Na het einde van een arbeidsrelatie rijst voor zowel werknemer als werkgever regelmatig de vraag in hoeverre persoonsgegevens verder mogen worden bewaard – vooral wanneer het om gevoelige informatie zoals waarschuwingen in het personeelsdossier gaat. Het Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg heeft zich in zijn uitspraak van 14 maart 2024 (Az: 9 Sa 73/21) uitvoerig beziggehouden met het privacyrechtelijke recht op verwijdering van een waarschuwing uit het personeelsdossier na beëindiging van de arbeidsovereenkomst, en heeft daarmee belangrijke verduidelijkingen gegeven over de verhouding tussen arbeidsrecht en privacyrecht.
De wettelijke basis voor het beheer van personeelsdossiers
De rol van de waarschuwing in het arbeidsverband
Waarschuwingen zijn instrumenten ter bescherming van contractuele rechten en dienen om wangedrag te documenteren en de betrokken werknemer een kans tot verbetering te bieden. Tijdens de lopende arbeidsrelatie blijven waarschuwingen vaak relevant, bijvoorbeeld met het oog op latere arbeidsrechtelijke sancties of ontslagen.
Privacyrechtelijke inbedding
Met het vertrek uit het bedrijf rijst de vraag naar het verdere bewaren van dergelijke persoonsgegevens. De privacywetgeving, met name de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), stelt duidelijke eisen aan de noodzakelijkheid en rechtmatigheid van een opslag. Voor werknemersgegevens is doorslaggevend of verdere opslag daadwerkelijk nog noodzakelijk is of dat er in plaats daarvan recht op verwijdering bestaat.
Uitspraak van het Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg
Feiten en twistpunt
In het onderliggende geval had een werknemer na afloop van zijn arbeidsovereenkomst de verwijdering van een waarschuwing uit zijn personeelsdossier geëist. De werkgever weigerde dit en beriep zich op mogelijke bewaarverplichtingen.
Beoordeling door de rechter
Het Landesarbeitsgericht besliste dat met het einde van de arbeidsovereenkomst het oorspronkelijke doel van de waarschuwing – namelijk het vastleggen van contractuele plichtsverzuimen en de voorbereiding van eventuele verdere arbeidsrechtelijke stappen – komt te vervallen. De rechtbank stelde vast dat na het vertrek van de werknemer geen juridisch te rechtvaardigen redenen meer bestaan voor het verdere bewaren van de waarschuwing, tenzij er uitzonderlijk andere gerechtvaardigde belangen spelen, bijvoorbeeld in verband met nog lopende rechtszaken of wettelijke bewaartermijnen. In dat geval dient de waarschuwing uit het personeelsdossier te worden verwijderd, waarbij het recht op verwijdering voortvloeit uit art. 17 AVG.
Differentiatie: Wanneer mogen gegevens bewaard blijven?
Uitzonderingsgevallen en gerechtvaardigde belangen
De rechtbank liet uitdrukkelijk in het midden of in individuele gevallen gerechtvaardigde belangen van de werkgever – bijvoorbeeld bij nog niet afgeronde juridische conflicten of bij wettelijke bewaartermijnen – directe verwijdering kunnen verhinderen. Het hangt hierbij sterk af van het individuele geval en er moet een uitgebreide belangenafweging worden gemaakt.
Betekenis voor de praktijk
Voor werkgevers volgt hieruit de noodzaak om na het einde van een arbeidsrelatie personeelsdossiers zorgvuldig te controleren en waarschuwingen in principe te verwijderen wanneer er geen bijzondere redenen zijn voor verdere opslag. Werknemers krijgen hiermee versterkte rechten met betrekking tot de bescherming van hun persoonsgegevens.
Impact op personeelsbeheer en compliance
Noodzaak van privacyconforme processen
Bedrijven moeten ervoor zorgen dat bij het beëindigen van arbeidsrelaties privacyconforme processen bestaan voor de beoordeling en verwijdering van niet langer noodzakelijke personeelsgegevens, in het bijzonder van informatie met een mogelijke negatieve lading zoals waarschuwingen. Dit is niet alleen een arbeidsrechtelijke maar ook een privacyrechtelijke verplichting, aangezien overtredingen van de AVG flinke sancties kunnen opleveren.
Relatie tot andere bewaartermijnen
Personeelsdossiers zijn vaak ook onderworpen aan verplichtingen tot bewaring op grond van het ondernemingsrecht, het belastingrecht en het sociale zekerheidsrecht. De verplichting tot verwijdering van een waarschuwing na afloop van de arbeidsrelatie bestaat daarom altijd in samenhang met mogelijke andere wettelijke voorschriften. Een gedifferentieerde analyse van de respectievelijke wettelijke grondslagen is een fundamentele voorwaarde voor juridisch zekere personeelsbeheerprocessen.
Betekenis van de uitspraak voor werkgevers en werknemers
De uitspraak van het Landesarbeitsgericht onderstreept het belang van het beginsel van gegevensminimalisatie uit art. 5 lid 1 sub c AVG ook binnen het arbeidsrecht. Werkgevers worden geconfronteerd met een steeds complexer regelgevingskader waarin betrokken werknemers na afloop van de arbeidsrelatie uitgebreide rechten op verwijdering van persoonsgegevens kunnen doen gelden.
Werknemers worden daardoor eveneens versterkt in hun juridische positie en kunnen erop vertrouwen dat na beëindiging van het dienstverband ongegronde of niet meer noodzakelijke negatieve vermeldingen op basis van hun privacyrechtelijke recht op verwijdering moeten worden verwijderd.
Aanwijzing op mogelijkheden voor individuele advisering
De uitspraak van het Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg maakt de centrale rol van privacyconforme verwerking van personeelsgegevens binnen en na het arbeidscontract duidelijk. Ondernemingen en particulieren die voor complexe vragen staan over bijvoorbeeld de toelaatbaarheid van verwijdering of verdere bewaring van bepaalde documenten, kunnen profiteren van een zorgvuldige analyse van de actuele wettelijke en rechterlijke ontwikkelingen.
Met het oog op de voortdurend dynamische ontwikkelingen in het privacyrecht en het arbeidsrecht staan de Rechtsanwälte bij MTR Legal Rechtsanwälte in heel Duitsland en internationaal ter beschikking voor gedegen advies. Bronvermelding: LAG Baden-Württemberg, uitspraak van 14.03.2024, Az.: 9 Sa 73/21.
