Trasmissione via fax nella corrispondenza legale: perdita dell’effetto di rispetto dei termini nelle presentazioni giudiziarie
Lo sviluppo tecnologico nel settore della comunicazione elettronica incide sempre più anche sulla professione forense. In particolare, la trasmissione di atti agli uffici giudiziari è soggetta a regole rigorosamente definite, da cui possono derivare conseguenze essenziali per il rispetto dei termini. Con la progressiva digitalizzazione della comunicazione legale, il fax, in quanto tecnologia superata, passa sempre più in secondo piano. Una recente decisione dell’Oberlandesgericht di Francoforte sul Meno (OLG Francoforte, decisione del 14.07.2022, Az. 26 W 42/22) ha affrontato tale sviluppo in un contesto pratico e ha espresso una chiara posizione in merito al rispetto dei termini nell’ambito della trasmissione via fax da parte dell’avvocato.
Contesto giuridico: requisiti per il rispetto dei termini nel processo civile
Evoluzione dei canali di comunicazione
Il diritto processuale civile prevede termini rigorosi per numerosi atti procedurali. Il deposito formale e tempestivo degli atti presso il tribunale può essere determinante per l’esito del procedimento. Mentre per decenni il fax è stato un mezzo riconosciuto per la trasmissione delle comunicazioni legali, l’attuale quadro normativo pone ormai l’accento sulle trasmissioni elettroniche nei rapporti con gli uffici giudiziari.
Finalità del legislatore
Con l’introduzione della casella di posta elettronica speciale per avvocati (beA) e l’obbligo di utilizzo attivo per gli avvocati in vigore da gennaio 2022 (§ 130d ZPO, § 32a BRAO), il fax come modalità di deposito è di fatto diventato ampiamente obsoleto. Le modifiche normative sono finalizzate, soprattutto, a garantire una comunicazione più rapida e sicura da manipolazioni tra avvocato e tribunale.
Decisione attuale dell’OLG Francoforte: nessun rispetto del termine tramite fax
L’OLG Francoforte è stato chiamato a stabilire se l’invio di un atto processuale tramite fax possa ancora produrre effetto in termini di rispetto del termine, soprattutto laddove per gli avvocati vige l’obbligo di utilizzo della comunicazione elettronica. Nel caso di specie, dal punto di vista del tribunale mancava un impedimento tecnico non imputabile, che avrebbe potuto giustificare un’eccezione all’obbligo di utilizzo del beA.
Contenuto della decisione
Il tribunale ha chiarito che l’obbligo di utilizzo attivo della casella elettronica speciale per avvocati (beA) non consente più la trasmissione via fax, salvo che non sussistano eccezioni di legge – in particolare interruzioni comprovate o guasti tecnici. Un atto depositato tramite fax in violazione dell’obbligo di trasmissione elettronica non soddisfa né la forma legale né il termine.
La decisione si inserisce in una linea giurisprudenziale della Corte Suprema che valorizza sempre di più la presentazione elettronica degli atti. Allo stesso tempo, viene sottolineato che le interruzioni tecniche che rendono impossibile la trasmissione via beA devono essere documentate accuratamente. Solo in tali casi eccezionali continuano ad essere riconosciute modalità alternative di trasmissione, come il fax o la presentazione presso la cancelleria.
Ripercussioni per la pratica forense e per le imprese
Aumenti dei requisiti organizzativi per la gestione della comunicazione elettronica giudiziaria
Gli avvocati devono adottare misure organizzative adeguate per garantire un accesso affidabile al beA. Il monitoraggio puntuale delle scadenze e la disponibilità tecnica della casella postale elettronica assumono quindi un’importanza ancora maggiore. Ritardi o errori nell’invio, ad esempio dovuti a errori di utilizzo o a mancata manutenzione tecnica, possono comportare gravi svantaggi giuridici.
Importanza per aziende e investitori
In particolare, per aziende e investitori spesso coinvolti in contenziosi complessi e soggetti a termini, l’attenzione deve essere focalizzata su una comunicazione elettronica senza interruzioni con la rappresentanza legale. Anche il controllo e il coordinamento interni con i mandatari acquistano, in tale contesto, un’importanza considerevole.
Guasti tecnici nel beA: requisiti per la prova
La decisione dell’OLG Francoforte ribadisce espressamente che il ricorso a modalità alternative di trasmissione, come il fax, è previsto solo quando guasti tecnici rendano oggettivamente impossibile l’accesso al beA. Anche in questi casi, l’avvocato è tenuto a documentare in modo comprensibile l’evento e a dimostrare di aver esaurito tutti i tentativi ragionevoli di trasmissione tramite beA.
In caso di controversia, è prevedibile che i tribunali richiederanno una dettagliata esposizione e dimostrazione di tali circostanze. La semplice affermazione di un guasto tecnico di regola non basta.
Significato della decisione nel contesto complessivo della comunicazione elettronica giudiziaria
L’esclusione rigorosa del rispetto dei termini tramite fax rappresenta un ulteriore passo fondamentale nel processo di modernizzazione della comunicazione giuridica. La decisione rafforza l’efficienza e l’affidabilità del processo giudiziario, ma comporta anche maggiori requisiti di diligenza per tutte le parti coinvolte. In futuro, è prevedibile che i tribunali gestiranno in modo restrittivo le deroghe alla presentazione elettronica degli atti.
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