Entfernungspauschale: Begriff, Zweck und Einordnung
Die Entfernungspauschale (umgangssprachlich auch Pendlerpauschale) ist ein pauschaler steuerlicher Ansatz für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Sie mindert das zu versteuernde Einkommen, indem für jeden Arbeitstag eine Pauschale je Entfernungskilometer (einfacher Weg) berücksichtigt wird. Unabhängig vom eingesetzten Verkehrsmittel ersetzt die Pauschale die tatsächlichen Aufwendungen, ohne dass Einzelbelege für Treibstoff, Wartung oder Tickets maßgeblich sind.
Kernidee
Die Pauschale knüpft an regelmäßige Fahrten zur dauerhaften Arbeitsstätte an. Entscheidend ist die einfache Entfernung, nicht Hin- und Rückweg. Pro Arbeitstag ist daher höchstens eine einfache Strecke ansetzbar. Die Pauschale ist ein Instrument der Einkünfteermittlung und keine eigenständige Erstattung.
Abgrenzung zu Reisekosten
Fahrten zu wechselnden Einsatzorten, Dienstreisen oder auswärtigen Tätigkeiten sind keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. In solchen Fällen gelten gesonderte Reisekostengrundsätze, die sich von der Entfernungspauschale unterscheiden. Maßgeblich ist, ob eine dauerhafte erste Tätigkeitsstätte besteht oder eine auswärtige berufliche Tätigkeit vorliegt.
Voraussetzungen und Anwendungsbereich
Erste Tätigkeitsstätte
Erste Tätigkeitsstätte ist die dauerhafte, vom Arbeitgeber zugewiesene ortsfeste Arbeitsstätte, die der Arbeitnehmer regelmäßig aufsucht (zum Beispiel ein Betrieb, eine Niederlassung, eine Filiale, eine Schule oder Behörde). Ohne ausdrückliche Zuweisung ist maßgeblich, an welchem Ort die Tätigkeit typischerweise schwerpunktmäßig erbracht wird. Pro Arbeitgeber gibt es höchstens eine erste Tätigkeitsstätte. Bei mehreren Arbeitgebern kann es entsprechend mehrere geben.
Verkehrsmittel
Die Pauschale gilt unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel: Pkw, Motorrad, öffentliche Verkehrsmittel, Fahrrad oder Fußweg. Auch Fahrgemeinschaften fallen darunter; die Pauschale steht Fahrern und Mitfahrern gleichermaßen zu. Bei einem vom Arbeitgeber überlassenen Fahrzeug scheidet ein Ansatz eigener Wegeaufwendungen aus.
Entfernung und Route
Die Entfernung bemisst sich grundsätzlich nach der kürzesten verkehrsüblichen Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Eine längere Strecke kann angesetzt werden, wenn sie regelmäßig genutzt wird und verkehrsgünstiger ist (zum Beispiel zeitsparender oder verlässlichere Verkehrsführung). Umwege aus privaten Gründen sind nicht berücksichtigungsfähig.
Anzahl der Tage
Die Pauschale ist für die Tage ansetzbar, an denen die erste Tätigkeitsstätte tatsächlich aufgesucht wird. Homeoffice-Tage oder Abwesenheiten (zum Beispiel Urlaub, Krankheit) bleiben unberücksichtigt. Mehrfache Fahrten an einem Tag führen nicht zu einer mehrfachen Entfernungspauschale; maßgeblich bleibt die einfache Entfernung pro Arbeitstag.
Sonderkonstellationen
Bei Sammelpunkten oder weiträumigen Tätigkeitsgebieten (zum Beispiel Betriebshof, festgelegter Treffpunkt) gelten für die Anfahrten dorthin die Grundsätze der Entfernungspauschale. Bei einer doppelten Haushaltsführung kann die wöchentliche Familienheimfahrt ebenfalls mit der Entfernungspauschale berücksichtigt werden. Für Wege zu einer regelmäßigen Bildungsstätte im Rahmen von Ausbildung oder Studium wird die Entfernungspauschale grundsätzlich ebenfalls angewandt.
Berechnung und Höhe
Kilometersätze und Zeiträume
- Grundsatz: 0,30 Euro je Entfernungskilometer.
- Übergangsweise erhöhte Sätze für längere Entfernungen:
- 2021: ab dem 21. Entfernungskilometer 0,35 Euro.
- 2022 bis 2026: ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro.
Der erhöhte Satz für Fernpendelnde gilt nur für die Kilometer ab dem 21. Entfernungskilometer; die ersten 20 Kilometer bleiben beim Grundsatzbetrag.
Einfacher Weg
Ansatzfähig ist ausschließlich der einfache Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pro Arbeitstag. Die tatsächlichen Rückwege oder zusätzliche Fahrten am selben Tag erhöhen die Pauschale nicht.
Höchstbeträge und Ausnahmen
- Bei Nutzung ohne eigenes Kraftfahrzeug (zum Beispiel ÖPNV, Fahrrad, Fußweg) gilt eine jährliche Obergrenze der Entfernungspauschale von 4.500 Euro.
- Wird ein eigenes Kraftfahrzeug genutzt, gilt diese Obergrenze nicht.
- Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel können die tatsächlichen Aufwendungen berücksichtigt werden, wenn sie die Entfernungspauschale übersteigen.
- Bei bestimmten Behinderungen können ausnahmsweise die tatsächlichen Kosten oder erleichterte Ansätze in Betracht kommen.
Erstattungen und Wechselwirkungen
Leistungen des Arbeitgebers
Zuschüsse oder Sachleistungen des Arbeitgebers für den Arbeitsweg (zum Beispiel Jobtickets, Fahrtkostenzuschüsse) können steuerlich begünstigt sein. In diesem Fall wird eine doppelte Begünstigung vermieden, indem die erhaltenen Leistungen auf die Entfernungspauschale für die entsprechenden Fahrten angerechnet werden. Auch pauschal besteuerte Zuschüsse führen regelmäßig zu einer Kürzung der abziehbaren Pauschale.
Arbeitgeberfahrzeug
Bei Überlassung eines Fahrzeugs durch den Arbeitgeber entstehen regelmäßig geldwerte Vorteile, die gesondert zu erfassen sind. Eigene abziehbare Wegeaufwendungen fallen insoweit nicht an; die Entfernungspauschale scheidet für diese Fahrten aus.
Abgrenzung zu Dienstreisen
Fahrten zu auswärtigen Einsatzorten sind keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Für solche Reisen gelten andere steuerliche Grundsätze, die insbesondere tatsächliche Fahrtkosten betreffen können. Reine Hol- und Bringfahrten zwischen Wohnung und Sammelpunkt oder festem Einsatzort bleiben hingegen im Anwendungsbereich der Entfernungspauschale.
Mobilitätsprämie
Für Personen mit geringer steuerlicher Leistungsfähigkeit kann für die Jahre 2021 bis 2026 eine gesonderte Mobilitätsprämie in Betracht kommen. Sie betrifft ausschließlich den Abschnitt der erhöhten Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer und kommt nur unter engen persönlichen und zeitlichen Voraussetzungen in Frage.
Besondere Aspekte
Mehrere Arbeitgeber
Bestehen mehrere Arbeitsverhältnisse, kann es mehrere erste Tätigkeitsstätten geben. Die Entfernungspauschale kommt dann für die jeweiligen Fahrten in Betracht, sofern die Tätigkeitsstätten an unterschiedlichen Tagen aufgesucht werden.
Arbeitsweg und Teilstrecken
Park-and-Ride, Fahrrad- oder Fußwege als Zubringer sowie Umstiege im ÖPNV ändern nichts am Grundprinzip: Maßgeblich ist die Straßenentfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, wobei eine regelmäßig genutzte verkehrsgünstige Strecke angesetzt werden kann.
Wechsel der Tätigkeitsstätte im Jahr
Wechselt die erste Tätigkeitsstätte im Laufe eines Jahres, sind die jeweiligen Entfernungen zeitanteilig zugrunde zu legen. Maßgeblich ist, an welchen Tagen die jeweilige Tätigkeitsstätte tatsächlich aufgesucht wurde.
Nachweis und Plausibilität
Die Anerkennung erfolgt auf Grundlage plausibler Angaben zu Entfernung, Verkehrsmittel und Anwesenheitstagen. Typische Belege können etwa Fahrkarten, Bescheinigungen des Arbeitgebers oder Arbeitszeitnachweise sein. Für die Routenlänge wird häufig auf allgemein zugängliche Routenplaner oder amtliche Entfernungsangaben zurückgegriffen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Entfernungspauschale
Ist die Entfernungspauschale eine Erstattung oder ein Abzug?
Die Entfernungspauschale ist ein Abzugsposten bei der Ermittlung des zu versteuernden Einkommens. Sie mindert die steuerliche Bemessungsgrundlage, ist jedoch keine direkte Auszahlung. Eine Auszahlung kommt nur im Rahmen spezieller Regelungen wie der Mobilitätsprämie in Betracht, sofern deren Voraussetzungen erfüllt sind.
Gilt die Pauschale auch für Fahrrad, E-Bike oder Fußweg?
Ja. Die Pauschale ist verkehrsmittelunabhängig. Sie gilt gleichermaßen für motorisierte und nicht motorisierte Fortbewegungsarten sowie für Wege zu Fuß. Bei Nutzung ohne eigenes Kraftfahrzeug ist die jährliche Pauschale allerdings grundsätzlich auf 4.500 Euro begrenzt, vorbehaltlich besonderer Ausnahmen.
Wie wird die Entfernung gemessen?
Maßgeblich ist die kürzeste verkehrsübliche Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Eine längere Strecke kann berücksichtigt werden, wenn sie regelmäßig genutzt wird und verkehrsgünstiger ist. Ansatzfähig ist nur der einfache Weg pro Arbeitstag.
Was gilt bei Arbeitgeberzuschüssen oder Jobtickets?
Erhält eine Person Zuschüsse oder Sachleistungen des Arbeitgebers für den Arbeitsweg, werden diese zur Vermeidung einer Doppelbegünstigung auf die Entfernungspauschale angerechnet. Das betrifft insbesondere steuerfreie oder pauschal besteuerte Leistungen für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte.
Gibt es eine Höchstgrenze für die Entfernungspauschale?
Bei Nutzung ohne eigenes Kraftfahrzeug ist die Entfernungspauschale im Kalenderjahr grundsätzlich auf 4.500 Euro begrenzt. Wird ein eigenes Kraftfahrzeug eingesetzt, gilt diese Begrenzung nicht. Für Nutzer öffentlicher Verkehrsmittel können tatsächliche Aufwendungen berücksichtigt werden, wenn sie die Pauschale übersteigen.
Kann die Pauschale an mehreren Tagen für dieselbe Strecke angesetzt werden?
Sie ist für jeden Tag ansetzbar, an dem die erste Tätigkeitsstätte tatsächlich aufgesucht wird. Mehrfache Fahrten an einem Tag erhöhen die Pauschale nicht; es zählt pro Arbeitstag nur die einfache Entfernung.
Was gilt bei mehreren Arbeitgebern oder wechselnden Einsatzorten?
Bei mehreren Arbeitgebern kann jeweils eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen. Fahrten zu auswärtigen, wechselnden Einsatzorten sind keine Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte; hierfür gelten getrennte reisekostenrechtliche Grundsätze.
Wer kann die Mobilitätsprämie in Anspruch nehmen?
Die Mobilitätsprämie betrifft den erhöhten Anteil der Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer in den Jahren 2021 bis 2026 und kommt nur bei geringer steuerlicher Leistungsfähigkeit in Betracht. Sie ist an besondere persönliche und zeitliche Voraussetzungen geknüpft.
