Toelaatbaarheid van vertalingen door niet-beëdigde personen uit de omgeving van een partij in arbitrageprocedures
Het Oberlandesgericht Frankfurt am Main heeft met beslissing van 3 augustus 2022 (zaaknr.: 26 Sch 19/21) een praktijkrelevante uitspraak gedaan over de vertaling van getuigenverklaringen binnen arbitrageprocedures. Het geschilpunt was de vraag of het toegestaan is dat een persoon, die tot een van de bij de arbitrage betrokken partijen behoort en niet algemeen beëdigd is, de vertaling van de verklaring van een getuige tijdens de arbitrage op zich neemt. De uitspraak benadrukt de flexibiliteit en zelfstandigheid van het arbitrageprocesrecht bij de inrichting van het proces en werpt voor partijen en hun vertegenwoordigers nieuwe overwegingen op.
Arbitrage: Autonomie en procedurele beginselen
Zelfstandige vormgevingsmogelijkheden
De procedurele autonomie is een kenmerkend aspect van arbitrageprocedures. Partijen en arbitragetribunalen kunnen grote delen van het proces zelf vormgeven. Dit geldt ook voor de keuze van tolken en vertalers voor getuigenverklaringen, zolang er geen dwingende wettelijke bepalingen zijn of sprake is van evidente belangenconflicten. Het OLG Frankfurt heeft in zijn uitspraak bevestigd dat bij de vertaling van getuigenverklaringen niet noodzakelijkerwijs gebruik gemaakt hoeft te worden van algemeen beëdigde tolken, maar dat ook partijgebonden personen kunnen worden ingezet.
Waarborging van het recht om gehoord te worden
Een centraal onderdeel van arbitrage blijft echter de waarborging van het recht om gehoord te worden. Ook bij een flexibele procesinrichting moet verzekerd zijn dat alle betrokkenen in staat zijn de essentiële inhoud van de getuigenverklaringen te begrijpen en daarop te reageren. Het OLG Frankfurt legde dan ook de nadruk op het belang van zogenoemde “procedurele eerlijkheid”. Indien er twijfel bestaat over de juistheid van de vertaling, of het vermoeden bestaat van ongepaste beïnvloeding, dient het arbitragegerecht passende maatregelen te overwegen – zoals het inschakelen van een neutrale tolk.
Grenzen van partijautonomie: Geen starre gebondenheid aan gerechtelijke praktijk
Verschil met de overheidsrechtbankprocedure
De uitspraak onderstreept dat het arbitragerecht afwijkt van de procesregels van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (ZPO), die gelden voor procedures bij overheidsrechtbanken. Terwijl bij overheidsprocedures doorgaans gebruik wordt gemaakt van openbaar aangestelde en beëdigde vertalers, kan daarvan bewust worden afgeweken in arbitrageprocedures. De nadruk ligt hier op een door partijen medevormgegeven oplossing die is aangepast aan de bijzonderheden van het individuele geval. Partijen hebben zelf de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op de onpartijdigheid en kwalificaties van een vertaler.
Controle mogelijkheden achteraf
De overheidsrechter die na afloop van de arbitrageprocedure bijvoorbeeld bij een vernietigingsverzoek wordt betrokken, toetst slechts of fundamentele beginselen zijn nageleefd – en dan in het bijzonder het recht om gehoord te worden en het recht op een eerlijk proces. Een uitgebreide controle van details, zoals de selectie en aanstelling van de vertaler, vindt in de regel niet plaats, zolang er geen ernstige procedurefouten of duidelijke misbruiksituaties zijn. Het OLG Frankfurt zag in zijn beslissing geen aanwijzingen voor een relevante schending van partijrechten.
Gevolgen voor de arbitragepraktijk en procesdeelnemers
Praktische flexibiliteit en risico’s
Voor ondernemingen, investeerders en vermogende particulieren die vaak partij zijn in nationale of internationale arbitrages, biedt deze uitspraak meer speelruimte bij de inrichting van het proces. Ook personen uit de sfeer van de betrokken partijen – zoals medewerkers of andere vertrouwenspersonen – kunnen vertalingen verzorgen, voor zover het arbitragegerecht geen bezwaren heeft ten aanzien van hun onpartijdigheid en correctheid. Dit kan zowel kosten- als tijdbesparend zijn.
Aan de andere kant mag niet worden vergeten dat een te vergaande flexibilisering ook onzekerheden met zich mee kan brengen. Met name in grensoverschrijdende kwesties of bij bijzonder conflictueuze partijrelaties gelden soms strengere eisen aan de transparantie en integriteit van de procedure. Arbitrages blijven daarom gehouden om de randvoorwaarden te toetsen aan de constitutionele principes en het internationale arbitrageprocesrecht.
Verdere juridische duiding
De uitspraak is tot nu toe onherroepelijk, maar het valt nog te bezien hoe de jurisprudentie zich in vergelijkbare situaties verder zal ontwikkelen. Voor partijen is het aanbevelenswaardig om bij het opstellen van arbitrageovereenkomsten en voorafgaand aan geplande procedures hun wensen omtrent vertaling en tolkdiensten uitdrukkelijk aan te geven binnen de procedure, en te zorgen voor een nauwkeurige documentatie. Zo kunnen potentiële interpretatieconflicten achteraf worden vermeden.
Conclusie
Het vonnis van het OLG Frankfurt am Main onderstreept de specifieke zelfstandigheid van arbitrageprocedures ten opzichte van overheidsrechtspraak en versterkt de procedurele autonomie van partijen. De mogelijkheid om partijgebonden personen te laten vertalen kan het proces flexibeler maar ook risicovoller maken, indien het arbitragegerecht zijn toezichtsplicht niet voldoende nakomt. Doorslaggevend blijft uiteindelijk altijd de waarborging van een eerlijke en voor alle betrokkenen transparante procesgang.
Mocht er in het kader van de uitvoering van arbitrageprocedures onzekerheid bestaan over vertalingen, de inrichting van het proces of andere relevante aspecten, dan staan de advocaten bij MTR Legal met uitgebreide ervaring in nationale en internationale procedures voor een vertrouwelijk overleg ter beschikking.
