Begriff und Definition der Durchlaufenden Posten
Durchlaufende Posten sind ein zentraler Begriff im deutschen Steuer- und Handelsrecht. Sie bezeichnen Geldbeträge, die im Namen und für Rechnung Dritter vereinnahmt oder verausgabt werden und deshalb nicht zum eigenen Vermögen des Unternehmens oder Steuerpflichtigen gehören. In der Praxis tritt diese Konstellation häufig im Rahmen von Mandatsverhältnissen, Treuhandgeschäften oder für berufsständische Dienstleister, wie zum Beispiel Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzleien, auf.
Rechtliche Einordnung
Durchlaufende Posten sind insbesondere im Steuerrecht sowie in Rechnungslegungsvorschriften von Bedeutung. Ihre Behandlung ist in verschiedenen Steuergesetzen und Verwaltungsvorschriften geregelt und für die Erstellung von Steuererklärungen, Buchführung sowie die Abgrenzung von steuerbarem Entgelt unerlässlich.
Steuerrechtliche Grundlagen
Das deutsche Einkommensteuergesetz (EStG) sowie insbesondere das Umsatzsteuergesetz (UStG) nehmen eine Differenzierung zwischen durchlaufenden Posten und eigenen Umsätzen beziehungsweise Betriebseinnahmen vor.
Nach § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG gelten Beträge, die ein Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt oder verausgabt, als durchlaufende Posten und nicht als Entgelt für eigene Leistungen. Ebenso ist im Einkommensteuerrecht geregelt, dass durchlaufende Posten keine Betriebseinnahmen oder -ausgaben darstellen.
Buchführungs- und handelsrechtliche Einordnung
Handelsrechtlich sind durchlaufende Posten nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) nicht als Bestandteile der eigenen Umsatzerlöse beziehungsweise Betriebsaufwendungen/-erträge zu verbuchen, sondern auf besonderen Konten auszuweisen. Sie betreffen das Abwicklungskonto und die entsprechenden Gegenkonten für durchlaufende Gelder.
Abgrenzung zu ähnlichen Begriffen
Zur richtigen Einordnung und Behandlung ist die Abgrenzung zu verwandten Begriffen wichtig.
Unterschied zu eigenen Umsätzen
Eigene Umsätze liegen vor, wenn ein Unternehmer im eigenen Namen und für eigene Rechnung handelt. Durchlaufende Posten liegen hingegen stets vor, wenn das Unternehmen ausschließlich als Zahlstelle agiert und die Beträge im Namen und Auftrag eines Dritten angenommen oder weitergegeben werden.
Unterschied zu Auslagenersatz
Im Gegensatz zu echten durchlaufenden Posten werden bestimmte Auslagen eines Unternehmens, die im eigenen Namen, aber für Rechnung eines Dritten getätigt werden, oftmals als Auslagenersatz behandelt. Diese stellen grundsätzlich eigene Aufwendungen dar, auch wenn sie später erstattet werden.
Praktische Beispiele für Durchlaufende Posten
- Ein Steuerberater überweist im Auftrag eines Mandanten die Lohnsteuer für dessen Angestellte direkt an das Finanzamt.
- Ein Makler erhält von Käufern und Verkäufern Geldbeträge zur Weiterleitung und treuhänderischen Verwahrung.
- Ein Notar zieht im Rahmen einer Immobilienabwicklung im eigenen Namen Grunderwerbsteuer und Gebühren ein, um diese an das Finanzamt oder andere Behörden weiterzuleiten.
Im Wesentlichen fungiert die empfangende Stelle als bloßer Verwahrer und leitet die Gelder ohne eigenen Rechtsgrund weiter.
Buchhalterische Behandlung von Durchlaufenden Posten
Durchlaufende Posten werden in der doppelten Buchführung auf gesonderten Konten geführt, um sie von eigenen Geschäftsvorfällen abzugrenzen.
Kontenrahmen und Verbuchung
Im SKR03 entspricht dies häufig dem Konto 1590 (Durchlaufende Posten), im SKR04 Konto 1370. Eine Auszahlung für Rechnung Dritter wird als Abgang auf diesem Konto gebucht, die Annahme als Zugang.
Umsatzsteuerliche Behandlung
Da durchlaufende Posten kein Entgelt für eigene Leistungen darstellen (§ 10 Abs. 1 Satz 6 UStG), unterliegen sie nicht der Umsatzsteuer. Unzutreffend ist daher das Ausweisen in der Umsatzsteuervoranmeldung oder im Rahmen von steuerpflichtigen Umsätzen.
Voraussetzungen für die Qualifikation als durchlaufender Posten
Damit Beträge als durchlaufende Posten qualifiziert werden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Fremdgeldcharakter: Die Beträge müssen von Anfang an erkennbar für einen Dritten vereinnahmt oder verausgabt werden.
- Fremderrechnungscharakter: Die Beträge werden nicht dem eigenen Betriebsvermögen zugeordnet.
- Handlung im fremden Namen und auf fremde Rechnung.
Liegt eine der Voraussetzungen nicht vor, ist der Geldfluss als betrieblicher Umsatz (Betriebseinnahme) oder als eigener Aufwand zu behandeln.
Durchlaufende Posten im Steuerrecht
Einkommensteuer
Durchlaufende Posten sind weder Betriebseinnahmen noch Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 3 Satz 2 EStG) – sie bleiben, bei korrekter Behandlung, steuerlich unberücksichtigt.
Umsatzsteuer
Durchlaufende Posten unterliegen aufgrund ihrer Eigenschaft nicht der Umsatzsteuer, sodass sie bei der Mehrwertsteuerveranlagung außer Acht bleiben.
Gewerbesteuer
Da kein eigener Gewinn oder Verlust aus durchlaufenden Posten erzielt wird, wirken sie sich nicht auf die Gewerbesteuer aus.
Rechtsprechung und Verwaltungspraxis
Die Finanzverwaltung und die Gerichte (vgl. u. a. BFH, Urteil vom 16.08.2001, V R 34/99) bestätigen, dass eine strikte Abgrenzung zu eigenen Erlösen erfolgen muss. Maßgeblich ist stets, in wessen Namen und auf wessen Rechnung die Zahlung vereinnahmt oder verausgabt wird.
Meldepflichten und Transparenz
Insbesondere bei der Verwahrung größerer Fremdbeträge kommen ergänzende Meldepflichten, beispielsweise nach dem Geldwäschegesetz, in Betracht. Auch müssen solche Positionen auf Rechnungen und in der Buchhaltung transparent ausgewiesen und dokumentiert werden, um die steuerliche Anerkennung als durchlaufende Posten nicht zu gefährden.
Abgrenzungsprobleme in der Praxis
In der Praxis kann die Unterscheidung zwischen durchlaufenden Posten und Auslagenersatz oder eigenen Umsätzen Schwierigkeiten bereiten, insbesondere bei nicht klar dokumentierten oder vermischten Geschäftsvorfällen. Eine eindeutige vertragliche Regelung und transparente Buchführung sind daher von essenzieller Bedeutung.
Fazit
Durchlaufende Posten sind Geldbeträge, die ausschließlich im Namen und für Rechnung Dritter vereinnahmt oder verausgabt werden. Sie bleiben aus steuerlicher Sicht sowohl bei der Einkommen-, Gewerbe- als auch bei der Umsatzsteuer außer Betracht, sofern alle rechtlichen und buchhalterischen Voraussetzungen eingehalten werden. Die korrekte Behandlung durchlaufender Posten setzt eine sorgfältige Dokumentation, Abgrenzung und Buchführung voraus, um Fehlzuordnungen und daraus entstehenden steuerlichen Risiken zu vermeiden.
Häufig gestellte Fragen
Wann gelten Gelder als durchlaufende Posten aus rechtlicher Sicht?
Gelder gelten rechtlich als durchlaufende Posten, wenn sie im Rahmen einer Tätigkeit lediglich vorübergehend vereinnahmt oder verausgabt werden und dabei klar erkennbar ist, dass sie nicht zum eigenen Vermögen des Handelnden zählen, sondern für Rechnung eines Dritten verwaltet bzw. weitergeleitet werden. Nach § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG werden solche Mittel beispielsweise von Steuerberatern, Rechtsanwälten, Notaren oder anderen Berufsträgern eingenommen, um bestimmte, dem Auftraggeber zuzurechnende Zahlungen zu leisten (z.B. Gerichtskosten, Steuern). Entscheidend ist, dass der Handelnde keinen eigenen Rechtsanspruch auf das Geld erlangt und keine wirtschaftliche Verfügungsmacht ausübt. Auch muss der Zahlungsvorgang im Namen und auf Rechnung eines klar bestimmten Dritten erfolgen, was durch offen erkennbare Ausweisung auf Rechnungen und Zahlungsbelegen zu dokumentieren ist. Fehlt eine solche Abgrenzung oder wird das Geld für eigene Zwecke genutzt, liegt kein durchlaufender Posten im rechtlichen Sinne vor.
Wer trägt nach dem Gesetz die Haftung für Verluste oder Fehler bei durchlaufenden Posten?
Die Haftung im Zusammenhang mit durchlaufenden Posten richtet sich nach allgemeinen zivilrechtlichen Grundsätzen des Auftragsrechts (§§ 662 ff. BGB) sowie speziellen berufs- und strafrechtlichen Vorschriften. Grundsätzlich handelt der Empfänger des durchlaufenden Postens als Treuhänder oder Verwahrer für den Dritten. Kommt es zu Verlusten durch unsachgemäße Verwahrung, fehlerhafte Weiterleitung oder Vermischung mit eigenen Mitteln, haftet der Verwahrer regelmäßig für den daraus entstandenen Schaden (ggf. auch strafrechtlich gem. § 266 StGB – Untreue). Auch ein verspätetes Durchleiten kann haftungsrelevante Folgen nach sich ziehen, insbesondere wenn gesetzliche oder vertragliche Fristen überschritten werden. Verzichtet der Empfänger auf jede Sorgfalt oder Offenlegungspflicht, kann dies zudem berufsrechtliche Ahndungen nach sich ziehen.
Wie müssen durchlaufende Posten rechtlich korrekt ausgewiesen und dokumentiert werden?
Die Dokumentationspflichten für durchlaufende Posten sind im Handels- und Steuerrecht eindeutig geregelt. Nach § 4 Abs. 3 EStG und § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG sind durchlaufende Posten klar und eindeutig von eigenen Einnahmen und Ausgaben abzugrenzen. Sie sind separat im Kassenbuch, in den Geschäftskonten oder in der Buchführung auszuweisen und dürfen nicht mit eigenen Umsätzen, Aufwendungen oder Einnahmen saldiert werden. Darüber hinaus verlangt die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), dass diese Beträge durch Belege nachvollziehbar gemacht werden. Auf Rechnungen ist der durchlaufende Posten gesondert als solcher auszuweisen, so dass keine Zweifel an der rechtlichen und wirtschaftlichen Zugehörigkeit zum Auftraggeber bestehen. Bei Verstößen gegen diese Ausweisungspflichten kann es nicht nur zu steuerlichen Risiken, sondern auch zu Haftungsfällen kommen.
Welche steuerlichen Konsequenzen ergeben sich bei fehlerhaft behandelten durchlaufenden Posten?
Werden durchlaufende Posten steuerlich unzutreffend behandelt, kann dies schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Insbesondere, wenn durchlaufende Posten zu Unrecht als eigene betriebliche Einnahmen deklariert oder in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung erfasst werden, können sie die Steuerbemessungsgrundlage erhöhen und zu einer unberechtigten Steuerbelastung führen. Umgekehrt kann die fehlerhafte Ausweisung als durchlaufender Posten eine Steuerverkürzung darstellen. Im Umsatzsteuerrecht besteht das Risiko, dass für tatsächlich umsatzsteuerpflichtige Einnahmen keine Umsatzsteuer abgeführt wird oder unzulässige Vorsteuerabzüge geltend gemacht werden. Kommt es zu einer Prüfung durch das Finanzamt und werden hierbei durchlaufende Posten als solche nicht anerkannt, kann dies zu Steuernachzahlungen, Bußgeldern und ggf. zu einem Verfahren wegen Steuerhinterziehung (§ 370 AO) führen.
Wer ist zur Führung durchlaufender Posten im rechtlichen Sinne berechtigt?
Durchlaufende Posten können nur von Personen oder Unternehmen geführt werden, die im Rahmen einer fremdnützigen Geschäftsbesorgung oder Treuhandtätigkeit tätig werden. Das umfasst beispielsweise Berufsgruppen wie Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater, Verwalter, Kommissionäre oder auch Arbeitgeber (z.B. bei der Abführung von Lohnsteuer für Arbeitnehmer). Rechtlich erforderlich ist stets, dass die betreffende Person im eigenen Namen für fremde Rechnung handelt und der wirtschaftliche Erfolg oder die Last des Geldtransfers ausschließlich einen Dritten trifft. Ein rein zufälliges Entgegennehmen und Weiterleiten von Geldmitteln ohne eine solche rechtliche Grundlage begründet keinen durchlaufenden Posten im gesetzlichen Sinne.
Wie wirken sich gerichtliche oder behördliche Entscheidungen auf bestehende durchlaufende Posten aus?
Gerichtliche oder behördliche Entscheidungen können direkten Einfluss auf durchlaufende Posten und deren Behandlung haben. Beispielsweise kann ein Gericht im Rahmen einer Klagefeststellung bestimmen, wem die durchlaufenden Gelder letztendlich zustehen und wann sie auszukehren sind. Verfügt eine Behörde die Einbehaltung oder Pfändung von durchlaufenden Posten (z.B. Lohnpfändung), ist der Verwahrer verpflichtet, die gesetzlichen Vorgaben zu beachten und die betreffenden Mittel nicht an den ursprünglichen Berechtigten, sondern gemäß Anordnung weiterzuleiten. Der Verwahrer muss die Entscheidung rechtssicher dokumentieren und befolgen, um sich nicht selbsthaftungsrechtlichen oder strafrechtlichen Risiken (z.B. Veruntreuung) auszusetzen.
