Nessun obbligo di rimozione di un richiamo per motivi di protezione dei dati dopo la cessazione del rapporto di lavoro – Decisione del LAG Niedersachsen
Il Landesarbeitsgericht Niedersachsen (sentenza del 19 giugno 2024, n. 11 Sa 1180/20) si è occupato in modo approfondito della questione se, dopo la cessazione di un rapporto di lavoro, sussista il diritto alla cancellazione di un richiamo emesso in relazione al rapporto di lavoro dal fascicolo personale sulla base della normativa sulla protezione dei dati personali. La decisione chiarisce che le disposizioni in materia di protezione dei dati – in particolare le previsioni del GDPR – non giustificano automaticamente il semplice desiderio da parte di un ex dipendente di eliminare completamente i richiami dal fascicolo personale.
Situazione iniziale e stato della controversia
Al termine di un rapporto di lavoro sorgono spesso domande sull’utilizzo dei documenti contenuti nel fascicolo personale, come richiami, valutazioni o attestati. Oltre agli aspetti giuslavoristici, assume crescente importanza la protezione dei dati, in particolare il diritto alla cancellazione dei dati personali ai sensi dell’art. 17 GDPR.
Nel caso in oggetto il ricorrente, dopo la cessazione del rapporto di lavoro, ha richiesto la rimozione di un richiamo comminato durante il rapporto stesso dalla documentazione personale. Il datore di lavoro ha respinto la richiesta, invocando la necessità di conservare ulteriormente il documento a fini probatori, in particolare in vista di potenziali vertenze di lavoro o controversie post-contrattuali.
Valutazione giuridica del Landesarbeitsgericht
Applicabilità del GDPR ai contenuti del fascicolo personale
Il LAG Niedersachsen conferma che i dati personali relativi ai rapporti di lavoro rientrano, in linea di principio, nell’ambito di applicazione del GDPR. Ciò comprende in particolare anche i richiami conservati nei fascicoli personali. Tuttavia, la possibilità di cancellazione non è illimitata.
Bilanciamento degli interessi e obblighi di conservazione
Secondo il tribunale è necessario un bilanciamento tra l’interesse alla cancellazione dell’ex dipendente e gli interessi legittimi dell’ex datore di lavoro. Ai sensi dell’art. 17 par. 1 lett. a GDPR, non sussiste un diritto alla cancellazione fintanto che altri obblighi legali impongano la conservazione – nello specifico, la conservazione e disponibilità del richiamo – o che sia necessaria per accertare, esercitare o difendere diritti legali.
Il LAG sottolinea che i richiami, anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro, possono essere rilevanti come mezzi di prova per eventuali future controversie giudiziarie – ad esempio, nell’ambito di una contestazione relativa a una referenza, a una successiva impugnazione di licenziamento o a richieste risarcitorie. La mera cessazione del rapporto di lavoro, quindi, non elimina automaticamente la protezione degli interessi del datore di lavoro.
Criteri per il diritto alla cancellazione
Il tribunale chiarisce che un diritto alla rimozione può sussistere, in linea di principio, qualora il trattamento dei dati violi le disposizioni in materia di protezione dei dati personali (vedi art. 17 par. 1 lett. d GDPR). Un’ipotesi, ad esempio, si configura quando la conservazione del richiamo non sia (più) necessaria e non vi siano interessi legittimi prevalenti del datore di lavoro. Nel caso esaminato, tuttavia, il LAG non ha riscontrato una tale prevalenza degli interessi dell’ex dipendente.
Implicazioni per la gestione dei dati personali nel rapporto di lavoro
Rilevanza pratica per datori di lavoro e lavoratori
La decisione offre un orientamento sull’ambito di applicazione dei diritti in materia di protezione dei dati degli ex dipendenti. I datori di lavoro possono opporsi a richieste di cancellazione o rimozione facendo riferimento alla necessità della prova, finché persiste un interesse oggettivamente legittimo. Viceversa, i dipendenti dovrebbero verificare caso per caso se la conservazione ulteriore sia effettivamente ancora necessaria.
Rapporto con altri diritti di cancellazione e termini di archiviazione
La sentenza sottolinea anche che gli obblighi giuslavoristici di rimozione di richiami al termine del rapporto di lavoro si distinguono dai diritti derivanti dalla protezione dei dati personali. Mentre infatti in casi particolari potrebbe essere richiesta la rimozione su base giuslavoristica, un diritto autonomo in materia di protezione dei dati personali è soggetto al bilanciamento degli interessi sopra illustrato.
Significato oltre il caso concreto
Con questa decisione il LAG Niedersachsen concretizza la finora poco delineata interfaccia tra la protezione dei dati personali e le ricadute contrattuali nel diritto del lavoro. Soprattutto in un’epoca in cui i diritti di protezione dei dati occupano sempre più il centro delle controversie anche giuslavoristiche, la sentenza apporta sicurezza giuridica e un quadro di riferimento affidabile per le parti interessate.
Conclusioni e prospettive future
Con la recente decisione, il LAG Niedersachsen chiarisce che il diritto alla cancellazione dei dati ai sensi dell’art. 17 GDPR, nel contesto dei fascicoli personali, è limitato dagli interessi legittimi dei datori di lavoro. La negazione della cancellazione completa di un richiamo dopo la cessazione del rapporto di lavoro può essere lecita, qualora vi siano motivi sostanziali – in particolare la salvaguardia di potenziali posizioni giuridiche.
Ciononostante, le circostanze di ciascun singolo caso sono decisive; in particolare, dopo lunghi periodi dalla fine del rapporto o in caso di evidente venir meno di un interesse legittimo, possono emergere nuove questioni giuridiche per entrambe le parti.
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