Bewirtungskosten

Definition und Bedeutung von Bewirtungskosten

Bewirtungskosten sind Aufwendungen, die für die Bewirtung von Personen im betrieblichen oder geschäftlichen Kontext entstehen. Sie umfassen insbesondere Ausgaben für Speisen, Getränke und gegebenenfalls weitere damit im Zusammenhang stehende Kosten. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird unter Bewirtung das Verköstigen von Personen verstanden, wobei Bewirtungskosten regelmäßig im Zusammenhang mit geschäftlichen, beruflichen oder unternehmerischen Aktivitäten auftreten.

Im rechtlichen Kontext, insbesondere im deutschen Steuerrecht, bezeichnet der Begriff Bewirtungskosten jene Aufwendungen, die bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden, Kunden, Mitarbeitenden oder Dritten im Rahmen einer betrieblichen Tätigkeit anfallen und unter bestimmten Bedingungen steuerlich abzugsfähig sind.

Die Relevanz der Bewirtungskosten ergibt sich vor allem im Bereich der steuerlichen Behandlung. Sie sind ein wesentlicher Aspekt der betrieblichen Aufwendungen und spielen sowohl in der Unternehmenspraxis als auch im täglichen Verwaltungshandeln eine wichtige Rolle.

Formelle und laienverständliche Definition

Formell ausgedrückt, werden Bewirtungskosten als solche Kosten verstanden, die für die Beköstigung von Personen anfallen und mit einer betrieblichen oder unternehmerischen Veranlassung verbunden sind. Typischerweise sind dabei Geschäftspartner, potenzielle Kunden oder Mitarbeitende Empfänger der Bewirtung. Mahlzeiten, Getränke und teils auch der zugehörige Service zählen zu den Bewirtungskosten.

Laienverständlich lässt sich Bewirtungskosten so beschreiben: Immer dann, wenn eine Firma bei einem geschäftlichen Treffen beispielsweise für Essen und Trinken ihrer Gäste zahlt, entstehen Bewirtungskosten. Diese können im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung unter bestimmten Voraussetzungen als betrieblicher Aufwand geltend gemacht werden.

Typische Anwendungsbereiche von Bewirtungskosten

Bewirtungskosten fallen in zahlreichen betriebswirtschaftlichen, rechtlichen und alltäglichen Zusammenhängen an. Zu den wichtigsten Anwendungsbereichen zählen:

• Wirtschaft und Unternehmen: Bei geschäftlichen Verhandlungen mit externen Partnern, Kundengesprächen oder offiziellen Unternehmensevents.
• Verwaltung und öffentliche Hand: Auch in behördlichen oder öffentlich-rechtlichen Institutionen werden gelegentlich Gäste oder Partner im Rahmen dienstlicher Zusammenkünfte bewirtet.
• Alltag und Privatbereich: Im privaten Kontext spricht man zwar ebenfalls von Bewirtung, jedoch gelten die steuerlichen Regelungen primär für den betrieblichen Bereich.
• Verbände und Vereine: Aufwendungen für die Bewirtung von Mitgliedern oder Gästen bei offiziellen Veranstaltungen.

Sachliche Beispiele für Bewirtungskosten

• Ein Unternehmen lädt potenzielle Kunden zu einem Geschäftsessen ein, um eine zukünftige Zusammenarbeit zu besprechen.
• Bei einem internen Workshop werden Mitarbeitende mit einem Mittagessen versorgt.
• Während einer Produktpräsentation werden Getränke und kleine Snacks gereicht.
• Eine Verwaltungseinrichtung empfängt eine Delegation aus dem Ausland und übernimmt die Bewirtung.

Gesetzliche Vorschriften und steuerliche Regelungen zu Bewirtungskosten

Die Behandlung von Bewirtungskosten im Steuerrecht ist durch verschiedene gesetzliche Vorschriften und Richtlinien geregelt. In Deutschland sind wesentliche Regelungen im Einkommensteuergesetz (EStG), im Körperschaftsteuergesetz (KStG), in der Abgabenordnung (AO) sowie in den zugehörigen Verwaltungsvorschriften zu finden. Besonders relevant sind folgende Bestimmungen:

Einkommensteuergesetz (EStG) – § 4 Absatz 5 Satz 1 Nr. 2 EStG

Gemäß § 4 Absatz 5 Satz 1 Nr. 2 EStG sind Aufwendungen für die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass grundsätzlich nicht in voller Höhe abzugsfähig. Der Gesetzgeber begrenzt den steuerlichen Abzug von Bewirtungskosten bei der Gewinnermittlung. Demnach sind 70 % der nachgewiesenen, angemessenen Bewirtungskosten steuerlich abziehbar; die verbleibenden 30 % gelten als nicht abzugsfähig.

Betriebsausgabenbegriff

Bewirtungskosten zählen zu den Betriebsausgaben, soweit sie durch den Betrieb veranlasst sind. Sie dürfen allerdings nicht überhöht oder unangemessen sein. Als unüblich hoch gelten beispielsweise Ausgaben, die deutlich über das Übliche in der betreffenden Branche oder Unternehmensgröße hinausgehen.

Nachweispflichten und Anforderungen an Belege

Für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten ist die lückenlose Dokumentation von besonderer Bedeutung:

• Rechnungsbeleg: Ein maschinell erstellter und elektronisch aufgezeichneter Beleg ist zwingend vorgeschrieben. Handschriftliche Quittungen werden von der Finanzverwaltung in der Regel nicht anerkannt.
• Angabe von Anlass, Teilnehmern und Ort: Auf jedem Bewirtungsbeleg müssen Name und Anschrift der bewirteten Person(en), Anlass der Bewirtung sowie Ort, Datum und Höhe der Aufwendung vermerkt sein.
• Unterschrift des Gastgebers: Der Aussteller der Einladung, also der steuerlich Begünstigte, muss die Angaben persönlich unterzeichnen.

Privat veranlasste Bewirtungskosten

Bewirtungskosten, die privat veranlasst sind – etwa ein privates Abendessen mit Freunden -, können steuerlich nicht geltend gemacht werden.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Bewirtungskosten sind grundsätzlich mit Umsatzsteuer belegt. Unternehmen können die Vorsteuer aus den Rechnungen für Bewirtungskosten in Abzug bringen, soweit die Bewirtung betrieblich veranlasst ist und die gesetzlichen Formalien gewahrt wurden.

Typische Problemstellungen und Besonderheiten bei Bewirtungskosten

In der Praxis treten rund um das Thema Bewirtungskosten verschiedene Fragestellungen und Probleme auf:

1. Abgrenzung zwischen geschäftlicher und privater Bewirtung:
Die klare Trennung von geschäftlicher und privater Veranlassung kann im Einzelfall schwierig sein. Mischfälle, bei denen privat und geschäftlich veranlasste Bewirtungen vermengt werden, sind steuerlich kritisch zu prüfen.

2. Unangemessenheit der Kosten:
Überhöhte oder gesellschaftlich unübliche Aufwendungen können zum vollständigen Ausschluss der steuerlichen Absetzbarkeit führen.

3. Fehlende oder unvollständige Dokumentation:
Werden die formalen Voraussetzungen – insbesondere die Dokumentationspflichten – nicht erfüllt, droht die Aberkennung der Bewirtungskosten durch die Finanzverwaltung.

4. Bewirtung eigener Mitarbeitender:
Die Kosten für die Verpflegung von Mitarbeitenden im Unternehmen (beispielsweise bei internen Besprechungen) werden zum Teil anders behandelt als Bewirtungskosten im Außenkontakt (z. B. bei Kundenbewirtungen).

Aufzählung: Wichtige Anforderungen für die Anerkennung von Bewirtungskosten

Folgende Essenzen müssen erfüllt sein, damit Bewirtungskosten steuerlich anerkannt werden:

• Die Bewirtung muss betrieblich oder unternehmerisch veranlasst sein.
• Ein vollständiger und maschinell erstellter Bewirtungsbeleg muss vorliegen.
• Anlass und Teilnehmer der Bewirtung müssen dokumentiert sein.
• Die Ausgaben müssen angemessen und branchenüblich sein.
• Die gesetzlichen Kürzungsregeln (z. B. 70 % Abzugsfähigkeit) sind zu beachten.

Institutionen und Verwaltungspraxis

Die zuständigen Institutionen in Deutschland für die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten sind die Finanzämter, die Finanzgerichte im Falle strittiger Entscheidungen und das Bundesministerium der Finanzen, das durch Erlasse und Verwaltungsvorschriften konkretisierende Regelungen veröffentlicht.

Darüber hinaus geben die Einkommensteuer-Richtlinien (EStR) und Umsatzsteuer-Richtlinien (UStR) zusätzliche Orientierung für die Auslegung der Rechtsvorschriften.

Zusammenfassung und Bedeutung von Bewirtungskosten

Bewirtungskosten stellen einen bedeutsamen Teil der betrieblichen Aufwendungen dar, insbesondere bei Unternehmen, die regelmäßig externe Geschäftskontakte pflegen. Die steuerliche Anerkennung ist an enge Voraussetzungen hinsichtlich Veranlassung, Höhe, Dokumentation und Angemessenheit gebunden. Gesetzliche Grundlagen wie das Einkommensteuergesetz, die Abgabenordnung und zugehörige Verwaltungsvorschriften regeln den Umgang mit diesen Kosten detailliert.

Im Alltag von Unternehmen, Selbstständigen und Institutionen ist die korrekte Behandlung von Bewirtungskosten oft mit zusätzlichem Verwaltungsaufwand verbunden, bietet aber auch die Möglichkeit, betriebliche Aufwendungen unter Berücksichtigung steuerlicher Vorschriften in Abzug zu bringen.

Empfehlungen und Hinweise zur Relevanz von Bewirtungskosten

Bewirtungskosten sind insbesondere für folgende Gruppen von Bedeutung:

• Unternehmen aller Größenordnungen mit regelmäßigem Kundenkontakt
• Selbstständige und Freiberufler
• Vereine und öffentlich-rechtliche Körperschaften
• Steuerberatende Berufe und Verwaltungspersonal

Ein sorgfältiger Umgang mit Bewirtungskosten, insbesondere bei der Dokumentation und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, ist unerlässlich, um steuerliche Vorteile zu nutzen und Risiken der Aberkennung zu minimieren. Die frühzeitige Auseinandersetzung mit den geltenden Regelungen empfiehlt sich daher für alle, die Bewirtungskosten im betrieblichen Kontext entstehen lassen.

Häufig gestellte Fragen

Was versteht man unter Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden oder Mitarbeitern anfallen. Hierzu zählen Ausgaben für Speisen, Getränke sowie damit eng verbundene Nebenleistungen (z. B. Trinkgelder, Garderobengebühren oder Raummieten), die anlässlich eines geschäftlichen Anlasses entstehen. Wichtig ist hierbei, dass es sich nicht um private Feierlichkeiten handelt, sondern um betriebliche oder unternehmerische Anlässe wie Geschäftsessen, Verhandlungen oder Besprechungen. Auch Aufwendungen für Imbiss oder Getränke bei Seminaren, Fortbildungen oder Tagungen fallen darunter, sofern ein betrieblicher Zusammenhang gegeben ist. Zu beachten ist außerdem, dass nicht nur die eigentlichen Kosten für Essen und Trinken, sondern auch die unmittelbar damit in Zusammenhang stehenden Kosten – etwa für Dekoration oder Service – als Bewirtungskosten gelten können.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Bewirtungskosten steuerlich absetzbar sind?

Für die steuerliche Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten als Betriebsausgaben müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt werden. Zunächst muss ein nachweisbar geschäftlicher Anlass vorliegen, das heißt, die Bewirtung dient dem Zweck, aktuelle oder zukünftige Geschäftsbeziehungen zu pflegen, zu entwickeln oder zu vertiefen. Darüber hinaus sind detaillierte Angaben aufzuzeichnen: Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens, Ort, Tag, Teilnehmer der Bewirtung und deren Beziehungen zum Unternehmen sowie der Anlass der Bewirtung müssen dokumentiert werden. Spesenrechnungen oder Bewirtungsbelege sind aufzubewahren und um diese Angaben zu ergänzen. Ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg muss vorliegen, insbesondere bei Bewirtungen in Restaurants. Wichtig ist zudem die Trennung zwischen geschäftlicher und privater Bewirtung, da rein private Aufwendungen nicht abzugsfähig sind.

In welcher Höhe können Bewirtungskosten steuerlich geltend gemacht werden?

Grundsätzlich sind 70% der nachgewiesenen, angemessenen und geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abziehbar, sofern es sich um die Bewirtung von Geschäftspartnern oder Kunden handelt. Die restlichen 30% gelten als nicht abzugsfähige Kosten, um einen gewissen Anteil an nicht geschäftlich bedingten Aufwendungen auszuschließen (Veranlassung durch das private Lebensinteresse). Steuern und Trinkgelder zählen zu den abziehbaren Kosten, nicht jedoch Tabakwaren oder reine Unterhaltungskosten. Bewirtungskosten, die im Rahmen von Arbeitnehmerbewirtungen bei ausschließlich betrieblichem Anlass (z. B. interne Besprechungen oder Betriebsfeiern) entstehen, sind hingegen zu 100% abziehbar, sofern die jeweilige Steuerfreigrenze nicht überschritten wird.

Welche Angaben müssen auf einem Bewirtungsbeleg enthalten sein?

Ein Steuerabzug wird nur dann anerkannt, wenn der Bewirtungsbeleg bestimmten Anforderungen genügt. Dazu gehört zum einen eine maschinell erstellte, detaillierte Rechnung des Gastwirts (Name und Anschrift des Restaurants, Steuernummer oder USt-IdNr.), auf der sämtliche verzehrten Speisen und Getränke einzeln aufgeführt sein müssen. Die Gesamtsumme und das genaue Datum der Bewirtung müssen angegeben werden. Zusätzlich sind weiterführende Angaben wie Anlass, Namen und ggf. auch die Firma der bewirteten Personen handschriftlich auf bzw. unmittelbar bei dem Beleg zu notieren. Bei einem Gesamtbetrag ab 250 Euro brutto (inkl. Trinkgelder) ist zudem die Ausstellung einer Rechnung erforderlich, die den formalen Voraussetzungen des § 14 UStG entspricht.

Was gilt bei der Bewirtung von Mitarbeitern?

Bei der Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern sind die steuerlichen Abzugsbeschränkungen großzügiger. Bewirtungskosten fürs Personal bei auswärtigen dienstlichen Veranstaltungen, längeren Meetings oder Betriebsfeiern können zu 100% als Betriebsausgaben abgezogen werden. Hierzu zählen beispielsweise Kaffee, Getränke, belegte Brötchen oder Mittagessen während ganztägiger Besprechungen. Zu beachten ist jedoch die steuerliche Behandlung auf Ebene der Mitarbeiter: Erhalten Arbeitnehmer regelmäßig oder in größerem Umfang Bewirtungen, kann es sich um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn handeln – beispielsweise, wenn eine betriebliche Veranlassung nicht eindeutig vorliegt oder eine Bewirtung „außerhalb der üblichen Anlässe“ gewährt wird.

Welche Kosten sind von der steuerlichen Abzugsfähigkeit ausgeschlossen?

Nicht abziehbar sind grundsätzlich Aufwendungen, die dem privaten Bereich zuzurechnen sind, z. B. Familienfeiern, private Geburtstagsfeiern im Unternehmen oder Kosten für Bewirtungen ohne konkreten geschäftlichen Anlass. Ausgenommen sind ferner Repräsentationsaufwendungen, wie etwa Eintrittskarten für Veranstaltungen oder reine Unterhaltungsleistungen. Auch Kosten für Tabakwaren und Zigaretten fallen nicht unter abziehbare Bewirtungskosten. Weiterhin werden Bewirtungskosten, die mangels erforderlicher Nachweise nicht eindeutig einem betrieblichen Anlass zugeordnet werden können, vom Finanzamt nicht anerkannt.

Wie sollte die Dokumentation für das Finanzamt aussehen?

Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist die Grundvoraussetzung für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten. Dies beinhaltet die lückenlose Aufbewahrung aller relevanten Bewirtungsbelege, auf denen die angesprochenen Pflichtangaben (Name und Anschrift des bewirtenden Betriebs, Datum, Ort der Bewirtung, Teilnehmer, Anlass, genaue Bezeichnung und Einzelpreis der Speisen und Getränke sowie die Höhe des Trinkgelds) vermerkt sind. Die Angaben müssen schon zeitnah zur Bewirtung erfolgen und handschriftlich ergänzt werden, falls sie nicht bereits auf dem Beleg stehen. Eine nachträgliche oder pauschale Angabe (wie „Kunde X“ ohne Konkretisierung) wird vom Finanzamt in der Regel nicht akzeptiert. Werden Bewirtungskosten als Betriebsausgabe gebucht, sollten zudem die entsprechenden Buchungsunterlagen und Belege für Betriebsprüfungen vollständig vorliegen.