Notarvertreter: Rechtliche Grundlagen, Aufgaben und Bestellung
Begriff und rechtliche Einordnung
Ein Notarvertreter ist eine vom Gesetz vorgesehene Person, die vorübergehend die Aufgaben und Amtshandlungen eines Notars wahrnimmt, wenn dieser an der Ausübung seines Amtes gehindert ist. Die rechtlichen Grundlagen für die Bestellung, die Aufgaben sowie die Rechte und Pflichten eines Notarvertreters finden sich im Beurkundungsgesetz (BeurkG), in der Bundesnotarordnung (BNotO) sowie in der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot). Der Notarvertreter unterscheidet sich von weiteren Hilfspersonen des Notaramts wie dem Notariatsverwalter oder den Notarangestellten, da er mit allen hoheitlichen Befugnissen des Notars versehen wird und dessen sämtliche Amtsgeschäfte übernehmen darf.
Bestellung und Voraussetzungen eines Notarvertreters
Voraussetzungen für die Bestellung
Die Bestellung eines Notarvertreters erfolgt durch die zuständige Landesjustizverwaltung. Notwendig ist dies bei vorübergehender Verhinderung des Notars etwa durch Krankheit, Urlaub oder ähnliche Umstände sowie im Fall von Ausscheiden des Notars bis zur Bestellung eines Nachfolgers. Die wichtigste Rechtsgrundlage für dieses Verfahren stellt § 39 BNotO dar.
Zum Notarvertreter kann grundsätzlich eine Person berufen werden, die die Voraussetzungen für das Notaramt erfüllt. Häufig werden Notarassessoren, also Personen, die die notarielle Fachprüfung bestanden und bereits Erfahrungen im Notariat gesammelt haben, mit der Vertretung beauftragt. Auch benachbarte Notare können als Vertreter herangezogen werden.
Verfahren der Bestellung
Die Bestellung erfolgt auf Antrag des Notars oder von Amts wegen durch die Justizverwaltung. Der Zeitraum der Vertretung wird festgelegt und kann bei Fortbestehen des Hinderungsgrundes verlängert werden. Die Bestellung und deren Umfang werden öffentlich bekanntgemacht und dem jeweils zuständigen Landgericht mitgeteilt.
Unterschied zu Notariatsverwaltern
Ein Notarvertreter übt die Vertretung befristet aus; die Stellung als Notar bleibt beim vertretenen Notar erhalten. Im Unterschied dazu verwaltet ein Notariatsverwalter die Geschäfte, wenn der Amtssitz endgültig nicht mehr besetzt ist, etwa nach Entlassung oder Tod des Notars.
Aufgaben und Befugnisse des Notarvertreters
Übernahme der notarielle Amtstätigkeit
Der Notarvertreter übernimmt sämtliche dem Notar gesetzlich zugewiesenen Tätigkeiten. Dazu gehören insbesondere:
- Beurkundungen von Rechtsgeschäften
- Beglaubigungen von Unterschriften und Abschriften
- Entgegennahme und Verwahrung von Erklärungen und Dokumenten
- Erteilung von Ausfertigungen und Abschriften
- Betreuung und Beratung von Mandanten im Rahmen der beurkundungsrechtlichen Vorschriften
Dem Notarvertreter stehen die gleichen Rechte und Pflichten wie dem vertretenen Notar zu, einschließlich der Amtsverschwiegenheit, der Neutralitätspflicht und der Wahrung des öffentlichen Glaubens.
Grenzen der Vertretung
Die Vertretungsbefugnis bezieht sich ausschließlich auf den vom vertretenen Notar betriebenen Amtssitz und ist zeitlich befristet. Der Notarvertreter darf ausschließlich im Rahmen der dem Notar rechtlich zustehenden Kompetenzen handeln und ist an die einschlägigen berufsrechtlichen und amtlichen Vorschriften gebunden.
Pflichten und Haftung
Amtspflichten
Der Notarvertreter unterliegt während der Vertretung denselben Amtspflichten wie der Notar selbst. Diese umfassen insbesondere die Pflicht zur Amtsausübung nach Recht und Gesetz, zur unparteiischen Amtsführung und zur sorgfältigen Vorbereitung und Durchführung von Beurkundungen und Beglaubigungen.
Haftungsregelungen
Für Fehler bei der Amtsausübung durch den Notarvertreter gelten die gleichen Haftungsregeln wie für den Notar selbst. Der Notarvertreter haftet für Schäden, die durch schuldhafte Verletzung der Amtspflichten entstehen. Im Falle einer von der zuständigen Kammer unterhaltenen Haftpflichtversicherung ist der Notarvertreter während der Dauer seiner Bestellung in diese Versicherung einbezogen.
Vergütung des Notarvertreters
Grundlage der Vergütungsregelung
Für die durch den Notarvertreter vorgenommenen Amtshandlungen erhält der vertretene Notar weiterhin die anfallenden Gebühren. Die Vergütung des Notarvertreters wird üblicherweise durch privatrechtliche Vereinbarung mit dem vertretenen Notar geregelt oder durch gesetzliche Vorschriften bestimmt, falls Letzteres notwendig und zweckmäßig ist. Die Notarkasse kann im Einzelfall Vorgaben zur Abrechnung machen.
Beendigung der Vertretung
Gründe für die Beendigung
Die Notarvertretung endet mit Ablauf des Bestellungszeitraums, mit Wegfall des Grundes für die Vertretung (etwa Genesung oder Rückkehr des Notars), mit Rücknahme der Bestellung durch die Justizverwaltung oder durch Tod des Notarvertreters selbst.
Rechtsschutz und Rechtsmittel
Sollte die Bestellung eines Notarvertreters angefochten werden oder Rechtsfragen bezüglich des Umfangs seiner Tätigkeit aufkommen, stehen dem Betroffenen die allgemeinen verwaltungs- und verwaltungsgerichtlichen Rechtsbehelfe offen.
Zusammenfassung
Der Notarvertreter ist eine gesetzlich geregelte Institution zur Sicherstellung der Kontinuität der notariellen Amtsausübung bei vorübergehender Verhinderung des Notars. Bestellung, Aufgabenkreis, Befugnisse, Pflichten, Haftung und Beendigung der Vertretung sind in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen detailliert geregelt. Durch die rechtssichere Stellvertretung wird die Funktionsfähigkeit des Rechtsverkehrs im Bereich der Beurkundung und Beglaubigung gewährleistet.
Häufig gestellte Fragen
Wie wird ein Notarvertreter im deutschen Recht bestellt?
Die Bestellung eines Notarvertreters erfolgt in Deutschland nach den Vorgaben der Bundesnotarordnung (BNotO). Kann ein Notar sein Amt vorübergehend nicht ausüben, etwa wegen Krankheit, Urlaub oder aus anderen wichtigen Gründen, kann die zuständige Notarkammer oder die Landesjustizverwaltung auf Antrag oder von Amts wegen einen Notarvertreter bestellen (§ 39 Abs. 1 BNotO). Voraussetzung ist, dass ein Bedarf für die Aufrechterhaltung der notariellen Versorgung vorliegt. Der Vertreter muss die gleichen persönlichen Voraussetzungen wie ein Notar erfüllen, insbesondere Unabhängigkeit, Unparteilichkeit und Verschwiegenheit. In der Regel wird ein anderer Notar, eine Notarassessorin oder ein Notariatsverwalter beauftragt. Die Bestellung ist stets zeitlich befristet und wird der Öffentlichkeit – insbesondere dem zuständigen Amtsgericht sowie den Parteien, die mit dem Notariat in Kontakt stehen – bekannt gemacht.
Welche Befugnisse hat ein Notarvertreter und sind diese beschränkt?
Ein Notarvertreter hat im Rahmen der Vertretung grundsätzlich dieselben Befugnisse wie der vertretene Notar. Dies umfasst die Beurkundung von Rechtsgeschäften, das Erstellen von Urkunden, die Verwahrung von Geldern und die Einhaltung sämtlicher gesetzlicher und berufsrechtlicher Pflichten. Einschränkungen können sich aber durch die Anordnung bei der Bestellung oder aus dem Vertretungszweck ergeben. Vertretungen in besonderen Fällen – etwa zur Beurkundung eines konkreten Termins – können entsprechend eingegrenzt sein. Der Notarvertreter handelt stets im Namen des abwesenden Notars, wobei alle Amtshandlungen dem vertretenen Notar zuzurechnen sind (§ 46 BNotO). Haftungsrechtlich trifft den vertretenen Notar die Verantwortung für Fehler des Vertreters.
Wie lange kann die Vertretung durch einen Notarvertreter andauern?
Die Dauer der Vertretung richtet sich nach dem Bedarf und wird bei der Bestellung festgelegt. Sie kann wenige Tage bis mehrere Monate betragen, etwa bei längerer Krankheit oder Elternzeit. Die Verlängerung einer Vertretung ist ebenso möglich, bedarf aber erneut einer sorgfältigen Prüfung und Anordnung durch die zuständige Stelle. Eine dauerhafte Vertretung ist gesetzlich ausgeschlossen, da die Vertretung lediglich der Überbrückung einer vorübergehenden Abwesenheit dient. Sollte absehbar sein, dass der Notar sein Amt dauerhaft nicht mehr ausüben kann, sind stattdessen weitergehende Maßnahmen wie die Bestellung eines Amtsträgers zur Verwaltung (Amtsnachfolger oder Notariatsverwalter) nach den gesetzlichen Vorschriften zu treffen.
Besteht eine Aufklärungspflicht gegenüber den Beteiligten über die Vertretung?
Ja, es besteht eine Informationspflicht. Der Notarvertreter muss den Beteiligten vor einer Amtshandlung mitteilen, dass er als Vertreter handelt und somit im Auftrag des verhinderten Notars tätig wird. Die Angabe „in Vertretung“ sowie Name und Funktion des handelnden Vertreters müssen in den Urkunden klar ersichtlich sein, um Rechtssicherheit zu gewährleisten und die Vertretung transparent zu machen (§ 46 BNotO). Diese Informationspflicht dient dem Schutz der Beteiligten und der Sicherstellung, dass keine Irreführung über die handelnde Amtsperson besteht.
Wie ist die Haftung im Falle eines Fehlers durch den Notarvertreter geregelt?
Für Pflichtverletzungen, die während der Vertretungszeit begangen werden, haftet grundsätzlich der vertretene Notar. Die Haftung erstreckt sich auf alle Tätigkeiten des Vertreters im Rahmen der übertragenen Aufgaben. Etwaige Schadenersatzansprüche müssen gegenüber dem amtierenden Notar geltend gemacht werden, nicht gegenüber dem Vertreter als natürlicher Person (§ 19 BNotO). Der Vertreter haftet jedoch eigenständig, wenn er außerhalb der Vertretungsvollmacht oder vorsätzlich handelt. Die Berufshaftpflichtversicherung des Notars schließt die Tätigkeit des Vertreters ein.
Können die Urkunden, die ein Notarvertreter erstellt, angefochten werden?
Urkunden, die ein Notarvertreter ordnungsgemäß erstellt hat, sind gemäß den gesetzlichen Vorschriften wirksam und mit der gleichen Beweiskraft wie Urkunden eines bestellten Notars versehen. Eine Anfechtung kann nur erfolgen, wenn zwingende Formerfordernisse oder Vertretungsregeln verletzt wurden, etwa wenn die Bestellung des Vertreters nicht ordnungsgemäß erfolgt ist oder eine Überschreitung der Vertretungsvollmacht gegeben ist. Ansonsten gelten hinsichtlich der Wirksamkeit und Anfechtung der Urkunden die allgemeinen gesetzlichen Bestimmungen für notarielle Urkunden.
Unter welchen Voraussetzungen endet das Amt eines Notarvertreters?
Das Amt eines Notarvertreters endet automatisch mit Ablauf der festgelegten Vertretungszeit oder mit Wegfall des Vertretungsgrundes, beispielsweise durch die Rückkehr des ordentlichen Notars. Eine vorzeitige Beendigung ist durch förmliche Abberufung durch die zuständige Behörde möglich, etwa bei Wegfall der Bestellungsvoraussetzungen oder groben Pflichtverletzungen durch den Vertreter. Die Beendigung wird gegenüber allen relevanten Stellen und den Beteiligten angezeigt. Danach erlöschen sämtliche Rechte und Pflichten des Notarvertreters, und die weitere Bearbeitung der Amtsgeschäfte obliegt wieder dem regulären Notar oder einem neu bestellten Vertreter.
