Juridische kaders voor de ontvangst van e-mails in het civiel recht
De rechtszekere toezending van verklaringen per e-mail is een veelvoorkomend geschilpunt in het zakelijke verkeer. Met name rijst regelmatig de vraag onder welke voorwaarden de ontvangst van een eenvoudige e-mail bij de ontvanger kan worden aangenomen en of daarbij kan worden teruggevallen op een zogenaamd vermoeden van ontvangst (Anscheinsbeweis). Het Oberlandesgericht (OLG) Rostock heeft met het vonnis van 04.06.2024 (zaaknr. 7 U 22/24, bron: urteile.news) centrale uitgangspunten voor het bewijs van ontvangst van e-mails verduidelijkt en draagt zo bij aan verdere afbakening van de actuele rechtspraak.
Ontvangst van verklaringen in het elektronische handelsverkeer
Principe: Ontvangst vereist kennisname
In het civiel recht is de ontvangst van een wilsverklaring van belang, omdat doorgaans dit tijdstip doorslaggevend is voor de geldigheid van de verklaring (§ 130 lid 1 BGB). Voor de ontvangst van een verklaring is vereist dat deze zodanig in de machtssfeer van de ontvanger terechtkomt dat onder normale omstandigheden rekening gehouden moet worden met kennisname. Terwijl dit bij traditionele communicatiewegen zoals brief of fax vaak eenvoudig kan worden aangetoond met bewijs van ontvangst, bijvoorbeeld door ontvangstbevestiging of verzendrapport, bestaan er bij e-mails aanzienlijke onzekerheden.
Elektronische communicatieweg: Afbakening van andere verzendmethoden
In tegenstelling tot een gekwalificeerde elektronische communicatie, zoals verzending via De-Mail of via de bijzondere elektronische advocatenpostbus (beA), ontbreekt bij een eenvoudige e-mail meestal overtuigend bewijs dat het bericht daadwerkelijk bij de ontvanger is aangekomen en gereed is opgeslagen voor ontvangst. E-mailbewijzen zoals verzendbevestigingen, kopieën in de verzonden map of leesbevestigingen kunnen zonder moeite worden gemanipuleerd en bieden daardoor geen voldoende zekerheid over de daadwerkelijke ontvangst.
Rechtspraak van het OLG Rostock: Eisen aan het bewijs van ontvangst
Vonnis van 04.06.2024 – Essentiële motieven voor de beslissing
Het OLG Rostock heeft duidelijk gemaakt dat bij een eenvoudige e-mail noch sprake is van een vermoeden van ontvangst (Anscheinsbeweis), noch dat alleen het verzendproces als voldoende wordt beschouwd voor ontvangst. Noch het verzenden van een e-mail, noch het feit dat deze in de outbox verschijnt, rechtvaardigt de veronderstelling dat de ontvanger het bericht heeft ontvangen of dat deze in zijn ontvangstruimte is terechtgekomen. Volgens het gerecht moet de verzending in geval van geschil door de afzender met concrete feiten worden onderbouwd. Hierbij kunnen bijvoorbeeld gedetailleerde protocollen over een geslaagde elektronische ontvangst, logbestanden van de ontvangende mailserver of bezorgbevestigingen van derde aanbieders worden gebruikt – iets waar in een industriële of institutionele context steeds vaker gebruik van wordt gemaakt.
Het OLG benadrukt bovendien: omdat e-mails op hun weg van verzender naar ontvanger aan diverse technische risico’s zijn blootgesteld (serverstoringen, spamfilters, volle mailboxen, enz.), bestaat er niet zo’n grote regelmatigheid van ontvangst als aangenomen wordt bij reguliere post. Daarom ontbreekt het aan de typischheid van het proces die nodig is voor een vermoeden van ontvangst (Anscheinsbeweis).
Risicoaspecten in het elektronische handelsverkeer
Ondernemingspraktijk en technische risico’s
Voor bedrijven, investeerders en vermogende particulieren die actief zijn in het elektronische handelsverkeer, brengen dit vonnis aanzienlijke onzekerheden met zich mee ten aanzien van het naleven van termijnen, bewijsvoering en risicomanagement. Vooral het ontbreken van bewijsverlichting bij e-mailverkeer maakt het noodzakelijk om alternatieve bezorgmethoden of aanvullende ontvangstbevestigingen te overwegen om de ontvangst in potentiële geschillen zeker te stellen.
Vooruitblik: Aanpassingsbehoefte en ontwikkelingen
Het vonnis van het OLG Rostock past in een algemene gerechtelijke ontwikkeling die strenge eisen stelt aan het bewijs van ontvangst van elektronische verklaringsdragers. Bedrijven moeten zich bewust zijn van de technische en juridische risico’s die gepaard gaan met het verzenden van eenvoudige e-mails. Het inzetten van veilige elektronische verzendwegen wordt in dit licht steeds belangrijker.
Conclusie en nadere aanwijzingen
De vaststelling van het OLG Rostock, dat voor de ontvangst van een eenvoudige e-mail geen vermoeden van ontvangst geldt, benadrukt de noodzaak van zorgvuldige vormgeving van bezorgprocessen in het digitale handelsverkeer. Het vonnis onderstreept het belang van precieze technische en juridische bewijzen om de geldigheid van verklaringen en termijnstellingen te waarborgen.
Voor bedrijven, investeerders en particulieren doen zich in de praktijk vaak verdere vragen voor over eisen aan het bereiken van ontvangers, het gebruik van verschillende verzendmethoden of de inrichting van digitale communicatie. De Rechtsanwalt van MTR Legal volgt de ontwikkeling van de rechtspraak op de voet en staat klaar voor een juridisch conforme beoordeling van individuele situaties.
