Após o término de uma relação de trabalho, surge regularmente para empregados e empregadores a questão de até que ponto dados pessoais ainda podem ser mantidos — especialmente quando se trata de informações sensíveis, como advertências presentes no dossiê pessoal. O Tribunal Regional do Trabalho de Baden-Württemberg abordou de forma aprofundada, em sua decisão de 14 de março de 2024 (nº 9 Sa 73/21), o direito de proteção de dados relativo à exclusão de uma advertência do dossiê pessoal após o encerramento da relação de trabalho, trazendo importantes esclarecimentos sobre a relação entre o direito do trabalho e a legislação de proteção de dados.
Os fundamentos jurídicos da gestão de dossiês pessoais
O papel da advertência na relação de trabalho
Advertências são instrumentos para preservar direitos contratuais e servem para documentar condutas inadequadas, bem como para dar ao empregado a oportunidade de se corrigir. Durante a vigência da relação de trabalho, as advertências frequentemente mantêm sua relevância, por exemplo, em relação a futuras sanções trabalhistas ou rescisões.
Classificação no contexto da proteção de dados
Com a saída da empresa, surge a dúvida sobre o armazenamento continuado desses dados pessoais. A legislação de proteção de dados, especialmente as normas do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), impõe requisitos claros quanto à necessidade e licitude do armazenamento. Para dados de empregados, é essencial saber se a manutenção do armazenamento ainda é realmente necessária ou se existe, ao contrário, um direito à eliminação.
Decisão do Tribunal Regional do Trabalho de Baden-Württemberg
Situação de fato e objeto da controvérsia
No caso analisado, um empregado, após o fim de seu vínculo trabalhista, solicitou a exclusão de uma advertência de seu dossiê pessoal. O empregador recusou o pedido, alegando eventuais obrigações de conservação.
Avaliação do tribunal
O Tribunal decidiu que, com o encerramento do vínculo empregatício, desaparece o propósito original da advertência — ou seja, a documentação de violações das obrigações contratuais e a preparação de possíveis medidas trabalhistas subsequentes. O tribunal constatou que, após a saída do trabalhador, não existem motivos legalmente reconhecíveis para manter a advertência, salvo em casos excepcionais de interesses legítimos, como disputas judiciais pendentes ou obrigações legais de manutenção. Do contrário, a advertência deve ser excluída do dossiê, sendo o direito de eliminação fundamentado no art. 17 do RGPD.
Diferenciação: Quando é permitido manter dados?
Casos excepcionais e interesses legítimos
O tribunal deixou expressamente em aberto se, em determinados casos, interesses legítimos do empregador — como situações de litígios ainda não concluídos ou de obrigações legais de conservação — podem se sobrepor à exclusão imediata. Cada situação deve ser analisada individualmente, exigindo uma análise detalhada dos interesses envolvidos.
Importância para a prática
Para empregadores, decorre a necessidade de revisar cuidadosamente os dossiês de pessoal após o término de uma relação de trabalho e, em regra, remover advertências caso não haja razões específicas para uma conservação adicional. Com isso, os empregados passam a ter direitos fortalecidos quanto à proteção dos seus dados pessoais.
Impactos na gestão de pessoal e compliance
Necessidade de processos em conformidade com a proteção de dados
As empresas devem garantir que, ao encerrar relações de trabalho, existam processos em conformidade com a proteção de dados para revisar e eliminar dados pessoais que não sejam mais necessários, especialmente aqueles com possível conotação negativa, como advertências. Tal exigência é tanto trabalhista quanto ligada à proteção de dados, uma vez que violações ao RGPD podem acarretar sanções significativas.
Relação com outras obrigações de conservação
Dossiês de pessoal também estão regularmente sujeitos a obrigações de conservação impostas pelo direito laboral coletivo, tributário e de previdência social. A obrigação de remover uma advertência após o término da relação de trabalho deve ser sempre ponderada diante de outras exigências legais. Uma análise detalhada das respectivas bases legais é condição fundamental para processos de gestão de pessoal juridicamente seguros.
Importância da decisão para empregadores e empregados
A decisão do Tribunal Regional do Trabalho enfatiza a relevância do princípio da minimização dos dados do art. 5.º, n.º 1, alínea c) do RGPD, inclusive no direito do trabalho. Os empregadores se deparam com uma regulamentação cada vez mais complexa, na qual os colaboradores afetados podem exercer, após o término do contrato, amplos direitos de eliminação de seus dados pessoais.
Os trabalhadores, por sua vez, veem sua posição jurídica fortalecida, podendo ter a certeza de que, após o fim da relação, registros negativos injustificados ou não mais necessários deverão ser excluídos em conformidade com seu direito à eliminação de dados pessoais.
Nota sobre possibilidades de consultoria individual
A decisão do Tribunal Regional do Trabalho de Baden-Württemberg deixa clara a importância central do tratamento dos dados pessoais em conformidade com a legislação de proteção de dados durante e após a relação de trabalho. Empresas e pessoas físicas que enfrentam questões complexas, por exemplo sobre a possibilidade de exclusão ou manutenção de determinados documentos, podem se beneficiar de uma análise cuidadosa dos atuais desenvolvimentos legais e jurisprudenciais.
Diante do desenvolvimento dinâmico e constante do direito da proteção de dados e do direito do trabalho, os advogados da MTR Legal Rechtsanwälte oferecem consultoria sólida em todo território nacional e internacional. Fonte: LAG Baden-Württemberg, sentença de 14.03.2024, nº: 9 Sa 73/21.
