ELStAM: Begriff, Zweck und Einordnung
ELStAM ist die Abkürzung für Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Gemeint ist das digitale Verfahren, mit dem Arbeitgeber die für den laufenden Lohnsteuerabzug maßgeblichen Merkmale von Beschäftigten bei der Finanzverwaltung abrufen. Das System ersetzt papiergebundene Bescheinigungen und sorgt dafür, dass aktuelle, zentral geführte Daten für die Berechnung der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags und der Kirchensteuer genutzt werden.
Funktion und Bedeutung
ELStAM dient der rechtskonformen und zeitnahen Ermittlung der Lohnsteuer im Rahmen des Quellenabzugs. Zugleich stellt das Verfahren sicher, dass personenbezogene Steuermerkmale einheitlich, nachvollziehbar und nach den Grundsätzen des Datenschutzes verarbeitet werden.
Welche Merkmale umfasst ELStAM?
Über ELStAM werden insbesondere folgende Informationen bereitgestellt:
- Steuerklasse (einschließlich der möglichen Kombinationen bei Ehegatten/Lebenspartnern sowie Faktorverfahren)
- Anzahl der Kinderfreibeträge
- Kirchensteuermerkmale (z. B. Religionszugehörigkeit für den Kirchensteuerabzug)
- Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge
- Hinweise zur Nebenbeschäftigung (z. B. Anwendung der Steuerklasse VI)
Beteiligte Stellen
Am Verfahren beteiligt sind die Finanzverwaltung mit ihrem zentralen Datenregister, die Arbeitgeber als abrufberechtigte Stellen sowie die Arbeitnehmer, deren persönliche Merkmale verwaltet werden. Grundlage der Zuordnung ist die steuerliche Identifikationsnummer, die eine eindeutige, lebenslange Identifizierung ermöglicht.
Rechtlicher Rahmen und Systematik des Lohnsteuerabzugs
Grundprinzip
Der Lohnsteuerabzug ist ein laufendes Erhebungsverfahren. ELStAM stellt hierfür die maßgeblichen Merkmale bereit, die der Arbeitgeber bei der Entgeltabrechnung umzusetzen hat. Der monatliche Abzug hat Vorläufigkeitscharakter; die endgültige Steuerbelastung ergibt sich regelmäßig erst im Rahmen der Veranlagung zur Einkommensteuer.
Elektronischer Abruf und Änderungsdienst
Arbeitgeber melden Beschäftigungsverhältnisse elektronisch an und rufen die zugehörigen ELStAM ab. Änderungen der steuerlich relevanten Verhältnisse werden über das ELStAM-System an den Arbeitgeber übermittelt. Dadurch können geänderte Merkmale in der Abrechnung berücksichtigt werden, sobald sie im System verfügbar sind.
Rangfolge bei mehreren Beschäftigungen
Der Lohnsteuerabzug unterscheidet zwischen dem ersten (Haupt-)Beschäftigungsverhältnis und weiteren (Neben-)Beschäftigungen. Für das Hauptverhältnis wird die individuelle Steuerklasse herangezogen. Für weitere Beschäftigungen wird grundsätzlich die Steuerklasse VI angewendet, sofern keine abweichenden ELStAM bereitgestellt sind.
Ablauf und Verfahrensfragen
Anmeldung und Datenabruf
Zu Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses erfolgt die elektronische Anmeldung durch den Arbeitgeber. Im Anschluss werden die Merkmale zugeordnet und bereitgestellt. Diese bilden die Grundlage für den ersten und alle folgenden Lohnabrechnungen im jeweiligen Zeitraum.
Erstanmeldung, Arbeitgeberwechsel und Ende des Beschäftigungsverhältnisses
Bei Erstanmeldung werden die vorhandenen Merkmale dem neuen Arbeitgeber bereitgestellt. Bei einem Wechsel wird das Beschäftigungsverhältnis beim bisherigen Arbeitgeber abgemeldet und beim neuen angemeldet; das ELStAM-System überträgt die aktuellen Merkmale. Mit Ende des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt eine elektronische Abmeldung.
Nebenbeschäftigungen und Steuerklasse VI
Wird neben einem Hauptarbeitsverhältnis eine weitere Tätigkeit aufgenommen, werden hierfür grundsätzlich die ELStAM mit Steuerklasse VI bereitgestellt. Dies spiegelt wider, dass die steuerlichen Entlastungen regelmäßig im Hauptverhältnis berücksichtigt werden.
Korrekturen und Rückrechnungen
Werden ELStAM nachträglich geändert, werden sie ab dem dafür vorgesehenen Zeitpunkt angewendet. Soweit zulässig, können Lohnabrechnungen berichtigt und Differenzen ausgeglichen werden. Nicht ausgleichbare Abweichungen wirken sich regelmäßig im Rahmen der Jahresveranlagung aus.
Rechte und Pflichten im ELStAM-Verfahren
Pflichten des Arbeitgebers
Arbeitgeber sind verpflichtet, Beschäftigungsverhältnisse ordnungsgemäß zu melden, die abgerufenen Merkmale vollständig und zutreffend umzusetzen und Änderungen zeitnah zu berücksichtigen. Abruf- und Änderungsprotokolle sind im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu dokumentieren.
Pflichten der Arbeitnehmer
Arbeitnehmer stellen die erforderlichen Identifikationsdaten bereit und wirken daran mit, dass die persönlichen Verhältnisse, die steuerlich von Bedeutung sind, korrekt in der Verwaltung erfasst werden. Freibeträge, Kirchensteuermerkmale sowie besondere Veranlagungsoptionen werden über das ELStAM-System berücksichtigt, sobald sie wirksam hinterlegt sind.
Informationsrechte und Datenschutz
Betroffene Personen haben Anspruch auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten ELStAM sowie auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten. Das Verfahren unterliegt den Grundsätzen der Zweckbindung, Datenminimierung, Vertraulichkeit und Protokollierung. Arbeitgeber sind nur in dem für die Abrechnung erforderlichen Umfang zugriffsberechtigt.
Sperrvermerk
Es besteht die Möglichkeit, den Abruf der eigenen ELStAM durch einen Arbeitgeber sperren zu lassen. In diesem Fall erfolgt der Lohnsteuerabzug grundsätzlich nach Steuerklasse VI, solange keine Freigabe vorliegt. Der Sperrvermerk dient dem Schutz der Daten, kann jedoch zu abweichenden laufenden Abzügen führen.
Sonderfälle und besondere Konstellationen
Ehegatten/Lebenspartner: Steuerklassen und Faktorverfahren
Bei verheirateten oder verpartnerten Personen werden die Lohnsteuermerkmale als Kombination zugeordnet. Alternativ kann ein Faktor berücksichtigt werden, der die voraussichtliche Jahressteuer auf beide Partner verteilt und Unter- oder Überentnahmen im laufenden Abzug mindert.
Kinderfreibeträge und Kirchensteuermerkmale
Kinderfreibeträge beeinflussen die Lohnsteuerberechnung und werden in ELStAM hinterlegt. Kirchensteuermerkmale richten sich nach der Religionszugehörigkeit und werden von der zuständigen Verwaltung an das ELStAM-Verfahren übermittelt. Konfessionsverschiedenheit wird in den Merkmalen abgebildet.
Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge
Freibeträge senken die Bemessungsgrundlage im Lohnsteuerabzug, während Hinzurechnungsbeträge sie erhöhen. Beide werden personenbezogen als ELStAM bereitgestellt und wirken sich auf die monatlichen Abzüge aus.
Geringfügige Beschäftigungen (Minijobs)
Bei pauschal besteuerten geringfügigen Beschäftigungen werden ELStAM nicht benötigt. Erfolgt der Lohnsteuerabzug hingegen individuell, werden ELStAM angewendet; in der Regel kommt dann die Steuerklasse VI zur Anwendung, sofern es sich um eine Nebenbeschäftigung handelt.
Datenschutz und Datensicherheit
Speicherung und Zugriff
ELStAM werden zentral verwaltet. Der Zugriff ist nur abrufberechtigten Arbeitgebern im Rahmen eines bestehenden Beschäftigungsverhältnisses gestattet. Abrufe werden protokolliert, um Nachvollziehbarkeit und Kontrolle sicherzustellen.
Aufbewahrung und Löschung
Arbeitgeber und Verwaltung haben gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten. Nach Wegfall der Erforderlichkeit sind personenbezogene Daten entsprechend den datenschutzrechtlichen Vorgaben zu löschen oder zu sperren.
Rechtsfolgen bei Fehlern
Korrekturmechanismen
Werden unrichtige ELStAM angewendet, kann dies im laufenden Abrechnungsverfahren berichtigt werden. Soweit Abrechnungszeiträume abgeschlossen sind, erfolgt ein Ausgleich regelmäßig im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung.
Verantwortlichkeit
Der Arbeitgeber ist für den ordnungsgemäßen Abruf und die Umsetzung der übermittelten Merkmale verantwortlich. Die Finanzverwaltung ist für die Richtigkeit der gespeicherten Merkmale zuständig. Betroffene haben Anspruch auf Berichtigung unrichtiger Einträge.
Rechtsbehelfe
Gegen Verwaltungsentscheidungen im Zusammenhang mit ELStAM bestehen Rechtsschutzmöglichkeiten nach den allgemeinen Regeln des Steuerverfahrens. Diese können auf die Korrektur der gespeicherten Merkmale oder auf die Folgewirkungen in der Steuerfestsetzung gerichtet sein.
ELStAM und die Einkommensteuerveranlagung
Vorläufigkeit des Lohnsteuerabzugs
Der Lohnsteuerabzug bildet die voraussichtliche Steuerlast ab, ersetzt aber nicht die abschließende Festsetzung der Einkommensteuer. Abweichungen durch besondere Aufwendungen, zusätzliche Einkünfte oder einmalige Zahlungen werden häufig erst im Rahmen der Veranlagung ausgeglichen.
Jahresausgleich
Im Zuge der Veranlagung werden zu viel oder zu wenig einbehaltene Beträge erstattet oder nachgefordert. ELStAM wirken hierbei als Grundlage der bereits erfolgten Abzüge, ohne die individuelle Jahressteuer endgültig festzulegen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu ELStAM
Was ist der rechtliche Charakter von ELStAM?
ELStAM ist ein verwaltungsinternes Verfahren zur Bereitstellung der für den Lohnsteuerabzug maßgeblichen Merkmale. Es regelt nicht die Steuerpflicht selbst, sondern die Ermittlung der monatlich einzubehaltenden Beträge.
Wer trägt die Verantwortung für die Anwendung der ELStAM?
Der Arbeitgeber ist für den ordnungsgemäßen Abruf und die korrekte Umsetzung der übermittelten Merkmale verantwortlich. Die Finanzverwaltung ist für die Führung und Aktualität der gespeicherten Merkmale zuständig.
Welche Folgen hat ein Sperrvermerk für den Abruf?
Bei einem gesetzten Sperrvermerk kann der Arbeitgeber keine individuellen Merkmale abrufen. Der Lohnsteuerabzug erfolgt dann grundsätzlich nach Steuerklasse VI, bis eine Freigabe vorliegt.
Wie werden Änderungen des Familienstands oder der Religionszugehörigkeit berücksichtigt?
Änderungen werden von der zuständigen Verwaltung verarbeitet und im ELStAM-System hinterlegt. Arbeitgeber erhalten diese Änderungen über den Änderungsdienst und berücksichtigen sie in der Abrechnung ab dem vorgesehenen Zeitpunkt.
Welche Rolle spielen Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge im ELStAM-Verfahren?
Freibeträge mindern, Hinzurechnungsbeträge erhöhen die Bemessungsgrundlage für den Lohnsteuerabzug. Sie werden personenbezogen im System gespeichert und wirken sich auf die laufenden Abzüge aus.
Wie werden mehrere Beschäftigungen rechtlich eingeordnet?
Bei mehreren Beschäftigungen wird ein Hauptarbeitsverhältnis mit der maßgeblichen Steuerklasse geführt. Weitere Beschäftigungen werden regelmäßig der Steuerklasse VI zugeordnet, sofern keine abweichenden Merkmale bereitgestellt sind.
Welche Möglichkeiten bestehen bei fehlerhaften ELStAM?
Fehlerhafte Merkmale können berichtigt werden. Soweit sich Abweichungen im laufenden Abrechnungsverfahren nicht vollständig ausgleichen lassen, erfolgt der Ausgleich in der Einkommensteuerveranlagung. Gegen ablehnende Verwaltungsentscheidungen bestehen die üblichen Rechtsschutzmöglichkeiten.
