Pro-forma-Rechnung: Begriff und rechtliche Einordnung
Die Pro-forma-Rechnung ist ein vorläufiges, informatives Dokument, das den Wert, den Gegenstand und die Konditionen einer geplanten Lieferung oder Leistung beschreibt, ohne eine Zahlungsaufforderung zu enthalten. Sie dient häufig als Grundlage für Vorabinformationen, für behördliche Zwecke (insbesondere im Außenhandel) und zur Dokumentation einer beabsichtigten Transaktion. Im Wirtschaftsleben wird sie auch als „pro forma invoice“ oder „Proforma-Rechnung“ bezeichnet. Ihr wesentlicher Charakter: Sie entfaltet keine unmittelbare Forderungswirkung und ersetzt keine endgültige Rechnung.
Abgrenzung zu ähnlichen Dokumenten
Pro-forma-Rechnung vs. Rechnung
Die Pro-forma-Rechnung ist keine Rechnung im abgabenrechtlichen Sinne. Sie ist nicht auf Zahlung gerichtet und begründet grundsätzlich keinen Anspruch auf Entgelt. Eine endgültige Rechnung wird erst nach Leistungserbringung bzw. Warenlieferung ausgestellt und kann umsatzsteuerliche Konsequenzen auslösen.
Pro-forma-Rechnung vs. Handelsrechnung (Commercial Invoice)
Die Handelsrechnung ist die endgültige Abrechnungsgrundlage für den internationalen Warenverkehr und wird regelmäßig für Zollabfertigungen, Steuerberechnungen und Zahlungsabwicklungen verwendet. Die Pro-forma-Rechnung dient demgegenüber als Vorabdokument, etwa um Zolldeklarationen vorzubereiten oder Genehmigungen zu beantragen, wenn eine Handelsrechnung noch nicht vorliegt.
Pro-forma-Rechnung vs. Angebot/Kostenvoranschlag
Ein Angebot oder Kostenvoranschlag richtet sich in erster Linie an den Geschäftspartner und beschreibt Konditionen, zu denen ein Vertrag zustande kommen kann. Die Pro-forma-Rechnung ist formatähnlich zur Rechnung, wird aber zu dokumentarischen oder behördlichen Zwecken eingesetzt und soll keine Zahlungswirkung entfalten.
Funktionen im Geschäftsverkehr
- Vorabinformation über Waren, Preise, Mengen, Lieferbedingungen und weitere Konditionen
- Unterstützung bei Export- und Zollformalitäten, etwa zur Vorab-Bewertung von Waren
- Nachweis- und Vorlagezwecke gegenüber Banken, Spediteuren, Versicherern oder Behörden
- Interne Planung, Kalkulation und Dokumentation einer beabsichtigten Transaktion
Rechtliche Wirkung
Die Pro-forma-Rechnung begründet in der Regel keinen Zahlungsanspruch und löst keine unmittelbaren steuerlichen Folgen aus. Sie ist ein informatives Dokument, das den geplanten Geschäftsvorgang beschreibt. Allerdings kann die tatsächliche Einordnung nach Inhalt, Zeitpunkt und Verwendung bewertet werden: Wird ein Dokument nach Lieferung/Leistung mit vollständigen Rechnungsmerkmalen ausgereicht, kann es ungeachtet der Bezeichnung wie eine Rechnung behandelt werden. Pro-forma-Rechnungen können im Streitfall als Indiz für Verhandlungsstand, Konditionen und Wertvorstellungen dienen, ohne allein verbindliche Ansprüche zu schaffen.
Steuerliche Einordnung
Die Pro-forma-Rechnung stellt grundsätzlich keine Grundlage für die Erhebung von Umsatzsteuer dar. Sie ist nicht zur Ausweisung von Umsatzsteuer gedacht und vermittelt beim Empfänger kein Recht auf Vorsteuerabzug. Ein auf einer Pro-forma-Rechnung ausgewiesener Steuerbetrag kann zu Missverständnissen führen und die Einordnung erschweren. Steuerlich relevante Wirkungen knüpfen regelmäßig erst an die endgültige Rechnung und den tatsächlichen Leistungs- bzw. Lieferzeitpunkt an.
Form und Mindestinhalte in der Praxis
Für Pro-forma-Rechnungen bestehen typischerweise keine strengen gesetzlichen Formvorgaben. Üblich sind gleichwohl klare und eindeutige Angaben, um Verwechslungen mit einer endgültigen Rechnung zu vermeiden. Dazu gehören insbesondere:
- Deutliche Bezeichnung als „Pro-forma-Rechnung“
- Absender- und Empfängerdaten
- Beschreibung der Ware/Leistung, Menge, Maßeinheit, gegebenenfalls Zolltarifnummer und Ursprungsland
- Wertansätze (Einzelpreise, Gesamtwert), Währung und Incoterms, soweit relevant
- Geplante Liefer- und Zahlungsbedingungen, ohne Zahlungsaufforderung
- Verweise auf Bestellungen, Angebote oder Verträge
- Ausstellungsdatum und eindeutige Referenznummer zur Nachvollziehbarkeit
Verwendung im Außenhandel und Zoll
Im Außenhandel wird die Pro-forma-Rechnung häufig benötigt, wenn Warenwerte und -inhalte vor der eigentlichen Lieferung dargestellt werden müssen. Zollbehörden, Spediteure oder Versicherer verwenden sie zur Vorabprüfung und Einschätzung. Sie kann als Grundlage für die Ermittlung von Abgaben und Sicherheitsleistungen dienen, ohne die Handelsrechnung zu ersetzen. Die Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit der Angaben ist für behördliche Verfahren von Bedeutung; unzutreffende Wert- oder Warenangaben können zu Beanstandungen führen.
Buchhaltung und Archivierung
Pro-forma-Rechnungen sind ihrer Natur nach keine zahlungs- oder steuerrelevanten Rechnungen. In der internen Organisation werden sie häufig als geschäftliche Korrespondenz klassifiziert. Für eine durchgängige Dokumentation wird im Geschäftsablauf die Zuordnung zur späteren Handelsrechnung und zum zugrunde liegenden Geschäftsvorgang nachvollziehbar gehalten.
Risiken und Compliance-Aspekte
- Verwechslungsgefahr: Dokumente mit vollständigen Rechnungsmerkmalen können trotz „Pro-forma“-Bezeichnung wie Rechnungen behandelt werden.
- Steuerrisiken: Der unzutreffende Ausweis von Umsatzsteuer oder die Verwendung einer Pro-forma-Rechnung anstelle einer finalen Rechnung kann zu Beanstandungen führen.
- Zoll- und Außenhandelsrisiken: Unrichtige Werte, falsche Warencodierungen oder fehlende Angaben können Verzögerungen oder Maßnahmen der Behörden auslösen.
- Missbrauchsgefahr: Schein- oder Doppelabrechnungen, Geldwäsche- oder Sanktionsumgehungstatbestände können durch den unscharfen Charakter des Dokuments begünstigt werden, wenn Inhalte nicht konsistent sind.
- Dokumentationslücken: Fehlende Verknüpfung zur späteren Handelsrechnung erschwert Nachweise in Prüfungen.
Internationale Besonderheiten
Die Verwendung von Pro-forma-Rechnungen ist weltweit verbreitet, die praktische Handhabung variiert jedoch. In vielen Staaten werden Pro-forma-Rechnungen für Visa-, Import- oder Genehmigungsverfahren anerkannt, ohne die Rolle der Handelsrechnung zu übernehmen. Sprachliche Anforderungen, inhaltliche Erwartungen und behördliche Abläufe können sich je nach Rechtsordnung unterscheiden.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Pro-forma-Rechnung
Ist eine Pro-forma-Rechnung eine Zahlungsaufforderung?
Nein. Eine Pro-forma-Rechnung dient der Vorabinformation und begründet regelmäßig keinen Anspruch auf Zahlung. Sie ersetzt keine endgültige Rechnung.
Begründet eine Pro-forma-Rechnung Umsatzsteuer oder Vorsteuerabzug?
In der Regel nicht. Die Pro-forma-Rechnung ist nicht darauf angelegt, Umsatzsteuer auszulösen oder einen Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Steuerlich relevante Wirkungen knüpfen regelmäßig an die endgültige Rechnung und den tatsächlichen Leistungs- oder Lieferzeitpunkt an.
Welche Angaben sind auf einer Pro-forma-Rechnung üblich?
Üblich sind eine deutliche Bezeichnung als Pro-forma-Rechnung, Absender- und Empfängerdaten, Waren- oder Leistungsbeschreibung, Mengen, Wertangaben mit Währung, relevante Lieferkonditionen sowie ein Ausstellungsdatum und eine Referenznummer. Die Angaben sollen informativ und nachvollziehbar sein.
Kann eine Pro-forma-Rechnung die Handelsrechnung ersetzen?
Nein. Die Pro-forma-Rechnung ist ein vorläufiges Dokument. Für Abrechnung, Zahlung und endgültige zoll- und steuerliche Zwecke wird üblicherweise die Handelsrechnung verwendet.
Muss eine Pro-forma-Rechnung aufbewahrt werden?
Als vorläufiges Dokument wird sie häufig wie geschäftliche Korrespondenz behandelt. Sie kann als Bestandteil der Vorgangsakte relevant sein, etwa zur Nachvollziehbarkeit von Preisen und Konditionen vor Ausstellung der endgültigen Rechnung.
Darf auf einer Pro-forma-Rechnung Umsatzsteuer ausgewiesen werden?
Die Pro-forma-Rechnung ist nicht auf die Ausweisung von Umsatzsteuer angelegt. Ein Steuervermerk kann zu Missverständnissen über die rechtliche Einordnung des Dokuments führen.
Welche Rolle spielt die Pro-forma-Rechnung bei Ausfuhr und Zoll?
Sie dient häufig als Grundlage zur Vorabdeklaration von Warenwert und -inhalt gegenüber Spediteuren, Versicherern und Behörden, wenn eine Handelsrechnung noch nicht vorliegt. Die Angaben können für die Berechnung vorläufiger Abgaben herangezogen werden.
Wird eine Pro-forma-Rechnung in der Buchhaltung erfasst?
Regelmäßig nicht als abrechnungsrelevante Rechnung. Sie wird vielfach dokumentarisch geführt und mit der späteren Handelsrechnung sowie dem zugrunde liegenden Geschäftsvorgang verknüpft.
