Lohnsteuerpauschalierung

Begriff und Grundlagen der Lohnsteuerpauschalierung

Die Lohnsteuerpauschalierung ist ein steuerrechtliches Verfahren, bei dem der Arbeitgeber die Lohnsteuer für bestimmte Einkünfte pauschal, das heißt mit einem festen Steuersatz, einbehalten und an das Finanzamt abführen kann. Dieses Verfahren ersetzt die sonst übliche individuelle Lohnsteuerberechnung nach der Lohnsteuertabelle auf Grundlage der persönlichen Verhältnisse der Arbeitnehmer. Zweck der Lohnsteuerpauschalierung ist insbesondere die Vereinfachung des Lohnsteuerabzugsverfahrens für bestimmte Einkunftsarten oder Beschäftigungsverhältnisse.

Rechtsgrundlagen der Lohnsteuerpauschalierung

Gesetzliche Grundlage

Die zentrale rechtliche Grundlage für die Lohnsteuerpauschalierung findet sich im Einkommensteuergesetz (EStG), insbesondere in den §§ 40 bis 40b EStG. Ergänzend hierzu konkretisieren die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) sowie die Lohnsteuerrichtlinien (LStR) das Verfahren und die Anwendungsbereiche.

Anwendungsbereiche der Lohnsteuerpauschalierung

Die Lohnsteuerpauschalierung ist gesetzlich für mehrere Fallgruppen vorgesehen, darunter insbesondere für:

• Geringfügige Beschäftigungsverhältnisse (Minijobs)
• Aushilfstätigkeiten und kurzfristige Beschäftigungen
• Sachzuwendungen und Geschenke an Arbeitnehmer
• Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen
• Sonstige Bezüge und pauschalierungsfähige Zuwendungen

Die jeweils zulässige Pauschalierung und deren Bedingungen unterscheiden sich je nach Einzelfall. Im Folgenden werden die wichtigsten Fallgruppen ausführlich dargestellt.

Formen und Voraussetzungen der Lohnsteuerpauschalierung

Lohnsteuerpauschalierung bei geringfügig entlohnten Beschäftigten (Minijobs)

Für geringfügig entlohnte Beschäftigungsverhältnisse im Sinne des § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV (sogenannte Minijobs) kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit einem festen Satz von 2% vom Arbeitsentgelt einbehalten und an die Minijob-Zentrale (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See) abführen. Diese Pauschalierung umfasst auch Pauschalbeiträge zur Renten- und Krankenversicherung.

Voraussetzungen

• Das regelmäßige Arbeitsentgelt darf 520 EUR pro Monat nicht überschreiten.
• Es handelt sich um eine geringfügig entlohnte Beschäftigung.
• Der Arbeitnehmer darf neben dem Minijob nicht bereits eine sozialversicherungspflichtige Hauptbeschäftigung ausüben (Ausnahme: mehrere Minijobs insgesamt ≤ 520 EUR monatlich).

Mit der Pauschalsteuer sind die Einkünfte abgegolten, Steuererklärungen durch die Beschäftigten hinsichtlich dieser Einkünfte entfallen.

Pauschalierung bei kurzfristigen Beschäftigungen

Für kurzfristige, nicht regelmäßig wiederkehrende Beschäftigungsverhältnisse kann gemäß § 40a Abs. 1 EStG die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25% abgegolten werden. Sozialversicherungsrechtlich dürfen diese maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage pro Kalenderjahr andauern.

Voraussetzungen

• Kein regelmäßiges Beschäftigungsverhältnis beim Arbeitgeber
• Die Tätigkeit ist von vornherein auf eine bestimmte Zeitdauer begrenzt
• Der Arbeitnehmer übt die Tätigkeit nebenberuflich aus

Neben der Pauschalsteuer werden Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer abgeführt.

Lohnsteuerpauschalierung für Sachzuwendungen und Betriebsveranstaltungen

Arbeitgeber können für bestimmte Sachzuwendungen (z.B. Geschenke, Incentives, Betriebsveranstaltungen) die Lohnsteuer pauschal mit 30% gemäß § 37b EStG erheben. Dies dient insbesondere der steuerlichen Gleichbehandlung von Bar- und Sachbezügen.

Voraussetzungen

• Die Zuwendungen dürfen maximal 10.000 EUR pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr betragen.
• Die Pauschalsteuer umfasst auch Zuschläge für Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.
• Die pauschal besteuerten Zuwendungen sind beim Arbeitnehmer dann steuerfrei und auch sozialversicherungsfrei.

Pauschalbesteuerung sonstiger Bezüge und Zuschläge

Bestimmte steuerliche Vergünstigungen, wie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit (§ 3b EStG), können ebenfalls pauschaliert abgerechnet werden. Darüber hinaus können Arbeitslohn aus dem Dienstverhältnis aus Anlass von Betriebsveranstaltungen bis zu bestimmten Freibeträgen steuerfrei oder pauschal versteuert werden.

Wirkungen und Rechtsfolgen der Lohnsteuerpauschalierung

Steuerliche Wirkung

Mit der Lohnsteuerpauschalierung gilt die Steuerpflicht als abgegolten. Die Einkünfte müssen im Regelfall nicht in der Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers angegeben werden. Ausnahmen bestehen, soweit die Voraussetzungen für die Pauschalierung nicht oder nicht vollständig erfüllt sind.

Sozialversicherungsrechtliche Wirkung

In vielen Fällen, etwa im Minijob, erstreckt sich die Pauschalierung auch auf die Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung. Im Übrigen bleiben pauschalversteuerte Einkünfte jedoch grundsätzlich sozialversicherungspflichtig, sofern nicht explizit eine Ausnahme besteht.

Haftung und Verantwortlichkeit

Für die ordnungsgemäße Anwendung und Abführung der pauschalen Lohnsteuer haftet ausschließlich der Arbeitgeber. Falsche Anwendung oder Nichtanwendung kann zu Steuernachforderungen und möglichen Bußgeldern führen (§ 42d EStG).

Abgrenzung zur Individualbesteuerung

Die Lohnsteuerpauschalierung stellt eine Ausnahme von der Individualbesteuerung dar. Bei der Individualbesteuerung wird die Lohnsteuer anhand der persönlichen Steuermerkmale (Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Kirchensteuerpflicht etc.) berechnet. Eine Pauschalierung ist dagegen nur in den engen gesetzlichen Grenzen möglich.

Melde- und Dokumentationspflichten

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die pauschal besteuerten Vorgänge ordnungsgemäß aufzuzeichnen und zu dokumentieren. Dies beinhaltet die genaue Erfassung der Beschäftigungsverhältnisse, der gezahlten Entgelte, der angewandten Pauschsteuersätze und der abgeführten Steuerbeträge. Verstöße gegen diese Pflichten können zu steuerlichen und ordnungsrechtlichen Konsequenzen führen.

Zusammenfassung

Die Lohnsteuerpauschalierung ist ein Instrument des deutschen Einkommensteuerrechts zur Vereinfachung des Lohnsteuerabzugs, das in klar umrissenen gesetzlichen Anwendungsfällen die pauschale Besteuerung bestimmter Einkünfte ermöglicht. Sie entbindet die Arbeitnehmer von der steuerlichen Erklärungspflicht hinsichtlich dieser Einkünfte und bürdet dem Arbeitgeber die Verantwortung für die korrekte Anwendung und Abführung der pauschalen Steuer auf. Die gesetzlichen Voraussetzungen, die jeweiligen Anwendungsbereiche und die genaue Ausgestaltung der einzelnen Pauschalierungsarten sind im Einkommensteuergesetz und dazugehörigen Verordnungen detailliert geregelt.

Weiterführende Quellen

• § 40 ff. Einkommensteuergesetz (EStG)
• Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV)
• Lohnsteuerrichtlinien (LStR)
• Bundesministerium der Finanzen: Lohnsteuerliche Behandlung pauschal versteuerter Arbeitslöhne

Dieser Eintrag beschreibt umfassend die Lohnsteuerpauschalierung als Begriff und beleuchtet sämtliche rechtlichen Aspekte zu deren Anwendung, Wirkung und Abgrenzung.

Häufig gestellte Fragen

Welche gesetzlichen Voraussetzungen müssen für die Anwendung der Lohnsteuerpauschalierung erfüllt sein?

Die Anwendung der Lohnsteuerpauschalierung setzt nach den §§ 40 ff. EStG spezifische gesetzliche Voraussetzungen voraus. Zunächst muss es sich bei den Einkünften um lohnsteuerpflichtige Einnahmen handeln, insbesondere um Arbeitslohn aus nichtselbständiger Arbeit nach § 19 EStG. Zudem sind die pauschalen Besteuerungsmöglichkeiten nur für eng umgrenzte Fälle vorgesehen, etwa bei Aushilfslöhnen, geringfügigen Beschäftigungen, bestimmten Sachzuwendungen oder Arbeitslöhnen aus bestimmten Nebenbeschäftigungen (etwa kurzfristige Beschäftigungen oder Minijobs). Wesentlich ist außerdem, dass die Pauschalierung stets vom Arbeitgeber beantragt und durchgeführt werden muss; eine nachträgliche Wahl oder Korrektur durch den Arbeitnehmer ist ausgeschlossen. Weiterhin sieht das Gesetz häufig ein Höchstmaß für den Arbeitslohn vor (z. B. maximal 450 Euro monatlich bei Minijobs) oder setzt voraus, dass der Arbeitnehmer während des Kalenderjahres bei keinem anderen Arbeitgeber eine pauschale Besteuerung in Anspruch genommen hat. Arbeitgeber müssen zudem sicherstellen, dass die Voraussetzungen für die Pauschalierung im Einzelfall erfüllt sind und diese dokumentieren.

In welchen Fällen ist eine Lohnsteuerpauschalierung ausdrücklich ausgeschlossen?

Eine Lohnsteuerpauschalierung ist in bestimmten Konstellationen gesetzlich unzulässig. Insbesondere ist sie ausgeschlossen, wenn es sich nicht um eine gesetzlich begünstigte Fallgruppe handelt oder wenn die tatsächlichen Verhältnisse (z. B. mehrere pauschal besteuerte Beschäftigungen bei unterschiedlichen Arbeitgebern) dagegen sprechen. Ebenfalls nicht zulässig ist die Pauschalierung, wenn die Voraussetzungen für die Pauschalbesteuerung – etwa hinsichtlich der Lohnhöhe, der Dauer oder der Art der Vergütung – nicht erfüllt sind oder gegen das sogenannte Gleichmäßigkeitsgebot verstoßen wird. Auch wenn tarifliche Lohnsteuer einbehalten wurde, ist eine spätere Pauschalierung für denselben Lohn ausgeschlossen. Schließlich gelten spezielle Ausschlussregeln bei bestimmten steuerpflichtigen Zuwendungen, etwa wenn es sich um lohnsteuerpflichtige Geschenke handelt, die den Freibetrag nach § 37b Abs. 1 EStG überschreiten.

Wer trägt die Pauschalsteuer und wie wirkt sich dies auf die Sozialversicherung aus?

Die Pauschalsteuer wird grundsätzlich vom Arbeitgeber getragen, sofern sie nicht vertraglich auf den Arbeitnehmer abgewälzt wird, wobei eine solche Überwälzung in der Praxis selten ist und rechtlich strengen Anforderungen unterliegt. Durch die Pauschalierung der Lohnsteuer entfällt die Verpflichtung zur individuellen Versteuerung der Lohnbestandteile beim Arbeitnehmer. Bezüglich der Sozialversicherung ist zu beachten, dass die pauschal versteuerten Arbeitslöhne sozialversicherungsrechtlich unterschiedlich behandelt werden, je nachdem, welcher Pauschalierungs-Tatbestand zur Anwendung kommt. Im Fall der geringfügigen Beschäftigung etwa bleibt der Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei, während der Arbeitgeber pauschale Beiträge zur Renten- bzw. Krankenversicherung abführt. In anderen Fallgruppen (zum Beispiel bei bestimmten Sachbezügen) kann es dagegen zur Sozialversicherungspflicht kommen, unabhängig von der lohnsteuerlichen Behandlung.

Welche Melde- und Aufzeichnungspflichten bestehen bei pauschalierter Lohnsteuer?

Arbeitgeber sind verpflichtet, sämtliche pauschal besteuerten Löhne und Zuwendungen ordnungsgemäß in der Lohnsteuer-Anmeldung zu erfassen und sie innerhalb der gesetzlichen Fristen elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Darüber hinaus besteht eine umfassende Dokumentationspflicht: Die Gewährung der pauschal besteuerten Arbeitslohnbestandteile ist mit sämtlichen Details (zum Beispiel Art, Höhe, Anlass, Empfänger, Zeitpunkt und zu Grunde liegende Rechtsvorschrift) im Lohnkonto zu vermerken (§ 41 EStG, § 4 LStDV). Diese Aufzeichnungen sind im Regelfall für sechs Jahre aufzubewahren (§ 147 AO) und müssen den Finanzbehörden bei einer Lohnsteueraußenprüfung vorgelegt werden können. Bei Nichterfüllung dieser Pflichten drohen steuerliche und ordnungsrechtliche Sanktionen.

Wie wirkt sich die Lohnsteuerpauschalierung auf die Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers aus?

Pauschal besteuerte Arbeitslöhne bleiben gemäß § 40 Abs. 3 EStG regelmäßig von der nachfolgenden individuellen Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers ausgenommen; sie werden bei der Festsetzung der Einkommensteuer nicht mehr berücksichtigt. Das bedeutet, dass sie weder beim zu versteuernden Einkommen erfasst noch zur Ermittlung des Steuersatzes herangezogen werden. Dadurch wird auch verhindert, dass pauschal besteuerte Arbeitslöhne das Progressionsniveau des Arbeitnehmers erhöhen. Auch die Anrechnung pauschal gezahlter Lohnsteuer auf die persönliche Einkommensteuerschuld des Arbeitnehmers ist ausgeschlossen.

Welche Kontroll- und Mitwirkungspflichten treffen Arbeitgeber bei der Lohnsteuerpauschalierung?

Arbeitgeber sind verpflichtet, vor Anwendung der Pauschalierung alle gesetzlichen Voraussetzungen sorgfältig zu prüfen und zu dokumentieren. Sie müssen sicherstellen, dass keine Tarifbesteuerung erfolgt ist, die Voraussetzungen des jeweiligen Pauschalierungstatbestands vorliegen und keine Ausschlussgründe greifen. Zudem sind sie verpflichtet, diese Prüfung und sämtliche relevanten Angaben für eine eventuelle Betriebsprüfung durch das Finanzamt aufzubereiten und bereitzuhalten. Im Rahmen der Mitwirkungspflichten sind Arbeitgeber zudem verpflichtet, den Arbeitnehmer schriftlich darüber zu informieren, dass für seinen Arbeitslohn eine Pauschalsteuer entrichtet wurde, und ihm auf Wunsch eine entsprechende Bescheinigung auszustellen.

Welche steuer- und haftungsrechtlichen Risiken bestehen für Arbeitgeber bei fehlerhafter Anwendung der Lohnsteuerpauschalierung?

Im Falle einer fehlerhaften Anwendung der Lohnsteuerpauschalierung haften Arbeitgeber nach Maßgabe der §§ 40 und 42d EStG für die nicht einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer gegenüber dem Finanzamt. Wird beispielsweise eine unzulässige Pauschalierung vorgenommen oder die Voraussetzungen nicht ordnungsgemäß geprüft und dokumentiert, kann das Finanzamt den Steueranspruch gegen den Arbeitgeber geltend machen. Zusätzlich drohen Zinsforderungen sowie gegebenenfalls Bußgelder und strafrechtliche Konsequenzen bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung der steuerrechtlichen Pflichten (Steuerhinterziehung gemäß § 370 AO oder leichtfertige Steuerverkürzung gemäß § 378 AO). Arbeitgeber sollten daher große Sorgfalt bei der Anwendung und Dokumentation von lohnsteuerpauschalierten Vorgängen walten lassen.