Personalakten

Begriff und Bedeutung der Personalakte

Die Personalakte ist eine zentrale Sammlung personenbezogener Unterlagen und Aufzeichnungen, die im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber geführt wird. Sie dient vorwiegend der Dokumentation sämtlicher arbeitsrechtlich relevanter Informationen über Beschäftigte. Personalakten werden sowohl in der Privatwirtschaft als auch im öffentlichen Dienst geführt und spielen eine maßgebliche Rolle bei der Verwaltung von Personalangelegenheiten.

Personalakten enthalten üblicherweise Informationen zu Beginn, Verlauf und Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses sowie persönliche Daten des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin. Sie unterliegen umfangreichen gesetzlichen Regelungen, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Einsichtsrechte.

Gesetzliche Grundlagen und Rechtsquellen

Allgemeine rechtliche Grundlagen

Für Personalakten bestehen keine expliziten Regelungen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) oder dem Handelsgesetzbuch (HGB). Wichtigste Regelungsquellen sind jedoch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und im öffentlichen Dienst die jeweiligen Personalaktenverordnungen (z. B. BPersVG, LPersVG).

Datenschutzrechtliche Anforderungen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in Personalakten unterliegt strengen datenschutzrechtlichen Anforderungen. Gemäß Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG dürfen personenbezogene Daten nur erhoben, gespeichert und genutzt werden, sofern dies für Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Die Zweckbindung, Datenminimierung und Transparenz stellen hierbei grundlegende Prinzipien dar.

Spezielle Regelungen im öffentlichen Dienst

Im öffentlichen Dienst finden die Personalaktenregelungen in den jeweiligen Verwaltungsvorschriften, Gesetzen und Verordnungen Anwendung. Diese regeln unter anderem die Führung, Aufbewahrung und Einsicht von Personalakten insbesondere für Beamte und Angestellte im Staatsdienst.

Inhalt und Aufbau der Personalakte

Typische Bestandteile einer Personalakte

Eine Personalakte umfasst insbesondere folgende Dokumente:

• Bewerbungsunterlagen
• Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
• Qualifikationsnachweise (Zeugnisse, Fortbildungsnachweise)
• Arbeitszeitnachweise und Fehlzeiten
• Beurteilungen und Zielvereinbarungen
• Abmahnungen und Ermahnungen
• Urlaubsanträge, Krankmeldungen, ärztliche Bescheinigungen
• Schriftverkehr mit dem Arbeitnehmer
• Sozialversicherungsunterlagen, Steuerunterlagen
• Nachweise über Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Arbeitszeugnisse und Austrittserklärungen

Elektronische und Papierbasierte Personalakten

Personalakten können als klassische Papierakte oder als elektronische Personalakte geführt werden. Für die elektronische Personalakte gelten die gleichen gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Datenschutz, Datensicherheit und Zugriffsrechten.

Führung und Aufbewahrung der Personalakte

Grundsätze der Führung

Die Führung der Personalakte obliegt dem Arbeitgeber. Dieser ist verpflichtet, die Personalakten sachlich und wahrheitsgemäß zu führen. Subjektive Bewertungen, Meinungen oder spekulative Aussagen haben keinen Platz in einer Personalakte. Falsche oder überholte Einträge sind zu löschen oder zu korrigieren.

Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungspflichten für Personalakten richten sich nach den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben. So müssen beispielsweise steuerlich relevante Unterlagen gemäß § 147 AO und § 257 HGB für sechs bzw. zehn Jahre aufbewahrt werden. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die Personalakte unter Berücksichtigung etwaiger Verjährungsfristen aufzubewahren und anschließend ordnungsgemäß zu vernichten.

Einsichtsrecht und Herausgabeanspruch

Einsichtsrecht der Arbeitnehmer

Nach § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat jeder Arbeitnehmer das Recht, in seine vollständige Personalakte Einsicht zu nehmen und sich hierzu Notizen oder Kopien anzufertigen. Das Einsichtsrecht kann nicht ausgeschlossen oder beschränkt werden. Auch im öffentlichen Dienst bestehen entsprechende Einsichtsrechte gemäß den jeweiligen Regelwerken.

Begleitung bei der Einsichtnahme

Beschäftigte haben das Recht, bei der Einsichtnahme eine Person ihres Vertrauens (z. B. einen Betriebsrat) hinzuzuziehen, sofern dem keine berechtigten Interessen des Arbeitgebers entgegenstehen.

Korrektur und Löschung von Einträgen

Arbeitnehmer können verlangen, dass unrichtige oder unvollständige Angaben korrigiert oder entfernt werden. Hierzu steht ihnen das Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO sowie ggf. das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO zu.

Vertraulichkeit und Schutz der Personalakte

Geheimhaltungspflichten

Arbeitgeber und zuständige Mitarbeiter sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Unbefugte Dritte dürfen keinen Zugang zur Personalakte erhalten. Verstöße gegen die Geheimhaltungspflicht können arbeits- und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Insbesondere bei elektronischer Führung sind angemessene Maßnahmen zur Gewährleistung von Datensicherheit, Zugriffsbeschränkung und Nachvollziehbarkeit der Zugriffe zu treffen (vgl. Art. 32 DSGVO). Unbefugter Zugriff oder unsachgemäße Verarbeitung stellen Datenschutzverletzungen dar und können mit Bußgeldern sanktioniert werden.

Besonderheiten: Dritte, Betriebsrat und Mitbestimmung

Beteiligungsrechte des Betriebsrats

Gemäß § 80 Abs. 2 BetrVG hat der Betriebsrat das Recht, alle Unterlagen einzusehen, soweit dies zur Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlich ist. Eine eigenständige Personalakte für den Betriebsrat ist hiervon nicht umfasst; jedoch ist der Betriebsrat vor der Aufnahme bestimmter Einträge (etwa Abmahnungen) anzuhören.

Auskünfte an Dritte

Die Weitergabe von Daten aus der Personalakte an Dritte – etwa an Sozialversicherungsträger, Behörden oder Gerichte – ist nur gestattet, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage vorliegt oder der Beschäftigte eingewilligt hat.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Löschung der Akte

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die Personalakte, vorbehaltlich etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, zu vernichten oder zu anonymisieren. Die Vernichtung hat datenschutzkonform zu erfolgen, um Missbrauch oder unbefugten Zugriff auszuschließen.

Literatur und Weblinks

• Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Datenschutz in Unternehmen
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
• Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG)
• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Abgabenordnung (AO)

Zusammenfassung

Die Personalakte ist ein zentrales Instrument der Personalverwaltung und unterliegt umfangreichen rechtlichen Vorgaben. Besonderes Augenmerk gilt dem Datenschutz, dem Einsichtsrecht der Beschäftigten sowie der Wahrung von Vertraulichkeit. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Personalakte korrekt, vertraulich und datenschutzkonform zu führen und personenbezogene Daten nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen ordnungsgemäß zu löschen.

Häufig gestellte Fragen

Wer darf Einsicht in die Personalakte nehmen?

Grundsätzlich darf die Einsicht in die Personalakte nur dem betroffenen Arbeitnehmer selbst und solchen Personen gewährt werden, die eine rechtliche Befugnis dazu haben. Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers ergibt sich aus § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) bzw. ähnlich lautenden Tarifverträgen und Einzelvereinbarungen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer auf Verlangen vollständige Einsicht in die über ihn geführte Personalakte zu gewähren. In bestimmten Fällen kann der Arbeitnehmer ein Betriebsratsmitglied zur Einsicht hinzuziehen, was jedoch von seiner ausdrücklichen Zustimmung abhängig ist. Vorgesetzte und Personalverantwortliche dürfen nur nach dem „Need-to-Know“-Prinzip Einsicht nehmen, also soweit es zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Dritten – wie etwa Kollegen, externen Dienstleistern oder Behörden – darf die Einsicht ausschließlich gewährt werden, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder der Betroffene ausdrücklich einwilligt. Insbesondere Vorgaben der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sind hierbei strikt zu beachten.

Welche Unterlagen dürfen in einer Personalakte aufbewahrt werden?

In einer Personalakte dürfen grundsätzlich nur solche Unterlagen abgelegt werden, die einen unmittelbaren Bezug zum Arbeitsverhältnis aufweisen. Hierzu zählen Arbeitsverträge und Nachträge, Bewerbungsunterlagen, Qualifikationsnachweise, Beurteilungen, Abmahnungen, Informationen über Lohn- und Gehaltszahlungen, Sozialversicherungsunterlagen, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und Schriftwechsel mit dem Arbeitnehmer. Sensible Daten wie ärztliche Gutachten oder Schwerbehindertenstatus dürfen nur dann aufgenommen werden, wenn dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z. B. zur Einhaltung des Schwerbehindertenschutzes (§ 164 SGB IX), erforderlich ist und die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO eingehalten werden. Nicht zulässig sind Unterlagen, die keinen arbeitsrechtlichen Zusammenhang haben, rein private oder unverhältnismäßig überwachende Dokumente. Der Grundsatz der Datenminimierung aus Art. 5 DSGVO ist zu beachten.

Wie lange dürfen Dokumente in der Personalakte aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten in der Personalakte richtet sich nach gesetzlichen, tariflichen und aufsichtsbehördlichen Vorgaben. Während des laufenden Arbeitsverhältnisses sollten alle relevanten Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis dokumentieren, aufbewahrt werden. Nach dessen Beendigung gelten unterschiedliche Fristen: Lohnsteuerunterlagen sind nach § 147 AO sechs Jahre aufzubewahren, Unterlagen mit Bezug zur Sozialversicherung nach § 257 HGB zehn Jahre. Abmahnungen sollten nach Ablauf einer vertretbaren Frist, die sich an der Rechtsprechung und dem Einzelfall orientiert (in der Regel nach zwei bis drei Jahren ohne erneuten Vorfall), aus der Akte entfernt werden. Nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen sind die Unterlagen aus der Personalakte zu entfernen und datenschutzkonform zu vernichten.

Was ist bei der Führung digitaler Personalakten zu beachten?

Digitale Personalakten unterliegen denselben rechtlichen Anforderungen wie papiergebundene Akten, insbesondere in Bezug auf Datenschutz, Datensicherheit und Zugriffsrechte. Die elektronische Speicherung muss nach Art. 32 DSGVO hinreichend gegen unbefugten Zugriff, Verlust und Manipulation geschützt werden. Zugang zu digitalen Akten darf nur autorisierten Personen gewährt werden, technisch zu gewährleisten etwa durch Benutzerverwaltung und Zugriffsprotokollierung. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Einsichtnahme für den Arbeitnehmer ebenso wie bei Papierakten jederzeit möglich ist und Kopien ausgehändigt werden können. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind auch digitale Unterlagen gemäß Löschkonzepten fristgerecht zu entfernen, wobei eine revisionssichere Archivierung für bestimmte Dokumente notwendig sein kann.

Welche besonderen Datenschutzrechte hat der Arbeitnehmer hinsichtlich seiner Personalakte?

Nach den Vorgaben der DSGVO stehen dem Arbeitnehmer umfassende Rechte hinsichtlich der Erhebung, Speicherung und Verwendung seiner personenbezogenen Daten zu. Neben dem Recht auf Einsicht und Auskunft (Art. 15 DSGVO) besteht ein Recht auf Berichtigung falscher oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO) sowie auf Löschung nicht mehr erforderlicher oder rechtswidrig gespeicherter Daten (Art. 17 DSGVO). Zudem muss der Arbeitgeber über die Speicherung und den Zweck der Datenverarbeitung informieren (Art. 13, 14 DSGVO). Eine Datenweitergabe an Dritte ist nur mit Rechtsgrundlage zulässig. Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen der Verarbeitung widersprechen und die Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 18, 21 DSGVO). Verstöße gegen diese Rechte können bei Aufsichtsbehörden gemeldet und zivilrechtlich geltend gemacht werden.

Wie ist mit strittigen Einträgen in der Personalakte umzugehen?

Stellt der Arbeitnehmer fest, dass ein Eintrag in der Personalakte unzutreffend, unvollständig oder missverständlich ist, kann er nach § 83 Abs. 2 BetrVG die Entfernung oder Berichtigung des Eintrags verlangen. Lehnen Arbeitgeber dies ab, steht dem Arbeitnehmer das Recht zu, eine schriftliche Gegendarstellung zu verfassen, die ebenfalls zur Personalakte zu nehmen ist. Die Gegendarstellung muss sachlich bleiben und wird dauerhaft mit dem betreffenden Eintrag verwahrt. Kommt es weiterhin zu keiner Einigung, kann der Anspruch gerichtlich durchgesetzt werden, insbesondere im Rahmen eines arbeitsgerichtlichen Verfahrens.

Was gilt bei der Auskunftserteilung gegenüber Dritten, etwa Behörden oder Gerichten?

Grundsätzlich dürfen personenbezogene Daten aus Personalakten Dritten gegenüber nur dann offengelegt werden, wenn eine gesetzliche Grundlage vorliegt oder der betroffene Arbeitnehmer ausdrücklich einwilligt. Typische gesetzliche Grundlagen ergeben sich z. B. aus dem Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht oder arbeitsrechtlichen Meldepflichten. Bei Anfragen von Behörden (etwa Steuerfahndung, Sozialversicherungsträger) muss der konkrete Zweck und Umfang der Auskunft geprüft und dokumentiert werden. Gerichten dürfen Informationen übermittelt werden, wenn diese für ein gerichtliches Verfahren erforderlich sind. In jedem Fall ist das Gebot der Datenminimierung einzuhalten und die Weitergabe zu dokumentieren (Art. 5, 30 DSGVO). Der Arbeitnehmer ist über die Auskunftserteilung, soweit zulässig, zu informieren.