Personalversammlung: Begriff, Zweck und Einordnung
Die Personalversammlung ist ein zentrales Informations- und Austauschformat in Dienststellen des öffentlichen Dienstes. Sie dient der Unterrichtung der Beschäftigten über wesentliche Angelegenheiten der Dienststelle, der Arbeit des Personalrats sowie der Aussprache über Arbeitsbedingungen, Organisationsentwicklungen und Themen der innerdienstlichen Zusammenarbeit. Sie ist in der Struktur des Personalvertretungsrechts verankert und ergänzt die laufende Tätigkeit des Personalrats um eine institutionalisierte, nicht öffentliche Versammlung aller Beschäftigten der Dienststelle.
Rechtsstellung und Zweck
Funktion im System der Personalvertretung
Die Personalversammlung ist kein eigenständiges Entscheidungsorgan in Personalangelegenheiten, sondern ein Forum der Unterrichtung, Rechenschaft und Meinungsbildung. Der Personalrat berichtet über seine Tätigkeit, laufende Beteiligungsverfahren und dienststellenspezifische Entwicklungen. Beschäftigte erhalten Gelegenheit, Fragen zu stellen, Anliegen vorzutragen und Bewertungen abzugeben. Dadurch wird Transparenz über betriebs- bzw. dienststellenbezogene Vorgänge hergestellt und die innerdienstliche Kommunikation gestärkt.
Abgrenzung zur Betriebsversammlung
Die Personalversammlung findet im öffentlichen Dienst statt und knüpft an die dort geltenden Regelungen der Personalvertretung an. Die Betriebsversammlung ist das Pendant in privaten Unternehmen. Beide Formate verfolgen vergleichbare Zwecke der Information und Aussprache, unterscheiden sich jedoch hinsichtlich Anwendungsbereich, beteiligter Gremien und einzelner Verfahrensmodalitäten.
Teilnehmende und Zuständigkeit
Teilnahmeberechtigte Personen
Teilnahmeberechtigt sind grundsätzlich alle Beschäftigten der jeweiligen Dienststelle, soweit sie der Personalvertretung dieser Dienststelle zugeordnet sind. Dazu zählen in der Regel Beamtinnen und Beamte, Tarifbeschäftigte, Auszubildende und Praktikantinnen bzw. Praktikanten. In funktional gegliederten Organisationen kann die Zuständigkeit auf bestimmte Teilbereiche bezogen sein, was sich auf den Teilnehmendenkreis auswirkt.
Leitung und Mitwirkungsrechte
Die Versammlung wird durch den Personalrat einberufen und geleitet. Die Dienststellenleitung hat das Recht, an der Versammlung teilzunehmen, zu berichten und Stellung zu nehmen. Weitere Interessenvertretungen innerhalb der Dienststelle, etwa die Jugend- und Auszubildendenvertretung, die Schwerbehindertenvertretung oder die Gleichstellungsbeauftragte, sind regelmäßig beteiligt und berichten zu ihren Aufgabenbereichen.
Gäste und Öffentlichkeit
Die Personalversammlung ist nicht öffentlich. Gäste können teilnehmen, wenn dies ordnungsgemäß vorgesehen ist und der nicht öffentliche Charakter gewahrt bleibt. Der Schutz dienstlicher Belange und personenbezogener Daten hat hierbei besonderes Gewicht.
Einberufung und Ablauf
Häufigkeit und Anlässe
Vorgesehen ist in der Regel mindestens eine Personalversammlung pro Jahr. Darüber hinaus kommen außerordentliche Versammlungen in Betracht, etwa bei besonderen Informationsbedarfen, strukturellen Änderungen oder aktuellen Anlässen, die eine umfassende Unterrichtung und Aussprache erfordern.
Einladung, Tagesordnung und Form
Die Einladung erfolgt durch den Personalrat mit einer angemessenen Vorlaufzeit und unter Angabe der Tagesordnung. Üblich sind zentrale Präsenzveranstaltungen; abhängig vom geltenden Rechtsrahmen sind auch virtuelle oder hybride Formate möglich, sofern Vertraulichkeit, gleichberechtigte Teilhabe und geordnete Willensbildung gewährleistet sind.
Versammlungsverlauf
Typische Bestandteile sind der Tätigkeitsbericht des Personalrats, Informationen der Dienststellenleitung, Berichte weiterer Interessenvertretungen sowie eine Aussprache. Beschäftigte können Fragen stellen und Anregungen einbringen. Formelle Diskussions- und Fragerunden sind üblich, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit herzustellen.
Beschlussfassungen und rechtliche Wirkung
Personalversammlungen können Stellungnahmen und Entschließungen verabschieden. Diese haben gegenüber der Dienststellenleitung keine unmittelbare Bindungswirkung. Sie dienen der Meinungsbildung und können den Personalrat in seiner weiteren Tätigkeit orientieren. Die originären Beteiligungs- und Entscheidungsrechte verbleiben beim Personalrat und den hierfür vorgesehenen Verfahren.
Arbeitszeit, Kosten und Schutzrechte
Arbeitszeit und Entgelt-/Besoldungsfortzahlung
Die Teilnahme erfolgt grundsätzlich während der Arbeitszeit. Üblicherweise wird sie als Arbeitszeit berücksichtigt; Entgelt- oder Besoldungsansprüche bleiben unberührt. Dies gilt auch für in den dienstlichen Rahmen eingebettete Wegezeiten, soweit sie unmittelbar mit der Teilnahme verbunden sind.
Sachaufwand und Organisation
Für Räume, Ausstattung und organisatorische Voraussetzungen hat die Dienststelle einzustehen. Dazu gehören insbesondere geeignete Räumlichkeiten, Technik für Ton- und Bildübertragung bei zulässigen virtuellen oder hybriden Formaten sowie barrierefreie Zugänglichkeit im Rahmen der bestehenden Möglichkeiten.
Benachteiligungs- und Behinderungsverbot
Beschäftigte dürfen wegen der Teilnahme an einer Personalversammlung weder benachteiligt noch in unzulässiger Weise an der Teilnahme gehindert werden. Gleiches gilt für die Tätigkeit der Interessenvertretungen im Kontext der Versammlung. Die Wahrung dieses Schutzes ist grundlegender Bestandteil des Personalvertretungswesens.
Datenschutz, Vertraulichkeit und Dokumentation
Nichtöffentlichkeit und Schutz von Informationen
Die Personalversammlung ist grundsätzlich nicht öffentlich. Dienstliche Belange und personenbezogene Daten sind besonders zu schützen. Ein offener Austausch findet im Rahmen des Vertraulichkeitserfordernisses statt.
Protokollierung und Aufzeichnungen
Eine sachgerechte Dokumentation wesentlicher Inhalte durch den Personalrat ist üblich. Ton- oder Bildaufnahmen sind nur zulässig, wenn die rechtlichen Voraussetzungen und die nicht öffentliche Natur gewahrt sind. Die Protokollierung konzentriert sich auf Themen und Ergebnisse, nicht auf detaillierte personenbezogene Beiträge.
Umgang mit personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, soweit dies für die Durchführung der Versammlung erforderlich und zulässig ist. Der Grundsatz der Datensparsamkeit und die Zweckbindung sind zu beachten.
Sonderformen und besondere Konstellationen
Teil- und Bereichsversammlungen
In großen oder räumlich getrennten Dienststellen können Teil- oder Bereichsversammlungen stattfinden, um eine angemessene Beteiligung zu ermöglichen. Sie verfolgen denselben Zweck wie die zentrale Versammlung und berücksichtigen die jeweiligen örtlichen Gegebenheiten.
Gruppenversammlungen
Für einzelne Beschäftigtengruppen (z. B. Beamtinnen und Beamte, Tarifbeschäftigte, Auszubildende) kommen gruppenspezifische Versammlungen in Betracht. Sie dienen der Erörterung gruppenbezogener Themen innerhalb der Strukturen des Personalvertretungsrechts.
Zusammenwirken mit anderen Gremien
Die Personalversammlung ist ein Ort des Zusammenwirkens verschiedener Interessenvertretungen innerhalb der Dienststelle. Berichte und Austausche mit der Jugend- und Auszubildendenvertretung, der Schwerbehindertenvertretung oder Gleichstellungsbeauftragten sind übliche Bestandteile, soweit deren Zuständigkeiten berührt sind.
Rechtsfolgen bei Verstößen
Form- oder Verfahrensfehler, die Rechte der Beschäftigten oder der Dienststelle beeinträchtigen, können Beanstandungen nach sich ziehen. In Betracht kommen innerdienstliche Klärungen, Wiederholungen von Versammlungen oder die Korrektur einzelner Schritte. Die konkreten Folgen richten sich nach dem einschlägigen Rechtsrahmen und den Umständen des Einzelfalls.
Häufig gestellte Fragen
Wer beruft die Personalversammlung ein?
Die Einberufung erfolgt durch den Personalrat, der auch die Leitung der Versammlung übernimmt. Die Dienststellenleitung hat Teilnahmerechte und kann berichten sowie Stellung nehmen.
Ist die Teilnahme verpflichtend?
Die Personalversammlung richtet sich an alle Beschäftigten der Dienststelle. Die Teilnahme ist grundsätzlich als Teil der innerdienstlichen Information vorgesehen; abwesenheitsbedingte Besonderheiten ergeben sich aus den dienstlichen Erfordernissen und organisatorischen Rahmenbedingungen.
Zählt die Teilnahme als Arbeitszeit?
Die Teilnahme findet grundsätzlich während der Arbeitszeit statt und wird üblicherweise als Arbeitszeit berücksichtigt. Entgelt- oder Besoldungsansprüche bleiben hiervon unberührt.
Dürfen Personalversammlungen virtuell oder hybrid durchgeführt werden?
Virtuelle oder hybride Formate sind je nach geltendem Rechtsrahmen möglich, wenn Vertraulichkeit, gleichberechtigte Teilhabe und eine geordnete Willensbildung sichergestellt sind.
Welche Rolle hat die Dienststellenleitung in der Personalversammlung?
Die Dienststellenleitung ist teilnahme- und auskunftsberechtigt. Sie informiert über dienststellenspezifische Angelegenheiten und nimmt zu Fragen und Beiträgen Stellung.
Haben Beschlüsse der Personalversammlung verbindliche Wirkung?
Entschließungen der Personalversammlung haben keine unmittelbare Bindungswirkung gegenüber der Dienststellenleitung. Sie dienen der Meinungsbildung und können die Arbeit des Personalrats inhaltlich prägen.
Darf die Personalversammlung aufgezeichnet werden?
Ton- oder Bildaufzeichnungen sind nur zulässig, wenn die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind und der nicht öffentliche Charakter gewahrt bleibt. Üblich ist eine schriftliche, inhaltlich sachliche Dokumentation ohne detaillierte personenbezogene Beiträge.
Wer trägt die Kosten der Durchführung?
Die für die Durchführung erforderlichen sächlichen Mittel stellt die Dienststelle bereit. Dazu zählen insbesondere Räume, technische Ausstattung und organisatorische Unterstützung.
