Secrétaire

Secretary (Secrétaire) : Définition juridique et classification

Notion et origines

Le terme Secretary (en allemand : Secrétaire ou Secrétaire) est employé dans le contexte juridique international, notamment dans les pays anglo-saxons, avec différentes significations. L’appellation s’étend du simple employé administratif (par ex. personnel administratif, assistant) jusqu’à des fonctions élevées dans des organisations publiques et privées, comme le « Company Secretary » en droit des sociétés ou le « Secretary of State » au niveau gouvernemental. En Allemagne, le terme est majoritairement compris comme une désignation de fonction pour des tâches administratives et organisationnelles, tandis que dans le système juridique anglo-américain, il existe des rôles élargis et parfois juridiquement contraignants.

Secretary en droit des sociétés

Company Secretary

Dans de nombreux pays de common law, le rôle du Company Secretary (Secrétaire d’entreprise) est clairement défini par la loi. Le Company Secretary occupe une position centrale dans l’entreprise, allant bien au-delà des tâches administratives et incluant des responsabilités prévues par la loi.

Obligations et missions

Der Company Secretary est responsable du respect des exigences légales et réglementaires au sein de l’entreprise. Parmi les missions typiques figurent :

• Convocation et rédaction des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des assemblées générales
• Veiller au respect des dispositions légales en droit des sociétés (par ex. obligations de déclaration, inscriptions au registre)
• Veiller à la gestion régulière et conforme de l’entreprise
• Gestion des documents et registres de la société

Selon la législation nationale, le non-respect de ces obligations peut entraîner des conséquences civiles et pénales.

Statut juridique

Le statut juridique d’un Company Secretary est souvent défini par la loi, par exemple dans le Companies Act 2006 au Royaume-Uni. Ici, la nomination et la révocation relèvent du Board of Directors. Le Secretary dispose parfois d’un pouvoir de signature et peut être tenu responsable en cas de manquements à ses obligations.

Nomination et qualification

Dans certains États, la désignation d’un Company Secretary est obligatoire pour certains types de sociétés (par ex. Public Limited Company). Les critères d’aptitude sont précisés par la loi ou les statuts, et les manquements à l’obligation de nomination peuvent donner lieu à des sanctions.

Secretary dans les sociétés allemandes

En Allemagne, il n’existe aucun équivalent réglementé du Company Secretary. Les fonctions assurées par un Secretary dans le monde anglo-américain sont généralement du ressort de la direction, du fondé de pouvoir ou du personnel administratif. Toutefois, une entreprise peut, par les statuts ou décision, confier certaines missions à une personne portant le titre de « Secrétaire » ou « Secretary ». Cette désignation n’a cependant aucune portée juridique propre.

Secretary en droit public

Government Secretary et Secretary of State

Au niveau gouvernemental, le terme Secretary peut désigner différents postes. Au Royaume-Uni et aux États-Unis, par exemple, le « Secretary of State » est un ministre d’un domaine spécifique. La position juridique, la nomination ainsi que les compétences de ces titulaires de fonctions sont strictement encadrées par le droit de l’État concerné et les lois applicables (par ex. US Code, lois sur les ministères).

Bases juridiques

La nomination, la durée du mandat, les fonctions et la révocation des Secretaries dans le contexte étatique sont en général régies par les constitutions ou des lois particulières. Ils bénéficient de larges pouvoirs de décision et sont soumis à des obligations spécifiques de fonction ainsi qu’à des mécanismes de contrôle exécutif ou législatif.

Secretary en droit du travail

Dispositions contractuelles de travail

Les employés portant le titre de « Secrétaire » sont soumis aux dispositions du droit du travail de leur pays respectif. Cela inclut notamment :

• Signature d’un contrat de travail avec des missions définies
• Réglementation du temps de travail, rémunération et délais de préavis
• Droits et obligations vis-à-vis de l’employeur, tels que l’obligation de confidentialité

Confidentialité et protection des données

Les secrétaires sont régulièrement en charge de données et d’informations confidentielles. Le respect des obligations de confidentialité et des réglementations sur la protection des données est juridiquement contraignant et toute violation peut entraîner des conséquences civiles et, le cas échéant, pénales.

Secretary en droit international

Organisations internationales

Dans le contexte des organisations internationales, comme les Nations Unies, on trouve des postes intitulés « Secretary-General » ou « Secretary ». Ces fonctions sont organisées par le droit international public et les statuts de chaque organisation, et assorties de droits et obligations particuliers. Le Secrétaire général des Nations Unies, par exemple, a des missions définies dans la Charte des Nations Unies, telles que la préservation de l’ordre du jour et la représentation de l’organisation vis-à-vis des États et organes.

Réglementations de responsabilité et sanctions

Responsabilité civile et pénale

Les personnes exerçant la fonction de Company Secretary sont soumises, en cas de manquement à leurs obligations, à une responsabilité spécifique. Cela peut entraîner une obligation d’indemnisation envers la société ainsi que des sanctions pénales en cas de non-respect, notamment des obligations de déclaration ou des règles de conformité.

Possibilités de recours

En cas de faute grave ou de dol, l’entreprise peut se retourner contre le responsable pour le préjudice subi, à condition que la violation puisse être prouvée. Des tiers, tels qu’associés ou créanciers, peuvent également avoir droit à une indemnisation dans certains cas.

Résumé

La fonction de Secretary est, dans de nombreux systèmes juridiques, associée à des missions spécifiques et souvent légalement fixées, ainsi qu’à des pouvoirs et risques de responsabilité précis. Elle joue un rôle clé, notamment en droit des sociétés et dans les organisations internationales, fonction capitale tant sur le plan structurel que juridique. La nature exacte et la classification juridique dépendent de l’ordre juridique national ou international en vigueur ainsi que des prescriptions applicables, faisant du Secretary un acteur central, aux facettes multiples et juridiquement déterminant pour les entreprises et institutions.

Questions fréquemment posées

Quelles obligations légales une personne doit-elle remplir pour exercer en tant que Secretary ?

Pour occuper le poste de Secretary – en particulier dans le contexte d’une société, par exemple comme secrétaire de société dans une société de capitaux – les exigences légales varient en fonction de la forme sociale et du droit national concerné. Dans de nombreuses juridictions, par exemple selon le droit commercial allemand (HGB, GmbHG, AktG), la fonction n’est pas réglementée de manière stricte, c’est-à-dire qu’il n’existe pas d’obligation de qualification formelle (comme un diplôme professionnel spécifique ou une certification). Toutefois, les statuts d’une société peuvent prévoir des exigences supplémentaires, telles que l’indépendance, la neutralité ou des connaissances spécifiques en droit des sociétés. Dans certains secteurs (par exemple services financiers), des exigences particulières existent en vertu des réglementations de surveillance, telles que l’intégrité irréprochable (extrait de casier judiciaire) ou une preuve de compétences. Pour la fonction de “Secretary of the Board”, il convient également de prêter attention à la confidentialité, à la protection des données (RGPD) et, le cas échéant, à la protection des lanceurs d’alerte. Selon la nature de l’entreprise, une inscription au registre du commerce ou une notification à l’autorité de contrôle peut être requise. En cas de non-respect des prescriptions légales ou des obligations de diligence, une responsabilité personnelle peut survenir.

Quelles obligations le Secretary a-t-il envers la société ?

Un Secretary assume de vastes responsabilités juridiques envers la société, notamment en ce qui concerne la gestion correcte et la consignation des opérations relevant du droit des sociétés. Parmi les principales obligations figurent la convocation et la documentation régulière des assemblées générales, réunions d’actionnaires ou réunions du conseil d’administration, ainsi que la tenue et la conservation des procès-verbaux conformément à la législation (§ 130 AktG, § 51 GmbHG). Le Secretary doit également effectuer les déclarations nécessaires auprès des tribunaux d’enregistrement, comme les changements d’adresse ou de gérant. Il est tenu de respecter les délais d’inscription des données de l’entreprise aux registres du commerce, des associations et de la transparence, et de veiller au respect des formalités légales lors des prises de décisions. Il est également tenu d’appliquer les règles internes de la société (statuts ou règlements internes) et de signaler les infractions aux organes compétents. Le traitement confidentiel des données sensibles est également soumis à des règles strictes de protection des données.

Quelle est la nature de la responsabilité du Secretary du point de vue juridique ?

La responsabilité du Secretary repose en particulier sur le droit de la responsabilité civile et le droit des sociétés. Le Secretary a un devoir de diligence particulier et peut être tenu responsable en cas de faute grave ou de dol pour les dommages causés à la société ou à des tiers en raison de manquements (§ 823 BGB, éventuellement § 43 GmbHG ou § 93 AktG pour les dirigeants). En particulier, des manquements aux obligations de déclaration légales, aux délais ou une documentation erronée des résolutions peuvent entraîner des prétentions en indemnisation. Par ailleurs, une responsabilité pénale peut exister, par exemple en cas de faux en écriture, de corruption ou d’infraction à la protection des données (StGB, RGPD). Une assurance D&O (assurance responsabilité des dirigeants) peut réduire cette responsabilité dès lors qu’elle inclut expressément le Secretary.

Le Secretary est-il soumis à une obligation particulière de confidentialité ?

Oui, le Secretary est en principe soumis à une obligation légale et contractuelle stricte de confidentialité. Celle-ci découle, d’une part, des obligations accessoires au contrat de travail ou de prestation de services conformément au § 241 al. 2 BGB, mais peut aussi être explicitement prévue dans les contrats de société, statuts ou règlements intérieurs. L’obligation de secret est particulièrement stricte pour les informations considérées comme secrets d’affaire ou de fabrication (§ 17 UWG, § 201 StGB). Dans le cas des sociétés cotées en bourse, la loi sur le commerce des valeurs mobilières (WpHG) s’applique également en ce qui concerne les informations privilégiées. Toute violation de cette obligation de confidentialité peut entraîner des actions civiles (dommages-intérêts, injonction) ainsi que des mesures disciplinaires internes (avertissement, licenciement immédiat) et des poursuites pénales.

Quelles prescriptions légales s’appliquent à la rédaction des procès-verbaux par le Secretary ?

Pour la rédaction des procès-verbaux de réunions du conseil d’administration, d’assemblées d’actionnaires ou d’assemblées générales, il existe une multitude de dispositions légales. Selon le droit allemand, des exigences minimales s’appliquent aux sociétés anonymes (§ 130 AktG) et GmbH (§ 51 GmbHG). Elles incluent la reproduction complète de l’ordre du jour, la mention nominative des participants, la documentation précise des résolutions adoptées ainsi que la signature du secrétaire de séance (souvent le Secretary) et éventuellement du président de séance. Les procès-verbaux constituent des documents officiels au sens du § 261 ZPO et doivent être traçables à tout moment, infalsifiables et conservés conformément aux obligations de conservation (généralement 10 ans, § 257 HGB). Des omissions ou des irrégularités dans l’établissement des procès-verbaux peuvent entraîner l’annulation ou la nullité des décisions.

Quelles particularités du droit du travail doivent être observées pour les Secretaries ?

Dans la relation de travail, les Secretaries relèvent des règles protectrices générales du droit du travail, comme la loi sur la protection contre le licenciement (KSchG), la loi sur la durée du travail (ArbZG), la loi fédérale sur la protection des données (BDSG) ainsi que des accords collectifs applicables, le cas échéant. La gestion du temps de travail de confiance, la disponibilité régulière ainsi que les exigences en matière de formation continue (notamment dans le domaine de la conformité) sont particulièrement importantes. En cas de suspicion de manquement, des droits d’audition et de codécision spécifiques du comité d’entreprise (lorsqu’il existe) s’appliquent selon la BetrVG. Si un poste de confiance avec un niveau particulier de secret existe, l’employeur peut prendre des mesures contractuelles complémentaires, à condition qu’elles soient conformes à la loi.

Les missions du Secretary peuvent-elles être déléguées et quelles sont les limites juridiques ?

La délégation des missions du Secretary est en principe possible, sauf disposition légale ou statutaire contraire. Toutefois, en cas de délégation, le Secretary conserve une obligation de surveillance et de contrôle quant à la bonne exécution des tâches. La responsabilité incombe en principe toujours au Secretary, en particulier pour les fonctions à portée légale (par ex. rédaction des procès-verbaux, déclarations au registre). Les erreurs commises par un tiers mandaté peuvent être imputées au Secretary à moins qu’il ne puisse prouver avoir exercé une diligence suffisante dans la sélection et la surveillance. Dans certains cas, une désignation nominative dans les statuts peut exister, limitant la délégation à une modification statutaire préalable.