Begriff und rechtliche Grundlagen der Kilometerpauschale
Die Kilometerpauschale stellt in Deutschland eine steuerliche Pauschale dar, mit der Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Dienstreisen und ähnliche berufliche Fahrten angesetzt werden können. Rechtsgrundlage für die Absetzung der Kilometerpauschale im Rahmen der Einkommensteuer bildet insbesondere § 9 Abs. 1 Nr. 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Die Kilometerpauschale ist in der Einkommensteuer ein wichtiger Bestandteil der Werbungskosten beziehungsweise Betriebsausgaben und besitzt für Arbeitnehmer, Unternehmer sowie Selbständige erhebliche Bedeutung.
1. Anwendungsbereiche der Kilometerpauschale
1.1. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
Einzelpersonen können für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte die Entfernungspauschale (umgangssprachlich als „Pendlerpauschale“ bezeichnet) in Höhe von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer geltend machen. Ab dem 21. Entfernungskilometer erhöht sich die Pauschale nach aktueller Rechtslage auf 0,38 Euro (Stand 2024). Maßgeblich ist dabei stets der kürzeste verkehrsübliche Weg, sofern nicht eine offensichtlich verkehrsgünstigere Strecke genutzt wird (vgl. § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG).
1.2. Dienstreisen und Auswärtstätigkeiten
Bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten (zum Beispiel Dienstreisen) können für die tatsächlich gefahrenen Kilometer mit dem privaten Kraftfahrzeug pauschal 0,30 Euro pro Kilometer angesetzt werden. Die Rechtsgrundlage hierfür bildet das Bundesreisekostengesetz (BRKG) für den öffentlichen Dienst wie auch verschiedene steuerrechtliche Vorschriften, insbesondere das Einkommensteuergesetz. Die Pauschale findet nur Anwendung auf die tatsächlich gefahrenen Kilometer – also Hin- und Rückfahrt.
1.3. Selbständige und Unternehmer
Selbständig Tätige und Unternehmer können die betrieblichen Fahrten mit dem Privatfahrzeug steuerlich ebenfalls pauschal ansetzen. Hierbei finden die für Arbeitnehmer geltenden Pauschalen entsprechende Anwendung, unter Berücksichtigung der betrieblichen Veranlassung gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG.
2. Voraussetzungen und Nachweispflichten
2.1. Erforderliche Nachweise
Grundsätzlich gilt die Nachweispflicht: Arbeitnehmer sowie selbständig Tätige müssen Umfang und Anlass der Fahrten im Bedarfsfall glaubhaft machen. Ausreichend ist in der Regel ein (einfaches) Fahrtenbuch oder eine nachvollziehbare Aufstellung der regelmäßigen Arbeitswege beziehungsweise Dienstreisen.
2.2. Nachweise bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel
Die Kilometerpauschale kann auch dann angewendet werden, wenn für den Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte öffentliche Verkehrsmittel genutzt werden. Allerdings dürfen die tatsächlichen Aufwendungen (zum Beispiel für Tickets) nur angesetzt werden, wenn diese höher als die Pauschale sind und ein entsprechender Nachweis geführt werden kann.
3. Steuerliche Behandlung und Grenzen der Absetzbarkeit
3.1. Steuerliche Einordnung als Werbungskosten und Betriebsausgaben
Die Kilometerpauschale zählt zu den Werbungskosten bei Arbeitnehmern bzw. bei selbständiger Tätigkeit oder Unternehmensführung zu den Betriebsausgaben. Werbungskosten mindern unmittelbar das zu versteuernde Einkommen (§ 9 EStG); in der Gewinnermittlung wirken sich die pauschalierten Kilometerkosten als Betriebsausgaben steuerlich aus.
3.2. Maximale Absetzbarkeit und Besonderheiten
- Maximal absetzbare Kilometersätze: Unabhängig von der Art des genutzten Fahrzeugs (auch E-Bikes und Motorräder) gelten grundsätzlich die gleichen pauschalen Sätze. Höhere tatsächliche Kosten (wie bei Luxus- oder Dienstwagen) können ohne Einzelnachweis nicht abgesetzt werden.
- Höchstbeträge bei bestimmten Beschäftigtengruppen: Für bestimmte Gruppen, beispielsweise behinderte Menschen, existieren abweichende Regelungen (§ 9 Abs. 2 EStG), die unter Umständen eine höhere oder zusätzliche Kilometerpauschale ermöglichen.
- Wechselnde Arbeitsstätten: Wird regelmäßig an mehreren Tätigkeitsorten gearbeitet, greifen differenzierte Regelungen hinsichtlich der ersten Tätigkeitsstätte, die jeweils zu prüfen sind.
4. Sonderregelungen und Ausnahmen
4.1. Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten
Im Falle einer doppelten Haushaltsführung kann die Entfernungspauschale für wöchentliche Familienheimfahrten angesetzt werden (§ 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG). Hier gelten gleichlautende Maximalsätze wie bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
4.2. Fahrgemeinschaften und Mitfahrer
Die Kilometerpauschale steht grundsätzlich nur dem Nutzer des eigenen Fahrzeugs zu. Mitfahrer in Fahrgemeinschaften können die Entfernungspauschale ansetzen, nicht aber die Kosten für das Bereitstellen des Fahrzeugs.
4.3. Nutzung von Dienstfahrzeugen
Wird ein firmeneigenes Fahrzeug genutzt, kann keine Kilometerpauschale für diesen Weg geltend gemacht werden. In diesem Fall zählen nur diejenigen Kosten als Werbungskosten, die der Arbeitnehmer bei der Nutzung tatsächlich selbst trägt (zum Beispiel Benzinkosten für Privatfahrten).
5. Abgrenzung und Abweichende Regelungen
5.1. Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber
Erstattet der Arbeitgeber die Kosten für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder für Dienstreisen steuerfrei, entfällt der Werbungskostenabzug für diese Strecken (§ 3 Nr. 13, 16, 17 EStG). Eventuelle Differenzbeträge zwischen Erstattung und Pauschale können dann noch bis zur Maximalhöhe als Werbungskosten geltend gemacht werden.
5.2. Auswirkungen auf die Sozialversicherung
Fahrtkostenerstattungen im Rahmen der gesetzlichen Kilometerpauschale sind in der Sozialversicherung beitragsfrei, sofern sie steuerfrei bleiben. Höhere Erstattungen sind sozialversicherungspflichtig.
6. Steuerrechtliche Entwicklung und Reformen
Die Höhe der Kilometerpauschale und deren steuerliche Anwendbarkeit unterliegen regelmäßigen gesetzlichen Änderungen, unter anderem im Zuge steuerpolitischer Maßnahmen oder ökologischer Lenkungseffekte (beispielsweise befristete Anhebung zur Entlastung der Pendler oder Förderung alternativer Antriebe). Aktuelle Entwicklungen und Gesetzesänderungen sind jeweils dem Bundesgesetzblatt oder den Veröffentlichungen des Bundesministeriums der Finanzen zu entnehmen.
Literatur und Weblinks (Auszugsweise)
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen Überblick zur Kilometerpauschale inklusive ihrer gesetzlichen Grundlagen, Anwendung, Nachweispflichten und steuerrechtlichen Besonderheiten. Bei individuellen steuerlichen Konstellationen empfiehlt sich die Konsultation der entsprechenden Gesetzestexte sowie der aktuellen Verwaltungsanweisungen.
Häufig gestellte Fragen
Wer ist berechtigt, die Kilometerpauschale steuerlich geltend zu machen?
Die steuerliche Geltendmachung der Kilometerpauschale steht allen Steuerpflichtigen offen, die Fahrten im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit durchführen, insbesondere Arbeitnehmer im Rahmen des Werbungskostenabzugs und Selbständige oder Freiberufler innerhalb der Betriebsausgaben. Im Rahmen der Einkommensteuer ist besonders die Entfernungspauschale (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG) für Arbeitnehmer relevant, die ihren Arbeitsweg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abrechnen. Für Dienstreisen oder betriebliche Fahrten können auch Selbständige gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG die entsprechende Pauschale ansetzen, sofern kein eigenes Fahrtenbuch geführt wird und das Fahrzeug im Privatvermögen gehalten wird. Fahrgemeinschaften, Mitfahrer oder Insassen können die Pauschale grundsätzlich nicht geltend machen, sondern ausschließlich der Fahrzeugeigentümer oder Nutzer, der die Kosten tatsächlich trägt. Entscheidend aus rechtlicher Sicht ist stets der Zusammenhang der Fahrt mit beruflichen oder betrieblichen Zwecken, die klare Trennung zu Privatfahrten sowie die Einhaltung der Nachweispflichten und steuerlichen Dokumentationsvorgaben.
Für welche Fahrten kann die Kilometerpauschale grundsätzlich angesetzt werden?
Die Kilometerpauschale kann nach deutschem Steuerrecht für verschiedene beruflich veranlasste Fahrten genutzt werden. Bei Arbeitnehmern wird sie typischerweise für den Weg zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte als sogenannte Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) genutzt. Bei Dienstreisen, also beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten, kann sie für die tatsächlich gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden. Voraussetzung hierfür ist stets, dass die Fahrt nicht privat veranlasst wurde. Bei Selbständigen, die ihren Privat-Pkw gelegentlich für betriebliche Zwecke nutzen, kann für die tatsächlichen beruflich bedingten Fahrten ebenfalls die Kilometerpauschale abgerechnet werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG). Fahrten zur doppelten Haushaltsführung oder zu Fortbildungsstätten können ebenfalls unter bestimmten Voraussetzungen in die Abrechnung einbezogen werden. Unzulässig ist der Ansatz für rein private Fahrten oder für Fahrten, die vom Arbeitgeber bereits steuerfrei erstattet wurden.
Welche Nachweispflichten bestehen für die Inanspruchnahme der Kilometerpauschale?
Der Gesetzgeber fordert für die Anerkennung der Kilometerpauschale einen hinreichenden Nachweis über die tatsächlich durchgeführten Fahrten. Die Nachweispflicht unterscheidet sich je nach Art der geltend gemachten Fahrt: Für den Arbeitsweg genügt in der Regel der glaubhafte Nachweis der Entfernung und der regelmäßigen Nutzung, meist über Angabe in der Einkommensteuererklärung. Für Dienstreisen, betriebliche Fahrten oder gemischt genutzte Fahrzeuge wird die Führung von Fahrtenbüchern empfohlen, wenngleich für seltenere Fahrten oder im Schätzungswege auch Einzelaufstellungen, Reisekostenabrechnungen oder andere geeignete Unterlagen (zum Beispiel Kalenderaufzeichnungen oder Tankbelege) anerkannt werden können. Die Finanzbehörden können Belege zur Überprüfung verlangen; fehlt ein ordnungsgemäßer Nachweis, kann die Pauschale gestrichen oder geschätzt werden. Es wird empfohlen, alle Abrechnungsunterlagen (Belege, Notizen, Fahrtenbuch) mindestens steuerlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen über aufzubewahren.
Was sind die wesentlichen rechtlichen Ausschlussgründe für die Anwendung der Kilometerpauschale?
Rechtlich ausgeschlossen ist die Anwendung der Kilometerpauschale, wenn die Fahrtkosten bereits in anderer Weise steuerfrei erstattet wurden (z. B. vom Arbeitgeber) oder wenn die Fahrten keinen beruflichen/betrieblichen Hintergrund aufweisen. Ebenso kann die Pauschale nicht angewandt werden, wenn der Steuerpflichtige tatsächlich höhere, belegbare Kosten für ein Fahrzeug geltend macht (zum Beispiel bei Nutzung der tatsächlichen Kostenmethode). Fahrzeuge, die vollständig dem Betriebsvermögen zugeordnet sind, werden ebenfalls nicht pauschal abgerechnet, sondern mit ihren tatsächlichen Betriebskosten. Zudem kann ein Doppelansatz der Pauschale (z. B. Entfernungspauschale und Dienstreisepauschale für dieselbe Fahrt) nicht erfolgen. Für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder bei Nutzung von Fahrrädern gelten teilweise abweichende Pauschalen oder einzelne Einschränkungen.
Wie verhält sich die Kilometerpauschale zu anderen Reisekostenerstattungen oder Arbeitgeberzuschüssen?
Wird die Kilometerpauschale vom Arbeitnehmer steuerlich geltend gemacht und der Arbeitgeber erstattet für die gleichen Fahrten eine steuerfreie Auslagenpauschale oder zahlt eine Kilometervergütung, so reduziert dies die absetzbare Pauschale. Rechtlich darf die Pauschale dann nur für den tatsächlich nicht erstatteten Teil beansprucht werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG). Ein vollständiger steuerfreier Ersatz durch den Arbeitgeber schließt einen weiteren Abzug als Werbungskosten aus. Bei teilweise steuerpflichtigen oder überhöhten Erstattungen sind diese im Rahmen der Steuererklärung als geldwerter Vorteil zu versteuern. Bei Selbständigen sind steuerfreie Erstattungen oder Ersatzleistungen ebenfalls gegenzurechnen, so dass ein doppelter steuerlicher Vorteil nicht zulässig ist.
Gibt es Sonderregelungen für behinderte Menschen bei der Kilometerpauschale?
Für behinderte Menschen sieht das deutsche Steuerrecht in bestimmten Fällen Sondervorschriften vor. So kann für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unter bestimmten Voraussetzungen (mindestens Grad der Behinderung von 70 oder 50 mit weiteren Merkzeichen) nicht die übliche – nach Entfernungstage bemessene – Pauschale, sondern die tatsächlichen Fahrten („hin und zurück“) abgerechnet werden (§ 9 Abs. 2 Satz 3 EStG). Damit kann der Abzugsbetrag gegenüber der gewöhnlichen Entfernungspauschale deutlich erhöht sein. Zudem können bei außergewöhnlichen Belastungen im Zusammenhang mit der Behinderung entstandene Fahrkosten, die über die üblichen Fahrten hinausgehen, im Rahmen von § 33 EStG gesondert berücksichtigt werden. Auch hier gelten Nachweispflichten und ggf. Besonderheiten bei der Anerkennung von Fahrten.
Welche rechtlichen Besonderheiten gelten für Fahrten bei mehreren Tätigkeitsstätten oder wechselnden Einsatzstellen?
Bei Vorliegen mehrerer Arbeits- oder Tätigkeitsstätten unterscheidet das Steuerrecht klar zwischen der sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“ (Entfernungspauschale) und weiteren, wechselnden Einsatzorten (Reisekostenpauschale). Für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte kann nur die Entfernungspauschale angesetzt werden, egal wie viele Male die Strecke zurückgelegt wird; für Dienstreisen zu anderen Einsatzstellen kann die gesamte Strecke (hin und zurück) im Rahmen der Dienstreisepauschale abgerechnet werden. Der Arbeitgeber muss die erste Tätigkeitsstätte eindeutig benennen, andernfalls nimmt das Finanzamt eine Zuordnung anhand gesetzlicher Kriterien vor. Rechtlich entscheidend ist dabei oft die regelmäßige Zuordnung durch Arbeitsvertrag oder Weisung. Bei jeder Änderung der organisatorischen Zuordnung kann eine neue Beurteilung erforderlich werden, insbesondere für Außendienstmitarbeiter, Monteure oder Projektarbeiter, bei denen häufig wechselnde Einsatzstätten typisch sind.
