Feiten en achtergrond van de procedure
In de procedure die door het Bundesarbeitsgericht is beslist onder dossiernummer 8 AZR 209/21 stond de reikwijdte en de grenzen van de informatieverplichtingen van een werkgever op grond van art. 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) centraal. De zaak betrof een werknemer die na beëindiging van zijn arbeidsovereenkomst van zijn voormalige werkgever informatie verlangde over welke persoonsgegevens in het kader van zijn dienstverband waren verwerkt. Daarnaast vorderde de eiser de afgifte van kopieën van de betreffende documenten.
Het specifieke geschilpunt was de omvang van de door de werkgever, met inachtneming van het gegevensbeschermingsrecht, te verstrekken informatie. In het bijzonder was betwist in hoeverre kopieën van documenten kunnen worden geëist en of er een verplichting bestaat om alle interne correspondentie, e-mails en notities die betrekking hebben op de werknemer te overleggen.
Juridische aspecten bij het recht op inzage volgens art. 15 AVG
Omvang van de informatieplicht volgens de AVG
Art. 15 AVG geeft betrokkenen het recht op uitgebreide informatie over de door hen opgeslagen persoonsgegevens en op ontvangst van een kopie van deze gegevens. Doorslaggevend is hierbij welke omvang deze informatieplicht heeft en hoe gedetailleerd de informatie moet zijn. In de arbeidsrechtelijke praktijk is dit van groot belang, omdat vaak gevoelige en omvangrijke gegevensbestanden van werknemers worden bijgehouden.
De rechtspraak heeft herhaaldelijk benadrukt dat de informatieplicht niet betekent dat betrokkene zonder beperking toegang moet krijgen tot alle bij het bedrijf aanwezige schriftelijke stukken. Er dient altijd te worden onderscheiden tussen persoonsgegevens die in het licht van het recht op inzage moeten worden verstrekt en andere documenten die niet onder dat recht vallen – met name wanneer deze documenten slechts interne beoordelingen of aantekeningen bevatten die slechts indirect op de werknemer betrekking hebben.
Grenzen en beschermingsbelangen
Bij de beoordeling van de reikwijdte van het recht op inzage dient ook rekening te worden gehouden met de bescherming van andere betrokkenen en legitieme bedrijfsbelangen, zoals bedrijfsgeheimen of interne bedrijfsprocessen. De AVG zelf bepaalt dat de rechten en vrijheden van derden in acht moeten worden genomen (vgl. art. 15 lid 4 AVG).
Het Bundesarbeitsgericht heeft bovendien benadrukt dat het recht op inzage er niet toe mag leiden dat de werkgever wordt gedwongen om iedere correspondentie, gespreksnotitie of interne communicatie zonder enige beperking te openbaren. Het komt er juist op aan of en in hoeverre bepaalde documenten daadwerkelijk ‘persoonsgegevens’ bevatten die onder de aanspraak vallen. Per geval dient te worden nagegaan of de betreffende gegevens van belang zijn voor de verzoeker en of er belangen van derden zijn die bescherming verdienen.
Vereisten voor het verstrekken van documentkopieën
De vraag in hoeverre kopieën van documenten kunnen worden gevorderd, is zowel voor werkgevers als voor werknemers van grote praktische betekenis. Verstrekking kan met name aangewezen zijn als de betreffende documenten grotendeels geautomatiseerd beschikbaar zijn of eenvoudig organisatorisch kunnen worden geleverd. Daarentegen is het verstrekken van ‘alle’ documenten, notities of e-mails die bij het bedrijf zijn opgeslagen, volgens de uitleg van het Bundesarbeitsgericht niet zonder meer door de AVG gedekt.
Een verplichting tot verstrekking bestaat in de regel pas als er een concreet verband is met het verzoek om informatie en de betreffende documenten daadwerkelijk persoonsgegevens bevatten. Algemene verzoeken om verstrekking stuiten volgens de hoogste rechtspraak op hun grenzen, met name wanneer een dergelijke verplichting zou leiden tot een onevenredige inspanning bij het (mogelijk) doorzien van zeer omvangrijke dossiers.
Indeling en betekenis voor de praktijk
Gevolgen voor werknemers en bedrijven
De beslissing van het Bundesarbeitsgericht onderstreept het grote belang van een evenwichtige benadering van informatieverzoeken binnen arbeidsrelaties. Bedrijven dienen hun processen zo in te richten dat zij enerzijds voldoen aan de gerechtvaardigde aanspraken van voormalige en huidige werknemers op transparantie, maar anderzijds ook de bedrijfsbelangen en de privacy van derden waarborgen.
Werknemers op hun beurt kunnen uit de uitspraak afleiden dat hun recht op inzage niet onbeperkt is, maar steeds in overeenstemming met het doel van het recht op inzage en binnen de wettelijke kaders kan worden uitgeoefend.
Praktische uitvoering en uitdagingen
Juist met het oog op de verwerking en opslag van persoonsgegevens is het aan te bevelen om bestaande documentatie- en archiveringsprocessen regelmatig te evalueren. De juridische complexiteit van dergelijke informatieverzoeken vereist doorgaans een zorgvuldige beoordeling per geval, waarbij zowel de eisen van het gegevensbeschermingsrecht alsook bedrijfs- en organisatorische belangen in ogenschouw moeten worden genomen.
Conclusie
De beslissing van het Bundesarbeitsgericht (8 AZR 209/21) leidt tot een verdere verduidelijking van de reikwijdte van informatieplichten volgens de AVG binnen arbeidsrelaties en benadrukt de noodzaak van een gedifferentieerde afweging van de betrokken belangen. De informatieplicht van de werkgever is ruim, maar vindt haar grenzen onder meer in het beginsel van proportionaliteit en in de bescherming van de rechten van derden en bedrijfsbelangen.
Opmerking voor bedrijven en werknemers
Mocht u bij een lopende of beëindigde arbeidsrelatie vragen hebben over de reikwijdte en uitvoering van het recht op inzage volgens de AVG, dan kan individuele juridische begeleiding bijdragen aan een doelgerichte omgang met de wettelijke eisen. Het team van MTR Legal staat in het kader van haar werkzaamheden bedrijven en particulieren graag ter beschikking voor vertrouwelijk en zakelijk advies.
Bron: Bundesarbeitsgericht, uitspraak d.d. 16.2.2023 – 8 AZR 209/21
