Relevantie van de ontvangst van e-mails in het zakelijk verkeer: Nieuwe koersbepaling door het Bundesgerichtshof
Het belang van elektronische communicatie is de afgelopen jaren in alle economische sectoren gestaag toegenomen. Tegen deze achtergrond is de vraag wanneer een per e-mail verzonden verklaring als ontvangen door de ontvanger in het zakelijk verkeer geldt, van aanzienlijke juridische betekenis. Met een beslissing van 27 juni 2024 heeft het Bundesgerichtshof (zaaknr.: VII ZR 89/21) centrale principes betreffende het tijdstip van ontvangst van e-mails in de zakelijke context verduidelijkt en zo de rechtszekerheid voor handelende partijen versterkt. Deze nieuwe rechtspraak verdient bijzondere aandacht omdat ze invloed heeft op de structurering van dagelijkse bedrijfsprocessen en het risicoprofiel bij de verzending van juridisch relevante verklaringen.
Basisprincipes van ontvangst: Definitie en voorwaarden
Juridisch kader voor verklaringen via elektronische post
Volgens vaste rechtspraak vereist een op ontvangst gerichte wilsverklaring, die via elektronische communicatie wordt verzonden, voor haar ontvangst bij de ontvanger de aanwezigheid van de verklaring binnen de machtssfeer van de ontvanger. Dit betekent dat de ontvanger onder normale omstandigheden kennis moet kunnen nemen van de verklaring. Met betrekking tot e-mail als communicatiemiddel betreft dit met name situaties waarin een e-mail op de mailserver van de ontvanger is opgeslagen en voor hem of haar bereikbaar is.
Relevante tijdstip bij e-mails
Het Bundesgerichtshof preciseert in zijn beslissing dat de ontvangst van een e-mail in het zakelijk verkeer in elk geval aangenomen kan worden wanneer de betreffende e-mail binnen de gebruikelijke kantooruren op de door de ontvanger gebruikte mailserver beschikbaar wordt gesteld. De loutere overdracht naar de server buiten kantooruren is echter niet voldoende om directe ontvangst tot stand te brengen. Pas met hervatting van de bedrijfsvoering – aan het begin van de volgende kantooruren – wordt de ontvangst juridisch effectief.
Elektronisch zakelijk verkeer: Gevolgen voor het sluiten van contracten en termijnen
Praktische gevolgen voor ondernemingen
De verduidelijking van het tijdstip van ontvangst heeft voor bedrijven aanzienlijke gevolgen met betrekking tot de berekening van termijnen en de juridisch zekere verzending van tijdkritische verklaringen. De regeling strekt zich onder meer uit tot opzeggingen, herroepingen, het stellen van termijnen, maar ook tot het ontvangen van contractaanbiedingen of acceptatieverklaringen. Het risico van vertraagde ontvangst, bijvoorbeeld door technische storingen, blijft in principe bij de ontvanger, voor zover de e-mail binnen diens digitale machtssfeer komt.
Bescherming van de belangen van beide partijen
Het Bundesgerichtshof zorgt met deze beslissing voor een eerlijke afweging van de belangen van verzender en ontvanger. Terwijl de verzender er niet voor hoeft in te staan of en wanneer de ontvanger de e-mail daadwerkelijk ophaalt, krijgt de ontvanger binnen een beperkte periode – namelijk tijdens kantooruren – de mogelijkheid om van de verklaring kennis te nemen. Buiten deze periodes wordt de ontvangst uitgesteld tot het eerstvolgende tijdstip, waardoor het risico van het ‘overrompelen’ van de ontvanger vermindert.
Technische randvoorwaarden en risico’s
Belang van ontvangstbereidheid voor ondernemingen
Met de uitleg van het begrip ontvangst sluit het Bundesgerichtshof aan bij het objectieve criterium van de ontvangstbereidheid in een gewoon bedrijfsproces. Ondernemingen doen er daarom goed aan het permanent en betrouwbaar functioneren van hun mailservers te waarborgen en storingen die tot vertraagde ontvangst kunnen leiden te minimaliseren. Op individuele werktijden of afwezigheden komt het voor de fictie van ontvangst daarentegen niet wezenlijk aan.
Rekening houden met technische transmissiewegen
De uitspraak maakt duidelijk dat voor het vaststellen van de ontvangst de technische beschikbaarheid op de mailserver van de ontvanger doorslaggevend is, en niet bijvoorbeeld de melding op een eindapparaat of het daadwerkelijke lezen van het bericht. Dit benadrukt de verplichting tot regelmatige controle van het zakelijke e-mailverkeer en het belang van duidelijk gedefinieerde kantooruren.
Kader en vooruitblik
Deze uitspraak van het Bundesgerichtshof stelt een nieuwe maatstaf voor ondernemingen met betrekking tot de planning en documentatie van communicatie via e-mail in het zakelijk verkeer. De verzending van juridisch relevante verklaringen wordt zo voorzienbaarder en laat de aanpassing van interne processen toe aan de actuele rechtspraak van het hoogste rechtscollege.
Bronvermelding: Uitspraken van het Bundesgerichtshof van 27 juni 2024, zaaknr.: VII ZR 89/21, te raadplegen via https://urteile.news/BGH_VII-ZR-89521_Zugang-einer-E-Mail-im-Geschaeftsverkehr-mit-abrufbereiter-Zurverfuegungstellung-auf-Mailserver-des-Empfaengers-innerhalb-der-Geschaeftszeiten~N34117.
Voor bedrijven, investeerders en vermogende particulieren kan, gezien de complexiteit van elektronische communicatie, een juridisch zekere vormgeving van de overdracht van verklaringen en een proactief risicobeheer met betrekking tot de ontvangst van e-mails van groot belang zijn. Wie op dit gebied behoefte heeft aan ondersteuning of zich een individueel overzicht wil verschaffen van de implicaties van deze uitspraak, kan terecht bij MTR Legal Rechtsanwalt als geschikt aanspreekpunt.
