Ausgaben

Begriff und Definition der Ausgaben

Ausgaben sind nach deutschem Recht sämtliche Abflüsse von Zahlungsmitteln, die im Rahmen individueller oder unternehmerischer Aktivitäten erfolgen. Sie stellen eine der zentralen Kategorien zur Beschreibung und Analyse betrieblicher und privater Finanzströme dar. Grundsätzlich sind Ausgaben von anderen verwandten Begriffen wie Aufwendungen und Kosten abzugrenzen: Während Ausgaben die tatsächlichen Zahlungsabflüsse bezeichnen, erfassen Aufwendungen den Wertverzehr in der Rechnungslegung und Kosten beziehen sich auf den betrieblichen Werteverzehr für die betriebliche Leistungserstellung.

Rechtsgrundlagen der Ausgaben

Ausgaben im Steuerrecht

Im deutschen Steuerrecht spielt der Begriff „Ausgaben“ eine besondere Rolle, etwa bei der Unterscheidung zwischen Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG) und Werbungskosten (§ 9 EStG). Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Sie mindern als Bestandteil der Gewinnermittlung die Steuerbemessungsgrundlage. Werbungskosten hingegen sind Ausgaben zum Erwerb, zur Sicherung und zur Erhaltung der Einnahmen im Rahmen der Überschusseinkünfte, also besonders bei Arbeitnehmern und Vermietern.

Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG)

Hierunter fallen sämtliche Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind, also in einem objektiven wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen. Private Ausgaben sind hiervon zu trennen und nicht abzugsfähig. Beispiele für Betriebsausgaben umfassen Materialaufwand, Personalkosten, Abschreibungen, aber auch Zinszahlungen und betriebliche Steuern.

Werbungskosten (§ 9 EStG)

Werbungskosten sind Ausgaben, die dem Erwerb, der Sicherung oder der Erhaltung von Einnahmen dienen. Typisch sind Fahrtkosten zur Arbeitsstelle, Beiträge zu Berufsverbänden oder Aufwendungen für Fachliteratur.

Nicht abzugsfähige Ausgaben

Das Steuerrecht kennt auch Ausgaben, die explizit nicht abzugsfähig sind, z. B. Kosten der privaten Lebensführung (§ 12 EStG), Geldbußen oder bestimmte Aufwendungen für Geschenke (§ 4 Abs. 5 EStG).

Ausgaben im Handelsrecht

Im Rahmen des Handelsrechts werden Ausgaben primär im Kontext der Bilanzierung sowie der laufenden Buchführung betrachtet. Der Begriff ist hier eng mit dem Zahlungsverkehr verbunden. Eine Ausgabe führt zur Minderung des Bestands an liquiden Mitteln oder Forderungen.

Ausgaben in der öffentlichen Verwaltung

Im Haushaltsrecht öffentlicher Körperschaften sind Ausgaben gemäß den Haushaltsordnungen (z. B. § 34 BHO) alle Zahlungen, durch die das öffentliche Vermögen gemindert wird. Sie sind den Einnahmen als Gegenbegriff gegenübergestellt und bestimmen den Haushaltsvollzug.

Abgrenzung zu Aufwendung, Zahlung und Aufwand

Ausgaben vs. Zahlungen

Ausgaben umfassen jede Verringerung des Zahlungsmittelbestands, unabhängig davon, ob damit ein Aufwand oder eine Investition verbunden ist. Zahlungen bezeichnen im engeren Sinn die tatsächliche Überweisung oder Barzahlung.

Ausgaben vs. Aufwand

Der Aufwand bezeichnet den in der Rechnungslegung berücksichtigten Gesamtwert aller verbrauchten Güter und Dienstleistungen. Eine Ausgabe wird zum Aufwand, wenn der Wertverzehr periodisiert wird und somit erfolgswirksam in die Gewinn- und Verlustrechnung eingeht.

Ausgaben vs. Kosten

Kosten sind betriebsbedingte, periodenbezogene Güter- oder Leistungsverbräuche zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Nicht alle Ausgaben sind Kosten, da betriebsfremde oder außerordentliche Zahlungen, wie Steuerzahlungen außerhalb der betrieblichen Sphäre, keine Kosten darstellen.

Rechtliche Bedeutung und praktische Beispiele

Unternehmensrecht

Im Unternehmensrecht sind Ausgaben für die Liquiditätsplanung und die Einhaltung der Zahlungsfähigkeit (Insolvenzvermeidung) maßgeblich. Die ordnungsgemäße Dokumentation von Ausgaben ist Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung nach §§ 238 ff. HGB.

Insolvenzrecht

Im Insolvenzrecht werden Ausgaben betrachtet, um die Masseunzulänglichkeit festzustellen. Unzulässige Ausgaben während der Insolvenz können zur Anfechtung oder Haftung der Geschäftsleitung führen.

Strafbarkeit unrechtmäßiger Ausgaben

Unzulässige oder unrechtmäßige Ausgaben können u. a. tatbestandserfüllend für Untreue (§ 266 StGB) oder Haushaltsuntreue sein, speziell im öffentlichen Bereich.

Arbeitsrecht

Im Arbeitsrecht sind Ausgaben z. B. als Aufwendungen für die Mitarbeiterführung und Personalentwicklung relevant. Erstattungen bestimmter Arbeitnehmerausgaben sind entweder steuerbar oder steuerfrei, je nach Ausgestaltung der Lohnsteuer- oder Sozialversicherungspflicht.

Buchhalterische Behandlung von Ausgaben

Jede Ausgabe ist mittels Belegen zu dokumentieren (§ 146 AO), bei Unternehmen erfolgen sie über das Kassen- und das Bankbuch. Bei den Freiberuflern im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) werden die Ausgaben zum Zeitpunkt des Abflusses erfasst.

Internationale Aspekte der Ausgaben

In anderen Rechtsordnungen, etwa nach den International Financial Reporting Standards (IFRS), wird zwischen „expenditures“ und „expenses“ unterschieden. Für die bilanzielle Behandlung sind neben dem nationalen Recht etwaige internationale Standards zu beachten, insbesondere im Zusammenhang mit konzernrechtlicher Berichterstattung.

Zusammenfassung

Ausgaben sind zentrale Transaktionsgrößen in nahezu allen Wirtschaftsbereichen und unterliegen jeweiligen spezifischen Rechtsvorschriften. Sie betreffen sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen und öffentliche Verwaltungen und sind in unterschiedlichen Kontexten – etwa Steuerrecht, Handelsrecht oder Insolvenzrecht – von erheblicher Bedeutung. Vorausschauende Unternehmen und Privatpersonen sichern ihre wirtschaftliche Stabilität und Rechtssicherheit durch genaue Dokumentation und rechtliche Einordnung ihrer Ausgaben.

Häufig gestellte Fragen

Welche Nachweise sind für die Anerkennung von Ausgaben steuerrechtlich erforderlich?

Für die steuerrechtliche Anerkennung von Ausgaben müssen grundsätzlich Einzelbelege wie Rechnungen, Quittungen oder Verträge vorgelegt werden können, die den Zahlungsvorgang und den Verwendungszweck dokumentieren. Diese Belege müssen den rechtlichen Mindestanforderungen entsprechen, was insbesondere bedeutet, dass sie Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Art und den Umfang der Leistung sowie den Betrag und gegebenenfalls die Umsatzsteuer ausweisen müssen (§ 14 UStG). Für manche Betriebsausgaben, etwa Bewirtungskosten, gelten verschärfte Dokumentationspflichten: Hier werden beispielsweise Angaben zu Anlass, Teilnehmern und Höhe der Bewirtungskosten verlangt (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG, R 4.10 EStR). Elektronische Belege sind inzwischen grundsätzlich zulässig, müssen aber unverändert, vollständig und während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren lesbar gespeichert werden können (§ 147 AO, GoBD).

Gibt es gesetzlich anerkannte Pauschalen für bestimmte Ausgabenkategorien?

Für einige Ausgabenkategorien hat der Gesetzgeber Pauschalen eingeführt, die steuerlich angesetzt werden können, ohne dass ein Einzelnachweis jeder Ausgabe erforderlich ist. Beispiele sind die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG), Verpflegungspauschalen bei auswärtiger Tätigkeit (§ 9 Abs. 4a EStG) oder auch Pauschbeträge für bestimmte Werbungskosten. Die Inanspruchnahme solcher Pauschalen setzt voraus, dass die zugrundeliegenden Voraussetzungen, etwa eine Auswärtstätigkeit, dargelegt werden können. Für andere Ausgaben, zum Beispiel für Fachliteratur, kann hingegen nur der tatsächliche Aufwand als Werbungskosten oder Betriebsausgabe angesetzt werden, sofern dieser nachweisbar ist.

Welche Fristen gelten für die Geltendmachung von Ausgaben in der Steuererklärung?

Steuerpflichtige müssen ihre Ausgaben im Rahmen der jeweiligen Steuererklärung für das betreffende Kalenderjahr angeben. Die reguläre Abgabefrist für die Einkommensteuererklärung ist gesetzlich festgelegt (§ 149 AO). Wurden Ausgaben im maßgeblichen Kalenderjahr getätigt, müssen sie in diesem Jahr geltend gemacht werden; eine nachträgliche Berücksichtigung in späteren Jahren ist nur im Ausnahmefall im Rahmen einer Berichtigung oder einer Änderung des Steuerbescheids möglich. Steuerlich relevante Belege sind mindestens zehn Jahre im Original oder digital aufzubewahren (§ 147 AO), falls das Finanzamt sie nachträglich sehen möchte.

Wann sind Ausgaben betrieblich und wann privat zuzuordnen?

Rechtlich wird zwischen betrieblich und privat veranlassten Ausgaben anhand des sogenannten Veranlassungsprinzips unterschieden. Betriebsausgaben im Sinne des § 4 Abs. 4 EStG sind solche Ausgaben, die durch den Betrieb oder die berufliche Tätigkeit veranlasst sind. Maßgeblich ist dabei der objektive Zusammenhang mit dem Betrieb oder der Einkunftserzielung. Mischveranlasste Aufwendungen (z.B. gemischt privat und betrieblich genutzte Fahrten) sind aufzuteilen, soweit eine Trennung möglich und mit vertretbarem Aufwand durchführbar ist. Kann eine Trennung nicht erfolgen, wird der gesamte Aufwand als nicht abzugsfähig bewertet (vgl. BFH-Urteil vom 21.9.2009, GrS 1/06).

Unterliegen alle Ausgaben einer steuerlichen Abzugsbeschränkung?

Nein, nicht alle Ausgaben können in unbegrenzter Höhe steuerlich angesetzt werden. Das Einkommensteuergesetz schließt bestimmte Ausgaben vollständig oder teilweise als Betriebsausgaben oder Werbungskosten aus (§ 4 Abs. 5 EStG), etwa Aufwendungen für Geschenke über 35 Euro pro Jahr und Empfänger oder nicht angemessene Bewirtungskosten. Für bestimmte betrieblich veranlasste Ausgaben, wie etwa Reisekosten, gelten spezielle Begrenzungen und Nachweisanforderungen. Bei häuslichen Arbeitszimmern beispielsweise erkennt das Finanzamt die Kosten nur in beschränktem Umfang oder nur bei Nachweis der Notwendigkeit und ausschließlichen Nutzung an (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG), maximal aber 1.250 Euro pro Jahr.

Welche Pflicht zur Kontotrennung besteht bei betrieblichen Ausgaben?

Aus rechtlicher Sicht besteht keine ausdrücklich gesetzlich vorgeschriebene Kontotrennung zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben für Einzelunternehmen oder Freiberufler, doch ist eine saubere Trennung im Interesse einer ordnungsgemäßen Buchführung dringend zu empfehlen und wird vom Gesetzgeber mittelbar vorausgesetzt (§ 238 HGB, §§ 140 ff. AO). Kapitalgesellschaften hingegen sind verpflichtet, jegliche geschäftlichen Zahlungen ausschließlich über Geschäftskonten abzuwickeln (§ 41 GmbHG, § 6 AktG). Eine unsaubere Vermischung kann nicht nur zu steuerrechtlichen Nachteilen führen, sondern auch zur Aberkennung von Betriebsausgaben durch die Finanzverwaltung.

Wie werden nicht belegbare Ausgaben steuerlich behandelt?

Grundsätzlich sind nicht belegbare Ausgaben steuerlich nicht abziehbar, da das Steuerrecht den Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ kennt (§ 146 AO, GoBD). In seltenen Ausnahmefällen erlaubt die Finanzverwaltung für kleinere Barausgaben im Rahmen von Eigenbelegen eine Anerkennung, wenn die betrieblichen Hintergründe und die Höhe der Ausgabe plausibel und nachvollziehbar dargelegt werden können (z.B. Fahrgeld, Trinkgelder). Die Anforderungen an die Dokumentation sind hoch, und die Finanzämter prüfen entsprechende Eigenbelege mit besonderer Sorgfalt. Regelmäßig ohne Beleg abziehbare Pauschalen betreffen nur bestimmte Berufsfelder oder Aufwandstatbestände, etwa pauschale Verpflegungsmehraufwendungen.