Definition und Funktion des Kontrollgeräts
Ein Kontrollgerät ist ein technisches Gerät, das vorrangig zur Überwachung, Aufzeichnung und Dokumentation betrieblicher Abläufe eingesetzt wird. Insbesondere im Bereich des Straßenverkehrs wird der Begriff im Zusammenhang mit der Fahrpersonalgesetzgebung verwendet. Gemeint ist dabei meist das Fahrtenschreiber-System, das der Kontrolle und Einhaltung von Lenk- und Ruhezeiten im gewerblichen Güterkraft- und Personenverkehr dient.
Das Kontrollgerät ist zentraler Bestandteil der Überwachungspflicht aus der europäischen Verordnung (EG) Nr. 561/2006 und der Verordnung (EU) Nr. 165/2014. Es erfüllt sowohl präventive, als auch beweissichernde Funktionen in Bezug auf die Gesetzmäßigkeit von Transportvorgängen, insbesondere im Hinblick auf Arbeitszeitregelungen, Verkehrssicherheit und Sozialschutz der Fahrenden.
Rechtliche Grundlagen
Europäische Rechtsvorschriften
Verordnung (EG) Nr. 561/2006
Die Verordnung (EG) Nr. 561/2006 regelt die Lenk- und Ruhezeiten von Fahrern von im Straßenverkehr eingesetzten Fahrzeugen. Sie schreibt vor, dass Fahrzeuge, die im Güterkraftverkehr (über 3,5 Tonnen zulässigem Gesamtgewicht) oder im Personenverkehr (mehr als neun Fahrgastplätze) eingesetzt werden, mit einem zugelassenen Kontrollgerät ausgestattet sein müssen. Ziel ist die Gewährleistung des Schutzes der Verkehrssicherheit sowie der Gesundheit und Arbeitsbedingungen der Fahrer.
Verordnung (EU) Nr. 165/2014
Die Verordnung (EU) Nr. 165/2014 konkretisiert die konstruktiven Anforderungen, Einbau-, Nutzungs- und Nachweispflichten bezogen auf digitale Kontrollgeräte (sogenannte digitale Fahrtenschreiber). Sie ersetzt die Verordnung (EWG) Nr. 3821/85 und schafft europaweit einheitliche Vorgaben zur Zulassung, Verwendung und Wartung der Geräte sowie zur Datenaufbewahrung und Datenzugriffsrechten von Behörden.
Nationale Vorschriften
Fahrpersonalgesetz (FPersG)
Das Fahrpersonalgesetz (FPersG) bildet in Deutschland die nationale Umsetzungsgrundlage für die europäischen Vorschriften. Es regelt die Pflichten von Unternehmen und Fahrern bezüglich der ordnungsgemäßen Nutzung, Bedienung, Wartung und Kontrolle des Kontrollgeräts.
Fahrpersonalverordnung (FPersV)
Die Fahrpersonalverordnung konkretisiert innerstaatlich die Anforderungen an den Einbau, die Prüfintervalle, die Aufbewahrung und Vorlage von Aufzeichnungen sowie die Ahndung von Verstößen durch Bußgeldvorschriften.
Arten von Kontrollgeräten
Analoge Kontrollgeräte
Die bis 2006 gebräuchlichen analogen Kontrollgeräte arbeiten mit Diagrammscheiben (Tachoscheiben), auf denen mechanisch die Fahr-, Lenk- und Ruhezeiten sowie Geschwindigkeit und zurückgelegte Strecken dokumentiert werden. Die Anforderungen an analoge Geräte sind in der Verordnung (EWG) Nr. 3821/85 geregelt.
Digitale Kontrollgeräte
Mit der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 werden digitale Kontrollgeräte verpflichtend für Neufahrzeuge eingeführt. Diese speichern die Daten in elektronischer Form, entweder auf einer Chipkarte (Fahrerkarte, Unternehmenskarte) oder im Massenspeicher des Gerätes. Neben Fahr- und Arbeitszeiten werden Fahrzeugpositionen, Geschwindigkeit und Zugriffsprotokolle aufgezeichnet.
Pflichten im Zusammenhang mit dem Kontrollgerät
Einbau- und Ausrüstungspflicht
Fahrzeuge, die unter den Anwendungsbereich der genannten Normen fallen, müssen ab Erstzulassung mit einem geeigneten Kontrollgerät ausgestattet und betriebsbereit gehalten werden. Die Nachrüstungspflicht betrifft auch Fahrzeuge, die ab dem Stichtag der verpflichtenden Einführung erstmals zugelassen werden.
Bedienungs- und Nachweispflichten
Fahrpersonal ist zur ordnungsgemäßen Bedienung und korrekten Eingabe aller, durch das Kontrollgerät abzufragenden, Daten verpflichtet. Dazu zählt neben dem richtigen Einlegen der Fahrerkarte beziehungsweise der Diagrammscheibe auch das Einhalten der manuellen Nachtragspflichten bei Störungen oder Sonderfällen.
Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist für gespeicherte Daten ist gesetzlich geregelt. In der Regel müssen Unternehmen die digitalen Datensätze mindestens ein Jahr archivieren und auf behördliche Anforderung bereithalten.
Kontrollbefugnisse und Datenschutz
Zugriffsrechte der Behörden
Berechtigte Kontrollbehörden wie Polizei, das Bundesamt für Güterverkehr oder die Gewerbeaufsichtsämter sind berechtigt, die Kontrollgeräte und deren aufgezeichnete Daten im Rahmen von Straßenkontrollen oder Betriebsprüfungen auszulesen und auszuwerten.
Datenschutzrechtliche Aspekte
Die beim Einsatz von Kontrollgeräten anfallenden personenbezogenen Daten unterliegen strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben. Die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung der Daten muss zweckgebunden, verhältnismäßig und gegen unbefugten Zugriff gesichert erfolgen. Hierbei sind insbesondere die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie ergänzende nationale Datenschutzvorschriften zu beachten.
Sanktionen und Rechtsfolgen bei Verstößen
Ordnungswidrigkeiten
Verstöße gegen Vorschriften zur Nutzung und Bedienung des Kontrollgeräts, etwa Nichtvorhandensein, Manipulationen, unvollständige Datenaufzeichnung oder Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen, stellen Ordnungswidrigkeiten dar. Im deutschen Recht sind entsprechende Tatbestände in der Fahrpersonalverordnung geregelt und werden als Bußgeld geahndet. Die Bußgelder können abhängig von Schwere und Häufigkeit des Verstoßes für Fahrpersonal und Unternehmer empfindlich ausfallen.
Strafrechtliche Konsequenzen
Im Fall von bewusst herbeigeführten Manipulationen oder Fälschungen der Kontrollgerät-Daten drohen darüber hinaus strafrechtliche Ermittlungen, zum Beispiel wegen Urkundenfälschung oder Betrugs.
Sonderkonstellationen und Ausnahmen
Es existieren gesetzlich geregelte Ausnahmen von der Kontrollgerätepflicht, etwa für bestimmte Verwendungszwecke (beispielsweise Fahrzeuge des Katastrophenschutzes, kommunale Fahrzeuge oder Handwerksbetrieb-Transporte), die jeweils durch die jeweilige Rechtsgrundlage und deren Auslegung bestimmt werden. Auch saisonale Tätigkeiten oder der Einsatz in landwirtschaftlichen Betrieben können von der Ausrüstungspflicht ausgenommen sein.
Fazit
Das Kontrollgerät ist ein zentrales Instrument der Überwachung von Lenk- und Ruhezeiten im gewerblichen Verkehr und unterliegt detaillierten gesetzlichen Vorgaben auf europäischer sowie nationaler Ebene. Die ordnungsgemäße Nutzung, Aufzeichnung und Archivierung der Daten ist für Unternehmen und Fahrpersonal von erheblicher rechtlicher Bedeutung und wird durch zahlreiche Kontrollmechanismen sowie Sanktionsandrohungen flankiert. Datenschutz und Informationssicherheit müssen dabei gleichermaßen beachtet werden, um die Rechte der betroffenen Personen zu gewährleisten.
Häufig gestellte Fragen
Welche rechtlichen Pflichten hat ein Unternehmen im Hinblick auf das Kontrollgerät?
Unternehmen, die Fahrzeuge mit einem digitalen oder analogen Kontrollgerät (Tachographen) betreiben, unterliegen gemäß der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 sowie den nationalen Regelungen des Fahrpersonalrechts umfassenden rechtlichen Pflichten. Dazu gehören insbesondere die Ausstattungspflicht für betroffene Fahrzeuge, die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Funktionsweise und der regelmäßigen Prüfung und Kalibrierung (meistens alle zwei Jahre). Darüber hinaus besteht für Arbeitgeber die Pflicht, sämtlich gespeicherten Daten auf den Fahrer- und Unternehmenskarte regelmäßig, spätestens alle 90 Tage (Fahrerkarten alle 28 Tage), auszulesen und zu archivieren. Die Archivierungsdauer beträgt mindestens ein Jahr, in einigen Ländern jedoch bis zu zwei Jahre, um Kontrollen durch die Behörden zu ermöglichen. Zusätzlich ist darauf zu achten, dass Mitarbeitende in der Bedienung und rechtlichen Nutzung des Kontrollgeräts geschult werden. Im Falle von (technischen) Unregelmäßigkeiten, Defekten oder Manipulationsverdacht sind sofort Maßnahmen zu ergreifen, da ansonsten erhebliche Bußgelder drohen können.
Wer darf die Daten aus dem Kontrollgerät einsehen und wie ist der Datenschutz geregelt?
Datenauswertungen aus dem Kontrollgerät dürfen ausschließlich von befugten Personen vorgenommen werden. Das sind in erster Linie das Unternehmen selbst, Kontrollbehörden (z. B. Polizei, Bundesamt für Güterverkehr, BAG) sowie der jeweilige Fahrer hinsichtlich seiner eigenen Daten. Juristisch maßgeblich ist dabei die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), welche für den Umgang mit personenbezogenen Daten strenge Anforderungen stellt. Die Daten dürfen nur für die gesetzlich zugelassenen Kontroll-, Nachweis- und Beweiszwecke verwendet werden und müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Unternehmen müssen zudem sicherstellen, dass die Datensicherung und Archivierung so erfolgt, dass keine Manipulation möglich ist. Bei der Übermittlung an Behörden sind die einschlägigen Vorschriften zur Datenübertragung und -sicherheit zu beachten, und betroffene Fahrer sind über den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten zu informieren.
Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen die rechtlichen Vorgaben zum Kontrollgerät?
Verstöße im Zusammenhang mit den Pflichten rund um das Kontrollgerät werden sowohl auf nationaler als auch auf europäischer Ebene deutlich sanktioniert. Es drohen empfindliche Bußgelder für Unternehmen und Fahrer, insbesondere wenn Kontrollgeräte nicht oder fehlerhaft verwendet, Daten nicht ordnungsgemäß gesichert oder Manipulationen festgestellt werden. Je nach Schwere des Verstoßes sind auch strafrechtliche Konsequenzen möglich, etwa bei vorsätzlicher Datenmanipulation. In Deutschland etwa können Bußgelder nach dem Fahrpersonalrecht bis zu mehreren Tausend Euro betragen, im Wiederholungsfall oder bei gravierenden Verstößen kommt es auch zu Einträgen im Fahreignungsregister sowie eventuell zu Entziehungen von Genehmigungen oder Betriebserlaubnissen. Die Behörden dürfen zudem die betroffenen Fahrzeuge bis zur Behebung der Mängel stilllegen.
Welche Fristen sind im Umgang mit dem Kontrollgerät zwingend einzuhalten?
Für das rechtssichere Management der Kontrollgeräte gelten zahlreiche, gesetzlich vorgeschriebene Fristen. Die wichtigsten darunter betreffen die Auslesung der Massenspeicher im Kontrollgerät, die spätestens alle 90 Tage erfolgen muss, sowie die Auslesung der Fahrerkarte, die alle 28 Tage erfolgen sollte. Ebenfalls zwingend einzuhalten sind die Fristen zur gesetzlichen Kalibrierung bzw. Eichung des Geräts (in der Regel alle zwei Jahre). Die gespeicherten Daten sind gemäß § 1 Abs. 6 Fahrpersonalverordnung (FPersV) für mindestens ein Jahr aufzubewahren, einige Länder verlangen bis zu zwei Jahre Speicherung. Auch bei dem Verkauf oder der Stilllegung von Fahrzeugen mit eingebauten Kontrollgeräten sind die betreffenden Fristen und Pflichten zur Datensicherung zu beachten.
Welche Nachweispflichten bestehen bei einer Kontrolle durch Behörden?
Kommt es zu einer Kontrolle, müssen Unternehmen in der Lage sein, sämtliche gesetzlich geforderten Nachweise hinsichtlich des Einsatzes und der Auswertung des Kontrollgerätes vorzulegen. Dazu gehören lückenlose und manipulationsfreie Datensätze aus dem Kontrollgerät sowie aus der Fahrerkarte für den gesamten relevanten Zeitraum (meistens mindestens 365 Tage). Ebenso sind Nachweise über erfolgte Auslesungen, Schulungen der Mitarbeitenden, Kalibrierungs- und Wartungsnachweise vorzulegen. Die Daten müssen in einem von den Behörden anerkannten Format bereitgestellt werden, häufig als .ddd-Datei (bei digitalen Kontrollgeräten). Auch bei stichprobenartigen Überprüfungen außerhalb des Unternehmenssitzes, beispielsweise auf Rastplätzen oder Autobahnraststätten, sind diese Nachweise vorzuhalten. Fehlende, unvollständige oder offensichtlich manipulierte Dokumentationen gelten im Zweifel zulasten des Unternehmens und können finanziell sowie reputativ gravierende Konsequenzen haben.
Welche rechtlichen Vorgaben gelten bei der Datenlöschung vom Kontrollgerät?
Die gespeicherten Daten im Kontrollgerät dürfen nur gelöscht werden, wenn die gesetzliche Mindestaufbewahrungsfrist abgelaufen ist und keine behördlichen Ermittlungs- bzw. Kontrollverfahren mehr anhängig sind. Vor Ablauf dieser Fristen ist eine Löschung der Daten unzulässig und stellt einen Verstoß gegen die Nachweispflicht dar, welcher mit Bußgeldern oder weiteren Sanktionen geahndet werden kann. Nach ordnungsgemäßer Fristablauf sind die Daten datenschutzkonform zu löschen, das heißt, sie dürfen nicht mehr rekonstruierbar sein. Unternehmen haben einen revisionssicheren Nachweis über die Löschung zu führen, insbesondere wenn sie dies durch einen Dienstleister erledigen lassen. Bei mehrfacher Nutzung eines Fahrzeugs durch verschiedene Fahrer sind zusätzlich die individuellen Pflichten zu beachten.
