Essensmarken: Begriff, rechtliche Einordnung und Bedeutung
Essensmarken, oftmals auch als Mahlzeitengutscheine, Restaurantschecks oder Verpflegungszuschüsse bezeichnet, sind geldwerte Vorteile, welche vom Arbeitgeber an Arbeitnehmer ausgegeben werden, um die tägliche Verpflegung zu subventionieren. Die Ausgabe und Verwendung von Essensmarken ist in vielen Staaten, insbesondere in Deutschland, Österreich und der Schweiz, gesetzlich geregelt und mit vielfältigen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben verbunden.
Begriff und Zweck der Essensmarken
Essensmarken dienen als Ersatzleistung zur täglichen Verpflegung im Arbeitsverhältnis. Sie berechtigen in der Regel zum Bezug von Mahlzeiten in bestimmten gastronomischen Einrichtungen oder zur Einlösung im Lebensmittelhandel. Arbeitgeber nutzen Essensmarken, um das Wohlbefinden ihrer Beschäftigten zu fördern und einen finanziellen Beitrag zur täglichen Ernährung zu leisten.
Die gesetzliche Verankerung findet sich insbesondere in den Vorgaben zum steuerlichen Sachbezug und bei der Lohnabrechnung. Essensmarken gelten grundsätzlich als geldwerte Vorteile, die mit geldwertem Charakter auf das Arbeitsentgelt angerechnet werden können.
Steuerliche Behandlung von Essensmarken
Voraussetzungen für die Steuervergünstigung
Essensmarken stellen grundsätzlich einen lohnsteuerpflichtigen Sachbezug dar. Jedoch begünstigt die deutsche Finanzverwaltung bestimmte Voraussetzungen für eine steuerliche Privilegierung (§ 8 Abs. 2 Satz 1, § 8 Abs. 2 Sätze 8 und 9 EStG, R 8.1 LStR). So gilt für Essensmarken und vergleichbare Leistungen regelmäßig der amtliche Sachbezugswert, sofern die Marken den Zweck der Verpflegung erfüllen und die gesetzlichen Höchstgrenzen eingehalten werden.
Regelungen zum amtlichen Sachbezugswert
Nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) wird für Mahlzeiten, die durch Sachbezüge oder Essensmarken zur Verfügung gestellt werden, jährlich ein amtlicher Sachbezugswert festgelegt. Für das Kalenderjahr 2024 beträgt der monatliche Sachbezugswert für eine Mittag- oder Abendmahlzeit 4,13 EUR pro Tag (Stand: 2024). Wird eine Essensmarke im Wert des Sachbezugs ausgegeben, bleibt der Betrag steuer- und sozialversicherungsfrei.
Steuerfreigrenze und Zuzahlungen des Arbeitnehmers
Übersteigt der Wert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert, kann eine Steuerpflicht für den übersteigenden Betrag entstehen. Leistet der Arbeitnehmer eine Zuzahlung, ist diese vom Sachbezugswert abzuziehen; verbleibt ein Restwert, ist dieser als geldwerter Vorteil zu versteuern bzw. zu verbeitragen.
Pauschalversteuerung
Nach § 40 Abs. 2 EStG kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil aus Essensmarken pauschal mit 25 % versteuern. Diese Variante wird in der Praxis vielfach genutzt, um dem Arbeitnehmer die Abführung individueller Steuern zu ersparen.
Sozialversicherungsrechtliche Behandlung
Auch aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht gelten Essensmarken als Arbeitsentgelt. Wird der amtliche Sachbezugswert nicht überschritten und setzten die Marken tatsächlich eine Mahlzeit voraus, bleibt der Vorteil beitragsfrei. Abweichungen müssen entsprechend bei der Beitragsberechnung berücksichtigt werden.
Voraussetzungen und Einschränkungen bei der Verwendung von Essensmarken
Bindung an Arbeitsverhältnisse
Die Ausgabe von Essensmarken ist in aller Regel an ein bestehendes Arbeitsverhältnis geknüpft. Die Marken dürfen Arbeitnehmern für Arbeitstage gewährt werden, an denen sie tatsächlich tätig sind. Eine Ausgabe für Krankheitstage, Wochenenden oder Urlaub ist rechtlich nicht zulässig.
Einlösbarkeit und Akzeptanzstellen
Essensmarken können bei entsprechend teilnehmenden Restaurants, Kantinen oder Handelspartnern eingelöst werden. Sie sind nicht übertragbar und dürfen nicht in Barwert rückerstattet werden. Die Einlösung ist regelmäßig auf einen bestimmten Kalendertag bzw. Arbeitstag begrenzt.
Vergleichbare Leistungen und Entwicklungen
Digitale Essensmarken
Mit fortschreitender Digitalisierung gewinnen elektronische Essensmarken zunehmend an Bedeutung. Diese werden meist als Guthabenkarten oder digitale Apps bereitgestellt und unterliegen denselben steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben wie die klassische Papierform.
Abgrenzung zu anderen Sachleistungen
Essensmarken sind von anderen geldwerten Vorteilen wie Gutscheinen oder Tankkarten strikt abzugrenzen. Es gelten gesonderte Vorschriften des Einkommensteuergesetzes und der Lohnsteuer-Richtlinien. Im Falle von Gutscheinen ist seit der Einführung des § 8 Abs. 1a EStG entscheidend, ob es sich um einen Sach- oder um einen Barlohn handelt.
Aufbewahrungspflichten, Nachweis und Dokumentation
Arbeitgeber sind verpflichtet, die Ausgabe und Einlösung von Essensmarken ordnungsgemäß zu dokumentieren, um eventuellen Prüfungen durch Finanzbehörden und Sozialversicherungsträger standhalten zu können. Die Aufbewahrungspflicht umfasst in der Regel sechs bis zehn Jahre, in Anlehnung an die Vorgaben der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuchs.
Sanktionen bei Regelverstößen
Bei nicht ordnungsgemäßer Behandlung von Essensmarken – etwa der Überschreitung von Höchstwerten oder einer nicht zulässigen Barauszahlung – können Nachforderungen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen sowie Bußgelder drohen.
Fazit:
Essensmarken sind aus steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Sicht bedeutsame Sachleistungen, die zahlreichen gesetzlichen Vorgaben unterliegen. Ihre sachgerechte Handhabung bietet Arbeitgebern und Arbeitnehmern Vorteile, erfordert aber eine exakte rechtliche Einordnung und Dokumentation. Änderungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht sind regelmäßig zu beachten, um Rechts- und Planungssicherheit zu gewährleisten.
Häufig gestellte Fragen
Dürfen Essensmarken steuerfrei an Arbeitnehmer ausgegeben werden?
Essensmarken können unter bestimmten Voraussetzungen als steuerfreier Vorteil an Arbeitnehmer ausgegeben werden. Damit die Steuerfreiheit greift, müssen die Essensmarken vorrangig zur Verpflegung während der Arbeitszeit vorgesehen sein und den amtlichen Sachbezugswert nicht überschreiten. Laut § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG ist die steuerliche Behandlung strikt an Bedingungen geknüpft: Die Marke darf nicht bar auszahlbar sein, das tägliche Maximum und Monatskontingent müssen eingehalten werden und die Einlösung hat typischerweise bei anerkannten Akzeptanzstellen (z.B. Supermärkte, Restaurants) zu erfolgen. Wird die Zuwendung als Barlohn oder über den Sachbezugswert hinaus gewährt, kann eine steuerfreie Behandlung entfallen und ggf. Lohnsteuer und Sozialversicherungspflicht ausgelöst werden.
Können Essensmarken im Rahmen der 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge gewährt werden?
Ja, Essensmarken gelten grundsätzlich als Sachbezug und können in den monatlichen Freibetrag gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG bis zu 50 Euro je Mitarbeiter und Monat eingebettet werden. Zu beachten ist jedoch, dass der Wert der Essensmarke pro Arbeitstag und der Gesamtwert im Monat den Freibetrag nicht übersteigen dürfen. Des Weiteren werden andere Sachbezüge (wie Tankgutscheine oder Geschenkgutscheine) auf den Betrag angerechnet. Wird die Freigrenze überschritten, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialabgabenpflichtig.
Wie sind Essensmarken sozialversicherungsrechtlich zu behandeln?
Essensmarken zählen zu den geldwerten Vorteilen und unterliegen grundsätzlich der Sozialversicherungspflicht, wenn die steuerlichen Freibeträge und Rahmenbedingungen nicht eingehalten werden. Liegt der Wert der Essensmarke innerhalb des Sachbezugswertes und werden die steuerlichen Vorgaben eingehalten, bleibt auch die Sozialversicherungspflicht aus. Kommt es jedoch zu einer Überschreitung des Freibetrags oder zu einer Auszahlung als Barlohn, müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf den übersteigenden Betrag Sozialversicherungsbeiträge entrichten.
Können Minijobber Essensmarken erhalten?
Auch Minijobber können Essensmarken als steuerfreien oder pauschalbesteuerten Sachbezug erhalten. Wichtig ist, dass der Wert der Essensmarken auf den Jahresverdienst des Minijobbers angerechnet wird. Dadurch könnte der Minijobber gegebenenfalls die Minijob-Grenze von 538 Euro monatlich (Stand 2024) überschreiten. Für Minijobber gelten ansonsten die gleichen Voraussetzungen zur Steuer- und Beitragsfreiheit wie für reguläre Arbeitnehmer.
Gibt es Einschränkungen bei der Einlösung von Essensmarken?
Ja, die Einlösung von Essensmarken ist in vielfacher Hinsicht beschränkt. Die Marken dürfen nur für Mahlzeiten und nicht für andere Waren verwendet werden; der rechtliche Rahmen sieht ihre Nutzung bei Akzeptanzstellen wie Restaurants, Bäckereien, Supermärkten (nur für verzehrfertige Speisen) vor. Darüber hinaus dürfen Essensmarken nicht übertragen oder gegen Bargeld eingelöst werden. Eine zeitliche Bindung ist ebenfalls zu beachten: Typischerweise müssen Essensmarken im Kalendermonat beziehungsweise binnen eines festgelegten Zeitraums verwendet werden, je nach betrieblicher Umsetzung.
Wie ist mit Essensmarken bei Homeoffice oder Auswärtstätigkeit umzugehen?
Arbeitnehmer im Homeoffice oder auf Dienstreisen sind grundsätzlich nicht von der Gewährung von Essensmarken ausgeschlossen. Allerdings darf der Arbeitgeber bei Arbeitnehmern, die mit Mahlzeiten anlässlich einer Dienstreise oder bei Auswärtstätigkeit bereits steuerfreie Verpflegungspauschalen oder Mahlzeitenzuschüsse erhalten, keine weiteren steuerfreien Essensmarken gewähren. Eine Doppelförderung würde gegen die steuerlichen Vorschriften verstoßen. Dies ist im Rahmen der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung exakt zu dokumentieren.
Haben Essensmarken Einfluss auf die steuerliche Behandlung von Reisekosten?
Essensmarken und Reisekostenerstattungen sind steuerlich exakt zu trennen. Wird während einer Auswärtstätigkeit eine Essensmarke eingesetzt oder ausgehändigt, muss der als Werbungskosten abziehbare Verpflegungsmehraufwand um den Wert der Essensmarke gekürzt werden. Andernfalls drohen steuerliche Nachteile oder Doppelbegünstigungen, die rechtlich nicht zulässig sind und bei Lohnsteueraußenprüfungen beanstandet werden können. Eine genaue Aufzeichnung und Verrechnung ist daher erforderlich.
Müssen Arbeitgeber die Gewährung von Essensmarken dokumentieren?
Arbeitgeber sind verpflichtet, die Ausgabe und den Wert der Essensmarken lückenlos zu dokumentieren. Dies schließt sowohl die Anzahl der ausgegebenen Marken als auch deren Einlösung für die jeweilige Arbeitswoche beziehungsweise den Monat ein. Die Aufzeichnungen dienen im Falle einer Lohnsteueraußenprüfung als Nachweis für die Einhaltung der steuerlichen Regelungen gemäß Einkommensteuergesetz und Sozialversicherungsrecht. Eine mangelhafte Dokumentation kann zu Nachversteuerungen und Nachberechnungen der Sozialversicherungsbeiträge führen.
