Begriff und Zweck der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) sind die von der Finanzverwaltung bereitgestellten persönlichen Merkmale, anhand derer Arbeitgeber die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer vom Arbeitslohn einbehalten. Sie ersetzen die früheren papiergebundenen Lohnsteuerkarten. ELStAM dienen der eindeutigen Zuordnung steuerrelevanter Informationen zu einer Beschäftigung und ermöglichen eine einheitliche, digitale und rechtssichere Anwendung der Lohnsteuerregeln in der Gehaltsabrechnung.
Systematik und Inhalte der ELStAM
Welche Daten gehören zu ELStAM?
ELStAM umfasst die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale einer beschäftigten Person. Typischerweise gehören dazu:
- Steuerliche Identifikationsnummer (zur eindeutigen Zuordnung)
- Steuerklasse (I bis VI)
- Faktor (bei Anwendung des Faktorverfahrens in bestimmten Steuerklassen-Konstellationen)
- Anzahl der Kinderfreibetragsmerkmale
- Kirchensteuermerkmal
- Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge für den maßgeblichen Zeitraum
- Kennzeichnung, ob es sich um das Haupt- oder ein Nebenarbeitsverhältnis handelt
Weitere Stammdaten wie Name und Geburtsdatum werden für Identifikations- und Abgleichzwecke verarbeitet, ohne selbst Lohnsteuerabzugsmerkmale zu sein.
Abgrenzung zu anderen Steuerdaten
ELStAM regeln ausschließlich den laufenden Lohnsteuerabzug im Beschäftigungsverhältnis. Sie sind keine Festsetzung der endgültigen Einkommensteuer. Abweichungen zwischen einbehaltener Lohnsteuer und der späteren Jahressteuer werden im Rahmen der Veranlagung ausgeglichen. ELStAM sind auch nicht mit pauschalen Besteuerungsregelungen gleichzusetzen, wie sie unter bestimmten Voraussetzungen bei geringfügigen Beschäftigungen angewendet werden können.
Beteiligte Stellen und Verantwortlichkeiten
Finanzverwaltung und zentrales Verfahren
Die Finanzverwaltung führt ein zentrales, gesichertes Datenverfahren, in dem ELStAM gespeichert, fortgeschrieben und zum Abruf bereitgestellt werden. Änderungen der persönlichen Verhältnisse oder genehmigte Freibeträge werden in diesem System erfasst und mit zeitlicher Wirkung bereitgestellt.
Arbeitgeber
Arbeitgeber melden Beschäftigungsverhältnisse im ELStAM-Verfahren an, rufen die aktuellen Merkmale ab und wenden diese im Rahmen der laufenden Lohnabrechnung an. Der Abruf ist nur für registrierte Beschäftigungsverhältnisse zulässig und wird protokolliert. Arbeitgeber sind verpflichtet, die jeweils gültigen Merkmale zu verwenden und Änderungen im Verfahren zu berücksichtigen.
Arbeitnehmende
Beschäftigte sind Träger der ELStAM. Sie stellen die für die Zuordnung erforderlichen Identifikationsdaten bereit. Änderungen der persönlichen Verhältnisse, die die Merkmale beeinflussen (zum Beispiel Familienstand, Kinderfreibetragsmerkmale, Religionszugehörigkeit), werden gegenüber der Finanzverwaltung erklärt und dort systemseitig fortgeschrieben. Beschäftigte können den abrufberechtigten Arbeitgeberkreis steuern und haben Einsichts- und Auskunftsrechte.
Ablauf im Beschäftigungsverhältnis
Anmeldung und Abruf der Merkmale
Zu Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses wird dieses im ELStAM-Verfahren angemeldet. Der Arbeitgeber ruft daraufhin die zugeordneten Merkmale ab. Die Anwendung erfolgt für den jeweiligen Abrechnungszeitraum auf Grundlage der zum Abrufzeitpunkt bereitgestellten Daten.
Änderungen und zeitlicher Anwendungsbeginn
Werden Merkmale durch die Finanzverwaltung aktualisiert (etwa bei neu festgestellten Freibeträgen oder geänderten Familienverhältnissen), stellt das System sie mit zeitlicher Geltung bereit. In der Praxis wirken solche Änderungen regelmäßig ab dem nächsten Abrechnungszeitraum, für den sie im System verfügbar sind.
Mehrfachbeschäftigung und Haupt-/Nebenarbeitsverhältnis
Bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen wird eines als Hauptarbeitsverhältnis geführt. Die Zuordnung hat Einfluss auf die anzuwendende Steuerklasse. Weitere Beschäftigungen gelten als Nebenarbeitsverhältnisse mit entsprechend anderem Merkmalssatz. Das zentrale Verfahren bildet diese Abgrenzung ab und stellt den beteiligten Arbeitgebern die jeweils anzuwendenden Merkmale bereit.
Sperrvermerk und eingeschränkter Zugriff
Für den Datenschutz kann ein Sperrvermerk genutzt werden, der den Abruf auf bestimmte Arbeitgeber beschränkt. Ist ein Abruf nicht möglich oder gesperrt, wird im Lohnsteuerabzug ein allgemeiner, weniger günstiger Merkmalssatz angewandt, bis eine eindeutige Zuordnung im System möglich ist.
Datenschutz und Informationsrechte
Zweckbindung und Datenminimierung
Die Verarbeitung der ELStAM erfolgt zweckgebunden für den Lohnsteuerabzug. Es gilt das Prinzip der Datenminimierung: Arbeitgeber erhalten nur die für den Steuerabzug erforderlichen Informationen. Eine Nutzung der Daten für andere Zwecke ist ausgeschlossen.
Zugriff und Protokollierung
Der Zugriff ist auf beteiligte, berechtigte Arbeitgeber beschränkt und wird technisch abgesichert. Jeder Abruf wird protokolliert. Beschäftigte können nachvollziehen, welcher Arbeitgeber wann auf die Daten zugegriffen hat.
Einsicht und Berichtigung
Beschäftigte haben das Recht, die zu ihrer Person gespeicherten ELStAM einzusehen und unzutreffende Angaben korrigieren zu lassen. Die Einsicht erfolgt über bereitgestellte Informationskanäle der Finanzverwaltung. Korrekturen werden nach Prüfung systemseitig umgesetzt und zeitlich wirksam gemacht.
Rechtsfolgen fehlerhafter Merkmale
Auswirkungen für Beschäftigte
Weichen angewandte ELStAM von den tatsächlichen Verhältnissen ab, kann der laufende Lohnsteuerabzug zu hoch oder zu niedrig ausfallen. Der Ausgleich erfolgt grundsätzlich im Rahmen der späteren Steuerfestsetzung. Daraus können Erstattungen oder Nachzahlungen entstehen.
Auswirkungen für Arbeitgeber
Arbeitgeber haben die Pflicht, die bereitgestellten Merkmale korrekt umzusetzen. Bei fehlerhafter Anwendung oder unterlassenem Abruf können haftungsrechtliche Folgen für nicht einbehaltene Lohnsteuer entstehen. Werden dagegen unzutreffende Merkmale systembedingt bereitgestellt und ordnungsgemäß angewandt, richtet sich der Ausgleich regelmäßig gegen die beschäftigte Person im Rahmen der Veranlagung.
Historische Entwicklung und Einordnung
Ablösung der Papier-Lohnsteuerkarte
Mit der Einführung von ELStAM wurde die papiergebundene Lohnsteuerkarte abgelöst. Ziel war eine medienbruchfreie, zeitnahe und bundesweit einheitliche Umsetzung des Lohnsteuerabzugs.
Einordnung in die Verwaltungsdigitalisierung
ELStAM ist Teil der fortschreitenden Digitalisierung der Steuerverwaltung. Das Verfahren verbessert Aktualität, Datenqualität und Nachvollziehbarkeit im Lohnsteuerabzug und ermöglicht eine standardisierte Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Finanzverwaltung.
Häufig gestellte Fragen zu ELStAM
Was sind ELStAM und wofür werden sie verwendet?
ELStAM sind die elektronisch geführten Merkmale einer beschäftigten Person, die Arbeitgeber für den gesetzlich vorgesehenen Abzug von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer verwenden. Sie steuern die korrekte Einbehaltung im jeweiligen Abrechnungszeitraum.
Welche Informationen enthalten ELStAM und wer darf darauf zugreifen?
ELStAM enthalten insbesondere Steuerklasse, Faktor, Kinderfreibetragsmerkmale, Kirchensteuermerkmale sowie Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge. Zugreifen dürfen nur berechtigte Arbeitgeber für ordnungsgemäß angemeldete Beschäftigungsverhältnisse; die Zugriffe werden protokolliert.
Wie gelangen Änderungen der persönlichen Verhältnisse in das System?
Änderungen werden bei der Finanzverwaltung erfasst und nach Prüfung in das zentrale ELStAM-Verfahren übernommen. Arbeitgeber erhalten die aktualisierten Merkmale beim Abruf; sie gelten ab dem nächsten anwendbaren Abrechnungszeitraum.
Wie werden mehrere Beschäftigungen steuerlich abgebildet?
Eine Beschäftigung wird als Hauptarbeitsverhältnis geführt, weitere als Nebenarbeitsverhältnisse. Diese Einordnung bestimmt die anzuwendende Steuerklasse und damit die Höhe des laufenden Lohnsteuerabzugs in den einzelnen Beschäftigungen.
Welche Bedeutung hat die Religionszugehörigkeit im Rahmen von ELStAM?
Die Religionszugehörigkeit wird als Kirchensteuermerkmal geführt und steuert, ob und in welcher Höhe Kirchensteuer einzubehalten ist. Der Zugriff auf dieses Merkmal ist auf den Zweck des Lohnsteuerabzugs beschränkt.
Welche Rechte bestehen bei fehlerhaften oder veralteten ELStAM?
Beschäftigte haben ein Recht auf Einsicht in die gespeicherten ELStAM sowie auf Berichtigung unzutreffender Daten. Korrekturen werden nach Freigabe durch die Finanzverwaltung im System aktualisiert und entfalten Wirkung für künftige Abrechnungszeiträume.
Wie wird der Datenschutz im ELStAM-Verfahren sichergestellt?
Der Datenschutz beruht auf Zweckbindung, Zugriffsbeschränkungen, Protokollierung und Datenminimierung. Arbeitgeber erhalten nur die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale; Abrufe sind technisch gesichert und nachvollziehbar.
Welche Folgen haben gesperrte oder nicht abrufbare ELStAM?
Ist der Abruf eingeschränkt oder nicht möglich, wird bei der Lohnabrechnung ein allgemeiner, weniger günstiger Merkmalssatz angewandt. Nach erfolgreicher Zuordnung und Abruf der korrekten ELStAM erfolgt die Anwendung der passenden Merkmale.
