Notion et nature juridique du recueil des décisions
Die Recueil des décisions est un instrument central et un concept au sein du droit de la copropriété. Il désigne la compilation systématique de toutes les décisions prises par la communauté des copropriétaires. Sa base juridique est notamment l’article 24, alinéa 7 de la loi sur la propriété des appartements (WEG), qui réglemente de manière contraignante la tenue du recueil des décisions. Le recueil vise à garantir la transparence, la traçabilité et la documentation juridiquement sûre de toutes les décisions communautaires.
Bases légales et évolution
L’obligation de tenir un recueil des décisions a été introduite par la loi de réforme du droit de la copropriété du 26 mars 2007 (article 24 al. 7 WEG a.F.) et adaptée en conséquence par la loi de modernisation de la copropriété (WEMoG, en vigueur depuis le 1er décembre 2020). Les règles visent à renforcer les droits des copropriétaires et à assurer la traçabilité des décisions. Selon l’article 24, al. 7 WEG, chaque syndic est tenu de tenir une compilation de toutes les décisions de la communauté de copropriétaires.
Objet et importance
Le recueil des décisions remplit plusieurs fonctions essentielles :
- Documentation : Il garantit que toutes les décisions prises à la majorité des copropriétaires sont documentées de manière permanente et sécurisée contre toute manipulation.
- Sécurité juridique : Le recueil apporte de la clarté sur la situation des décisions et aide à éviter ou à résoudre les litiges.
- Transparence : Tous les copropriétaires et éventuels acquéreurs peuvent consulter le recueil afin de s’informer sur les décisions existantes.
Contenu et exigences du recueil des décisions
Décisions à enregistrer
Toutes les décisions prises lors des assemblées générales sur la base de l’article 23 WEG et formellement adoptées doivent être incluses dans le recueil des décisions. Il s’agit notamment :
- Mesures concernant la communauté telles que les décisions d’entretien
- Budgets prévisionnels, comptes annuels
- Décisions concernant la modification de la répartition des charges
- Mesures de rénovation et de modernisation
Ne doivent pas être intégrés au recueil les simples résultats de votes sans valeur décisionnelle, les prises de position ou les suggestions.
Forme et tenue du recueil des décisions
Conformément à l’article 24, alinéa 7 WEG, il existe une obligation de tenue systématique et à l’abri de toute manipulation du recueil. Les inscriptions doivent être effectuées sans délai après la prise de décision. La forme n’est pas expressément prescrite par la loi ; une version papier est courante, mais un recueil numérique tenu de manière continue est également admis, à condition qu’il offre la même sécurité et traçabilité.
Chaque décision individuelle doit comporter au minimum les informations suivantes :
- Texte de la décision
- Lieu et date de l’assemblée
- Résultat du vote (majorité, nombre de voix)
- le cas échéant, indications sur une contestation
Droits de conservation et de consultation
Le recueil des décisions doit être conservé en permanence. Chaque copropriétaire dispose, conformément à l’article 24, alinéa 7 WEG, du droit de consulter le recueil et de demander des copies à ses frais. Les acquéreurs potentiels ont également un intérêt légitime à la consultation dans le cadre des préparatifs d’achat, s’ils justifient cet intérêt.
Conséquences juridiques en cas d’erreurs dans le recueil des décisions
Omissions et sources d’erreurs
Les manquements à l’obligation de tenue ou une documentation incorrecte entraînent régulièrement des conséquences juridiques, telles que :
- Violation des obligations du syndic
- Demandes de dommages-intérêts de la communauté des copropriétaires contre le syndic en cas de préjudice avéré
- Difficultés accrues pour apporter la preuve dans le cadre de litiges
Cependant, un recueil des décisions erroné ou incomplet n’entraîne en principe ni la nullité ni l’invalidité d’une décision valablement adoptée. L’insuffisance de la documentation n’affecte donc pas la validité intrinsèque de la décision, mais peut sensiblement compliquer l’administration de la preuve lors des contentieux judiciaires.
Responsabilité du syndic
Le syndic en fonction peut, en cas de manquement fautif à l’obligation de documentation, voir sa responsabilité engagée envers la communauté. Si une absence ou une erreur dans le recueil des décisions entraîne des pertes financières, cela peut fonder des droits à réparation.
Pratique et particularités
Transmission en cas de changement de syndic
En cas de changement de syndic, le recueil des décisions complet et à jour doit impérativement être remis au nouveau syndic. Si la transmission n’est pas effectuée ou si le recueil est incomplet, cela peut engendrer des complications juridiques et pratiques pour la gestion et les copropriétaires. L’étendue et l’exhaustivité du recueil doivent donc être contrôlées régulièrement.
Numérisation et protection des données
Avec l’augmentation de la digitalisation de la gestion, les données relatives aux décisions sont de plus en plus saisies électroniquement. Les exigences en matière de protection et de sécurité des données doivent être respectées. L’accès aux données à caractère personnel doit être réservé uniquement aux personnes habilitées. La tenue électronique doit être sécurisée contre toute modification ultérieure afin d’éviter toute manipulation.
Distinction d’avec d’autres formes de documentation
Le recueil des décisions doit être strictement distingué d’autres documents tels que les procès-verbaux, les bilans annuels ou les collections de justificatifs. Tandis que le procès-verbal de l’assemblée décrit le déroulement et les modalités de la procédure, le recueil reproduit exclusivement les décisions formellement adoptées produisant des effets juridiques externes.
Conclusion
Le recueil des décisions est un instrument central du droit de la copropriété. Il garantit la sécurité juridique, la transparence et la traçabilité de toutes les décisions au sein d’une communauté de copropriétaires. Sa tenue conforme à l’article 24, alinéa 7 WEG, est une obligation essentielle du syndic. Les infractions à cette obligation doivent être prises au sérieux juridiquement car elles peuvent entraîner non seulement des problèmes de gestion, mais aussi des droits à réparation. La possibilité de consultation protège les intérêts tant des copropriétaires que des acquéreurs potentiels et assure une gestion communautaire durable.
Questions fréquentes
Quand un recueil des décisions doit-il être tenu conformément à la loi sur la copropriété (WEG) ?
Selon l’article 24 al. 7 WEG, la tenue d’un recueil des décisions est obligatoire pour toutes les communautés de copropriétaires dès qu’il existe au moins deux propriétaires distincts. Cette obligation débute avec l’entrée en vigueur de la loi en 2007 et concerne aussi bien les nouvelles que les anciennes décisions de l’assemblée générale. Le recueil doit contenir toutes les décisions prises depuis le 1er juillet 2007; les décisions prises par voie de circulation doivent également y figurer. Seules les décisions, et non les simples opinions ou notes de procès-verbal, sont constatées de manière contraignante dans le recueil.
Qui est responsable de la tenue correcte du recueil des décisions ?
D’un point de vue légal, la tenue correcte du recueil des décisions incombe principalement au syndic de la communauté des copropriétaires. S’il n’y a pas de syndic, la tâche incombe collectivement aux copropriétaires. Le syndic doit s’assurer que toute modification est inscrite immédiatement et fidèlement ; des manquements peuvent avoir de sérieuses conséquences en matière de responsabilité. En cas de changement de syndic, l’ensemble du recueil, y compris toutes les inscriptions, doit être remis à son successeur.
Quelles exigences juridiques doit remplir un recueil des décisions ?
Le recueil des décisions conformément au WEG doit respecter certaines exigences formelles. Chaque inscription doit indiquer la date de l’assemblée générale, le texte de la décision adoptée ainsi que la date de la notification et, le cas échéant, faire mention d’une éventuelle contestation judiciaire reçue ou d’une modification ultérieure. Toute manipulation ultérieure est strictement interdite : les modifications postérieures, en particulier les suppressions, ne sont pas autorisées et peuvent entraîner la nullité ou la contestabilité des décisions ultérieures. Toutes les inscriptions doivent être effectuées chronologiquement et numérotées de façon continue ; le recueil peut être tenu aussi bien sur papier qu’électroniquement, tant que l’inaltérabilité est garantie.
Quelles sont les conséquences juridiques d’un recueil des décisions erroné ou inexistant ?
Le non-respect de l’obligation légale de tenue du recueil des décisions, qu’il soit irrégulier ou inexistant, peut entraîner des conséquences tant en droit public qu’en droit civil. Les copropriétaires peuvent saisir le tribunal pour exiger une tenue correcte. Des inscriptions erronées ou des défauts graves peuvent constituer un motif sérieux de révocation du syndic. En cas de violations majeures, il existe aussi un risque que des décisions importantes soient contestées et donc deviennent invalides. Les décisions inscrites produisent cependant leur effet juridique indépendamment de la régularité de leur inscription.
Qui a le droit de consulter le recueil des décisions et comment ce droit est-il organisé ?
Tous les copropriétaires ainsi que leurs représentants dûment mandatés ont, conformément à l’article 24 alinéa 7 phrase 8 WEG, à tout moment le droit de consulter le recueil des décisions. Ce droit porte sur une consultation complète et fidèle du contenu, qui se déroule exclusivement sur place chez le syndic ou à l’endroit du dépôt prévu. Il n’existe pas nécessairement de droit à recevoir une copie, mais cela peut être exigé au cas par cas si aucun intérêt légitime ne s’y oppose. Le droit de consultation porte non seulement sur ses propres décisions, mais sur toutes celles de la communauté.
Les décisions de justice doivent-elles également figurer dans le recueil des décisions ?
Il est obligatoire d’inscrire sans délai dans le recueil toutes les décisions judiciaires déclarant une décision invalide ou la modifiant, en mentionnant le numéro d’affaire et la date concernés. Cela garantit que le recueil reflète toujours la situation juridique en vigueur et qu’aucune décision invalide ne subsiste. Le syndic est responsable des préjudices qui pourraient en résulter. Ne sont toutefois pas concernées les procédures judiciaires sans influence directe sur les décisions.
Combien de temps le recueil des décisions doit-il être conservé ?
Le recueil des décisions doit être conservé sans limitation de durée selon le WEG. Aucune disposition n’exige la destruction ou l’exclusion d’anciennes inscriptions après un certain délai. Il accompagne donc toute la durée de vie de la communauté de copropriétaires. En particulier, lors d’un changement de syndic ou lors de la vente d’unités, une transmission complète et sans faille doit être assurée. Ce n’est qu’ainsi que la traçabilité de toutes les décisions collectives est garantie.
