Definition und Grundlagen des Fax
Das Fax (Kurzform für „Fernkopie“, auch als Telefax bezeichnet) ist ein seit Jahrzehnten gängiges Übertragungsmittel für die bildliche Übermittlung von Dokumenten, insbesondere schriftlichen Kommunikationsinhalten, über das Telefonnetz. Die Technik ermöglicht das Senden und Empfangen von Dokumenten in Form von Rastergrafiken und findet nach wie vor Anwendung in Geschäftsprozessen und dem Rechtsverkehr. Trotz des fortschreitenden Übergangs zu digitalen Kommunikationsformen bleibt das Fax in vielen Anwendungsbereichen von rechtlicher Bedeutung.
Rechtliche Einordnung des Fax im Geschäfts- und Rechtsverkehr
Schriftformerfordernis und Wirksamkeit von Fax-Mitteilungen
In Deutschland und anderen Ländern regelt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) die Formerfordernisse für Willenserklärungen und Rechtsgeschäfte. Wird im Gesetz die Schriftform (§ 126 BGB) verlangt, ist grundsätzlich die eigenhändige Unterschrift auf einem körperlichen Dokument erforderlich. Ein per Fax versandtes Schriftstück enthält stets nur eine Kopie der Originalunterschrift, nicht jedoch die Originalunterschrift selbst. Dies hat zur Folge, dass ein Fax in diesen Fällen die gesetzliche Schriftform nicht erfüllt.
Ausnahmen und Besonderheiten
Anders verhält es sich bei Formvorschriften, die nicht ausdrücklich die eigenhändige Unterschrift verlangen. So genügt die Übermittlung von Erklärungen per Fax häufig den Anforderungen der Textform nach § 126b BGB. Die Textform verlangt eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist und die auf einem dauerhaften Datenträger bereitgestellt wird. Da ein Fax schriftliche Informationen übermittelt und die Identifikation des Absenders ermöglicht, wird es regelmäßig als Textform anerkannt.
Rechtswirksamkeit und Zugang von Faxen
Der Zugang von Willenserklärungen ist ein zentrales Element im Zivilrecht. Nach allgemeiner Auffassung ist ein Fax zugegangen, sobald es in einen für den Empfänger bestimmungsgemäß bereitgestellten Empfangsvorrichtung eingegangen ist und unter normalen Umständen zur Kenntnis genommen werden kann. Ein typisches Beispiel ist das Empfangen eines Faxes auf einem betriebsbereiten Empfangsgerät während der Geschäftszeiten.
Unabhängig davon, ob ein Fax tatsächlich vom Empfänger zur Kenntnis genommen wurde, ist der Zugang rechtlich erfolgt, sobald mit einer Kenntnisnahme zu rechnen ist. Dies spielt insbesondere bei Fristen und der Einhaltung von Terminen eine bedeutende Rolle.
Beweisfunktion und Rechtsstreitigkeiten
Im Rechtsstreit dient die Sendeprotokollierung des Faxgerätes als Indiz dafür, dass ein Dokument vom Absender an eine bestimmte Faxnummer versendet wurde. Über die Empfangsbestätigung lässt sich jedoch grundsätzlich nicht belegen, ob der Adressat das Dokument tatsächlich erhalten und gelesen hat. Die Rechtsprechung fordert daher für den Zugangsnachweis oft zusätzliche Indizien wie ein korrektes Sendeprotokoll oder einen Zeugen. Ein Faxbericht mit „OK-Vermerk“ entfaltet dabei hohe Beweiswirkung, weil er belegt, dass das Fax technisch ordnungsgemäß versandt wurde.
Besonderheiten im Behörden- und Gerichtsverfahren
Im Verwaltungsverfahren sowie im gerichtlichen Schriftverkehr gelten teils spezielle Regelungen für die Verwendung von Faxen. Viele Gerichte akzeptieren eingereichte Schriftsätze per Fax, sofern keine strengere Form vorausgesetzt wird, beispielsweise bei Erhebung einer Klage oder Einlegung eines Rechtsmittels.
In Fällen, in denen die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist, muss dem Gericht in der Regel das unterschriebene Original nachgereicht werden. Eine rein per Fax eingereichte Klageschrift genügt nicht den gesetzlichen Formerfordernissen (§ 130 Nr. 6 ZPO). Beim Fristablauf kann jedoch durch rechtzeitigen Faxversand bereits der Fristwahrung Genüge getan werden, sofern das Original zeitnah nachgereicht wird.
Elektronische Kommunikation und Digitalisierung
Die Einführung der qualifizierten elektronischen Signatur (§ 126a BGB) sowie von elektronischen Kommunikationsformen im Rahmen des besonderen Anwaltspostfachs (beA) verändert die Rolle des Faxes im modernen Rechtsverkehr. Die Gerichte und Behörden fordern zunehmend die Nutzung elektronischer Übermittlungswege, sorgen jedoch weiterhin für die Möglichkeit der Fax-Kommunikation, insbesondere als Fallback-Lösung.
Datenschutz und Sicherheit bei Faxübertragungen
Die Übermittlung sensibler oder personenbezogener Daten über Fax unterliegt den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie ergänzenden Datenschutzgesetzen. Das klassische Faxgerät sendet Dokumente unverschlüsselt über das Telefonnetz, wodurch ein gewisses Risiko für unbefugte Zugriffe oder Fehlleitungen besteht.
Moderne Faxlösungen, einschließlich internetbasierter Faxdienste (Fax2Mail, eFax), bieten Verschlüsselung und höhere Sicherheitsstandards, müssen jedoch explizit datenschutzkonform betrieben werden. Insbesondere bei Übermittlungen an Dritte oder für besondere Berufsgeheimnisträger ist eine sorgfältige Risikoabwägung und ggf. der Rückgriff auf sichere Übermittlungsarten geboten.
Fax im internationalen Rechtsverkehr
Die Anerkennung und rechtliche Behandlung von Faxen im grenzüberschreitenden Kontext variiert zwischen den Rechtsordnungen. Häufig sind die Formerfordernisse und Beweiswirkungen analog zur nationalen Regelung ausgestaltet, doch insbesondere bei öffentlich beglaubigten oder notariell beurkundeten Vorgängen ist das Fax aufgrund fehlender Originalität der Unterschrift nicht ausreichend.
Fazit
Das Fax ist trotz rückläufiger Nutzung weiterhin ein bedeutsames Kommunikationsmittel im Geschäfts- und Rechtsverkehr. Seine rechtliche Verbindlichkeit und Beweiskraft richten sich nach dem jeweiligen Formerfordernis und der Verfügbarkeit technischer Nachweise. Die Einhaltung von Datenschutzanforderungen, die Beachtung von Fristen sowie die zunehmende Digitalisierung des Rechtsverkehrs wirken sich auf die rechtliche Relevanz des Faxeinsatzes aus. Bei bestimmten Formalien bleibt das Fax eine praktikable, wenngleich nicht immer vollwertige Alternative zu unterschriebenen Originaldokumenten oder elektronisch signierten Nachrichten.
Häufig gestellte Fragen
Wann gilt ein Fax im Rechtsverkehr als zugegangen?
Im deutschen Rechtsverkehr gilt ein Fax grundsätzlich als zugegangen, sobald es in den Empfangsbereich des Empfängers gelangt ist und unter normalen Umständen mit der Kenntnisnahme gerechnet werden kann. Maßgeblich ist hierbei der Moment, in dem das Dokument dem Empfangsgerät, typischerweise dem Faxgerät oder Fax-Server, vollständig und lesbar übermittelt worden ist. Dabei wird vermutet, dass die Übermittlung mit dem Abschluss des Sendevorgangs, der durch einen Sendebericht oder ein Übertragungsprotokoll dokumentiert wird, erfolgt ist. Der Zugang ist jedoch dann fraglich, wenn das Faxgerät beispielsweise defekt ist oder das Fax außerhalb der Geschäftszeiten eingeht. In diesen Fällen kann sich der Zugang unter Umständen auf den nächsten Geschäftstag verschieben, an dem der Empfänger typischerweise Kenntnis nehmen kann. Nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung reicht es allerdings nicht allein aus, den Sendebericht zu besitzen; im Streitfall muss der Absender glaubhaft machen können, dass das Fax tatsächlich und vollständig dem Empfängergerät zugegangen ist.
Ist die Übermittlung per Fax rechtswirksam für den Zugang von Willenserklärungen?
Die Wirksamkeit des Faxtransfers für Willenserklärungen hängt davon ab, ob der Zugang beim Empfänger als erfolgt gilt. Grundsätzlich sind Willenserklärungen, wie etwa Kündigungen, Mahnungen oder Angebote, auch per Fax formwirksam und wirksam, sofern keine gesetzlich vorgeschriebene strengere Form (etwa die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift) verlangt wird. Dabei entfaltet das per Fax übertragene Dokument dieselbe Rechtswirkung wie ein Brief, sofern die vollständige Lesbarkeit gewährleistet ist. Die Beweisfunktion des Sendeberichts ist jedoch nur eingeschränkt: Er bescheinigt lediglich die technische Versendung, nicht jedoch die tatsächliche und vollständige Übermittlung sowie die Lesbarkeit des Dokuments. Bei streng formgebundenen Erklärungen (z.B. eine Kündigung nach § 623 BGB) genügt die Übermittlung per Fax nicht, dort ist die eigenhändige Unterschrift erforderlich.
Welche Beweiskraft hat ein Sendeprotokoll beim Faxversand?
Das Sendeprotokoll, das vom Faxgerät automatisch nach dem Versand erstellt wird, dient als Beweismittel für die Absendung des Dokuments. Es beweist jedoch nur, dass ein Sendeversuch an die angegebene Nummer stattgefunden hat und ggf. dass ein Dokument versandt wurde. Die Rechtsprechung (z.B. BGH, Urteil vom 27.11.1990, Az. VI ZR 198/89) sieht das Sendeprotokoll als Indiz, nicht jedoch als abschließenden Nachweis für den tatsächlichen Zugang und die vollständige Lesbarkeit beim Empfänger. Letztlich bestehen Zweifel am Zugang stets zu Lasten des Absenders. Der Empfänger kann insbesondere einwenden, dass zum Zeitpunkt des Sendens kein Papier vorhanden war, eine Störung vorlag oder das Dokument unleserlich war. Deshalb empfiehlt sich, zusätzlich Rückbestätigungen einzuholen oder anderweitige, nachvollziehbare Nachweise zum Zugang zu sichern.
Ist ein Fax ausreichend zur Einhaltung der Schriftform?
Die Frage hängt davon ab, wie die Schriftform im jeweiligen Gesetz definiert ist. Nach § 126 BGB erfordert die Schriftform grundsätzlich die eigenhändige Unterschrift auf einer im Original vorliegenden Urkunde. Ein per Fax übermitteltes Dokument enthält lediglich eine Kopie der Unterschrift, nicht jedoch die Originalunterschrift selbst. Daher genügt das Fax in Fällen, bei denen die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. bei bestimmten Arbeitsverträgen, Kündigungen von Arbeitsverhältnissen, Verbraucherdarlehen), nicht. In anderen Fällen, bei denen die Textform (§ 126b BGB) ausreicht, kann ein Fax hingegen ausreichend sein, da hier die lesbare Übertragung des Textes an sich genügt.
Welche Sanktionen drohen bei einem unbeabsichtigten Faxversand vertraulicher Daten?
Der unbeabsichtigte Versand vertraulicher oder personenbezogener Daten über Fax kann gravierende datenschutzrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Nach der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) gilt der Versand vertraulicher Daten per Fax als Datenübertragung und unterliegt strengen Schutzvorschriften. Kommt es zu einer unbefugten Offenbarung, ist dies dem Datenschutzbeauftragten und ggf. der zuständigen Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden zu melden. Je nach Schwere des Verstoßes können Bußgelder von bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes verhängt werden (Art. 83 DSGVO). Darüber hinaus können zivilrechtliche Schadensersatzansprüche der betroffenen Personen entstehen, falls ihnen durch den Vorfall ein Schaden entstanden ist. Mitarbeiter sollten daher geschult und Prozesse etabliert werden, um derartige Datenschutzverletzungen zu vermeiden.
Dürfen Dokumente mit sensiblen personenbezogenen Daten per Fax verschickt werden?
Das Versenden sensibler personenbezogener Daten per Fax ist datenschutzrechtlich nur dann zulässig, wenn geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz dieser Daten gewährleistet werden. Die Übertragung per Fax gilt nach den Empfehlungen diverser Datenschutzaufsichtsbehörden nicht als durchgängig sicher, da Faxe im Klartext gesendet werden und insbesondere bei analogen Faxgeräten ein Zugriff durch unbefugte Dritte am Empfängergerät nicht ausgeschlossen werden kann. Sensible Informationen (z.B. Gesundheitsdaten i.S.v. Art. 9 DSGVO) sollten daher bevorzugt über sichere, verschlüsselte Kommunikationswege übermittelt werden. Falls der Versand per Fax unumgänglich ist, müssen mindestens der Zugriff auf das Empfangsgerät eingeschränkt sein und eine unverzügliche Annahme des Dokuments sichergestellt werden.
Welche Voraussetzungen müssen für eine elektronische Signatur bei Fax-Übermittlung beachtet werden?
Die Übermittlung von Dokumenten mit elektronischer Signatur via Fax stellt in der Praxis einen Sonderfall dar. Die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) nach eIDAS-Verordnung entfaltet grundsätzlich dieselbe rechtliche Wirkung wie eine eigenhändige Unterschrift (§ 126a BGB). Allerdings geht bei der Übertragung eines signierten Dokuments per Fax die Sicherheit und Prüfbarkeit der elektronischen Signatur regelmäßig verloren, da nur eine Bildkopie weitergeleitet wird. Die Prüfbarkeit der Authentizität ist beim Empfänger nicht mehr gegeben, womit die Anforderungen an die elektronische Form nicht mehr eingehalten werden. Für den elektronischen Rechtsverkehr müssen daher andere Übermittlungswege, wie etwa De-Mail oder das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA), genutzt werden, um die Gültigkeit und Überprüfbarkeit der Signatur sicherzustellen.
