Faxverzending in het advocatenverkeer: Vervallen van termijnbewaking bij indiening bij de rechtbank
De technologische ontwikkelingen op het gebied van elektronische communicatie hebben steeds grotere invloed op het juridische beroep. Met name de verzending van processtukken naar rechtbanken is onderworpen aan strikt gedefinieerde regels, waarvan belangrijke consequenties kunnen voortvloeien voor het bewaken van termijnen. Door de voortdurende digitalisering van het rechtsverkeer raakt de fax als verouderde technologie steeds verder op de achtergrond. Een recent besluit van het Oberlandesgericht Frankfurt am Main (OLG Frankfurt, Beschluss van 14.07.2022, Az. 26 W 42/22) heeft deze ontwikkeling in een praktijkrelevante context opgepakt en duidelijke uitspraken gedaan over de termijnbewaking bij faxverzending door advocaten.
Juridische achtergrond: Vereisten voor termijnbewaking in civiele procedures
Ontwikkeling van communicatiekanalen
Het burgerlijk procesrecht kent voor tal van procedurele handelingen strikte termijnen. De juiste en tijdige indiening van processtukken bij de rechtbank kan bepalend zijn voor de uitkomst van de procedure. Terwijl de faxdecennia lang werd gezien als geaccepteerd middel voor het versturen van advocatenpost, richt de huidige rechtspositie bij communicatie met de rechtbanken zich steeds meer op elektronische verzending.
Doelstelling van de wetgever
Met de invoering van de bijzondere elektronische advocatenpostbus (beA) en de sinds januari 2022 geldende actieve gebruiksplicht voor advocaten (§ 130d ZPO, § 32a BRAO) is de fax als indieningsvorm feitelijk grotendeels achterhaald. De wettelijke wijzigingen zijn met name bedoeld om een snellere en manipulatieve beveiligde communicatie tussen advocaat en rechtbank te waarborgen.
Recente uitspraak van het OLG Frankfurt: Geen termijnbewaking meer per fax
Het OLG Frankfurt moest zich buigen over de vraag of de verzending van een processtuk per fax nog steeds een termijnbewakend effect kan hebben, met name wanneer voor advocaten het gebruik van het elektronische rechtsverkeer verplicht is. In de onderliggende zaak ontbrak volgens de rechtbank een onvoorziene technische belemmering die een uitzondering op de gebruiksplicht van het beA had kunnen rechtvaardigen.
Inhoud van de beslissing
De rechtbank stelde duidelijk dat de actieve gebruiksplicht van de bijzondere elektronische advocatenpostbus (beA) verzending per fax niet meer toestaat, tenzij er wettelijke uitzonderingen zijn – met name aangetoonde storingen of technische defecten. Een processtuk dat onder miskenning van de elektronische indieningsplicht per fax wordt ingediend, voldoet daarmee noch aan de wettelijke vorm noch aan de termijn.
Het besluit past binnen een lijn van hoogste rechterlijke rechtspraak die het belang van elektronische indiening centraal stelt. Tegelijkertijd wordt benadrukt dat technische storingen die verzending via beA onmogelijk maken, zorgvuldig moeten worden gedocumenteerd. Alleen in dergelijke uitzonderingsgevallen kunnen alternatieve verzendwijzen, zoals per fax of ter vastlegging bij de griffie, nog worden geaccepteerd.
Gevolgen voor de advocatenpraktijk en ondernemingen
Verhoogde eisen aan de organisatie van het elektronische rechtsverkeer
Advocaten moeten passende organisatorische maatregelen treffen om een betrouwbare toegang tot het beA te waarborgen. Het zorgvuldig bewaken van termijnen en de technische toegang tot de elektronische postbus worden daardoor nog belangrijker. Vertragingen of fouten bij het verzenden, bijvoorbeeld door bedieningsfouten of nalatigheid in het technisch onderhoud, kunnen ernstige rechtsbeschermingsnadelen tot gevolg hebben.
Betekenis voor ondernemingen en investeerders
Met name voor ondernemingen en investeerders die vaak betrokken zijn bij complexe, aan termijnen gebonden rechtsgeschillen, dient de focus te liggen op een ononderbroken elektronische communicatie met de juridische vertegenwoordiging. Ook de interne controle en coördinatie met gemachtigden krijgt in dit licht aanzienlijk meer gewicht.
Technische uitval van het beA: Vereisten voor bewijsvoering
Het besluit van het OLG Frankfurt wijst er nogmaals uitdrukkelijk op dat het uitwijken naar andere verzendvormen, zoals de fax, uitsluitend mogelijk is wanneer technische storingen de toegang tot het beA objectief onmogelijk maken. Ook dan dient de Rechtsanwalt het incident inzichtelijk te documenteren en aan te tonen dat alle redelijke pogingen tot verzending via het beA zijn uitgeput.
In geval van geschil is te verwachten dat rechtbanken hoge eisen zullen stellen aan de toelichting en onderbouwing van dergelijke omstandigheden. De enkele stelling van een technische storing is doorgaans niet voldoende.
Betekenis van de beslissing in de bredere context van het elektronische rechtsverkeer
De consequente uitsluiting van termijnbewaking door faxverzending vormt een mijlpaal in het moderniseringsproces van de juridische communicatie. De beslissing vergroot de efficiëntie en betrouwbaarheid van het rechtsverkeer, maar leidt ook tot strengere eisen aan de zorgvuldigheid van alle betrokkenen. In de toekomst is te verwachten dat rechtbanken uitzonderingen op de elektronische indiening restrictief zullen toepassen.
Voor alle vragen rondom elektronische communicatie met rechtbanken, termijnbeheer en de rechtszekere indiening van processtukken biedt MTR Legal Rechtsanwalt met zijn team uitgebreide ondersteuning voor bedrijven, investeerders en particuliere cliënten.
