Elektronische Aktenführung | Bedeutung & Erklärung

Grundlagen der Elektronischen Aktenführung

Die elektronische Aktenführung bezeichnet die digitale Verwaltung, Speicherung und Bearbeitung von Dokumenten und Informationen, die früher in Papierform geführt wurden. Sie findet zunehmend Anwendung in Behörden, Unternehmen sowie im Gesundheits- und Rechtswesen. Ziel ist es, Arbeitsabläufe zu optimieren, Platz zu sparen und den Zugriff auf relevante Daten zu erleichtern.

Rechtliche Rahmenbedingungen der Elektronischen Aktenführung

Die Einführung elektronischer Akten unterliegt verschiedenen rechtlichen Anforderungen. Diese betreffen insbesondere Datenschutz, Datensicherheit sowie die Nachvollziehbarkeit von Änderungen an den gespeicherten Informationen. Die gesetzlichen Vorgaben regeln unter anderem, wie elektronische Dokumente aufzubewahren sind und welche technischen Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff erforderlich sind.

Datenschutz bei der Elektronischen Aktenführung

Beim Umgang mit elektronischen Akten müssen personenbezogene Daten besonders geschützt werden. Es gelten strenge Vorschriften zur Verarbeitung solcher Daten. Verantwortliche Stellen müssen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugang erhalten und dass alle Zugriffe dokumentiert werden.

Integrität und Authentizität von Dokumenten

Ein zentrales Anliegen ist die Sicherstellung der Unveränderbarkeit (Integrität) sowie der Echtheit (Authentizität) elektronisch gespeicherter Unterlagen. Technische Verfahren wie digitale Signaturen oder Protokollierungen helfen dabei nachzuweisen, dass ein Dokument nicht nachträglich verändert wurde.

Zugriffsrechte und Verfügbarkeit

Elektronische Systeme zur Aktenverwaltung müssen so gestaltet sein, dass sie eine klare Vergabe von Zugriffsrechten ermöglichen. Gleichzeitig muss gewährleistet sein, dass relevante Unterlagen jederzeit verfügbar sind – auch über längere Aufbewahrungsfristen hinweg.

Anforderungen an Systeme zur Elektronischen Aktenführung

Sicherheitstechnische Aspekte

Systeme für elektronische Akten müssen gegen unbefugte Zugriffe geschützt sein. Dazu gehören Verschlüsselungstechnologien ebenso wie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen des Systems selbst.

Dokumentation aller Vorgänge (Protokollierung)

Alle Veränderungen an einer elektronisch geführten Akte sollten nachvollziehbar dokumentiert werden können – etwa durch Protokolle über das Anlegen neuer Einträge oder das Löschen alter Dateien.

Löschungspflichten bei Ablauf gesetzlicher Fristen

Nach Ablauf bestimmter Fristen besteht häufig eine Pflicht zur Löschung personenbezogener Daten aus den digitalen Systemen. Die Umsetzung dieser Löschpflichten muss technisch sichergestellt sein; gleichzeitig dürfen keine relevanten Informationen versehentlich entfernt werden.

Vorteile und Herausforderungen der Elektronischen Aktenführung aus rechtlicher Sicht

Mögliche Vorteile

Bessere Nachvollziehbarkeit durch lückenlose Protokollierung aller Bearbeitungsschritte.
Schnellerer Zugriff auf benötigte Unterlagen.
Einsparung von Lagerfläche für Papierakten.

Mögliche Herausforderungen

Einhaltung komplexer Datenschutzvorgaben.
Sicherstellung technischer Standards für Integrität & Authentizität.
Lange Aufbewahrungsfristen erfordern nachhaltige Speicherlösungen.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Elektronische Aktenführung (FAQ)

Müssen alle bisherigen Papierakten digitalisiert werden?

Nicht jede bisherige Papierakte muss zwingend digitalisiert werden; dies hängt vom jeweiligen Anwendungsbereich ab sowie davon, ob gesetzliche Übergangsregelungen bestehen oder bestimmte Originaldokumente weiterhin in Papierform aufzubewahren sind.

Darf jeder Mitarbeiter auf alle elektronisch geführte Unterlagen zugreifen?

Zugriffsrechte auf elektronische Unterlagen dürfen nur entsprechend festgelegter Berechtigungen vergeben werden; nicht jeder Mitarbeitende erhält automatisch Zugang zu allen gespeicherten Inhalten einer Organisation oder Behörde.

Können digitale Dokumente als Beweismittel verwendet werden?

Digitale Dokumente können grundsätzlich als Beweismittel dienen , sofern ihre Echtheit , Unveränderbarkeit sowie ordnungsgemäße Archivierung nachgewiesen wird . Hierfür kommen technische Maßnahmen wie Signaturen oder Zeitstempel zum Einsatz .

< h ³ > Wie lange müssen elektronische Unterlagen gespeichert bleiben ?< / h³ >
< Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach gesetzlichen Vorgaben , welche je nach Art des Dokuments unterschiedlich lang ausfallen kann . Während manche Inhalte wenige Jahre vorzuhalten sind , gilt für andere eine deutlich längere Speicherfrist .

<< h³ > Was passiert mit sensiblen personenbezogenen Daten ?< / h³ >
< Sensible personenbezogene Angaben unterliegen besonderen Schutzanforderungen ; sie dürfen nur verarbeitet bzw . gespeichert werden , wenn dies ausdrücklich erlaubt ist . Zudem gelten strenge Regeln hinsichtlich ihrer Löschung am Ende vorgeschriebener Fristen.

<< h³ > Welche technischen Voraussetzungen braucht ein System zur digitalen Aktenspeicherung ?< / h³ >
< Ein geeignetes System sollte Funktionen bieten wie verschlüsselte Speicherung , differenzierte Rechteverwaltung , lückenlose Protokollierung aller Aktivitäten sowie Möglichkeiten zur revisionssicheren Archivierung.

<< h³ > Ist ein Wechsel zurück zu papierbasierten Verfahren möglich ?< / h³ >
< Grundsätzlich kann ein Wechsel zurück erfolgen ; jedoch könnten dabei bereits bestehende Verpflichtungen hinsichtlich digitaler Archivierungs- bzw . Nachweisregeln beachtet werden müssen.