Amtliche Beglaubigung

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Definition und Bedeutung der Amtlichen Beglaubigung

Die amtliche Beglaubigung ist ein urkundliches Verfahren im deutschen Recht, bei dem die Übereinstimmung einer Abschrift, Kopie oder Unterschrift mit dem Original oder die Identität des Unterzeichners durch eine hierzu berechtigte Stelle bestätigt wird. Sie dient insbesondere der Überprüfung der Echtheit und rechtlichen Verwertbarkeit von Dokumenten in verschiedensten Verwaltungs- und Rechtsangelegenheiten. Die amtliche Beglaubigung findet Anwendung vor allem in Verwaltungsvorgängen, im Bildungssektor sowie im Melde- und Standesamtswesen.

Rechtsgrundlagen der amtlichen Beglaubigung

Die rechtlichen Grundlagen für die amtliche Beglaubigung finden sich in verschiedenen deutschen Gesetzen und Verordnungen. Wesentliche Regelungen hierzu enthalten unter anderem:


Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG)
Personenstandsgesetz (PStG)
Beurkundungsgesetz (BeurkG)
Notarordnung (BNotO)

Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) hinsichtlich der Beurkundung


Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) 

Nach § 33 VwVfG können Behörden auf Antrag bescheinigen, dass eine Abschrift, Ablichtung, Kopie oder Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt. Die Behörde hat bei der Beglaubigung die Identität des Originals und der Vorlage sorgfältig zu prüfen und die Beglaubigung mit einer entsprechenden Bescheinigung zu versehen.

Personenstandsgesetz (PStG) und andere Spezialgesetze

Das PStG ermöglicht auch Standesämtern in bestimmten Fällen die Beglaubigung oder Ausstellung von Personenstandsurkunden und deren Abschriften. Weitere behördliche Regelungen ergeben sich für Hochschulen, Schulen sowie kommunale Einrichtungen und Konsulate.

Formen und Umfang der amtlichen Beglaubigung

Im deutschen Recht wird zwischen der Beglaubigung von Abschriften oder Kopien und der Beglaubigung von Unterschriften unterschieden.

Beglaubigung von Abschriften und Kopien

Hierbei wird bestätigt, dass die Abschrift oder Kopie mit dem Original übereinstimmt. Diese Form ist insbesondere für die Vorlage bei Behörden oder Bildungseinrichtungen erforderlich, wenn das Original nicht eingereicht werden kann oder soll.

Anforderungen an die Beglaubigung

Die beglaubigende Behörde muss entweder das Original oder eine öffentliche Urkunde einsehen. Die Bestätigung erfolgt durch einen amtlichen Beglaubigungsvermerk, der in der Regel folgende Angaben enthält:


Name der beglaubigenden Person
Unterschrift der beglaubigenden Person
Dienstsiegel der Behörde
Angabe, ob die Kopie vollständig oder teilweise beglaubigt wurde
Datum sowie ggf. weitere spezifische Hinweise, zum Beispiel bei mehrseitigen Dokumenten


Beglaubigung von Unterschriften

Die amtliche Beglaubigung von Unterschriften bestätigt, dass die betreffende Person die Unterschrift persönlich vor der Beglaubigungsstelle geleistet oder anerkannt hat. Die Identität des Unterzeichners ist dabei zwingend durch einen amtlichen Ausweis (Personalausweis, Reisepass) nachzuweisen.

Nicht alle Behörden dürfen Unterschriften unter jedem beliebigen Dokument beglaubigen; häufig ist eine notarielle Beglaubigung zwingend vorgeschrieben, etwa bei bestimmten Grundstücksgeschäften oder im Gesellschaftsrecht.

Zuständige Stellen für amtliche Beglaubigungen

Beglaubigungen dürfen nur von hierzu befugten Stellen vorgenommen werden. Zuständige Stellen sind in Deutschland insbesondere:


Gemeindeverwaltungen, Stadtverwaltungen und Kreisverwaltungen
Bürgerämter, Meldeämter
Schulen und Hochschulen (im Rahmen eigener Dokumente)
Notare (im Rahmen notarieller Beglaubigungen)
Konsulate und Botschaften (im Ausland beziehungsweise für Auslandsdokumente)


Einschränkungen und Zuständigkeitsbereich

Nicht alle Stellen dürfen jede Urkunde beglaubigen. Eine Behörde kann grundsätzlich nur solche Dokumente beglaubigen, die für ihren eigenen Geschäftsbereich relevant sind. Für ausländische Urkunden ist oftmals eine Legalisation oder Apostille erforderlich, sofern das Dokument im Ausland verwendet werden soll.

Abgrenzungen: Öffentliche Beglaubigung und Beurkundung

Die amtliche Beglaubigung ist abzugrenzen von der öffentlichen Beglaubigung und der öffentlichen Beurkundung:



Öffentliche Beglaubigung: Erfolgt in der Regel durch Notare und wird zum Beispiel für bestimmte Rechtsgeschäfte (z.B. im Vereins- oder Gesellschaftsrecht) vorgeschrieben.

Öffentliche Beurkundung: Bezieht sich auf die Aufnahme einer vollständigen Urkunde durch Notare gemäß § 128 BGB. Diese ist für hochrangige Rechtsgeschäfte wie Grundstückskaufverträge oder Eheverträge verpflichtend.


Kosten der amtlichen Beglaubigung

Für die Durchführung einer amtlichen Beglaubigung werden Gebühren erhoben, deren Höhe sich nach den jeweiligen Gebührensatzungen der Behörden oder gesetzlichen Regelungen richtet. Die Gebühren variieren je nach Umfang und Art der Beglaubigung sowie nach Landesrecht oder Verwaltungsvorschriften.

Bedeutung im internationalen Rechtsverkehr

Für die Verwendung von Dokumenten im Ausland genügt die amtliche Beglaubigung häufig nicht. In solchen Fällen kann eine zusätzliche Überbeglaubigung („Apostille" nach dem Haager Übereinkommen) oder eine Legalisation durch die jeweilige Auslandsvertretung erforderlich sein, um die Echtheit eines deutschen Dokumentes im Ausland zu bestätigen.

Rechtsfolgen und Haftung

Die amtliche Beglaubigung entfaltet eine hohe Beweiskraft im Rechtsverkehr. Falsche oder unzutreffende Beglaubigungen können zivil- und strafrechtliche Konsequenzen für die beglaubigende Person oder Organisation nach sich ziehen, insbesondere im Hinblick auf Urkundendelikte gemäß § 348 StGB.

Zusammenfassung

Die amtliche Beglaubigung spielt im deutschen Verwaltungs‐ und Rechtsverkehr eine zentrale Rolle. Sie gewährleistet die Echtheit und Verwertbarkeit von Abschriften, Kopien und Unterschriften für private und behördliche Zwecke. Die korrekte Durchführung, Zuständigkeit und Formalien der Beglaubigung sind detailliert gesetzlich geregelt und von der jeweiligen Behörde mit besonderer Sorgfalt vorzunehmen. Eine fehlerhafte oder nicht anerkannte Beglaubigung kann zur Zurückweisung von Dokumenten und unter Umständen zu Haftungsansprüchen führen.

Häufig gestellte Fragen

Wer ist zur amtlichen Beglaubigung berechtigt?

Zur Erteilung einer amtlichen Beglaubigung sind in Deutschland grundsätzlich Behörden, Gerichte und Notare befugt. Behörden können nur dann eine Unterschrift oder eine Abschrift beglaubigen, wenn das Original von einer deutschen Behörde ausgestellt oder für den Gebrauch bei einer deutschen Behörde benötigt wird. Zu den zuständigen Behörden gehören unter anderem Stadt- und Gemeindeverwaltungen, Bürgerämter sowie Kreisverwaltungen. Notare sind berufsrechtlich befähigt, Dokumente jeder Art zu beglaubigen, auch für den privaten Rechtsverkehr oder für Dokumente, die im ausländischen Rechtsverkehr verwendet werden. In bestimmten Ausnahmefällen, insbesondere für Unterlagen im internationalen Kontext, kann auch das Konsulat oder die Botschaft der Bundesrepublik Deutschland Beglaubigungen vornehmen. Wer konkret zuständig ist, richtet sich insbesondere nach der Art des zu beglaubigenden Dokuments und dessen Verwendungszweck.

Welche Dokumente dürfen amtlich beglaubigt werden und welche nicht?

Amtlich beglaubigt werden dürfen in aller Regel Kopien und Abschriften von Urkunden und Schriftstücken, die entweder durch eine deutsche Behörde ausgestellt wurden oder zur Vorlage bei einer deutschen Behörde bestimmt sind. Dazu zählen Zeugnisse, Bescheinigungen, Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden sowie Meldebescheinigungen. Dagegen besteht ein Beglaubigungsverbot für Personenstandsurkunden (z.B. Geburtsurkunden), die ausschließlich durch das ausstellende Standesamt in Form von neuen Originalen oder beglaubigten Abschriften ausgegeben werden dürfen. Ebenso dürfen amtliche Beglaubigungen nicht für private Schriftstücke erbracht werden, wenn diese nicht für eine Behörde bestimmt sind. Ferner sind Beglaubigungen von Schriftstücken oder Unterschriften, die einen rechtswidrigen oder sittenwidrigen Inhalt haben, gesetzlich ausgeschlossen.

Welche rechtlichen Voraussetzungen müssen für eine amtliche Beglaubigung erfüllt sein?

Die rechtlichen Voraussetzungen für eine amtliche Beglaubigung sind im Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), in der Bundesnotarordnung (BNotO) sowie in länderspezifischen Vorschriften geregelt. Für die Beglaubigung einer Abschrift oder Kopie muss das Originaldokument, dessen identischer Inhalt bestätigt werden soll, im Original vorliegen. Die Beglaubigungsstelle prüft das Dokument auf Echtheit und inhaltliche Übereinstimmung mit der vorzulegenden Kopie. Eine Unterschriftsbeglaubigung findet nur statt, wenn die unterzeichnende Person persönlich und unter Vorlage eines gültigen Ausweisdokuments erscheint und die Unterschrift in Anwesenheit der beglaubigenden Person leistet oder als bereits geleistete Unterschrift anerkennt. In beiden Fällen dokumentiert die beglaubigende Stelle dies mit einem Beglaubigungsvermerk, der mindestens das Dienstsiegel, die Unterschrift sowie Datum und Ort der Beglaubigung enthalten muss.

Welche Folgen hat eine amtliche Beglaubigung aus rechtlicher Sicht?

Eine amtliche Beglaubigung bestätigt ausschließlich die Übereinstimmung einer Kopie oder Abschrift mit dem Originaldokument oder die Echtheit einer Unterschrift. Sie trifft jedoch keine inhaltliche Aussage über die Echtheit oder Gültigkeit des Originals selbst oder über die Rechtsverhältnisse, auf die sich das Dokument bezieht. Die Beglaubigung verschafft einer Abschrift oder Kopie einen erhöhten Beweiswert im Rechtsverkehr, insbesondere bei der Vorlage gegenüber Behörden oder Gerichten. Im Falle vorsätzlich falscher Beglaubigungen drohen der beglaubigenden Amtsperson zudem dienstrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen, z. B. wegen Urkundenfälschung oder Amtsmissbrauchs.

Sind amtliche Beglaubigungen im Ausland gültig?

Amtliche Beglaubigungen deutscher Behörden sind grundsätzlich nur im innerdeutschen Rechtsverkehr anerkannt. Für die Verwendung im Ausland bedarf es regelmäßig einer zusätzlichen Überbeglaubigung, der sogenannten Legalisation oder der Apostille gemäß dem Haager Übereinkommen. Diese wird von bestimmten Landesbehörden, z. B. den Regierungspräsidien oder Länderministerien, erteilt. Nur über diesen Zwischenschritt kann die Echtheit der Beglaubigung für ausländische Stellen verbindlich bestätigt werden. Zu beachten ist, dass nicht jedes Land deutsche amtliche Beglaubigungen ohne Weiteres anerkennt; es empfiehlt sich daher, sich vorab bei der ausländischen Behörde oder beim zuständigen Konsulat zu informieren.

Welche Gebühren fallen für eine amtliche Beglaubigung an?

Die Gebühren für amtliche Beglaubigungen sind in den jeweiligen Gebührenordnungen der Länder und der Bundesnotarordnung geregelt und variieren je nach zuständiger Stelle sowie der Art und Anzahl der beglaubigten Dokumente. In der Regel liegen sie im kommunalbehördlichen Bereich zwischen 2 und 6 Euro pro Beglaubigung; für umfangreichere Unterlagen oder bei notariellen Beglaubigungen können deutlich höhere Kosten entstehen, da das Notariat nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) abrechnet. Für soziale Zwecke, beispielsweise für die Vorlage von Bewerbungszeugnissen bei Universitäten oder im Rahmen eines BAföG-Antrags, werden die Gebühren in vielen Kommunen reduziert oder entfallen ganz. Es besteht jedoch kein Rechtsanspruch auf Gebührenbefreiung.

Wie lange ist eine amtliche Beglaubigung gültig?

Rechtlich gesehen besitzen amtliche Beglaubigungen keine festgelegte Gültigkeitsdauer, da sie lediglich bestätigen, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt die Kopie oder Abschrift wortlautgetreu mit dem Original übereinstimmte oder die Unterschrift zu diesem Zeitpunkt echt war. Allerdings können Empfänger, insbesondere Behörden oder Gerichte, verlangen, dass die Beglaubigung nicht älter als eine bestimmte Zeitspanne (häufig drei bis sechs Monate) ist, um die Aktualität des vorgelegten Dokuments sicherzustellen. Rechtsverbindlich wird die Gültigkeitsdauer somit nicht durch die Beglaubigung selbst, sondern durch den jeweiligen Verwendungszweck bestimmt.