Begriff und Einordnung von Sachbezügen
Sachbezüge sind Vorteile aus einem Arbeitsverhältnis, die nicht in Geld, sondern in Gütern, Dienstleistungen oder der Nutzung von Einrichtungen gewährt werden. Sie zählen als Teil der Entlohnung und werden häufig auch als geldwerte Vorteile bezeichnet. Typisch sind zum Beispiel die private Nutzung eines Dienstwagens, Essenszuschüsse, Waren- und Tankgutscheine, Zuschüsse zum öffentlichen Personennahverkehr, Unterkunft und Verpflegung, Diensthandy mit Privatnutzung, Zuschüsse zur Kinderbetreuung sowie Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung.
Abgrenzung zur Geldleistung und zum Auslagenersatz
Reine Geldzahlungen sind keine Sachbezüge. Zudem sind Erstattungen für beruflich veranlasste Aufwendungen (Auslagenersatz) grundsätzlich nicht lohnsteuer- oder beitragspflichtiger Arbeitslohn, sofern sie nur Kosten ausgleichen, die durch die Arbeit entstehen. Ebenfalls abzugrenzen sind Arbeitsmittel, die im vorrangigen Interesse des Arbeitgebers überlassen werden (z. B. Schutzkleidung, Werkzeuge, IT-Ausstattung), wenn kein überwiegender Privatnutzen vorliegt.
Häufige Beispiele
- Firmenwagen mit Privatnutzung
- Mahlzeiten oder Essenszuschüsse
- Unterkunft, Werkswohnungen
- Gutscheine und zweckgebundene Geldkarten
- Zuschüsse zum ÖPNV (Jobticket)
- Diensthandy, Internetzugang, Hardwareüberlassung
- Zuschüsse zu Kinderbetreuung oder Gesundheitsmaßnahmen
Steuerliche Behandlung
Grundsatz: geldwerter Vorteil
Sachbezüge gehören grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Steuerlich maßgeblich ist der geldwerte Vorteil, also der objektive Wert der erhaltenen Leistung. Davon sind etwaige Eigenbeteiligungen der Beschäftigten abzuziehen.
Bewertung
Marktwert und Zuzahlungen
Regelmäßig wird der übliche Endpreis am Abgabeort zugrunde gelegt, den auch Endverbraucher zahlen müssten. Zahlt die beschäftigte Person einen Eigenanteil, mindert dies den steuerpflichtigen Vorteil. Rabatte, die jedem Dritten gleichermaßen offenstehen, verändern den üblichen Endpreis nicht.
Pauschalbewertung besonderer Vorteile
Für bestimmte Sachbezüge existieren pauschale Bewertungsmethoden oder amtliche Sachbezugswerte, etwa für Verpflegung, Unterkunft oder die private Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs. Diese Wertansätze dienen der Vereinfachung und gelten unabhängig vom individuellen Marktpreis.
Freibeträge, Freigrenzen und Aufmerksamkeiten
Im Bereich der Sachbezüge sind unterschiedliche Begünstigungen vorgesehen. Dazu gehören monatliche Freigrenzen für bestimmte Sachzuwendungen sowie Wertgrenzen für sogenannte Aufmerksamkeiten anlässlich persönlicher Ereignisse. Eine Freigrenze wirkt nur, solange sie nicht überschritten wird; wird sie überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig. Ein Freibetrag mindert dagegen nur den steuerpflichtigen Teil. Die Einordnung, ob eine Freigrenze oder ein Freibetrag einschlägig ist, hängt von Art und Zweck der Zuwendung ab.
Steuerbefreiungen und Begünstigungen
Einige Sachbezüge können steuerfrei sein, wenn besondere Voraussetzungen erfüllt sind. Beispiele betreffen Zuschüsse zum ÖPNV, Leistungen der Gesundheitsförderung, Unterstützungen zu Kinderbetreuung oder die Überlassung bestimmter digitaler Arbeitsmittel zur Nutzung. Solche Begünstigungen sind regelmäßig an inhaltliche, formale und zeitliche Bedingungen gebunden und oft davon abhängig, dass die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt.
Zusätzlichkeitskriterium
Viele Vergünstigungen setzen voraus, dass der Sachbezug zusätzlich zur vertraglich geschuldeten Vergütung gewährt wird. Eine Umwandlung von Gehalt in eine Sachleistung kann die Begünstigung ausschließen. Maßgeblich ist, ob ein eigenständiger, freiwilliger Zusatz zur bestehenden Entgeltverpflichtung vorliegt.
Gutscheine und Geldkarten
Gutscheine und Geldkarten gelten nur dann als Sachbezug, wenn sie auf den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen gerichtet sind und keine allgemeine Zahlungsfunktion besitzen. Anerkannt sind insbesondere Lösungen mit begrenztem Akzeptanznetz (z. B. ein konkreter Händler oder eine festgelegte Ladenkette) oder mit eng begrenztem Waren- bzw. Dienstleistungsspektrum. Karten mit IBAN, Banküberweisungsfunktion oder universeller Einsetzbarkeit werden regelmäßig als Geldleistung behandelt.
Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber
Für bestimmte Sachzuwendungen kann eine pauschale Lohnsteuer erhoben werden. Die Pauschalversteuerung führt dazu, dass die Beschäftigten die Zuwendung regelmäßig nicht als eigene steuerpflichtige Einnahme erfassen müssen. Die Anwendbarkeit, Höhe und Voraussetzungen der Pauschalierung unterscheiden sich je nach Art der Zuwendung.
Zeitpunkt der Besteuerung und Lohnabrechnung
Die Besteuerung knüpft an den Zeitpunkt des Zuflusses des Vorteils an. Im Lohnsteuerabzugsverfahren werden Sachbezüge als eigener Bestandteil des Arbeitslohns erfasst und entsprechend ausgewiesen. Eine ordnungsgemäße Dokumentation und Bewertung ist für die richtige Versteuerung maßgeblich.
Sozialversicherungsrechtliche Einordnung
Beitragspflicht
Sachbezüge sind regelmäßig beitragspflichtiges Arbeitsentgelt in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die beitragspflichtige Bewertung orientiert sich grundsätzlich an der lohnsteuerlichen Bewertung, kann in einzelnen Konstellationen aber abweichen.
Ausnahmen und Pauschalierung
Für einzelne Sachzuwendungen bestehen Beitragsbefreiungen oder pauschale Bewertungsansätze. In bestimmten Fällen führt eine pauschale Lohnsteuer auch zu einer Beitragsfreiheit oder beitragsrechtlichen Sonderbehandlung. Ob eine Ausnahme greift, hängt von Art, Zweck und Ausgestaltung der Leistung ab.
Melde- und Nachweispflichten
Arbeitgebende haben Sachbezüge in der Entgeltabrechnung auszuweisen und in den laufenden Meldungen an die Einzugsstellen zu berücksichtigen. Die Nachweisführung umfasst insbesondere Bewertungsunterlagen, Belege zu Gutscheinen und Karten, sowie Vereinbarungen über die Gewährung.
Arbeitsrechtliche Aspekte
Anspruchsgrundlage und Gestaltung
Ein Anspruch auf Sachbezüge kann sich aus dem Arbeitsvertrag, aus betrieblichen Vereinbarungen oder aus kollektivrechtlichen Regelungen ergeben. Ohne ausdrückliche Regelung besteht grundsätzlich kein Anspruch. Inhalt, Umfang und Voraussetzungen sollten klar beschrieben sein, beispielsweise zur privaten Nutzung, zu Eigenanteilen oder zu Rückgabepflichten.
Gleichbehandlung und Diskriminierungsverbot
Bei der Gewährung von Sachbezügen ist der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz zu beachten. Differenzierungen sind nur zulässig, wenn sie durch sachliche Gründe gerechtfertigt sind. Unzulässige Benachteiligungen, insbesondere aufgrund geschützter Merkmale, sind zu vermeiden.
Widerruf, Freiwilligkeitsvorbehalt und betriebliche Übung
Vorbehalte können vorsehen, dass Sachbezüge widerrufen oder angepasst werden dürfen. Wiederholte vorbehaltlose Gewährung kann jedoch zu einer verfestigten betrieblichen Übung führen, aus der ein Anspruch entsteht. Die rechtssichere Ausgestaltung hängt vom Einzelfall ab.
Teilzeit, Elternzeit und Abwesenheiten
Die Behandlung von Sachbezügen bei Teilzeit, Ruhen des Arbeitsverhältnisses, Elternzeit, Krankheit oder Urlaub richtet sich nach den zugrunde liegenden Regelungen und dem Zweck der Leistung. Eine anteilige Gewährung kann zulässig sein, wenn hierfür sachliche Gründe bestehen.
Besondere Themenfelder
Dienstwagen zur Privatnutzung
Die private Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs ist ein klassischer Sachbezug. Der Vorteil wird pauschal oder anhand individueller Aufzeichnungen bewertet. Steuer- und beitragsrechtlich ist der private Nutzungsanteil maßgeblich. Zusätzlich sind Fragen der Kostentragung, der Nutzungsüberlassung an Dritte und der Unfallhaftung zu beachten.
Unterkunft und Verpflegung
Stellt der Arbeitgeber Unterkunft oder Verpflegung, werden diese Vorteile grundsätzlich mit festgelegten Werten angesetzt. Bei doppelter Haushaltsführung, Einsatzorten fernab der Wohnung oder Auswärtstätigkeiten können Sonderfälle vorliegen, die eine abweichende Beurteilung erforderlich machen.
Zuschüsse zum ÖPNV (Jobticket)
Leistungen für den öffentlichen Personennah- und Regionalverkehr können steuerlich begünstigt sein. Je nach Ausgestaltung kommen Steuerfreiheit oder Anrechnung auf andere steuerliche Entlastungen in Betracht. Sozialversicherungsrechtlich folgt die Beurteilung regelmäßig der lohnsteuerlichen Einordnung.
Sachbezüge in Form von Gesundheitsleistungen
Maßnahmen zur Gesundheitsförderung können innerhalb bestimmter Höchstbeträge steuerfrei sein, wenn sie qualitätsgesichert und auf Prävention ausgerichtet sind. Leistungen mit Wellness- oder Freizeitcharakter sind hiervon abzugrenzen.
Digitale Guthabenkarten und steuerliche Anerkennung
Digitale Gutscheine und Guthabenkarten sind nur als Sachbezug anzuerkennen, wenn sie zweckgebunden und in der Nutzung beschränkt sind. Karten mit allgemeiner Zahlungsfunktion gelten als Geldleistung. Technische Ausgestaltung, Akzeptanznetz und Nutzungsbedingungen sind entscheidend.
Homeoffice-Ausstattung und Eigentumsfragen
Die Überlassung von Arbeitsmitteln für das Homeoffice ist regelmäßig kein steuerpflichtiger Sachbezug, sofern ein überwiegendes betriebliches Interesse vorliegt und kein Eigentumsübergang stattfindet. Erfolgt eine dauerhafte Überlassung in das Eigentum der Beschäftigten, kann ein lohnsteuerlich relevanter Vorteil entstehen.
Datenschutz und Compliance
Bei Sachbezügen können personenbezogene Daten an externe Anbieter übermittelt werden (z. B. Gutscheinplattformen, Mobilitätsdienstleister). Die Verarbeitung hat datenschutzkonform zu erfolgen. Bei Fahrten mit Dienstwagen sind Fragen zur Erfassung und Nutzung von Bewegungsdaten zu berücksichtigen.
Abgrenzung zu anderen Leistungen
Betriebliche Altersversorgung
Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung sind keine Sachbezüge im engeren Sinn. Sie unterliegen eigenen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regeln und können gesondert gefördert sein.
Erfolgsbeteiligungen und Prämien
Monetäre Erfolgsbeteiligungen und Prämien sind Geldleistungen. Sachprämien können hingegen Sachbezüge darstellen; deren Bewertung und Begünstigungen richten sich nach den allgemeinen Grundsätzen für geldwerte Vorteile.
Rabatte des Arbeitgebers (Personalrabatte)
Preisnachlässe auf eigene Produkte oder Dienstleistungen des Arbeitgebers können als Sachbezug gelten. Für Personalrabatte bestehen besondere Bewertungsregeln und teilweise Begünstigungen, die aber an Voraussetzungen geknüpft sind.
Risiken, Dokumentation und Prüfung
Typische Fehlerquellen
- Verwechslung von Freibetrag und Freigrenze
- Fehleinordnung von Gutscheinen und Geldkarten als Sach- statt Geldleistung
- Unzutreffende Bewertung mangels Marktpreisnachweis
- Nichtbeachtung des Zusätzlichkeitskriteriums bei Begünstigungen
- Unvollständige Lohnabrechnung und fehlende Belege
Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen
Sachbezüge werden regelmäßig im Rahmen von Außenprüfungen kontrolliert. Unzutreffende Einordnungen können zu Nachforderungen, Zinsen und Säumniszuschlägen führen. Maßgeblich ist, dass die Gewährung, Bewertung und Abrechnung nachvollziehbar dokumentiert ist.
Aufzeichnungen, Belege, Nachweise
Erforderlich sind insbesondere Vereinbarungen zur Gewährung, Bewertungsunterlagen (Preislisten, Rechnungen), Nachweise zu Eigenanteilen, sowie Dokumente zu Gutscheinen und Karten (Anbieterbedingungen, Akzeptanznetz, Aufladebeträge). Für pauschal bewertete Vorteile sind die zugrunde gelegten Sätze festzuhalten.
Internationale Aspekte
Entsendung und Doppelbesteuerung
Bei grenzüberschreitender Tätigkeit können Sachbezüge in mehreren Staaten steuerlich relevant sein. Die Zuordnung richtet sich nach den einschlägigen Abkommens- und Ansässigkeitskriterien sowie nach der tatsächlichen Ausübung der Tätigkeit.
Grenzgänger
Für Grenzgängerinnen und Grenzgänger gelten besondere Zuweisungsregeln. Sachbezüge sind dem Staat der Besteuerung des Arbeitslohns zuzuordnen, wobei abkommensrechtliche Besonderheiten zu beachten sind.
Verlagerung von Arbeitsort und Arbeitsmitteln
Die Nutzung von Sachbezügen über die Grenze hinweg (z. B. Dienstwagen) kann umsatzsteuerliche und lohnsteuerliche Folgen in mehreren Staaten auslösen. Umfang, Dauer und Nutzungsort sind für die Einordnung maßgeblich.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Sachbezügen
Was gilt als Sachbezug im Arbeitsverhältnis?
Als Sachbezug gelten alle Vorteile, die nicht in Geld gewährt werden, sondern in Form von Waren, Dienstleistungen oder Nutzungsrechten. Dazu zählen unter anderem die private Nutzung eines Dienstwagens, Essenszuschüsse, Unterkunft und Verpflegung, zweckgebundene Gutscheine und Geldkarten, Zuschüsse zum ÖPNV sowie bestimmte Gesundheits- und Betreuungsleistungen.
Wie werden Sachbezüge steuerlich bewertet?
Maßgeblich ist der objektive Marktwert am Abgabeort, abzüglich etwaiger Eigenbeteiligungen der Beschäftigten. Für einzelne Vorteile bestehen pauschale Bewertungsmethoden oder festgelegte Sachbezugswerte, etwa bei Mahlzeiten, Unterkunft oder der privaten Fahrzeugnutzung. Besteuert wird grundsätzlich der Zeitpunkt des Zuflusses.
Worin liegt der Unterschied zwischen Freibetrag und Freigrenze?
Ein Freibetrag reduziert den steuerpflichtigen Teil einer Zuwendung um den festgelegten Betrag. Eine Freigrenze bewirkt Steuerfreiheit nur, solange sie nicht überschritten wird; bei Überschreitung ist die Zuwendung regelmäßig insgesamt steuerpflichtig. Welche Variante gilt, hängt von der Art des Sachbezugs ab.
Wann gelten Gutscheine und Geldkarten als Sachbezug?
Gutscheine und Geldkarten werden als Sachbezug anerkannt, wenn sie auf den Bezug von Waren oder Dienstleistungen gerichtet und in ihrer Nutzung beschränkt sind, etwa auf ein bestimmtes Akzeptanznetz oder ein eng umrissenes Waren- oder Dienstleistungsspektrum. Karten mit allgemeiner Zahlungsfunktion gelten als Geldleistung.
Sind Sachbezüge sozialversicherungspflichtig?
Grundsätzlich ja. Sachbezüge gelten als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, soweit sie lohnsteuerlich als Arbeitslohn eingeordnet werden. Für einzelne Zuwendungen bestehen Ausnahmen oder pauschale Verfahren; die beitragsrechtliche Einordnung orientiert sich regelmäßig an der steuerlichen Behandlung.
Können Sachbezüge durch Gehaltsumwandlung gewährt werden?
Eine Gewährung durch Gehaltsumwandlung ist möglich, kann jedoch steuerliche Begünstigungen ausschließen, wenn diese an die zusätzliche Gewährung zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn anknüpfen. Maßgeblich ist, ob ein eigenständiger Zusatz zur vertraglichen Vergütung vorliegt.
Entsteht ein Anspruch auf Sachbezüge ohne schriftliche Vereinbarung?
Ein Anspruch kann sich aus vertraglichen Regelungen, betrieblichen Vereinbarungen oder aus einer verfestigten betrieblichen Übung ergeben. Fehlt eine ausdrückliche Vereinbarung, kann wiederholte vorbehaltlose Gewährung im Einzelfall einen Anspruch begründen.
Welche Folgen hat eine falsche Einordnung von Sachbezügen?
Falsche Einordnungen können zu Lohnsteuer- und Beitragsnachforderungen, Zinsen und Säumniszuschlägen führen. Im Prüfungsfall ist eine nachvollziehbare Dokumentation zu Gewährung, Bewertung und Abrechnung entscheidend.
