Abziehbare/abzugsfähige Ausgaben

Begriff und Definition von abziehbaren bzw. abzugsfähigen Ausgaben

Abziehbare oder abzugsfähige Ausgaben, auch als Betriebsausgaben beziehungsweise Werbungskosten bezeichnet, sind im Steuerrecht diejenigen Aufwendungen, die von natürlichen oder juristischen Personen bei der Ermittlung der steuerlichen Einkünfte und dem zu versteuernden Einkommen berücksichtigt werden können. Sie zählen zu den zentralen Grundlagen des Ertragsteuerrechts, insbesondere im Einkommensteuerrecht, Körperschaftsteuerrecht, Gewerbesteuerrecht und vergleichbaren Regelungen.

Ziel der Abziehbarkeit ist es, das tatsächlich zur Verfügung stehende Einkommen bzw. den Gewinn fair und sachgerecht darzustellen, indem Aufwendungen, die zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung von Einnahmen getätigt werden, vom Bruttoeinkommen abgesetzt werden dürfen. Dies folgt dem sogenannten „Nettoprinzip“.

Arten abziehbarer Ausgaben

Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind die Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Hierzu zählen insbesondere:

• Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
• Löhne und Gehälter
• Miet- und Pachtzinsen
• Abschreibungen auf Anlagevermögen
• Kosten für betrieblich veranlasste Reisen
• Bewirtungskosten (im Rahmen der gesonderten Abzugsfähigkeit nach § 4 Abs. 5 EStG)

Betriebsausgaben mindern unmittelbar den betrieblichen Gewinn und sind insbesondere für Gewerbetreibende, Freiberufler sowie land- und forstwirtschaftliche Betriebe von Bedeutung.

Werbungskosten

Werbungskosten sind alle Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen (§ 9 Abs. 1 EStG). Typische Beispiele für Werbungskosten im Zusammenhang mit nichtselbständiger Arbeit sind:

• Fahrtkosten zur Arbeitsstätte
• Fachliteratur
• Arbeitsmittel
• Beiträge zu Berufsverbänden
• Fortbildungskosten

Im Einkommensteuerrecht werden Werbungskosten nicht nur bei Einkünften aus nichtselbständiger Tätigkeit, sondern auch bei Einkünften aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung sowie anderen Einkunftsarten anerkannt.

Sonderausgaben

Sonderausgaben sind private Aufwendungen, die aufgrund gesetzlicher Anordnung vom Gesamtbetrag der Einkünfte abgezogen werden dürfen (§§ 10 ff. EStG). Dazu zählen beispielsweise:

• Beiträge zu bestimmten Versicherungen (z.B. Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung)
• Ausgaben für die private Altersvorsorge
• Unterhaltsleistungen an bedürftige Angehörige
• Kirchensteuer

Außergewöhnliche Belastungen

Hierzu zählen Aufwendungen, denen sich der Steuerpflichtige aus rechtlichen, tatsächlichen oder sittlichen Gründen nicht entziehen kann und die die übliche Lebensführung übersteigen (§ 33 EStG). Beispiele sind Krankheitskosten oder Pflegekosten.

Rechtliche Grundlagen und Abzugsbeschränkungen

Gesetzliche Grundlagen

Die wichtigsten gesetzlichen Regelungen zu abziehbaren Ausgaben finden sich im Einkommensteuergesetz (EStG), insbesondere in den §§ 4, 9, 10 und 33 EStG. Weitere relevante Vorschriften finden sich etwa im Körperschaftsteuergesetz (KStG) und Gewerbesteuergesetz (GewStG).

Allgemeine Voraussetzungen

Für die steuerliche Anerkennung von abzugsfähigen Ausgaben gelten die Grundsätze:

• Notwendigkeit des wirtschaftlichen Zusammenhangs zur Einkommenserzielung
• Nachweisbarkeit und belegbare Höhe der Aufwendungen
• Tatsächliche Verausgabung (keine Rückstellungen, mit Ausnahme der gesetzlichen Regelungen)

Abzugsbeschränkungen und Nichtabziehbarkeit

Nicht jede Ausgabe ist in voller Höhe abzugsfähig. Typische Beschränkungen und Ausschlüsse:

• Gemischte Aufwendungen (privat und beruflich/betrieblich): Eine Aufteilung erfolgt nur, wenn der berufliche/betriebliche Anteil objektiv nachvollziehbar abgegrenzt werden kann.
• Bewirtungskosten: Nur 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten sind abziehbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).
• Repräsentationsaufwendungen, Geschenke über 35 Euro pro Empfänger und Jahr, Geldstrafen und bestimmte Bußgelder sind nicht als Betriebsausgaben/Werbungskosten abziehbar.

Nachweis und Dokumentation

Für eine steuerliche Anerkennung ist der Steuerpflichtige verpflichtet, Aufwendungen ordnungsgemäß zu belegen. Insbesondere bei betrieblichen und Werbungskosten ist ein lückenloser Nachweis über Belege, Verträge und Zahlungsnachweise zwingend erforderlich.

Abziehbare Ausgaben bei verschiedenen Einkunftsarten

Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft

Hier gelten spezifische Regelungen zu Betriebsausgaben, etwa für die Bewirtschaftung von Flächen, Viehhaltung oder Maschinen.

Einkünfte aus Gewerbebetrieb

Alle betrieblich veranlassten Aufwendungen einschließlich Abschreibungen, Finanzierungskosten und Personalaufwendungen sind als Betriebsausgaben abzugsfähig, mit den genannten Beschränkungen.

Einkünfte aus selbständiger Arbeit

Die Prinzipien gleichen denen der Einkünfte aus Gewerbebetrieb, jedoch fallen branchenspezifisch unterschiedliche Aufwendungen an (z.B. Fortbildungen, Praxisräume bei Ärzten).

Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit

Hier steht der Werbungskostenabzug im Vordergrund, insbesondere für Fahrtkosten, doppelte Haushaltsführung und Arbeitsmittel.

Einkünfte aus Kapitalvermögen

Abzugsfähig sind die tatsächlichen Werbungskosten, allerdings ist durch die Einführung der Abgeltungsteuer seit 2009 grundsätzlich ein Werbungskostenabzug ausgeschlossen. Lediglich der Sparer-Pauschbetrag bleibt noch abzugsfähig.

Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung

Typische abziehbare Ausgaben sind Zinsen für Finanzierung, Instandhaltungs- und Renovierungskosten, Hausverwaltungskosten oder Abschreibungen.

Bedeutung abziehbarer Ausgaben in anderen Steuerarten

Körperschaftsteuer

Die Grundsätze zur Abziehbarkeit entsprechen weitgehend denen des Einkommensteuerrechts, allerdings existieren spezifische Regelungen zu verdeckten Gewinnausschüttungen oder vGA (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG).

Gewerbesteuer

Insbesondere bestimmte Finanzierungsaufwendungen (z.B. Zinsen) unterliegen gewerbesteuerlichen Hinzurechnungen oder Kürzungen (§ 8 GewStG).

Umsatzsteuer

Im Rahmen der Umsatzsteuerveranlagung sind die abziehbaren Vorsteuern ein zentrales Thema, unterscheiden sich jedoch systematisch von den Betriebsausgaben im Ertragsteuerrecht.

Internationale Aspekte

In anderen Rechtsordnungen bestehen abweichende Definitionen und Regelungen zur steuerlichen Abziehbarkeit von Ausgaben. In der Europäischen Union existieren diverse Richtlinien, welche die Mindeststandards vorgeben, lassen den Mitgliedstaaten aber nationale Gestaltungsfreiheit.

Bedeutung für die Steuerplanung

Die systematische Erfassung und zutreffende Einordnung von abziehbaren bzw. abzugsfähigen Ausgaben ist für die Steueroptimierung wesentlich. Fehlerhafte Klassifizierung oder mangelnde Nachweise können zur Aberkennung oder Schätzung führen und steuerliche Nachteile bis hin zu Bußgeldern nach sich ziehen.

Fazit:
Abziehbare beziehungsweise abzugsfähige Ausgaben sind ein wesentlicher Bestandteil des deutschen Steuerrechts und stellen sicher, dass das steuerpflichtige Einkommen um betriebsbedingte und beruflich veranlasste Aufwendungen gemindert wird. Ein umfassendes Verständnis der zugrundeliegenden gesetzlichen Regelungen und Voraussetzungen ist für die zutreffende steuerliche Würdigung unerlässlich.

Häufig gestellte Fragen

Welche Belege sind für abziehbare Ausgaben aus rechtlicher Sicht erforderlich?

Für den Nachweis abziehbarer Ausgaben verlangt das deutsche Steuerrecht gemäß § 97 AO eine ordnungsgemäße Dokumentation der Ausgaben. Grundsätzlich müssen Steuerpflichtige dem Finanzamt auf Verlangen die entsprechenden Belege vorlegen. Dazu zählen insbesondere Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge oder Verträge, die den Aufwand belegen. Die Belege müssen den Aussteller, den Betrag, eine genaue Bezeichnung der Ware oder Leistung sowie das Datum enthalten. Elektronisch übermittelte Belege sind zulässig, sofern sie die Anforderungen an die Unveränderbarkeit gemäß § 147 Abs. 2 AO erfüllen. Bei bestimmten Ausgabenarten (z.B. Werbungskosten für Fahrtkosten) genügen glaubhafte Eigenaufzeichnungen, sofern eine Belegbeschaffung nicht zumutbar oder nicht möglich ist. Die Aufbewahrungsfristen betragen für Privatpersonen in der Regel 2 Jahre nach Bekanntgabe des Steuerbescheids; in Fällen mit Bezug zur Gewinnerzielung gelten längere Fristen gemäß § 147 AO.

Können auch Kosten geltend gemacht werden, die im Ausland entstanden sind?

Unter bestimmten Voraussetzungen sind im Ausland entstandene Ausgaben in Deutschland abziehbar, sofern sie einen Zusammenhang mit der inländischen steuerlichen Verpflichtung aufweisen. Rechtsgrundlage hierfür bildet das Territorialitätsprinzip und § 2 Abs. 1 EStG. Abziehbar sind Ausgaben dann, wenn sie nach deutschem Recht als Werbungskosten, Betriebsausgaben oder Sonderausgaben gelten und deren Zweck auch im Inland grundsätzlich steuerlich anerkannt würde. Für den Nachweis sind fremdsprachige Belege grundsätzlich zulässig, müssen aber auf Verlangen mit einer beglaubigten deutschen Übersetzung eingereicht werden. Steuerliche Abzugsverbote gemäß nationalem oder Doppelbesteuerungsrecht (z.B. § 34c EStG bei ausländischer Steueranrechnung) sind dabei zu beachten.

Welche Besonderheiten gelten bei außergewöhnlichen Belastungen?

Außergewöhnliche Belastungen sind nach § 33 EStG Aufwendungen, die dem Steuerpflichtigen zwangsläufig entstehen und die über die übliche Lebensführung hinausgehen. Typische Beispiele sind Krankheitskosten oder Pflegeaufwendungen. Zwangsläufigkeit setzt rechtlich einen entsprechenden Nachweis (z.B. ärztliches Attest, Pflegegutachten) voraus; freiwillige Aufwendungen sind nicht abziehbar. Die geltend gemachten Ausgaben müssen notwendig und angemessen sein, was vom Finanzamt geprüft wird. Manche Ausgaben werden pauschal anerkannt, andere nur in tatsächlicher Höhe nach Vorlage der Einzelbelege. Es gilt zudem eine zumutbare Belastung nach § 33 Abs. 3 EStG, die je nach Familienstand und Einkommen individuell berechnet wird. Erst der übersteigende Teil ist abziehbar.

Welche Einschränkungen bestehen für den Abzug von Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG grundsätzlich nur zu 70 % als Betriebsausgaben abziehbar, sofern sie betrieblich veranlasst sind. Der Gesetzgeber stellt hohe Anforderungen: Der Anlass und die Teilnehmer der Bewirtung sind zwingend zu dokumentieren. Hierfür ist ein Bewirtungsbeleg mit Angaben zu Ort, Datum, Anlass und den teilnehmenden Personen erforderlich, unterschrieben vom Steuerpflichtigen. Übersteigen die Kosten das angemessene Maß oder dienen sie überwiegend privaten oder repräsentativen Zwecken, ist der Abzug ausgeschlossen. Für den Vorsteuerabzug sind zudem die Anforderungen nach § 15 UStG zu beachten.

Wie sind doppelte Haushaltsführungen steuerlich abziehbar?

Kosten der doppelten Haushaltsführung (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG) können als Werbungskosten geltend gemacht werden, sofern ein beruflich veranlasster, auswärtiger Zweithaushalt geführt wird. Voraussetzung ist das Vorliegen eines eigenen Hausstands am Lebensmittelpunkt sowie einer zusätzlichen Unterkunft am Beschäftigungsort. Abziehbar sind insbesondere Miet- und Mietnebenkosten, Fahrtkosten für Familienheimfahrten (eine pro Woche), Verpflegungsmehraufwendungen (je nach Dauer in den ersten drei Monaten) sowie Umzugskosten. Die Unterkunftskosten sind seit dem Veranlagungszeitraum 2014 auf maximal 1.000 Euro pro Monat begrenzt. Notwendige Belege sind Mietvertrag, Nachweis über Familienheimfahrten und Verpflegungsbelege. Ein Nachweis über den eigenen Hausstand, beispielsweise durch Mietverträge, abweichende Meldeadresse und Beiträge zu den laufenden Haushaltskosten, ist ebenfalls erforderlich.

Inwieweit sind private Lebensführungskosten abziehbar?

Grundsätzlich sind nach § 12 EStG Kosten der privaten Lebensführung – etwa für Unterkunft, Ernährung, Freizeit, Bekleidung oder persönliche Absicherung – vom steuerlichen Abzug ausgeschlossen. Nur, wenn ausdrücklich eine abweichende gesetzliche Regelung besteht (z.B. als außergewöhnliche Belastungen oder Sonderausgaben wie Versicherungen), kommt ein Abzug in Betracht. Beim sogenannten gemischt veranlassten Aufwand gilt das objektive Aufteilungsgebot: Soweit ein objektiv abgrenzbarer beruflicher Anteil besteht, ist dieser ausnahmsweise abziehbar, der private jedoch nicht. Eine pauschale Aufteilung ist nur erlaubt, wenn eine genaue Aufteilung nicht möglich ist; ansonsten ist der gesamte Aufwand nicht abziehbar.

Was sind die steuerlichen Folgen, wenn abziehbare Ausgaben nicht anerkannt werden?

Wenn das Finanzamt abziehbare Ausgaben nicht anerkennt, erhöht sich die steuerrechtliche Bemessungsgrundlage, was in der Regel zu einer höheren Steuerlast führt. Der Steuerpflichtige erhält einen geänderten Steuerbescheid, der unter Angabe von Gründen die Nichtanerkennung erläutert. Dagegen kann innerhalb eines Monats Einspruch eingelegt werden (§ 347 AO). Im Einspruchsverfahren sollte eine substantielle Begründung und ggf. Nachreichung bzw. Ergänzung von Belegen erfolgen. Bei weiterhin abweichender Rechtsauffassung kann der Fall im Klagewege vor das Finanzgericht gebracht werden (§ 33 FGO). Bis zu einer rechtskräftigen Entscheidung sind Nachzahlungen grundsätzlich zu verzinsen (§§ 233a, 238 AO).

Welche Rolle spielen Abschreibungen im Kontext abziehbarer Ausgaben?

Abschreibungen (Absetzungen für Abnutzung, AfA) sind nach § 7 EStG eine besondere Form abziehbarer Aufwendungen, die den Werteverzehr abnutzbarer Anlagegüter über die Nutzungsdauer verteilt berücksichtigen. Nur dann, wenn ein Wirtschaftsgut dem Betriebsvermögen (oder ggf. dem zu eigenen Wohnzwecken genutzten Vermögen bei Vermietung) zuzuordnen ist und eine betriebliche/berufliche Nutzung nachgewiesen wird, sind Abschreibungen steuerlich abziehbar. Die Höhe der Abschreibung ergibt sich aus den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, dem AfA-Satz und der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer gemäß AfA-Tabellen. Sonderabschreibungen (§ 7g EStG) sind unter bestimmten Voraussetzungen für kleine und mittlere Unternehmen möglich. Die rechtliche Grundlage schreibt eine fortlaufende Aufzeichnung in der Buchführung sowie die Vorlage aussagekräftiger Belege über Anschaffung oder Herstellung vor.