Elektronische Dokumente

Begriff und Grundlagen elektronischer Dokumente

Elektronische Dokumente sind Informationen, die in digitaler Form erstellt, empfangen, verarbeitet oder gespeichert werden. Im Gegensatz zu Papierdokumenten existieren sie ausschließlich als Daten auf Computern, Servern oder anderen digitalen Speichermedien. Elektronische Dokumente können Texte, Tabellen, Bilder oder andere digitale Inhalte enthalten und werden häufig per E-Mail versendet oder über Online-Plattformen bereitgestellt.

Rechtliche Bedeutung elektronischer Dokumente

Mit der zunehmenden Digitalisierung des Alltags gewinnen elektronische Dokumente auch im rechtlichen Kontext an Bedeutung. Sie ersetzen in vielen Bereichen traditionelle Schriftstücke und sind für zahlreiche Geschäftsprozesse sowie behördliche Abläufe unerlässlich geworden.

Gleichstellung mit Papierdokumenten

In vielen Fällen werden elektronische Dokumente rechtlich genauso behandelt wie ihre papierbasierten Gegenstücke. Voraussetzung hierfür ist jedoch meist die Einhaltung bestimmter technischer Anforderungen zur Sicherstellung von Authentizität und Integrität des Dokuments.

Authentizität und Integrität elektronischer Dokumente

Die Authentizität eines elektronischen Dokuments bedeutet, dass es tatsächlich von der angegebenen Person stammt. Die Integrität stellt sicher, dass das Dokument nach seiner Erstellung nicht unbemerkt verändert wurde. Um diese Eigenschaften zu gewährleisten, kommen häufig technische Verfahren wie digitale Signaturen zum Einsatz.

Digitale Signatur als Sicherheitsmerkmal

Eine digitale Signatur ist ein technisches Verfahren zur Absicherung eines elektronischen Dokuments gegen Veränderungen und zur Bestätigung der Identität des Unterzeichners. Sie erfüllt eine ähnliche Funktion wie eine handschriftliche Unterschrift auf einem Papierdokument.

Anwendungsbereiche elektronischer Dokumente im Rechtsverkehr

Zivilrechtlicher Bereich (Verträge & Willenserklärungen)

Im privaten Rechtsverkehr können viele Verträge auch in digitaler Form abgeschlossen werden. Für bestimmte Arten von Verträgen kann jedoch weiterhin die Schriftform erforderlich sein; dies bedeutet oft eine eigenhändige Unterschrift auf Papier oder den Einsatz einer qualifizierten digitalen Signatur bei einem elektronischen Vertragstext.

Behördlicher Verkehr (Verwaltungsakte & Anträge)

Auch Behörden akzeptieren zunehmend elektronische Anträge und Mitteilungen. Hierbei gelten besondere Anforderungen an die sichere Übermittlung sowie an die Nachweisbarkeit des Eingangs beim Empfänger.

Gerichtliches Verfahren (Schriftsätze & Beweismittel)

Vor Gerichten können Schriftsätze mittlerweile vielfach digital eingereicht werden – vorausgesetzt sie erfüllen bestimmte technische Voraussetzungen hinsichtlich Formatierung und Sicherheitstechnik.

Sicherheitsanforderungen an elektronische Dokumente

Zugänglichkeit & Lesbarkeit

Elektronische
Dokumente müssen so gestaltet sein,
dass sie während ihrer gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.

Datenaufbewahrung

Neben der Lesbarkeit spielt auch
die sichere Speicherung eine Rolle: Elektronische
Dokumente müssen vor Verlust,
unbefugtem Zugriff sowie Manipulation geschützt sein.