Việc sử dụng phần mềm có thể được cấp thông qua các giấy phép phù hợp. Cần phân biệt xem người được cấp phép có được cấp quyền sử dụng đơn giản hay độc quyền.
Luật công nghệ thông tin không phải là một lĩnh vực pháp luật độc lập, mà liên quan đến nhiều lĩnh vực pháp luật khác như luật thương hiệu, luật cạnh tranh, luật bảo vệ dữ liệu hay luật bản quyền. Đặc biệt trong phát triển và cấp giấy phép phần mềm, luật công nghệ thông tin có những điểm tương đồng mạnh mẽ với luật bản quyền, giải thích bởi công ty luật kinh tế MTR Rechtsanwälte, đơn vị cũng tư vấn cho khách hàng trong lĩnh vực luật công nghệ thông tin.
Nhà phát triển một phần mềm cũng là tác giả về mặt pháp lý. Điều đó có nghĩa là họ cũng sở hữu quyền tác giả đối với chương trình và việc sử dụng phần mềm bởi bên thứ ba mà không có giấy phép phù hợp là bị cấm. Nhà phát triển phần mềm có thể cấp các giấy phép phù hợp để sử dụng phần mềm. Một khía cạnh quan trọng là liệu người sử dụng có được cấp quyền sử dụng đơn giản hay quyền sử dụng độc quyền.
Mỗi người sử dụng máy tính thường có quyền sử dụng đơn giản đối với phần mềm tiêu chuẩn. Họ được phép sử dụng phần mềm như đã thoả thuận trong hợp đồng, nhưng không có quyền sử dụng độc quyền. Quyền sử dụng đơn giản cũng có thể được cấp cho nhiều người dùng khác. Phạm vi sử dụng có thể được xác định trong hợp đồng cấp giấy phép, ví dụ như giới hạn về thời gian hoặc không gian. Trong thực tế, phần mềm thường không còn được mua nữa, mà chỉ các hợp đồng tải về được ký kết, cho phép sử dụng phần mềm trong một khoảng thời gian nhất định.
Đối với các doanh nghiệp, các giải pháp phần mềm có sẵn thường không đủ. Họ cần các giải pháp tùy chỉnh. Trong những trường hợp như vậy, phần mềm được phát triển đặc biệt cho khách hàng và thường được cấp quyền sử dụng độc quyền. Do phần mềm phát triển đặc biệt phải thường được tích hợp vào môi trường phần mềm sẵn có, điều này thường cũng được thỏa thuận hợp đồng, cùng với việc bảo trì phần mềm để các chương trình hoạt động mà không gặp sự cố.
Có thể có nhiều điểm khác được quy định bằng hợp đồng. Các điểm chính mà hợp đồng cấp giấy phép phần mềm nên chứa đựng là phạm vi dịch vụ, thời hạn, số lượng người dùng và chi phí.
Luật sư có chuyên môn trong luật công nghệ thông tin tư vấn về các hợp đồng phần mềm.
