Dopo la fine di un rapporto di lavoro, sia per il lavoratore sia per il datore di lavoro si pone regolarmente la domanda in quale misura i dati personali possano essere ulteriormente conservati – in particolare quando si tratta di informazioni sensibili come ammonimenti contenuti nel fascicolo personale. Il Tribunale del lavoro del Baden-Württemberg, con la sua sentenza del 14 marzo 2024 (Az: 9 Sa 73/21), si è occupato intensamente del diritto alla cancellazione di un ammonimento dal fascicolo personale secondo la normativa sulla protezione dei dati dopo la cessazione del rapporto lavorativo, fornendo così importanti chiarimenti sul rapporto tra diritto del lavoro e diritto della protezione dei dati.
Fondamenti giuridici della gestione del fascicolo personale
Il ruolo dell’ammonimento nel rapporto di lavoro
Gli ammonimenti sono strumenti per la tutela dei diritti contrattuali e servono a documentare cattive condotte, offrendo al lavoratore interessato la possibilità di migliorare. Durante il rapporto di lavoro in essere, gli ammonimenti mantengono spesso la loro rilevanza, ad esempio in relazione a sanzioni lavorative successive o licenziamenti.
Inquadramento dal punto di vista della protezione dei dati
Con l’uscita dall’azienda, si pone la questione della ulteriore conservazione di tali dati personali. Il diritto della protezione dei dati, in particolare la normativa prevista dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), stabilisce requisiti chiari circa la necessità e la liceità della conservazione. Per i dati dei lavoratori, è decisivo stabilire se la conservazione ulteriore sia effettivamente ancora necessaria o se sussista invece un diritto alla cancellazione.
Decisione del Tribunale del lavoro del Baden-Württemberg
Fatti e oggetto della controversia
Nel caso in esame, un lavoratore aveva richiesto, dopo la fine del suo rapporto di lavoro, la rimozione di un ammonimento dal suo fascicolo personale. Il datore di lavoro aveva rifiutato sostenendo la possibile esistenza di obblighi di conservazione.
Valutazione del tribunale
Il Tribunale del lavoro ha deciso che con la fine del rapporto di lavoro viene meno l’originaria finalità dell’ammonimento – ossia la documentazione delle violazioni contrattuali e la preparazione di eventuali ulteriori provvedimenti disciplinari. Il tribunale ha stabilito che, dopo l’uscita del lavoratore, non sussistono motivi giuridicamente rilevanti per la conservazione dell’ammonimento, salvo che non vi siano, in via eccezionale, altri interessi legittimi, ad esempio in relazione a controversie legali ancora in corso o a obblighi legali di conservazione. In caso contrario, l’ammonimento deve essere rimosso dal fascicolo personale, in quanto il diritto alla cancellazione discende dall’art. 17 GDPR.
Distinzione: quando è consentita la conservazione dei dati?
Casi eccezionali e interessi legittimi
Il tribunale ha espressamente lasciato aperta la questione se, in singoli casi, interessi legittimi del datore di lavoro – ad esempio in presenza di controversie legali non ancora concluse o obblighi legali di conservazione – possano impedire una cancellazione immediata. In questi casi, è fondamentale valutare attentamente le circostanze specifiche e procedere a un bilanciamento degli interessi.
Significato pratico
Ne deriva per i datori di lavoro la necessità di verificare attentamente i fascicoli del personale dopo la fine del rapporto di lavoro e di rimuovere gli ammonimenti, salvo che non sussistano motivi particolari per una conservazione ulteriore. I lavoratori ottengono così diritti rafforzati in merito alla tutela dei propri dati personali.
Ripercussioni su gestione del personale e compliance
Necessità di processi conformi alla protezione dei dati
Le aziende devono assicurarsi che, al termine di un rapporto di lavoro, siano implementati processi conformi alla protezione dei dati per la verifica e la rimozione dei dati personali non più necessari, in particolare quelli con possibile connotazione negativa come gli ammonimenti. Ciò rappresenta un obbligo non solo in ambito giuslavoristico, ma anche in materia di protezione dei dati, in quanto violazioni della GDPR possono comportare sanzioni significative.
Rapporto con altri obblighi di conservazione
I fascicoli personali sono regolarmente soggetti anche a obblighi di conservazione previsti dalla normativa aziendale, fiscale e previdenziale. L’obbligo di rimozione di un ammonimento al termine del rapporto di lavoro è quindi sempre in tensione con altre eventuali previsioni di legge. Un approccio differenziato alle rispettive basi normative è presupposto fondamentale per processi di gestione del personale giuridicamente sicuri.
Significato della decisione per datori di lavoro e lavoratori
La sentenza del Tribunale del lavoro sottolinea l’importanza del principio della minimizzazione dei dati di cui all’art. 5 par. 1 lett. c GDPR anche in ambito giuslavoristico. I datori di lavoro si trovano di fronte a un quadro regolatorio sempre più articolato, che consente ai lavoratori interessati di vantare diritti ampi alla cancellazione dei dati personali dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
I lavoratori, a loro volta, ne escono rafforzati nella loro posizione giuridica e possono essere certi che, dopo la fine dell’occupazione, annotazioni negative infondate o non più necessarie dovranno essere rimosse nell’ambito del loro diritto alla cancellazione previsto dalla normativa sulla protezione dei dati.
Indicazione sulle possibilità di consulenza individuale
La sentenza del Tribunale del lavoro del Baden-Württemberg evidenzia il ruolo centrale del trattamento conforme alla protezione dei dati dei dati personali dei dipendenti nel rapporto di lavoro e successivamente alla sua cessazione. Aziende e privati che si trovano ad affrontare questioni complesse sulla liceità della cancellazione o della ulteriore conservazione di determinati documenti possono trarre beneficio da un’analisi accurata delle più recenti evoluzioni normative e giurisprudenziali.
In considerazione dello sviluppo costantemente dinamico nel diritto della protezione dei dati e del lavoro, i Rechtsanwalt presso MTR Legal Rechtsanwälte sono a disposizione per una consulenza qualificata a livello nazionale e internazionale. Indicazione della fonte: LAG Baden-Württemberg, sentenza del 14.03.2024, Az.: 9 Sa 73/21.
