Begriff und Bedeutung der Personalakte
Die Personalakte ist eine strukturierte Sammlung von Unterlagen, die alle wesentlichen Informationen über das Arbeitsverhältnis einer Person enthalten. Sie dient dem Arbeitgeber dazu, den Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Personalakte kann sowohl in Papierform als auch elektronisch geführt werden.
Inhalte einer Personalakte
Eine Personalakte umfasst sämtliche Dokumente, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Dazu zählen insbesondere:
- Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf und Zeugnisse
- Arbeitsvertrag sowie Nachträge oder Änderungen zum Vertrag
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Angaben zur Sozialversicherung
- Urlaubsanträge und Krankmeldungen
- Beurteilungen, Abmahnungen oder sonstige arbeitsrechtliche Maßnahmen
- Korrespondenz zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber bezüglich des Arbeitsverhältnisses
- Nebenabreden oder Vereinbarungen zur Fortbildung oder Versetzung
- Austrittsunterlagen wie Kündigungsschreiben oder Zeugnisse bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Zweck der Personalakte im Unternehmen
Dokumentation des Beschäftigungsverhältnisses
Die Hauptfunktion der Personalakte besteht darin, den Verlauf eines Beschäftigungsverhältnisses lückenlos zu dokumentieren. Sie ermöglicht es dem Arbeitgeber, Entscheidungen auf Grundlage nachvollziehbarer Informationen zu treffen.
Dienst als Nachweisgrundlage
Im Streitfall kann die sorgfältige Führung einer Personalakte dazu beitragen, Sachverhalte nachzuweisen – etwa bei Meinungsverschiedenheiten über Abmahnungen oder Leistungsbeurteilungen.
Zugriffsrechte auf die Personalakte
Einsichtsrecht für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben grundsätzlich das Recht, Einsicht in ihre eigene vollständige Personalakte zu nehmen. Dieses Recht dient der Transparenz gegenüber den gespeicherten Daten.
Zugriff durch Dritte
Der Zugriff auf eine Personalakte ist grundsätzlich nur einem eng begrenzten Personenkreis innerhalb des Unternehmens gestattet – typischerweise Vorgesetzten mit berechtigtem Interesse sowie Mitarbeitenden aus der zuständigen personalverwaltenden Stelle. Eine Weitergabe an Dritte außerhalb dieses Kreises bedarf besonderer rechtlicher Voraussetzungen.
Sorgfaltspflichten beim Umgang mit der Personalakte
Sicherstellung von Vertraulichkeit und Datenschutz
Da in einer Personalakte zahlreiche sensible personenbezogene Daten enthalten sind, gelten besondere Anforderungen an deren Schutz vor unbefugtem Zugriff. Die Aufbewahrung muss so erfolgen, dass Unbefugte keinen Zugang erhalten können – dies gilt sowohl für physische Akten als auch für elektronische Systeme.
Auch bei elektronischer Führung müssen technische Maßnahmen getroffen werden (wie Zugriffsberechtigungen), um einen angemessenen Datenschutz sicherzustellen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten darf nur erfolgen, soweit sie für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist; nicht mehr benötigte Unterlagen sind regelmäßig auszusondern bzw. datenschutzkonform zu vernichten.
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelten bestimmte Fristen zur weiteren Aufbewahrung einzelner Dokumente; danach sind diese ebenfalls ordnungsgemäß zu löschen bzw. zu vernichten.
Häufig gestellte Fragen zum Thema „Personalakte“ (FAQ)
Wer darf Einsicht in meine Personalakte nehmen?
Das Recht auf Einsichtnahme steht ausschließlich dem betroffenen Arbeitnehmer beziehungsweise der betroffenen Arbeitnehmerin selbst sowie bestimmten Personen innerhalb des Unternehmens mit berechtigtem Interesse (zum Beispiel Vorgesetzte) zu. Eine Weitergabe an externe Dritte erfordert besondere rechtliche Voraussetzungen.
Welche Unterlagen dürfen in meiner Akte abgelegt werden?
In einer Akte dürfen alle Dokumente aufgenommen werden, die einen Bezug zum bestehenden Beschäftigungsverhältnis haben – beispielsweise Bewerbungsunterlagen,
Verträge,
Leistungsbeurteilungen,
Lohnabrechnungen,
Urlaubsanträge
sowie arbeitsrechtlich relevante Schriftstücke.
Wie lange müssen Unterlagen aus meiner Akte aufbewahrt werden?
Für verschiedene Arten von Dokumenten bestehen unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses; danach sind diese ordnungsgemäß auszusondern beziehungsweise datenschutzkonform zu vernichten.
< h3 >Kann ich verlangen,
dass fehlerhafte Eintragungen entfernt werden?
< / h ³ >
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Arbeitnehmende können verlangen,
dass unrichtige Angaben korrigiert beziehungsweise entfernt werden;
dies betrifft insbesondere Tatsachenbehauptungen,
die sich nachweislich als falsch herausstellen.< / p >
< h³ >Darf mein Arbeitgeber meine Akte digital führen?< / h³ >
< p >
Ja,
eine digitale Führung ist zulässig;
es müssen jedoch geeignete technische Maßnahmen getroffen sein,
um Vertraulichkeit
und Integrität sicherzustellen.< / p >
< h³ >Was passiert mit meiner Akte nach Ende meines Arbeitsvertrags?< / h³ >< p >Nach Beendigung eines Vertrags wird die Akte noch für bestimmte Zeiträume entsprechend gesetzlicher Vorgaben verwahrt;
anschließend erfolgt eine Löschung beziehungsweise Vernichtung unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Anforderungen.< / p >
< h³ >Kann ich Kopien einzelner Dokumente erhalten?< / h³ >< p >Es besteht ein Anspruch darauf,Kopien einzusehen
und gegen Kostenerstattung Kopien anzufertigen lassen.< / p >
