Notion et définition des postes de passage
Les postes de passage constituent une notion clé du droit fiscal et commercial allemand. Ils désignent des montants d’argent perçus ou versés au nom et pour le compte de tiers, et qui, pour cette raison, n’appartiennent pas au patrimoine propre de l’entreprise ou de la personne assujettie. Dans la pratique, cette situation apparaît fréquemment dans le cadre de mandats, d’opérations de fiducie ou pour des prestataires professionnels comme, par exemple, les cabinets de conseil fiscal et de Rechtsanwalt.
Qualification juridique
Les postes de passage revêtent une importance particulière en droit fiscal ainsi que dans les prescriptions comptables. Leur traitement est réglé par différentes lois fiscales et directives administratives, et s’avère indispensable pour l’établissement des déclarations fiscales, la comptabilité ainsi que la distinction des recettes imposables.
Fondements fiscaux
La loi allemande sur l’impôt sur le revenu (EStG), ainsi que surtout la loi sur la TVA (UStG), opèrent une distinction entre les postes de passage et les recettes ou revenus propres de l’entreprise.
Selon l’article 10, alinéa 1, phrase 6 UStG, les montants qu’un entrepreneur encaisse ou verse au nom et pour le compte d’un tiers sont considérés comme des postes de passage et non comme une contrepartie de ses propres prestations. Le droit fiscal de l’impôt sur le revenu prévoit également que les postes de passage ne constituent ni recettes ni dépenses d’exploitation.
Qualification comptable et commerciale
Du point de vue du droit commercial, selon les prescriptions du Code de commerce (HGB), les postes de passage ne doivent pas être comptabilisés comme des produits ou des charges propres, mais être présentés sur des comptes séparés. Ils concernent le compte d’exécution et les comptes correspondants pour les fonds en transit.
Distinction avec des notions similaires
Pour un traitement et une qualification appropriés, il est important de distinguer ces notions de celles qui leur sont apparentées.
Différence avec les recettes propres
Il s’agit de recettes propres lorsque l’entrepreneur agit en son nom propre et pour son propre compte. En revanche, il existe toujours un poste de passage lorsque l’entreprise agit exclusivement comme agent payeur et que les montants sont acceptés ou transmis au nom et pour le compte d’un tiers.
Différence avec le remboursement de débours
Contrairement aux véritables postes de passage, certaines dépenses d’une entreprise engagées en son nom propre mais pour le compte d’un tiers sont souvent traitées comme un remboursement de débours. Celles-ci constituent en principe des charges propres, même si elles sont ultérieurement remboursées.
Exemples pratiques de postes de passage
- Un conseiller fiscal verse, pour le compte d’un client, l’impôt sur les salaires dû par les employés directement à l’administration fiscale.
- Un agent immobilier reçoit de la part d’acheteurs et de vendeurs des sommes à transmettre et à conserver à titre fiduciaire.
- Un notaire collecte, dans le cadre d’une opération immobilière, la taxe d’acquisition immobilière et les frais en son nom propre afin de les reverser à l’administration fiscale ou à d’autres autorités.
Essentiellement, l’entité réceptrice agit comme simple dépositaire et transfère les fonds sans justification juridique propre.
Traitement comptable des postes de passage
En comptabilité en partie double, les postes de passage sont gérés sur des comptes séparés afin de les distinguer des opérations propres de l’entreprise.
Plan comptable et enregistrement
Dans le plan comptable SKR03, cela correspond généralement au compte 1590 (Postes de passage), dans le SKR04 au compte 1370. Un versement pour le compte d’un tiers est comptabilisé en sortie sur ce compte, la réception en entrée.
Traitement en matière de TVA
Puisque les postes de passage ne constituent pas une contrepartie pour ses propres prestations (§ 10, al. 1, phrase 6 UStG), ils ne sont pas soumis à la TVA. Il est donc incorrect de les mentionner dans la déclaration de TVA ou dans le cadre des opérations imposables.
Conditions de qualification d’un poste de passage
Pour qu’un montant soit qualifié de poste de passage, les conditions suivantes doivent être remplies :
- Nature de fonds de tiers : Les montants doivent être dès l’origine clairement perçus ou dépensés pour le compte d’un tiers.
- Absence d’imputation au patrimoine propre : Les montants ne sont pas attribués à l’actif propre de l’entreprise.
- Action au nom et pour le compte d’autrui.
Si l’une des conditions n’est pas remplie, le flux monétaire doit être traité comme un chiffre d’affaires (recette d’exploitation) ou comme une charge propre.
Postes de passage en droit fiscal
Impôt sur le revenu
Les postes de passage ne constituent ni recettes ni dépenses d’exploitation (§ 4 al. 3 phrase 2 EStG) – ils restent, s’ils sont traités correctement, fiscalement sans incidence.
Taxe sur la valeur ajoutée
En raison de leur nature, les postes de passage ne sont pas soumis à la TVA et doivent donc être exclus de la déclaration de TVA.
Impôt sur les activités commerciales
Comme aucun bénéfice ou perte propre n’est réalisé à partir des postes de passage, ils n’affectent pas la taxe professionnelle.
Jurisprudence et pratique administrative
L’administration fiscale et les tribunaux (cf. notamment BFH, arrêt du 16.08.2001, V R 34/99) confirment qu’il faut procéder à une stricte distinction avec les recettes propres. Est toujours déterminant le nom et le compte pour lesquels le paiement est perçu ou effectué.
Obligations de déclaration et transparence
En particulier lors de la conservation de sommes importantes appartenant à autrui, des obligations de déclaration supplémentaires, par exemple dans le cadre de la loi sur le blanchiment d’argent, peuvent s’appliquer. De plus, de telles opérations doivent être présentées et documentées de manière transparente dans les factures et la comptabilité afin de ne pas compromettre la reconnaissance fiscale des postes de passage.
Problèmes de distinction en pratique
Dans la pratique, la distinction entre postes de passage et remboursement de débours ou recettes propres peut s’avérer difficile, en particulier en cas d’opérations mal documentées ou mêlées. Une convention contractuelle claire et une comptabilité transparente sont donc essentielles.
Conclusion
Les postes de passage sont des montants d’argent perçus ou versés exclusivement au nom et pour le compte de tiers. D’un point de vue fiscal, ils ne sont pris en compte ni pour l’impôt sur le revenu, ni pour la taxe professionnelle, ni pour la TVA, sous réserve que toutes les exigences juridiques et comptables soient respectées. Le traitement correct des postes de passage suppose une documentation, une distinction et une comptabilité rigoureuses, afin d’éviter toute attribution erronée et les risques fiscaux qui en découlent.
Questions fréquemment posées
Quand des fonds sont-ils considérés comme postes de passage au regard du droit ?
Des fonds sont juridiquement considérés comme des postes de passage lorsqu’ils ne sont que temporairement encaissés ou dépensés dans le cadre d’une activité, à la condition qu’il soit clairement identifiable qu’ils n’appartiennent pas au patrimoine propre de l’agent mais sont gérés ou transmis pour le compte d’un tiers. Selon l’article 10, alinéa 1, phrase 6 UStG, de tels fonds sont notamment perçus par les conseillers fiscaux, Rechtsanwalt, notaires ou autres professionnels, afin de réaliser certains paiements imputables à leur client (par ex. frais de justice, impôts). Il est essentiel que l’agent n’acquière aucun droit propre sur l’argent et n’exerce aucune maîtrise économique. De plus, l’opération de paiement doit se faire au nom et pour le compte d’un tiers clairement identifié, ce qui doit être documenté par une mention explicite sur les factures et justificatifs de paiement. Si une telle distinction n’est pas établie ou si l’argent est utilisé à des fins propres, il n’y a pas, selon la loi, de poste de passage.
Qui supporte légalement la responsabilité en cas de perte ou d’erreur sur un poste de passage ?
La responsabilité liée aux postes de passage relève des principes généraux du droit du mandat (§§ 662 et suivants du BGB) ainsi que des prescriptions professionnelles et pénales particulières. En principe, le destinataire du poste de passage agit en tant que mandataire ou dépositaire pour le tiers. En cas de perte due à une conservation incorrecte, à une transmission erronée ou à un mélange avec des fonds propres, le dépositaire est généralement responsable du préjudice en résultant (le cas échéant aussi pénalement selon § 266 StGB – abus de confiance). Un retard dans la transmission peut également entraîner des conséquences en matière de responsabilité, notamment si des délais légaux ou contractuels sont dépassés. L’abandon par le bénéficiaire de tout devoir de diligence ou d’information peut aussi donner lieu à des sanctions disciplinaires.
Comment les postes de passage doivent-ils être déclarés et documentés juridiquement de manière correcte ?
Les obligations de documentation pour les postes de passage sont clairement définies par le droit commercial et fiscal. Selon § 4 alinéa 3 EStG et § 10 alinéa 1 phrase 6 UStG, les postes de passage doivent être distingués clairement et explicitement des recettes et dépenses propres. Ils doivent être inscrits séparément dans le livre de caisse, sur les comptes professionnels ou en comptabilité et ne doivent pas être compensés avec les chiffres d’affaires, charges ou recettes propres. En outre, les principes de bonne tenue comptable (GoB) exigent qu’il soit possible de retracer ces montants au moyen de pièces justificatives. Sur la facture, le poste de passage doit être identifié à part, de sorte qu’aucun doute ne subsiste quant à son appartenance juridique et économique au client. Toute violation des obligations de présentation peut entraîner non seulement des risques fiscaux mais aussi des cas de responsabilité.
Quelles conséquences fiscales résultent d’un traitement erroné des postes de passage ?
Un traitement fiscal incorrect des postes de passage peut avoir des conséquences graves. Notamment si des postes de passage sont indûment déclarés comme des recettes propres de l’entreprise ou inscrits dans le compte de résultat, cela peut augmenter la base d’imposition et entraîner une charge fiscale injustifiée. Inversement, une présentation erronée comme poste de passage peut constituer un raccourcissement d’assiette fiscale. En matière de TVA, il existe un risque de non-paiement de la TVA sur des recettes effectivement imposables ou d’obtention indue d’un crédit de TVA. En cas de vérification par l’administration fiscale et si les postes de passage ne sont pas reconnus comme tels, cela peut entraîner des rappels d’impôts, des amendes voire une procédure pour fraude fiscale (§ 370 AO).
Qui est habilité juridiquement à gérer des postes de passage ?
Seules peuvent gérer des postes de passage les personnes ou entreprises agissant dans le cadre d’un mandat ou d’une activité fiduciaire pour autrui. Cela comprend par exemple les notaires, Rechtsanwalt, conseillers fiscaux, gestionnaires, commissionnaires ou encore les employeurs (par ex. lors du versement du prélèvement à la source pour les salariés). Il est toujours juridiquement nécessaire que la personne concernée agisse en son propre nom, mais pour le compte d’un tiers, et que le succès économique ou la charge du transfert d’argent concerne exclusivement un tiers. Le simple fait d’encaisser et de transmettre de l’argent de manière fortuite, sans base juridique, ne constitue pas un poste de passage au sens strict de la loi.
Comment les décisions judiciaires ou administratives affectent-elles les postes de passage existants ?
Les décisions judiciaires ou administratives peuvent avoir une incidence directe sur les postes de passage et leur traitement. Par exemple, dans le cadre d’une action en justice, un tribunal peut déterminer à qui reviennent finalement les fonds en transit et quand ils doivent être versés. Si une autorité ordonne la saisie ou la rétention de postes de passage (par ex. une saisie sur salaire), le dépositaire est tenu de respecter les dispositions légales et de transférer les fonds concernés non au bénéficiaire initial mais conformément à l’ordonnance. Le dépositaire doit documenter et exécuter la décision de façon juridiquement sûre afin de ne pas s’exposer à des risques de responsabilité civile ou pénale (par ex. pour détournement de fonds).
