Begriff und rechtliche Einordnung der Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass
Die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass bezeichnet in Deutschland die Verköstigung oder Bewirtung von Personen im Rahmen und im Interesse eines Unternehmens oder einer freiberuflichen Tätigkeit, wobei diese Maßnahme dem eigenen Geschäftsinteresse dient. Die Bewirtung stellt eine Sonderform der betrieblichen Aufwendungen dar und ist insbesondere im Steuerrecht von besonderer Bedeutung, da sie unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich als Betriebsausgabe abzugsfähig ist, jedoch speziellen gesetzlichen Vorgaben unterliegt.
Voraussetzungen einer geschäftlichen Bewirtung
Abgrenzung: Geschäftlicher zu nicht geschäftlichem Anlass
Für die steuerliche Anerkennung einer Bewirtung ist die Unterscheidung zwischen einer geschäftlichen sowie einer privaten oder rein betrieblichen (innerbetrieblichen) Veranlassung wesentlich. Eine Bewirtung liegt vor, wenn Speisen, Getränke oder sonstige Genussmittel zur Verfügung gestellt werden. Eine geschäftlicher Anlass ist immer dann gegeben, wenn der Zweck der Bewirtung darin liegt, Geschäftsbeziehungen zu pflegen oder anzubahnen, Informationen auszutauschen oder Verhandlungen zu führen. Typische Beispiele sind Geschäftsessen mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern außerhalb des normalen Arbeitsumfeldes.
Eine rein innerbetriebliche Bewirtung (zum Beispiel Mitarbeiterfeiern) ist hiervon abzugrenzen, da sie unter andere steuerliche Regelungen fällt. Privat veranlasste Bewirtungen, etwa Feierlichkeiten ohne Bezug zur unternehmerischen Tätigkeit, sind steuerlich nicht abzugsfähig.
Kreis der bewirteten Personen
Der Gesetzgeber stellt auf die Bewirtung von „Personen“ ab, womit Dritte außerhalb des eigenen Unternehmens wie Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten oder potenzielle Kooperationspartner gemeint sind. Die Bewirtung eigener Mitarbeiter gilt hingegen grundsätzlich als innerbetriebliche Bewirtung und ist steuerlich anders zu behandeln.
Steuerrechtliche Behandlung der geschäftlichen Bewirtung
Bewirtungskosten als Betriebsausgabe
Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) sind Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben abzugsfähig.
- Abzugsfähigkeit: Grundsätzlich können 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten abgezogen werden, 30 % bleiben nicht abzugsfähig.
- Notwendigkeit der Angemessenheit: Die Kosten dürfen nicht über das übliche Maß hinausgehen; sie müssen angemessen im Verhältnis zum Anlass und zum Geschäftszweck stehen.
- Eigenunternehmen: Leistungen an eigene Arbeitnehmer (etwa Betriebsfeste) zählen nicht hierunter, sondern stellen gesonderte (in der Regel zu 100 % abzugsfähige) Betriebsausgaben dar.
Erfordernisse an den Nachweis
Die steuerliche Anerkennung setzt besondere Nachweispflichten voraus:
- Die Aufwendungen müssen durch eine maschinell erstellte, inhaltlich vollständige Rechnung eines Gaststättenunternehmens belegt werden (inklusive Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens, Steuernummer, Ausstellungsdatum und fortlaufender Rechnungsnummer).
- Bei Bewirtungen in Gaststätten ist der sogenannte Bewirtungsbeleg zu verwenden. Dieser muss handschriftlich folgende Angaben enthalten: Name der bewirteten Personen, Anlass sowie Datum und Ort der Bewirtung und Unterschrift des Bewirtenden.
- Weiterhin ist die Rechnung mindestens zehn Jahre aufzubewahren.
Vorsteuerabzug bei geschäftlicher Bewirtung
Im Rahmen der Umsatzsteuer kann die auf geschäftliche Bewirtungsleistungen entfallende Vorsteuer vollständig als Vorsteuer geltend gemacht werden, sofern eine korrekte Rechnung vorliegt und die Bewirtung nicht als unangemessen gilt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Dies gilt auch für den nicht einkommensteuerlich abzugsfähigen Anteil.
Angemessenheit und Missbrauchsvermeidung
Prüfung der Angemessenheit
Die Angemessenheit wird durch das Finanzamt im Einzelfall geprüft und bezieht sich insbesondere auf die Höhe der Kosten, die Auswahl der Lokalität sowie den Anlass der Bewirtung. Luxusausgaben, etwa exklusive Mahlzeiten in Gourmetrestaurants ohne nachvollziehbaren Anlass, gelten als unangemessen.
Missbrauchsvermeidung
Die gesetzliche Einschränkung der Abzugsfähigkeit und Nachweispflichten soll einen Missbrauch der steuerlichen Entlastung verhindern. Unangemessene oder nicht ordnungsgemäß dokumentierte Bewirtungskosten werden steuerlich nicht anerkannt. Regelmäßige Prüfungen durch das Finanzamt sind üblich.
Besonderheiten und Abgrenzungen
Unentgeltliche Bewirtung
Erfolgt die Bewirtung unentgeltlich (z.B. im Rahmen von Werbeveranstaltungen), können weitergehende rechtliche und steuerliche Aspekte relevant sein, etwa hinsichtlich der Umsatzbesteuerung als unentgeltliche Wertabgabe oder eventueller Lohnsteuerpflichten bei den bewirteten Personen.
Repräsentationsaufwendungen
Aufwendungen, die vorrangig der Repräsentation des Unternehmers dienen und nicht eindeutig auf einen konkreten Geschäftsabschluss oder eine Geschäftsbeziehung gerichtet sind, werden in der Regel als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben eingestuft.
Rechtsgrundlagen
Zentrale Gesetze und Verwaltungsvorschriften
- Einkommensteuergesetz (EStG), insbesondere § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG
- Umsatzsteuergesetz (UStG), insbesondere § 15 UStG
- Einkommensteuer-Richtlinien (EStR)
- BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Bewirtungsaufwendungen, regelmäßig aktualisiert (z. B. BMF-Schreiben vom 30.06.2021)
Praxisbeispiele
- Ein Geschäftstreffen in einem Restaurant mit einem potenziellen Kunden, bei dem über eine zukünftige Zusammenarbeit gesprochen wird, stellt eine typische geschäftlich veranlasste Bewirtung dar.
- Ein jährliches Sommerfest für die Belegschaft, das ausschließlich dem Betriebsklima dient, ist keine geschäftliche, sondern eine innerbetriebliche Bewirtung.
Zusammenfassung
Die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass ist ein komplexer, vielfach durch das Steuerrecht geregelter Begriff im deutschen Unternehmens- und Steuerrecht. Die steuerliche Anerkennung setzt voraus, dass die Bewirtung dem Geschäftszweck dient, angemessen und ordnungsgemäß dokumentiert ist. Die gesetzlichen Regelungen zielen darauf ab, den Missbrauch steuerlicher Entlastungen zu verhindern und für Rechtssicherheit im Umgang mit betrieblich veranlassten Bewirtungsaufwendungen zu sorgen. Unternehmen sollten bei der Abrechnung und Dokumentation äußerste Sorgfalt walten lassen, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.
Häufig gestellte Fragen
Welche Nachweispflichten bestehen bei der steuerlichen Anerkennung von Bewirtungskosten?
Für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten im geschäftlichen Kontext gelten strenge Nachweispflichten gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG und den gesetzlichen Vorgaben der Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 AO. Bewirtungsaufwendungen sind grundsätzlich durch maschinell erstellte, fortlaufend nummerierte Rechnungen nachzuweisen, wenn die Bewirtung in einer Gaststätte oder einem Restaurant stattfindet. Die Rechnung muss folgende Angaben enthalten: Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens, genaue Leistungsbeschreibung, Datum der Bewirtung, Rechnungsbetrag sowie den Namen des ausstellenden Lokals. Bei einem Betrag über 250 Euro brutto müssen die Teilnehmer der Bewirtung namentlich benannt sowie Anlass und Ort der Bewirtung dokumentiert werden. Zusätzlich muss der Rechnung ein vollständig ausgefüllter Bewirtungsbeleg beigefügt werden, der diese Angaben belegt. Ohne diese formalen Anforderungen ist ein Betriebsausgabenabzug regelmäßig ausgeschlossen. Der Nachweis muss zum Zeitpunkt der Buchung vorliegen, nachträgliche Ergänzungen oder Schätzungen reichen nicht aus.
Wie hoch ist die abzugsfähige Quote von Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass?
Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG dem Grunde nach lediglich zu 70 % als Betriebsausgaben abzugsfähig. Nicht abzugsfähig sind die auf den nicht betrieblich veranlassten Privatanteil entfallenden Kosten, dieser beträgt 30 %. Die volle Abzugsfähigkeit bleibt nur in Ausnahmefällen bestehen, etwa wenn es sich um Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (zum Beispiel Kaffee oder Gebäck bei Geschäftsbesprechungen in den eigenen Geschäftsräumen) handelt oder bei unentgeltlichen Bewirtungen anlässlich betrieblicher Veranstaltungen ausschließlich für Arbeitnehmer (sogenannte Betriebsveranstaltungen gemäß § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Die Vorsteuer aus Bewirtungskosten kann jedoch – bei entsprechender Berechtigung – in vollem Umfang geltend gemacht werden.
Welche Voraussetzungen müssen für die betriebliche Veranlassung einer Bewirtung erfüllt sein?
Die betriebliche Veranlassung einer Bewirtung liegt ausschließlich dann vor, wenn ein unmittelbarer Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit und einem konkreten Geschäftsinteresse besteht. Dazu muss die Bewirtung mit Personen erfolgen, zu denen geschäftliche Beziehungen bestehen oder angebahnt werden sollen (bspw. Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten). Zum rein privaten Lebensbereich dürfen keine Anknüpfungspunkte bestehen, ein privater Anlass (z. B. Familienfeier, Geburtstag) schließt die steuerliche Anerkennung auch bei gleichzeitig anwesenden Geschäftspartnern aus. Der konkrete Geschäftsbezug muss aus dem Anlass und den Gesprächsinhalten der Bewirtung hervorgehen, was auf dem Bewirtungsbeleg zu dokumentieren ist. Die Bewirtung muss angemessen sein; als unangemessen gelten insbesondere außergewöhnlich teure Speisen/Getränke, exzessive Häufigkeit oder fehlende nachvollziehbare betriebliche Notwendigkeit.
Wie wirkt sich eine mangelhafte Dokumentation auf die steuerliche Geltendmachung aus?
Bei unvollständiger oder mangelhafter Dokumentation von Bewirtungskosten ist der Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. Die Finanzverwaltung erkennt Bewirtungskosten nur an, wenn sämtliche gesetzliche Pflichtangaben vorliegen und gegebenenfalls auch die besonderen Formerfordernisse eingehalten werden. Fehlende Teilnehmerlisten, nicht dokumentierte Anlässe, fehlende ordnungsgemäße Rechnungen oder fehlende maschinelle Kassenbelege führen regelmäßig zur vollständigen Versagung des Betriebsausgabenabzugs. Die Nachholung beziehungsweise spätere Ergänzung von Angaben ist lediglich zulässig, solange der Zusammenhang zur Bewirtung glaubhaft gemacht und ein Missbrauch ausgeschlossen werden kann. Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann es zu Steuernachforderungen und finanziellen Nachteilen bis hin zu steuerlichen Sanktionen kommen, wenn der Nachweis nicht erbracht werden kann.
Sind Trinkgelder als Teil der Bewirtungskosten steuerlich abzugsfähig?
Trinkgelder, die im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung freiwillig und zusätzlich zum Rechnungsbetrag durch den Gastgeber gezahlt werden, können unter bestimmten Voraussetzungen als Teil der Bewirtungskosten behandelt und somit entsprechend zu 70 % als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass das Trinkgeld betrieblich veranlasst sowie angemessen ist und in der Rechnung gesondert ausgewiesen oder auf einem Zusatzbeleg nachweisbar dokumentiert wird. Bar gezahlte Trinkgelder an das Servicepersonal müssen mit Datum, Anlass, Betrag sowie der Empfängerunterschrift auf dem Bewirtungsbeleg ergänzt werden. Unangemessen hohe Trinkgelder oder solche, bei denen keine glaubhafte geschäftliche Veranlassung ersichtlich ist, werden von der Finanzverwaltung regelmäßig als nicht abzugsfähig eingestuft.
Wer zählt zu den begünstigten Personen bei einer geschäftlichen Bewirtung?
Zu den begünstigten Personen im Sinne der steuerlich relevanten geschäftlichen Bewirtung zählen ausschließlich betriebsfremde Personen, mit denen ein konkreter beruflicher beziehungsweise geschäftlicher Kontakt gepflegt oder angebahnt wird. Hierzu zählen insbesondere Geschäftspartner, potenzielle Kunden, Lieferanten oder externe Berater. Eigene Arbeitnehmer gelten nicht als betriebsfremde Personen; deren reine Bewirtung fällt unter die Regeln der Arbeitnehmerbewirtung und unterliegt anderen steuerlichen Vorschriften. Mischgruppen, in denen sowohl betriebsfremde als auch betriebsinterne Personen bewirtet werden, sind entsprechend aufzuteilen und anhand nachvollziehbarer Kriterien zu dokumentieren, um eine exakte steuerliche Zuordnung und den 70%-igen Betriebsausgabenabzug sicherzustellen.
Welche typischen Fehler führen zum Verlust des Betriebsausgabenabzugs bei Bewirtungskosten?
Zu den häufigsten Fehlern gehören unvollständige oder fehlerhafte Bewirtungsbelege (fehlende Teilnehmer, Anlass, Ort), nicht maschinell erstellte Gastronomierechnungen, fehlende oder nicht rechtzeitig angefertigte Eigenbelege, nicht angemessene Ausgabenhöhen, private Elemente in der Bewirtung, nicht sofortige Dokumentation und nachträgliche Änderungen an Belegen ohne plausible Begründung. Weiterhin kann der Abzug bei Verdacht auf Repräsentationsaufwand oder Scheingeschäfte vollständig aberkannt werden. Auch die Missachtung der 250 Euro-Grenze für Kleinbetragsrechnungen führt im Betriebsprüfungsfall zu umfangreichen Rückfragen und potenziellem Nichtansatz der Ausgaben. Ordnungsgemäße Buchführung sowie rechtzeitige, wahrheitsgetreue und vollständige Dokumentation bilden daher die unverzichtbare Grundlage für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen.
