Abgrenzung von Gutscheinen und Geldkarten als Sachbezug eindeutig zu regeln. Hiernach gelten ausschließlich Gutscheine und Geldkarten, die zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen (z.B. beschränkter Warenkreis, regionale Akzeptanz oder bestimmte Akzeptanzstellen), als Sachbezug. Geldkarten mit Bargeldauszahlungsfunktion oder uneingeschränkter Einsetzbarkeit sind als Geldleistung zu werten und unterliegen strengeren steuer- und beitragsrechtlichen Regeln. Für die monatliche 50-Euro-Freigrenze gilt daher eine genaue Prüfung, ob die Voraussetzungen formell und tatsächlich erfüllt sind. Bei Verstößen besteht das Risiko der vollen Steuer- und Beitragspflicht ab dem ersten Euro.

Welche Folgen ergeben sich bei einer Überschreitung der Sachbezugsfreigrenzen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber?

Wird eine gesetzliche Freigrenze bei Sachbezügen (wie aktuell 50 Euro/Monat für bestimmte Sachleistungen) auch nur geringfügig überschritten, so unterliegt der komplette Wert des Sachbezugs der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht – eine Aufteilung in steuerfreie und steuerpflichtige Teile ist nicht zulässig. Arbeitgeber sind dann verpflichtet, die entsprechenden Lohnabzugsverfahren rückwirkend zu berichtigen und gegebenenfalls Rückforderungen beim Arbeitnehmer vorzunehmen. Versäumt der Arbeitgeber die ordnungsgemäße Versteuerung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge, drohen Nachzahlungen, Säumniszuschläge und im schlimmeren Fall Strafverfahren wegen vorsätzlicher Beitragsvorenthaltung (§ 266a StGB). Dies macht eine sehr präzise und fortlaufende Kontrolle der gewährten Sachbezüge unabdingbar.