Geen privacyrechtelijke verplichting tot verwijdering van een waarschuwing na beëindiging van de arbeidsovereenkomst – uitspraak van het LAG Niedersachsen
Het Landesarbeitsgericht Niedersachsen (uitspraak van 19 juni 2024, Az. 11 Sa 1180/20) heeft zich uitgebreid gebogen over de vraag of na afloop van een arbeidsovereenkomst een recht bestaat op verwijdering van een waarschuwing in het personeelsdossier op basis van privacywetgeving. De uitspraak maakt duidelijk dat de privacywetgeving – met name de bepalingen van de AVG – de loutere wens van een voormalig werknemer tot volledige verwijdering van waarschuwingen uit het personeelsdossier op zichzelf niet dwingend ondersteunt.
Uitgangssituatie en stand van het geschil
Wanneer een arbeidsovereenkomst eindigt, rijzen er vaak vragen over de omgang met documenten uit het personeelsdossier, zoals waarschuwingen, beoordelingen of getuigschriften. Centraal staat hierbij – naast arbeidsrechtelijke aspecten – steeds vaker de privacy, met name het recht op verwijdering van persoonsgegevens volgens art. 17 AVG.
In het onderhavige geval eiste de eiser na afloop van de arbeidsovereenkomst de verwijdering van een tijdens het arbeidsverband gegeven waarschuwing uit de personeelsstukken. De werkgever weigerde dit en beriep zich op de noodzaak van verdere bewaring voor bewijsdoeleinden, met name met het oog op eventuele arbeidsrechtelijke geschillen of conflicten na afloop van het contract.
Juridische beoordeling van het Landesarbeitsgericht
Toepasselijkheid van de AVG op inhoud van het personeelsdossier
Het LAG Niedersachsen bevestigt dat persoonsgegevens uit arbeidsverhoudingen in beginsel vallen onder het toepassingsgebied van de AVG. Dit geldt in het bijzonder ook voor waarschuwingen die in personeelsdossiers zijn opgeslagen. Toch is het recht op verwijdering niet onbegrensd.
Belangenafweging en bewaarplichten
Volgens de rechtbank moet er een belangenafweging plaatsvinden tussen het verwijderingsbelang van de voormalige werknemer en de gerechtvaardigde belangen van de voormalige werkgever. Op grond van art. 17 lid 1 onder a AVG bestaat er geen recht op verwijdering zolang verdere verwerking – in deze context dus opslag en bewaring van de waarschuwing – noodzakelijk is voor de naleving van wettelijke verplichtingen of voor het doen gelden, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.
Het LAG benadrukt dat waarschuwingen ook na beëindiging van de arbeidsovereenkomst van belang kunnen zijn als bewijs in mogelijke toekomstige rechtszaken – bijvoorbeeld in geschillen over een getuigschrift, een latere procedure wegens onrechtmatige beëindiging of schadevergoedingsclaims. Het enkele feit dat het arbeidscontract is beëindigd, doet het beschermenswaardige belang van de werkgever daarom niet automatisch vervallen.
Criteria voor het recht op verwijdering
De rechtbank verduidelijkt dat er in principe recht op verwijdering kan bestaan wanneer de gegevensverwerking in strijd is met de privacywetgeving (zie art. 17 lid 1 onder d AVG). Een vereiste zou bijvoorbeeld zijn dat de bewaring van de waarschuwing niet (meer) noodzakelijk is en er geen doorslaggevende gerechtvaardigde belangen van de werkgever zijn. In het onderhavige geval kon het LAG echter niet vaststellen dat het belang van de voormalige werknemer zwaarder woog.
Gevolgen voor de omgang met persoonsgegevens binnen de arbeidsovereenkomst
Praktijkrelevantie voor werkgevers en werknemers
De uitspraak biedt richting ten aanzien van de reikwijdte van privacyclaims van voormalige werknemers. Werkgevers kunnen met een beroep op de noodzaak van bewijsverstrekking verzoeken tot verwijdering of vernietiging weerstaan, zolang er een objectief gerechtvaardigd belang bestaat. Omgekeerd dienen werknemers in elk individueel geval te beoordelen of verdere opslag echt nog noodzakelijk is.
Verhouding tot andere verwijderingsrechten en archiveringstermijnen
De uitspraak onderstreept daarnaast dat arbeidsrechtelijke verplichtingen tot verwijdering van waarschuwingen na afloop van een arbeidsrelatie te onderscheiden zijn van privacyrechten. In sommige gevallen kan verwijdering op arbeidsrechtelijke grondslag worden geëist, terwijl voor een zelfstandig privacyrechtelijk verwijderingsverzoek de hierboven beschreven belangenafweging moet worden gemaakt.
Betekenis buiten het individuele geval
Met deze uitspraak verduidelijkt het LAG Niedersachsen de tot nu toe vaag omlijnde grens tussen privacybescherming en arbeidsrechtelijke nasleep. Vooral nu privacyrechten centraal komen te staan in arbeidsrechtelijke geschillen, biedt het vonnis rechtszekerheid en een betrouwbare referentiekader voor de betrokken partijen.
Conclusie en vooruitblik
Met de huidige uitspraak stelt het LAG Niedersachsen duidelijk dat het privacyrecht op verwijdering volgens art. 17 AVG in de context van personeelsdossiers wordt beperkt door gerechtvaardigde belangen van de werkgever. Het weigeren van volledige verwijdering van een waarschuwing na beëindiging van het arbeidscontract kan toegestaan zijn, mits er gegronde redenen zijn – met name het waarborgen van mogelijke rechtsposities.
Toch zijn de omstandigheden van ieder individueel geval doorslaggevend; met name kunnen bij langere tijd na beëindiging van het contract of bij een kennelijk vervallen gerechtvaardigd belang nieuwe juridische vragen voor beide partijen ontstaan.
Mocht u behoefte hebben aan juridisch advies over de bescherming van persoonsgegevens, het beheer en de bewaring van personeelsdossiers of verwante conflictgebieden, dan staan de advocaten van MTR Legal u graag ter beschikking.
