Durchlaufende Posten: Begriff, Bedeutung und Abgrenzung
Durchlaufende Posten sind Geldbeträge, die ein Unternehmen oder eine Person lediglich für eine andere Person entgegennimmt oder verausgabt und anschließ end unverändert weiterleitet. Sie gehören wirtschaftlich nicht zur eigenen Leistung, sondern werden treuhandähnlich verwaltet. Ihr entscheidendes Merkmal ist, dass sie nicht zum eigenen Entgelt zählen und keinen Einfluss auf den eigenen Gewinn haben sollen, weil sie den Betrieb nur „durchlaufen“.
Kernmerkmale
- Fremdnützigkeit: Die Beträge werden im fremden Interesse vereinnahmt oder gezahlt.
- Unveränderte Weiterleitung: Es erfolgt keine inhaltliche Umgestaltung oder Kalkulation als eigener Preisbestandteil.
- Erfolgsneutralität: Weder Ertrag noch Aufwand sollen entstehen; die Beträge werden bilanziell als durchlaufend behandelt.
- Abgrenzbare Belege: Die zugrunde liegenden Zahlungen sind typischerweise gesondert dokumentiert und dem Dritten zuordenbar.
Abgrenzung zu ähnlichen Sachverhalten
Durchlaufende Posten sind abzugrenzen von Kostenbestandteilen, die Teil des eigenen Preises sind. Werden etwa Fremdleistungen, Nebenkosten oder Auslagen in den eigenen Preis integriert oder im eigenen Namen abgerechnet, handelt es sich in der Regel nicht um durchlaufende Posten. Auch pauschal erstattete Spesen, Servicepauschalen oder weiterberechnete Fremdkosten sind häufig Preisbestandteile und damit nicht durchlaufend. Typische durchlaufende Posten sind demgegenüber Beträge, die im Namen und für Rechnung einer anderen Person erhoben oder verauslagt werden, etwa amtliche Gebühren oder Fremdgelder mit reiner Weiterleitungsfunktion.
Rechtliche Einordnung und Folgen
Umsatzsteuerliche Behandlung
Durchlaufende Posten zählen nicht zum eigenen Entgelt. Sie sind daher grundsätzlich kein Bestandteil der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlage. Entscheidend ist, dass die Beträge fremdnützig vereinnahmt werden und für eine andere Person bestimmt sind. In Abrechnungen werden solche Beträge regelmäßig klar getrennt von eigenen Entgelten ausgewiesen, damit ersichtlich ist, dass sie nicht Teil der eigenen Leistung sind.
Ertragsteuerliche Behandlung
Ertragsteuerlich sollen durchlaufende Posten den Gewinn nicht beeinflussen. Sie werden nicht als Betriebseinnahmen oder -ausgaben erfasst, sondern erfolgsneutral durchgeleitet. In der Bilanz führt dies typischerweise zu einem Ausweis als kurzfristige Forderung oder Verbindlichkeit, bis die Weiterleitung erfolgt ist. In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden sie üblicherweise getrennt von Betriebseinnahmen und -ausgaben behandelt.
Handelsrechtliche Abbildung
Im Rechnungswesen werden durchlaufende Posten häufig über gesonderte Konten geführt. Bei Zugang entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem wirtschaftlich Berechtigten beziehungsweise eine Forderung, wenn der Zahlungspflichtige noch aussteht. Die Darstellung zielt auf Transparenz und Neutralität in der Erfolgsrechnung. Für Außenstehende soll erkennbar sein, dass es sich um Fremdgelder ohne Ergebniswirkung handelt.
Aufzeichnungs- und Nachweiserfordernisse
Die rechtliche Anerkennung als durchlaufender Posten setzt eine nachvollziehbare Trennung von eigenen Entgelten voraus. Üblich sind eindeutig zuordenbare Belege, aus denen die Fremdnützigkeit hervorgeht. Abrechnungen, Verträge und Zahlungsnachweise dienen der Dokumentation, dass keine eigene Leistung vergütet wird, sondern lediglich Beträge im Namen eines Dritten vereinnahmt oder verauslagt werden.
Typische Anwendungsfälle
Behördliche Gebühren und Abgaben
Häufig werden amtliche Gebühren, Gerichts- oder Registerkosten durch Dienstleister vereinnahmt und anschließend an die zuständige Stelle weitergeleitet. Diese Beträge werden regelmäßig als durchlaufend behandelt, sofern sie im Namen der Auftraggebenden erhoben werden.
Zoll, Einfuhrabgaben und vergleichbare Drittentgelte
In Logistik und Spedition können Zölle oder Einfuhrabgaben im Auftrag der Kundschaft verauslagt und weiterbelastet werden. Wenn sie im fremden Namen erhoben und ohne Zuschlag weitergereicht werden, liegt typischerweise ein durchlaufender Posten vor.
Kautionen und Sicherheitsleistungen
Kautionen, die treuhandähnlich vereinnahmt und unverändert zur Sicherung bestimmter Ansprüche gehalten werden, können die Merkmale durchlaufender Posten erfüllen. Sobald sie nicht mehr dem fremden Zweck dienen, entfällt der durchlaufende Charakter.
Abgrenzungsbeispiel Nebenkosten
Werden Nebenkosten als Teil eines einheitlichen Entgelts weiterberechnet, sind sie regelmäßig Preisbestandteil und keine durchlaufenden Posten. Dies ist insbesondere bei pauschalen Umlagen oder integrierten Kostenpositionen zu beachten.
Abgrenzungskriterien im Überblick
Fremdgeldcharakter
Beträge gelten als fremdes Geld, wenn der wirtschaftliche Anspruch oder die Zahlungspflicht eine andere Person betrifft.
Durchleitungsfunktion
Der Betrag wird ohne eigene Kalkulation, ohne Marge und ohne Umqualifizierung weitergereicht; er dient allein der Erfüllung einer fremden Zahlungspflicht.
Transparente Beleglage
Rechnungen, Quittungen oder Bescheide sind dem Dritten zuordenbar oder erfolgen in dessen Namen. Die Trennung von eigenen Entgelten ist nachvollziehbar.
Zeitliche Nähe
Die Durchleitung erfolgt grundsätzlich zeitnah. Eine längerfristige Nutzung im eigenen wirtschaftlichen Interesse spricht gegen einen durchlaufenden Posten.
Risiken und Fehlerquellen
Falsche Einordnung als durchlaufender Posten
Werden Preisbestandteile fälschlich als durchlaufend behandelt, kann dies umsatzsteuerliche und ertragsteuerliche Konsequenzen nach sich ziehen. Insbesondere kann die Bemessungsgrundlage unvollständig ausgewiesen werden.
Vermischung mit eigenen Entgelten
Eine fehlende Trennung in Abrechnung und Buchführung erschwert die Anerkennung. Unklare Belege oder Sammelposten erhöhen das Risiko der Umqualifizierung in eigenes Entgelt.
Formale Unstimmigkeiten
Abweichungen zwischen Vertrag, Rechnung und Zahlungsfluss können Zweifel am Fremdgeldcharakter begründen. In Prüfungen kann dies zu Nachbelastungen oder Korrekturen führen.
Branchenspezifische Besonderheiten
In einzelnen Branchen (z. B. Vermietung, Bau, Dienstleistungen mit hohem Fremdleistungsanteil) bestehen unterschiedliche Gepflogenheiten bei der Abrechnung. Ob Beträge durchlaufend sind, hängt von der konkreten Ausgestaltung im Einzelfall ab.
Internationale Bezüge
Das Konzept der durchlaufenden Posten findet sich in verschiedenen Rechtsordnungen in ähnlicher Form, häufig unter Bezeichnungen wie Disbursements oder Pass-through amounts. Kern bleibt die Abgrenzung zwischen eigenem Entgelt und fremdnützig durchgeleiteten Beträgen. Einzelheiten zur umsatz- und ertragsteuerlichen Behandlung können je nach System abweichen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was sind durchlaufende Posten in einfachen Worten?
Es handelt sich um Geldbeträge, die lediglich für jemand anderen entgegengenommen oder bezahlt und unverändert weitergeleitet werden. Sie zählen nicht zum eigenen Preis und sollen das eigene Ergebnis nicht beeinflussen.
Woran lässt sich ein durchlaufender Posten rechtlich einordnen?
Maßgeblich sind der Fremdgeldcharakter, die reine Durchleitungsfunktion ohne eigene Marge und eine nachvollziehbare Trennung in der Abrechnung. Belege lassen erkennen, dass die Zahlung im Namen und für Rechnung eines Dritten erfolgt.
Sind Auslagen oder Nebenkosten automatisch durchlaufende Posten?
Nein. Werden sie als eigener Preisbestandteil abgerechnet oder pauschal weiterbelastet, handelt es sich in der Regel nicht um durchlaufende Posten. Durchlaufend sind typischerweise nur Beträge, die einem Dritten zuzurechnen sind und unverändert durchgereicht werden.
Welche umsatzsteuerlichen Folgen haben durchlaufende Posten?
Sie sind nicht Teil des eigenen Entgelts und gehören daher grundsätzlich nicht zur Bemessungsgrundlage. Voraussetzung ist, dass sie als Fremdbeträge erkennbar und getrennt von eigenen Leistungen abgerechnet werden.
Wie werden durchlaufende Posten in der Buchführung dargestellt?
Sie werden üblicherweise erfolgsneutral erfasst, häufig über gesonderte Konten. In der Bilanz erscheinen sie als kurzfristige Forderungen oder Verbindlichkeiten, bis die Weiterleitung erfolgt.
Gelten Kautionen als durchlaufende Posten?
Kautionen können die Merkmale durchlaufender Posten erfüllen, wenn sie treuhandähnlich vereinnahmt und für fremde Zwecke gehalten werden. Verändert sich der Verwendungszweck, entfällt der durchlaufende Charakter.
Welche Risiken bestehen bei falscher Behandlung durchlaufender Posten?
Bei fehlerhafter Einordnung können umsatzsteuerliche Nachbelastungen, Gewinnkorrekturen und formale Beanstandungen in Abrechnungen entstehen. Unklare Dokumentation erhöht das Risiko der Umqualifizierung in eigenes Entgelt.
