Na het einde van een arbeidsverhouding rijst voor werknemers en werkgevers regelmatig de vraag in hoeverre persoonsgegevens nog mogen worden bewaard – vooral wanneer het gaat om gevoelige informatie zoals waarschuwingen in het personeelsdossier. Het Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg heeft zich in zijn uitspraak van 14 maart 2024 (Az: 9 Sa 73/21) intensief beziggehouden met het privacyrechtelijke recht op verwijdering van een waarschuwing uit het personeelsdossier na beëindiging van het dienstverband en heeft daarmee belangrijke verduidelijkingen gegeven over de relatie tussen arbeidsrecht en gegevensbeschermingsrecht.
De juridische basis voor het beheer van personeelsdossiers
De rol van de waarschuwing binnen de arbeidsrelatie
Waarschuwingen zijn instrumenten om contractuele rechten te waarborgen en hebben tot doel wangedrag te documenteren en de betrokken werknemer de kans te geven zijn gedrag te verbeteren. Tijdens het lopende dienstverband behouden waarschuwingen vaak hun relevantie, bijvoorbeeld met het oog op latere arbeidsrechtelijke sancties of ontslag.
Gegevensbeschermingsrechtelijke classificatie
Bij het verlaten van het bedrijf rijst de vraag of dergelijke persoonsgegevens verder mogen worden opgeslagen. Het gegevensbeschermingsrecht, met name de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), stelt duidelijke eisen aan de noodzaak en rechtmatigheid van opslag. Voor werknemersgegevens is doorslaggevend of verdere opslag daadwerkelijk nog noodzakelijk is of dat er juist een recht op verwijdering bestaat.
Uitspraak van het Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg
Feiten en geschilpunt
In het onderliggende geval vroeg een werknemer na beëindiging van zijn dienstverband om verwijdering van een waarschuwing uit zijn personeelsdossier. De werkgever weigerde dit en beriep zich op mogelijk bestaande bewaarplichten.
Beoordeling door de rechtbank
Het Landesarbeitsgericht oordeelde dat met de beëindiging van het dienstverband het oorspronkelijke doel van de waarschuwing – namelijk het documenteren van schendingen van arbeidscontractuele verplichtingen en de voorbereiding op mogelijke verdere arbeidsrechtelijke stappen – vervalt. De rechtbank stelde vast dat na het vertrek van de werknemer er geen juridisch erkenswaardige redenen meer zijn voor verdere opslag van de waarschuwing, tenzij er bij uitzondering andere gerechtvaardigde belangen zijn, bijvoorbeeld in verband met nog lopende juridische geschillen of wettelijke bewaarplichten. In dat geval moet de waarschuwing uit het personeelsdossier worden verwijderd, waarbij het recht op verwijdering uit hoofde van art. 17 AVG kan worden afgeleid.
Differentiatie: Wanneer mogen gegevens bewaard blijven?
Uitzonderingsgevallen en gerechtvaardigde belangen
De rechtbank liet uitdrukkelijk open of in individuele gevallen gerechtvaardigde belangen van de werkgever – zoals bij nog niet afgeronde juridische geschillen of wettelijke bewaarplichten – een directe verwijdering kunnen verhinderen. Hier hangt het beslissend af van het individuele geval en dient een uitgebreide belangenafweging plaats te vinden.
Betekenis voor de praktijk
Voor werkgevers vloeit hieruit voort dat zij na het einde van een dienstverband personeelsdossiers zorgvuldig moeten controleren en waarschuwingen in principe moeten verwijderen, tenzij er bijzondere redenen zijn voor verdere opslag. Werknemers krijgen hierdoor versterkte rechten met betrekking tot de bescherming van hun persoonsgegevens.
Gevolgen voor personeelsmanagement en compliance
Noodzaak van privacy-conforme processen
Bedrijven moeten ervoor zorgen dat bij beëindiging van dienstverbanden privacy-conforme processen voor de controle en verwijdering van niet langer benodigde personeelsgegevens, met name van gegevens met een mogelijk negatieve lading zoals waarschuwingen, zijn geïmplementeerd. Dit is niet alleen een arbeidsrechtelijke, maar ook een gegevensbeschermingsrechtelijke verplichting, aangezien schendingen van de AVG gevoelige sancties tot gevolg kunnen hebben.
Verhouding tot andere bewaarplichten
Personeelsdossiers zijn doorgaans ook onderworpen aan verplichtingen tot bewaring op grond van ondernemingsrechtelijke, fiscale en sociale zekerheidswetgeving. De verplichting tot verwijdering van een waarschuwing na beëindiging van het dienstverband staat dus altijd in verhouding tot eventuele andere wettelijke voorschriften. Een gedifferentieerde analyse van de betreffende rechtsgronden is een fundamentele voorwaarde voor juridisch zekere processen in het personeelsbeheer.
Belang van de uitspraak voor werkgevers en werknemers
Het vonnis van het Landesarbeitsgericht onderstreept het belang van het beginsel van gegevensminimalisatie uit art. 5 lid 1 sub c AVG, ook in het arbeidsrecht. Werkgevers staan tegenover een steeds complexer geheel van regels, waarin betrokken werknemers na het einde van het dienstverband uitgebreide rechten kunnen doen gelden op verwijdering van hun persoonsgegevens.
Werknemers worden hierdoor in hun rechtspositie versterkt en kunnen erop vertrouwen dat na afloop van de arbeidsovereenkomst onterechte of niet langer noodzakelijke negatieve vermeldingen op grond van hun privacyrechtelijk verwijderingsrecht moeten worden verwijderd.
Let op individuele adviesmogelijkheden
De uitspraak van het Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg maakt de centrale rol van privacy-conforme verwerking van personeelsgegevens in en na het arbeidsverband duidelijk. Ondernemingen en particulieren die geconfronteerd worden met complexe vragen over bijvoorbeeld de rechtmatigheid van verwijdering of verdere bewaring van bepaalde documenten, kunnen profiteren van een zorgvuldige blik op de actuele wettelijke en rechterlijke ontwikkelingen.
Met het oog op de voortdurend dynamische ontwikkelingen in het gegevensbeschermingsrecht en arbeidsrecht staan de Rechtsanwälte van MTR Legal Rechtsanwälte nationaal en internationaal ter beschikking voor deskundig advies. Bronnenvermelding: LAG Baden-Württemberg, uitspraak van 14.03.2024, Az.: 9 Sa 73/21.
