Begriff und rechtliche Einordnung der Mahnkosten
Mahnkosten sind Kosten, die Gläubigern im Zusammenhang mit der Geltendmachung einer fälligen und unbezahlten Forderung entstehen und die dem Schuldner im Rahmen einer Mahnung in Rechnung gestellt werden können. Sie sind insbesondere im deutschen Zivilrecht von Bedeutung und spielen eine zentrale Rolle im Forderungsmanagement sowie im außergerichtlichen und gerichtlichen Mahnverfahren.
Definition der Mahnkosten
Mahnkosten bezeichnen den Aufwendungsersatz, den ein Gläubiger vom Schuldner verlangen kann, wenn dieser seiner Zahlungsverpflichtung nicht fristgerecht nachkommt und daher mit einer Mahnung an die Erfüllung der Verbindlichkeit erinnert wird. Die Mahnung stellt dabei die formale Aufforderung an den Schuldner dar, die Zahlung binnen einer bestimmten Frist zu leisten.
Rechtliche Grundlage und Voraussetzungen
Schuldnerverzug und Mahnung
Gemäß § 286 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gerät ein Schuldner in Verzug, wenn er auf eine Mahnung des Gläubigers nicht leistet, obwohl die Leistung fällig ist. Der Zugang der Mahnung ist in der Regel Voraussetzung für die Entstehung von Mahnkosten, es sei denn, der Verzug tritt kraft Gesetzes ohne Mahnung ein (z. B. nach kalendermäßig bestimmtem Zahlungsziel).
Höhe und Zulässigkeit von Mahnkosten
Es existiert keine explizite gesetzliche Regelung zur Höhe der erstattungsfähigen Mahnkosten. Nach herrschender Meinung in Rechtsprechung und Literatur dürfen Mahnkosten allerdings nur tatsächlich angefallene und erforderliche Aufwendungen umfassen. Typischerweise gehören dazu Portokosten, Druck- und Papierkosten oder anteilige Verwaltungskosten.
Angemessene Höhe der Mahnkosten
Streitfragen entstehen regelmäßig bei der Höhe der erhobenen Mahnkosten. Gerichte sehen Standardbeträge von 2,50 bis 5,00 Euro pro Mahnung in einfach gelagerten Fällen in der Regel als zulässig an (vgl. AG Bremen, Urteil v. 09.09.2011 – 7 C 273/11). Überhöhte Gebührensätze, die außerhalb dieses Rahmens liegen und offenkundig der Gewinnerzielung dienen, werden regelmäßig als unzulässig und sittenwidrig (§ 138 BGB) beurteilt.
Begrenzung durch § 309 Nr. 5 BGB
Im Verbraucherbereich sieht § 309 Nr. 5 Buchst. a BGB vor, dass die Verpflichtung des Verbrauchers zum Ersatz eines Schadens nicht pauschalisiert werden darf, soweit die Pauschale den zu erwartenden Schaden übersteigt. Vertragliche Pauschalen für Mahnkosten sind daher nur in Höhe der üblichen tatsächlichen Aufwendungen zulässig.
Unterschied zu Inkassokosten und Verzugspauschale
Es ist zu unterscheiden zwischen Mahnkosten, Inkassokosten sowie der in § 288 Abs. 5 BGB geregelten Verzugspauschale von 40 Euro, die Unternehmen bei Forderungen gegen andere Unternehmen („B2B“) geltend machen können. Für Privatpersonen (Verbraucher) gilt diese Verzugspauschale hingegen nicht.
Praktische Bedeutung und Abwicklung
Ablauf des Mahnverfahrens
Im Regelfall wird nach erfolglosem Ablauf des Zahlungsziels zunächst eine oder mehrere außergerichtliche Mahnungen verschickt. Erst danach folgt gegebenenfalls ein gerichtliches Mahnverfahren gemäß §§ 688 ff. Zivilprozessordnung (ZPO). Mahnkosten fallen grundsätzlich für jede gesondert versandte Mahnung an, eine automatische Steigerung der Pauschale mit häufigerem Mahnen ist jedoch nicht zulässig.
Mehrfachmahnungen und Kumulierung von Mahnkosten
Das Zivilrecht kennt keine Pflicht zu mehrfacher Mahnung. Dennoch ist es üblich und auch ratsam, zumindest eine schriftliche Mahnung vor Geltendmachung weiterer Verzugskosten zu versenden. Die Erhebung kumulierter Mahnkosten für wiederholte Mahnungen findet ihre Grenze stets in der Erforderlichkeit und Angemessenheit.
Erstattung im gerichtlichen Mahnverfahren
Im gerichtlichen Mahnverfahren ist ausschließlich die erste, zur Begründung des Verzugs erforderliche Mahnung erstattungsfähig. Weitergehende Mahnkosten können im Kostenfestsetzungsverfahren nur dann beansprucht werden, wenn sie unstreitig, berechtigt und belegt sind.
Einzelfälle und Sonderprobleme
Vertragsklauseln zu Mahnkosten
Häufig enthalten Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) Klauseln zur Pauschalierung von Mahnkosten. Solche Klauseln sind nur dann wirksam, wenn sie die tatsächlichen Kosten des Gläubigers nicht überschreiten und keine pauschale Vertragsstrafe oder unverhältnismäßig hohe Pauschalbeträge fordern.
Mahnkosten im Inkasso
Werden Forderungen an ein Inkassounternehmen abgegeben, entstehen zusätzliche Kosten. Die ursprünglichen Mahnkosten dürfen in diesem Rahmen weiterhin nur in erforderlicher, belegbarer Höhe entgegengebracht werden.
Unzulässige Mahnkosten
Unzulässig sind Mahnkosten, die Bearbeitungsgebühren, Vorfälligkeitszinsen oder ähnliches enthalten, sofern diese nicht einzeln belegbar, konkret nachgewiesen und erforderlich sind. In diesen Fällen besteht keine Zahlungsverpflichtung des Schuldners.
Steuerliche Behandlung von Mahnkosten
Mahnkosten stellen für den Gläubiger Betriebseinnahmen dar, sofern der Schuldner diese begleicht. Auf Schuldnerseite sind beglichene Mahnkosten grundsätzlich steuerlich nicht absetzbar, außer es handelt sich um betrieblich veranlasste Vorgänge im Rahmen eines Unternehmens.
Fazit
Mahnkosten sind ein wichtiger Bestandteil des Forderungsmanagements im Zivilrecht. Während sie dazu dienen, dem Gläubiger entstandene Mehrkosten für die Geltendmachung auszugleichen, unterliegen sie engen gesetzlichen und richterlichen Grenzen hinsichtlich Höhe und Zulässigkeit. Insbesondere der Schutz von Verbrauchern vor überhöhten oder unangemessenen Mahnkosten ist mehrfach rechtlich abgesichert. Eine transparente, rechtlich einwandfreie Handhabung von Mahnkosten kann Konflikte vermeiden und zur schnelleren Beitreibung offener Forderungen beitragen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Mahnkosten rechtlich geltend gemacht werden dürfen?
Mahnkosten dürfen grundsätzlich nur verlangt werden, wenn eine berechtigte Forderung vorliegt und der Schuldner sich in Verzug befindet. Der Verzug tritt nach deutschem Recht gemäß § 286 BGB entweder automatisch nach Ablauf einer im Vertrag bestimmten oder laut Gesetz (§ 286 Abs. 3 BGB) gesetzten Zahlungsfrist ein oder durch eine Mahnung. Eine Mahnung ist ein Schreiben, mit dem der Gläubiger klar und unmissverständlich zur Zahlung auffordert. Erst im Zustand des Verzugs darf der Gläubiger zusätzliche Kosten, wie Mahnkosten, verlangen. Zudem müssen die Kosten tatsächlich angefallen sein (z. B. Porto, Personalaufwand), rein pauschale oder überhöhte Beträge sind in der Regel nicht zulässig. Ein erstmaliges, höfliches Erinnerungsschreiben vor Verzug begründet noch keinen Anspruch auf Mahnkosten.
Wie hoch dürfen Mahnkosten in Deutschland sein und welche Begrenzungen gibt es?
Gesetzlich ist die Höhe der Mahnkosten nicht verbindlich festgelegt, sie muss jedoch grundsätzlich den tatsächlichen Aufwand widerspiegeln. Nach Rechtsprechung und Kommentarliteratur sind pauschale Mahngebühren von 2,50 bis etwa 5,00 Euro für den Verwaltungsaufwand einer schriftlichen Mahnung in der Praxis regelmäßig anerkannt. Alles, was darüber hinausgeht, wird von Gerichten häufig als überzogen und damit unwirksam bewertet. Wird ein deutlich höherer Betrag gefordert, muss der Gläubiger im Streitfall diesen im Einzelnen nachweisen und begründen können, darunter etwa Kosten des konkreten Versand- oder Materialaufwands. Unzulässig sind beispielsweise Strafzahlungen, Bearbeitungsgebühren ohne tatsächlichen Aufwand oder Doppelerhebungen.
Dürfen Mahnkosten mehrfach für denselben Schuldgrund angesetzt werden?
Ja, aber mit Einschränkungen. Mahnkosten dürfen für jede tatsächlich versandte und notwendige Mahnung verlangt werden, jedoch nicht für bloße Zahlungserinnerungen oder automatische Computerbenachrichtigungen ohne substanzielle Mehrarbeit. Werden für ein und denselben Schuldgrund mehrere Mahnungen verschickt, können entsprechende Kosten jeweils geltend gemacht werden, solange diese erkennbar jeweils tatsächlich angefallen und angemessen sind. Allerdings darf die Summe der Mahnkosten nicht zu einer unangemessenen finanziellen Belastung des Schuldners führen – eine klare Staffelung und die Begrenzung auf die tatsächlich entstandenen Kosten ist daher wichtig.
Müssen Mahnkosten vorher vertraglich vereinbart werden, um sie verlangen zu dürfen?
Eine vorherige vertragliche Vereinbarung über Mahnkosten ist nicht zwingend erforderlich, da das Gesetz (§ 280 Abs. 1, 2, § 286 BGB) dem Gläubiger einen Anspruch auf Ersatz des durch den Verzug entstehenden Schadens grundsätzlich zuspricht. Dennoch ist eine vertragliche Vereinbarung besonders bei höheren Pauschalen sinnvoll, da sie Rechtssicherheit schafft. Allerdings darf diese Pauschale nicht unangemessen hoch sein und der Vereinbarung sind durch das AGB-Recht (§ 309 Nr. 5 BGB) strenge Grenzen gesetzt. Wird nichts vereinbart, darf dennoch eine angemessene Pauschale verlangt werden, soweit ein tatsächlicher Schaden entstanden ist.
Müssen Mahnkosten auch gezahlt werden, wenn die Hauptforderung bestritten wird?
Grundsätzlich können Mahnkosten nur dann gefordert werden, wenn die Hauptforderung berechtigt ist und die Voraussetzungen für den Schuldnerverzug vorliegen. Bestreitet der Schuldner die Forderung überzeugend und stellt sich später heraus, dass Sie unberechtigt war, entfällt auch der Anspruch auf Zahlung der Mahnkosten. Hat der Schuldner jedoch unberechtigterweise auf die Mahnung hin nicht gezahlt und war tatsächlich in Verzug, können Mahnkosten geltend gemacht oder – bei rechtzeitiger Bestreitung – auch zurückverlangt werden, sollte sich die Forderung als unberechtigt herausstellen.
Können auch Inkassokosten zusätzlich zu Mahnkosten verlangt werden?
Inkassokosten können grundsätzlich analog zu Mahnkosten als Verzugsschaden ersetzt verlangt werden, jedoch nicht unbegrenzt. Der Schuldner muss nicht doppelt für denselben Verzugsschaden aufkommen – das bedeutet, Mahnkosten und Inkassokosten dürfen nicht parallel für identische Kostenpositionen gefordert werden. Für das Einschalten eines Inkassobüros sind zudem die gleichen Voraussetzungen wie für die Mahnung zu erfüllen: Verzug muss eingetreten sein und die dadurch entstehenden Kosten müssen angemessen und tatsächlich entstanden sein. Überhöhte oder pauschale Inkassoforderungen werden regelmäßig von Gerichten zurückgewiesen.
Können Mahnkosten auch gegenüber Verbrauchern im Ausland verlangt werden?
Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten richtet sich die Zulässigkeit und Höhe von Mahnkosten in erster Linie nach dem anwendbaren Recht gemäß den Regeln des internationalen Privatrechts (z. B. Rom-I-Verordnung in der EU). Wurde im Vertrag deutsches Recht vereinbart oder ist dieses nach objektiven Kriterien anwendbar, gelten die oben genannten Grundsätze auch für Auslandsschuldner. In der Praxis ist jedoch Vorsicht geboten, da nationale Verbraucherschutzgesetze im Zielland abweichende Bestimmungen enthalten können und im Streitfall anzuwenden sind. Auch hier muss der Eintritt des Verzugs eindeutig nachgewiesen werden, bevor Mahnkosten erhoben werden dürfen.
