Bir iş ilişkisinin sona ermesinden sonra, çalışanlar ve işverenler için kişisel verilerin hangi ölçüde saklanmaya devam edilebileceği konusu düzenli olarak gündeme gelmektedir – özellikle de personel dosyasındaki uyarı gibi hassas bilgiler söz konusu olduğunda. Baden-Württemberg Eyalet İş Mahkemesi, 14 Mart 2024 tarihli kararında (Esas No: 9 Sa 73/21) iş ilişkisinin sona ermesinden sonra personel dosyasından bir uyarının silinmesine yönelik veri koruma hukukundan kaynaklanan talebi ayrıntılı olarak incelemiş ve böylece iş hukuku ile veri koruma hukuku arasındaki ilişkiye dair önemli açıklamalar getirmiştir.
Personel dosyasının tutulmasının hukuki temelleri
İş ilişkisinde uyarının rolü
Uyarılar, sözleşmeye dayalı hakların korunması için kullanılan araçlardır ve amacı, bir hatalı davranışı belgelemek ve ilgili çalışana kendini düzeltme imkanı tanımaktır. Devam eden iş ilişkisi sırasında, uyarılar genellikle önemini korur; örneğin daha sonraki iş hukuku yaptırımları veya işten çıkarmalar açısından.
Veri koruma hukuku açısından değerlendirme
İşten ayrılma ile birlikte, bu tür kişisel verilerin daha fazla saklanıp saklanamayacağı sorusu ortaya çıkar. Özellikle, Genel Veri Koruma Tüzüğü’nün (GDPR) hükümleri, saklamanın gerekli olup olmadığı ve hukuka uygunluğuna dair net gereklilikler belirlemektedir. Çalışan verileri açısından belirleyici olan, saklamanın hâlâ gerekli olup olmadığı ya da silme hakkının doğup doğmadığıdır.
Baden-Württemberg Eyalet İş Mahkemesi’nin kararı
Olayın özeti ve anlaşmazlığın konusu
İlgili olayda, bir çalışan iş ilişkisinin sona ermesinin ardından personel dosyasından bir uyarının kaldırılmasını talep etti. İşveren ise bu talebi reddetti ve muhtemel saklama yükümlülüklerini gerekçe gösterdi.
Mahkemenin değerlendirmesi
Eyalet İş Mahkemesi, iş sözleşmesinin sona ermesiyle birlikte, uyarının asıl amacının – yani iş sözleşmesi ihlallerinin belgelenmesi ve olası ek iş hukuku adımlarının hazırlanmasının – geçerliliğini yitirdiğine hükmetti. Mahkeme, çalışanın işten ayrılmasından sonra, ancak istisnai olarak devam eden davalar veya yasal saklama yükümlülükleri gibi başka meşru menfaatlerin bulunmaması halinde uyarının saklanması için tanınabilir bir hukuki sebep olmadığını tespit etti. Aksi halde, personel dosyasındaki uyarı silinmeli ve veri koruma hukukundan doğan silme hakkı GDPR Madde 17’den kaynaklanmaktadır.
Ayrım: Veriler ne zaman saklanmaya devam edilebilir?
İstisnai durumlar ve meşru menfaatler
Mahkeme, işverenin meşru menfaatlerinin – örneğin henüz sonuçlanmamış hukuki uyuşmazlıklar veya yasal saklama yükümlülükleri durumunda – örnek olay bazında silmeye derhal engel olup olamayacağı konusunu özellikle açık bıraktı. Burada, her bir olayın koşulları belirleyici olup kapsamlı bir menfaat dengesinin değerlendirilmesi gerekmektedir.
Uygulama için önemi
Bu nedenle işverenler açısından, bir iş ilişkisinin sona ermesinden sonra personel dosyalarını dikkatlice inceleme ve herhangi bir özel gerekçe olmadıkça uyarıların genellikle silinmesi gerekliliği ortaya çıkmaktadır. Çalışanlar ise bu şekilde kişisel verilerinin korunması açısından güçlendirilmiş haklara sahip olur.
Personel yönetimi ve uyum süreci üzerindeki etkileri
Veri koruma uyumlu süreçlerin gerekliliği
Şirketler, iş sözleşmesinin sona ermesiyle birlikte artık gerekli olmayan personel verilerinin, özellikle olası olumsuz anlamı olan uyarılar gibi bilgilerin incelenmesi ve silinmesi için veri koruma mevzuatına uygun süreçleri uygulamaya almak zorundadır. Bu yalnızca bir iş hukuku değil, aynı zamanda bir veri koruma hukuku yükümlülüğüdür; zira GDPR ihlalleri ciddi yaptırımlara yol açabilir.
Diğer saklama yükümlülükleriyle ilişkisi
Personel dosyaları genellikle işyeri anayasa hukuku, vergi hukuku ve sosyal güvenlik hukuku kapsamındaki saklama yükümlülüklerinin de konusu olabilmektedir. Bir iş ilişkisinin sona ermesinden sonra uyarının silinmesi yükümlülüğü, her zaman olası diğer yasal düzenlemelerle bir denge içindedir. Her bir hukuki dayanağın ayrıntılı değerlendirilmesi, hukuken güvenli personel yönetim süreçleri için temel teşkil etmektedir.
Kararın işverenler ve çalışanlar açısından önemi
Eyalet İş Mahkemesi’nin kararı, GDPR Madde 5 paragraf 1 (c)’deki veri minimizasyonu ilkesinin iş hukukunda da önemini vurgulamaktadır. İşverenler, iş ilişkisinin sona ermesinden sonra çalışanların kişisel verilerinin silinmesine yönelik kapsamlı hak iddialarıyla karşı karşıya kalmaktadır.
Çalışanlar ise bu sayede hukuki konumlarını güçlendirmekte ve istihdamın sona ermesinden sonra gerekçesiz ya da artık gerekli olmayan olumsuz kayıtların, veri koruma hukukundan doğan silme hakkı kapsamında silinmesinden emin olabilmektedir.
Bireysel danışmanlık imkanlarına dair bilgilendirme
Baden-Württemberg Eyalet İş Mahkemesi’nin kararı, iş ilişkisinde ve sonrasında personel verilerinin veri koruma mevzuatına uygun şekilde işlenmesinin merkezi rolünü göstermektedir. Özellikle silme hakkının veya belirli belgelerin daha fazla saklanmasının mümkün olup olmadığı gibi karmaşık sorularla karşı karşıya kalan şirketler ve bireyler, yürürlükteki yasal ve yargısal gelişmeleri yakından takip etmekten fayda sağlayabilir.
Veri koruma hukuku ve iş hukuku alanında sürekli değişen gelişmeler çerçevesinde, MTR Legal bünyesindeki Rechtsanwalt’lar ülke genelinde ve uluslararası düzeyde kapsamlı danışmanlık hizmeti sunmaktadır. Kaynak: LAG Baden-Württemberg, 14.03.2024 tarihli karar, Esas No.: 9 Sa 73/21.
