Begriff und rechtliche Einordnung
Eine Identifikationsnummer ist eine eindeutige, meist numerische oder alphanumerische Kennung, die einer Person, einem Unternehmen, einem Objekt oder einem Verfahren zugeordnet wird, um eine verlässliche Zuordnung in Verwaltung, Wirtschaft oder Technik zu ermöglichen. Aus rechtlicher Sicht erfüllt sie eine Ordnungs- und Nachweisfunktion: Sie erleichtert die eindeutige Referenzierung in Akten, Registern, Verträgen und digitalen Systemen.
Ist eine Identifikationsnummer einer natürlichen Person zugeordnet oder erlaubt sie die Zuordnung zu einer Person, gilt sie als personenbezogenes Datum. Ihre Verarbeitung unterliegt dann besonderen Schutzanforderungen. Für Unternehmen, Organisationen oder Gegenstände kann die Kennung unabhängig von einem Personenbezug ausgestaltet sein, nimmt jedoch häufig mittelbar Bezug auf verantwortliche natürliche Personen (z. B. Vertretungsorgane), was den Schutzbedarf erhöhen kann.
Abgrenzung zu anderen Kennzeichen
Identifikationsnummern unterscheiden sich von frei wählbaren Benutzernamen oder Bezeichnungen durch ihre formale Vergabe, Stabilität und den rechtlich vorgesehenen Zweck. Sie dienen nicht der Beschreibung, sondern der eindeutigen Zuordnung. Anders als Passwörter sind Identifikationsnummern regelmäßig nicht geheim, können aber Vertraulichkeit erfordern, wenn Missbrauchsgefahren bestehen.
Zwecke und Einsatzbereiche
Öffentlicher Bereich
Behörden nutzen Identifikationsnummern zur eindeutigen Zuordnung in Registern, Abgaben- und Sozialverfahren, Melde- und Sicherheitsbereichen sowie im Dokumenten- und Bescheinigungswesen. Die zulässigen Zwecke sind regelmäßig vorgegeben und zweckgebunden. Häufig bestehen strikte Regeln zur Nutzung, Weitergabe und Zusammenführung mit anderen Datenbeständen.
Privater Bereich
Unternehmen verwenden Identifikationsnummern u. a. für Kunden-, Vertrags-, Konto-, Lieferanten- oder Gerätenummern. In regulierten Branchen (z. B. Finanz- oder Telekommunikationssektor) bestehen zusätzliche Anforderungen an die eindeutige Identifikation und die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen. Auch hier gilt typischerweise der Grundsatz der Zweckbindung und Datenminimierung.
Grenzüberschreitende Identifikationsnummern
Für grenzüberschreitende Tätigkeiten existieren standardisierte Kennungen, etwa für den Warenverkehr, für Unternehmen und Finanzmarktteilnehmer oder für die steuerliche Behandlung von Umsätzen. Diese Nummern unterstützen die gegenseitige Anerkennung und erleichtern Prüf- und Meldeverfahren zwischen Staaten und internationalen Organisationen.
Vergabe, Struktur und Lebenszyklus
Vergabestellen und Verfahren
Die Zuteilung erfolgt durch zuständige Stellen: im öffentlichen Bereich durch Behörden oder öffentlich-rechtliche Körperschaften, im privaten Bereich durch Unternehmen oder anerkannte Vergabestellen. Die Vergabeprozesse sind darauf ausgerichtet, Mehrfachvergaben zu vermeiden und die Stabilität der Zuordnung zu sichern. Häufig werden Prüfziffern oder definierte Formate verwendet, um Eingabefehler zu erkennen.
Beständigkeit und Änderung
Viele Identifikationsnummern sind dauerhaft angelegt. Änderungen sind nur in eng begrenzten Ausnahmefällen vorgesehen (z. B. bei sicherheitsrelevanten Risiken, schweren Zuordnungsfehlern oder bei strukturellen Umstellungsmaßnahmen). Die Wiedervergabe ehemals genutzter Nummern an andere Rechtsträger ist in der Regel ausgeschlossen, um Verwechslungen zu vermeiden.
Aufbewahrung und Löschung
Die Speicherdauer richtet sich nach dem Zweck der Erhebung und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nach Wegfall des Zwecks ist eine Löschung oder Anonymisierung vorzusehen, soweit keine vorrangigen Gründe für eine längere Speicherung bestehen. Archivierung kann unter engen Voraussetzungen zulässig sein, beispielsweise zu Dokumentations- oder Nachweiszwecken.
Rechtsnatur und Datenschutz
Personenbezug und Schutzbedarf
Ist eine Identifikationsnummer einer Person zugeordnet, liegt ein erhöhter Schutzbedarf vor. Die Nummer ermöglicht eine Wiedererkennung über verschiedene Vorgänge hinweg und kann, wenn sie umfassend verknüpft wird, detaillierte Profile begünstigen. Daher gelten strenge Anforderungen an Transparenz, Zweckbindung und Minimierung der Nutzung.
Zulässigkeit der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Identifikationsnummern bedarf einer rechtlichen Grundlage. Zulässig ist sie insbesondere, wenn sie zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben, vertraglicher Pflichten oder gesetzlicher Vorgaben notwendig ist, oder wenn eine wirksame Einwilligung vorliegt. Die Verarbeitung hat sich auf das erforderliche Maß zu beschränken, und es sind geeignete Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Pseudonymisierung, Verschlüsselung) zu treffen.
Weitergabe und Übermittlung
Die Weitergabe an Dritte ist nur im Rahmen der gesetzlichen Zulässigkeit und des festgelegten Zwecks gestattet. Bei Übermittlungen in andere Staaten sind zusätzliche Anforderungen an das Schutzniveau und die Datensicherheit zu beachten. Protokollierung und Nachvollziehbarkeit der Übermittlungen dienen der Rechenschaft und Kontrolle.
Auskunfts- und Berichtigungsrechte
Betroffene Personen können Auskunft darüber verlangen, welche Stellen ihre Identifikationsnummer verarbeiten und zu welchen Zwecken. Unrichtige Zuordnungen sind zu berichtigen. Unter bestimmten Voraussetzungen kommen Einschränkung der Verarbeitung und Löschung in Betracht; entgegenstehende Aufbewahrungsinteressen können jedoch Vorrang haben.
Missbrauchsgefahren und Schutzmechanismen
Risiken der Verknüpfung
Die größte Gefahr liegt in der breitflächigen Verknüpfung von Datenbeständen allein über eine Identifikationsnummer. Dadurch entstehen umfassende Informationsprofile, die über den ursprünglichen Zweck hinausgehen können. Dem begegnen Zweckbegrenzungen, Kopplungsverbote und organisatorische Trennungsgrundsätze.
Technisch-organisatorische Maßnahmen
Erforderlich sind insbesondere Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Berechtigungen, Protokollierung, regelmäßige Überprüfungen, Pseudonymisierung, Trennung von Stammdaten und Fall- oder Transaktionsdaten sowie Schutz der Übertragung und Speicherung.
Identitätsprüfung und Verifikation
Die bloße Kenntnis einer Identifikationsnummer beweist keine Identität. In rechtlich bedeutsamen Verfahren wird die Nummer mit weiteren Nachweisen kombiniert (z. B. Dokumenten, Attributen oder gesicherten Authentifizierungsverfahren), um Verwechslungen und Missbrauch zu vermeiden.
Unternehmens- und Objektnummern
Unternehmensidentifikation
Unternehmen führen verschiedene Nummern mit rechtlicher Relevanz, etwa Registerkennungen, Steuerkennungen, branchenspezifische Zulassungs- oder Marktteilnehmerkennungen. In bestimmten Zusammenhängen besteht eine Pflicht, solche Nummern anzugeben, zum Beispiel in Impressen, auf Rechnungen oder in Meldungen gegenüber Behörden und Marktstellen.
Objektbezogene Nummern
Für Gegenstände und Anlagen existieren standardisierte Kennungen, etwa Fahrzeug-Identifizierungsnummern, Gerätenummern, Sendungsnummern oder Kennzeichen für technische und medizinische Produkte. Diese Nummern dienen der Rückverfolgbarkeit, Sicherheit und Qualitätssicherung. Ein Personenbezug entsteht, wenn über die Nummer ein Bezug zu einer Person hergestellt werden kann.
Beweis- und Dokumentationsfunktion
Identifikationsnummern sind in Verträgen, Bescheiden, Zertifikaten, Rechnungen und Protokollen bedeutsam, weil sie Vorgänge und Datensätze eindeutig referenzieren. Sie erleichtern den Nachweis von Zuständigkeiten, Fristen, Zahlungen und Lieferketten. Für die Feststellung der Identität reichen sie allein nicht aus; die rechtliche Beweiskraft entsteht regelmäßig erst im Zusammenspiel mit weiteren Angaben und Nachweisen.
Typische Dokumente und Praxisbeispiele
Man findet Identifikationsnummern häufig auf Ausweisen, Bescheiden, Steuer- und Sozialunterlagen, Bank- und Versicherungsdokumenten, Verträgen, technischen Zertifikaten, Lieferscheinen, Produktetiketten sowie in digitalen Nutzerkonten. In der Kommunikation dienen sie als Referenz, um Anfragen, Meldungen oder Reklamationen eindeutig zuzuordnen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Identifikationsnummer im rechtlichen Sinn?
Sie ist eine eindeutig zugeordnete Kennung mit Ordnungs- und Nachweisfunktion, die von einer dafür zuständigen Stelle vergeben wird. Soweit sie einen Personenbezug ermöglicht, gilt sie als personenbezogenes Datum und unterliegt besonderen Schutzanforderungen.
Ist die Verwendung einer Identifikationsnummer ohne Einwilligung zulässig?
Die Verwendung ist zulässig, wenn eine einschlägige gesetzliche Grundlage oder eine sonstige rechtlich anerkannte Erlaubnis vorliegt, etwa zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben, vertraglicher Pflichten oder gesetzlicher Nachweispflichten. Fehlt eine solche Grundlage, bedarf es einer wirksamen Einwilligung.
Welche Risiken entstehen durch die Verknüpfung mehrerer Datenbanken über eine Identifikationsnummer?
Es können umfangreiche Profile entstehen, die über den ursprünglichen Zweck hinausgehen. Das erhöht die Eingriffsintensität in die Privatsphäre und kann zu unzulässiger Zweckausweitung führen. Dem wirken Zweckbindung, Kopplungsverbote, Transparenz und technische Trennungsmaßnahmen entgegen.
Darf eine Identifikationsnummer veröffentlicht werden?
Die Veröffentlichung ist nur zulässig, wenn der Zweck dies erfordert und keine schutzwürdigen Interessen entgegenstehen. Bei personenbezogenen Nummern ist besondere Zurückhaltung geboten; es gelten die Grundsätze der Erforderlichkeit und Datenminimierung.
Kann eine Identifikationsnummer geändert werden?
Viele Nummern sind dauerhaft angelegt. Änderungen kommen typischerweise nur in eng begrenzten Ausnahmefällen in Betracht, etwa bei sicherheitsrelevanten Risiken, fehlerhafter Erstzuordnung oder strukturellen Umstellungen der Vergabestelle.
Wer ist für die Richtigkeit und Sicherheit einer Identifikationsnummer verantwortlich?
Die Vergabestelle ist für die korrekte Zuteilung und die Integrität des Vergabesystems verantwortlich. Stellen, die die Nummer verarbeiten, sind für die rechtmäßige Nutzung, die Datensicherheit und die Beachtung von Betroffenenrechten verantwortlich.
Wie lange dürfen Identifikationsnummern gespeichert werden?
Die Speicherdauer richtet sich nach dem jeweiligen Zweck und einschlägigen Aufbewahrungspflichten. Nach Zweckerfüllung ist eine Löschung oder Anonymisierung vorzusehen, sofern keine vorrangigen Gründe für eine längere Aufbewahrung bestehen.
