Begriff und Grundprinzip
Entgeltumwandlung bezeichnet die Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, nach der ein Teil des künftigen Arbeitsentgelts nicht ausgezahlt, sondern für eine betriebliche Altersversorgung verwendet wird. Das Arbeitsentgelt wird damit in eine Versorgungsanwartschaft umgewandelt. Diese Form der Vorsorge ist arbeitsrechtlich ein Bestandteil der betrieblichen Altersversorgung und wird durch steuer- sowie sozialversicherungsrechtliche Vorgaben geprägt.
Kernelement ist die Verschiebung von Vergütung in eine Versorgung für Alter, Invalidität oder Hinterbliebene. Die Umwandlung betrifft ausschließlich künftiges Entgelt; eine rückwirkende Umwandlung bereits entstandener Entgeltansprüche ist grundsätzlich nicht vorgesehen.
Rechtliche Einordnung
Anspruch und Zugang
Grundsätzlich können Beschäftigte in einem Arbeitsverhältnis Entgeltumwandlung verlangen. Der Anspruch richtet sich auf die Einrichtung einer betrieblichen Altersversorgung über einen anerkannten Versorgungsträger. Typischerweise wird dies über eine Direktversicherung, eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds umgesetzt. Besondere Beschäftigtengruppen (zum Beispiel Auszubildende, Teilzeitkräfte oder geringfügig Beschäftigte) werden rechtlich erfasst; Details können sich aus kollektivrechtlichen Regelungen ergeben.
Die Umwandlung darf nicht dazu führen, dass zwingende arbeitsrechtliche Schutzstandards unterschritten werden. Insbesondere ist zu beachten, dass gesetzliche Entgeltuntergrenzen in dem maßgeblichen Abrechnungszeitraum gewahrt bleiben.
Form und Inhalt der Vereinbarung
Die Entgeltumwandlung wird durch Vereinbarung geregelt, häufig schriftlich oder in Textform dokumentiert. Festgehalten werden typischerweise:
- Höhe des umzuwandelnden Entgelts und Zeitpunkt der Umwandlung,
- Durchführungsweg und Versorgungsträger,
- Leistungsarten (Alters-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenversorgung),
- Regelungen zur Anpassung, Unterbrechung und Beendigung,
- Begünstigtenbestimmungen für den Todesfall.
Die Vereinbarung wirkt grundsätzlich nur für die Zukunft. Änderungen sind möglich, betreffen jedoch in der Regel ebenfalls nur künftige Entgeltbestandteile.
Durchführungswege der betrieblichen Altersversorgung
Externe Versorgungsträger
In der Praxis wird Entgeltumwandlung überwiegend über externe Träger organisiert:
- Direktversicherung: Der Arbeitgeber schließt eine Lebens- oder Rentenversicherung zugunsten der Arbeitnehmer ab.
- Pensionskasse: Eine rechtlich selbstständige Versorgungseinrichtung erbringt die Leistungen.
- Pensionsfonds: Kapitalmarktnahe Versorgungseinrichtung mit eigenständiger Kapitalanlage.
Diese Wege sind für Entgeltumwandlung besonders vorgesehen und sichern eine klare Trennung zwischen Unternehmensvermögen und Versorgungsvermögen.
Interne Zusagen und Unterstützungskasse
Daneben existieren weitere Gestaltungen (Direktzusage und Unterstützungskasse). Entgeltumwandlung kann in bestimmten Konstellationen auch dort verwendet werden, wird in der Praxis jedoch seltener genutzt. Bei diesen Varianten spielt der Insolvenzschutz eine besondere Rolle, da der Leistungsanspruch zunächst gegenüber dem Arbeitgeber besteht oder mittelbar über eine rechtlich selbstständige Kasse abgesichert wird.
Finanzierung, Arbeitgeberpflichten und Zuschuss
Die Entgeltumwandlung wird grundsätzlich durch Arbeitnehmerbeiträge aus dem Bruttoentgelt finanziert. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die vereinbarte Umwandlung technisch und vertraglich umzusetzen, Beiträge fristgerecht abzuführen und die Versorgungszusage zu dokumentieren.
Sofern der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einspart, kann ein arbeitsrechtlicher Anspruch auf einen Zuschuss bestehen, dessen Höhe an der Ersparnis ausgerichtet ist. Näheres kann durch Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge bestimmt werden.
Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Grundzüge
Beiträge aus Entgeltumwandlung werden innerhalb bestimmter Höchstgrenzen steuerlich begünstigt und sind bis zu festgelegten Grenzen sozialversicherungsrechtlich beitragsfrei. Die konkrete Begünstigung hängt von der Ausgestaltung, dem Durchführungsweg und den jeweils geltenden Grenzwerten ab.
Leistungen aus der betrieblichen Altersversorgung unterliegen im Rentenbezug grundsätzlich der Besteuerung. Für gesetzlich krankenversicherte Personen können Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung anfallen. Die genaue Behandlung richtet sich nach der Leistungsart, dem Durchführungsweg und dem Versicherungsstatus zum Zeitpunkt des Bezugs.
Arbeitsrechtliche Wirkungen im Beschäftigungsverhältnis
Durch die Umwandlung reduziert sich das auszuzahlende Bruttoentgelt. Dies kann Auswirkungen auf Entgeltbestandteile haben, die an das laufende Brutto anknüpfen (zum Beispiel variable Vergütungen, Zuschläge oder Entgeltfortzahlung). Die konkrete Folgenbeurteilung richtet sich nach den maßgeblichen Vereinbarungen und kollektivrechtlichen Regelungen.
Sachleistungen oder Entgeltbestandteile, die rechtlich nicht umwandelbar sind, bleiben unberührt. Die Umwandlung erfasst nicht das bereits fällig gewordene Entgelt, sondern nur künftige Ansprüche.
Portabilität, Unverfallbarkeit und Beendigung
Ansprüche aus Entgeltumwandlung gelten regelmäßig als sofort unverfallbar, da sie aus Eigenbeiträgen der Beschäftigten stammen. Beim Arbeitgeberwechsel bestehen in der Regel folgende Optionen:
- Übertragung der Anwartschaften auf den neuen Arbeitgeber und dessen Versorgungssystem,
- Fortführung des Vertrags mit eigenen Beiträgen,
- Ruhendstellung (Beitragsfreistellung) mit späterer Leistungsgewährung.
Eine Beendigung der Entgeltumwandlung ist für die Zukunft möglich. Bereits umgewandelte Beiträge verbleiben grundsätzlich im Versorgungssystem und stehen den Beschäftigten als Anwartschaft zu.
Insolvenz- und Leistungsschutz
Bei externen Versorgungsträgern sind die Versorgungsansprüche rechtlich vom Arbeitgebervermögen getrennt. Bei internen Zusagen und Unterstützungskassen besteht ein spezieller Insolvenzschutz über dafür vorgesehene Sicherungssysteme. Zusätzlich gelten Beschränkungen der Abtretbarkeit und Verpfändbarkeit von Anwartschaften sowie ein grundsätzliches Vorbehaltsverbot hinsichtlich der erdienten Leistungen.
Eine vorzeitige Auszahlung ist bei der betrieblichen Altersversorgung im Grundsatz ausgeschlossen. Ausnahmen sind nur in eng begrenzten Fällen vorgesehen, zum Beispiel bei bestimmten Kleinbetragsrenten oder unter strengen Voraussetzungen in besonderen Härtefällen.
Mitbestimmung, Tarifbindung und Informationspflichten
Die Ausgestaltung der Entgeltumwandlung kann durch Tarifverträge vorstrukturiert sein. In Betrieben mit Arbeitnehmervertretung bestehen Mitwirkungsrechte hinsichtlich der Einführung und Ausgestaltung betrieblicher Versorgungsordnungen. Arbeitgeber haben über die wesentlichen Inhalte, Kosten, Zuschüsse sowie die Auswirkungen auf Entgelt und Versorgung zu informieren. Versorgungsträger stellen ergänzende produktbezogene Informationen bereit.
Besondere Konstellationen
Bei Teilzeit, geringfügiger Beschäftigung, variabler Vergütung oder Elternzeit sind Besonderheiten zu beachten, etwa hinsichtlich der Umwandelbarkeit von Entgelt, der Einhaltung von Entgeltuntergrenzen und der sozialversicherungsrechtlichen Einordnung. Kollektivrechtliche Vorgaben und betriebliche Versorgungsordnungen können zusätzlich abweichende oder ergänzende Regelungen enthalten.
Rechtliche Einordnung von Vor- und Nachteilen
Rechtlich vorteilhaft sind insbesondere die begünstigte Behandlung von Beiträgen, der institutionelle Schutz des Versorgungsvermögens und die sofortige Unverfallbarkeit der Anwartschaften aus eigenen Beiträgen. Dem stehen Bindungen gegenüber, etwa eingeschränkte Verfügbarkeit, spätere steuerliche Belastung der Leistungen sowie mögliche Auswirkungen auf entgeltbezogene Ansprüche während der aktiven Beschäftigung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Entgeltumwandlung
Wer hat einen Anspruch auf Entgeltumwandlung?
Beschäftigte in einem Arbeitsverhältnis können grundsätzlich verlangen, dass ein Teil ihres künftigen Entgelts in eine betriebliche Altersversorgung umgewandelt wird. Der Anspruch richtet sich auf die Einrichtung über einen anerkannten Versorgungsträger. Kollektivrechtliche Regelungen können den Zugang näher ausgestalten.
Welche Entgeltbestandteile können umgewandelt werden?
Umwandelbar sind regelmäßig künftige laufende Entgeltbestandteile sowie bestimmte Sonderzahlungen, soweit sie noch nicht fällig sind. Nicht umwandelbar sind bereits entstandene Entgeltansprüche und Entgeltbestandteile, bei denen zwingende gesetzliche Schutzvorgaben entgegenstehen. Entgeltuntergrenzen müssen im maßgeblichen Zeitraum gewahrt bleiben.
Muss der Arbeitgeber einen Zuschuss zahlen?
Sofern der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einspart, kann ein gesetzlicher Zuschuss vorgesehen sein. Die konkrete Höhe orientiert sich an der Ersparnis. Näheres kann sich aus Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen ergeben.
Wie werden Beiträge und Leistungen steuer- und sozialversicherungsrechtlich behandelt?
Beiträge aus Entgeltumwandlung sind bis zu festgelegten Höchstbeträgen steuerlich begünstigt und teilweise sozialversicherungsfrei. Leistungen im Rentenbezug unterliegen grundsätzlich der Besteuerung; für gesetzlich Krankenversicherte können Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung anfallen. Maßgeblich sind Durchführungsweg, Höhe der Leistungen und der individuelle Versicherungsstatus.
Was passiert bei einem Arbeitgeberwechsel?
Anwartschaften aus Entgeltumwandlung sind regelmäßig sofort unverfallbar. Bei einem Wechsel kommen Übertragung auf das neue Versorgungssystem, private Fortführung oder Ruhendstellung in Betracht. Die konkrete Möglichkeit richtet sich nach den Vereinbarungen und den Regeln des Versorgungsträgers.
Wie sind Anwartschaften bei einer Insolvenz geschützt?
Bei externen Versorgungsträgern besteht eine rechtliche Trennung vom Arbeitgebervermögen. Für interne Zusagen und Unterstützungskassen greift ein spezieller Insolvenzschutz über entsprechende Sicherungssysteme. Zudem gelten gesetzliche Beschränkungen der Verfügung über Anwartschaften.
Kann die Entgeltumwandlung rückgängig gemacht oder vorzeitig ausgezahlt werden?
Eine rückwirkende Aufhebung ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Für die Zukunft kann die Umwandlung angepasst oder beendet werden. Vorzeitige Auszahlungen sind nur in eng begrenzten Ausnahmefällen möglich, etwa bei gesetzlich definierten Kleinbetragsleistungen oder unter strikten Voraussetzungen in Härtefällen.
