Terme et définition : Frais de déplacement
Les frais de déplacement désignent en droit allemand tous les coûts engendrés par des trajets effectués en lien avec des circonstances juridiquement pertinentes. Ils comprennent en particulier les dépenses pour l’utilisation des transports en commun, l’utilisation de véhicules privés ou professionnels ainsi que les frais annexes y afférents. Les frais de déplacement constituent un concept central en droit fiscal, droit du travail, droit social et dans d’autres domaines juridiques, car leur imputation et leur déductibilité sont souvent réglementées par la loi.
Fondements juridiques et structure
Qualification fiscale des frais de déplacement
En droit de l’impôt sur le revenu, les frais de déplacement sont principalement importants dans le cadre des frais professionnels (§ 9 al. 1 phrase 1 EStG) et des dépenses d’exploitation (§ 4 al. 4 EStG). Selon la cause du déplacement, on distingue entre les trajets entre le domicile et le premier lieu de travail et ceux motivés par des activités professionnelles ou d’entreprise à l’extérieur.
a) Trajets entre le domicile et le premier lieu de travail (§ 9 al. 1 phrase 3 n° 4 EStG)
Il s’agit ici du trajet classique vers le lieu de travail pour lequel le forfait distance (forfait pendulaire) à hauteur de 0,30 euro par kilomètre de distance (depuis 2021 à partir du 21e kilomètre 0,35 euro, à partir de 2024 0,38 euro) est accordé, indépendamment du moyen de transport utilisé.
b) Déplacements dans le cadre d’une activité extérieure (§ 9 al. 1 phrase 3 n° 4a EStG)
Il s’agit de frais de déplacement engagés lorsque le salarié exerce ses fonctions sur ordre de l’employeur en dehors du premier lieu de travail. Dans ce cas, les frais réels engagés peuvent être déduits en tant que frais professionnels, par exemple pour les coûts de train, d’avion, de taxi ou l’utilisation professionnelle de son propre véhicule (par exemple, forfaitairement 0,30 euro par kilomètre parcouru pour une voiture, 0,20 euro pour les motos et vélos).
c) Dépenses d’exploitation (§ 4 al. 4 EStG)
Les indépendants et les commerçants peuvent déduire les frais de déplacement professionnels en tant que dépenses d’exploitation. Le montant et le mode de déduction se déterminent ici aussi selon les coûts réels ou selon des forfaits kilométriques.
Frais de déplacement dans le cadre de déplacements professionnels
Pour les déplacements professionnels, s’appliquent, outre les règles de l’impôt sur le revenu, les dispositions du droit des frais professionnels. Le remboursement des frais de déplacement s’effectue généralement conformément à la Loi fédérale sur les frais de déplacement (BRKG) pour la fonction publique ou selon des conventions tarifaires ou contractuelles dans le secteur privé.
Aspects relevant du droit de la sécurité sociale
En droit de la sécurité sociale, les frais de déplacement peuvent être pertinents, par exemple, dans le cadre d’accidents de trajet, de transports sanitaires (§ 60 SGB V) ou de prestations pour la participation à la vie professionnelle (§ 53 SGB IX). Le législateur prévoit ici, dans certains cas, la possibilité de remboursement des frais de déplacement justifiés pour certains objectifs, tels que les trajets vers le médecin, le domicile ou le retour à l’entreprise dans le cadre d’une mesure.
Frais de déplacement en droit civil et procédure civile
En droit civil, les frais de déplacement apparaissent régulièrement comme postes d’indemnisation. En cas d’accident ou d’autres situations de responsabilité, ils font partie du dommage à rembourser. En procédure civile également, les frais de déplacement sont reconnus comme frais nécessaires au titre du § 91 ZPO ainsi que du règlement sur les indemnités judiciaires (JVEG) – par exemple comme indemnités de témoin ou d’expert.
Calcul et justification des frais de déplacement
Montants forfaitaires et dépenses réelles
La déductibilité fiscale des frais de déplacement peut se fonder sur des tarifs forfaitaires ou sur les coûts réels. Dans le cadre d’activités professionnelles extérieures, tous les justificatifs tels que billets, notes d’essence, factures de location de véhicule, etc., peuvent être présentés individuellement. À défaut de justificatifs de coûts plus élevés, des montants forfaitaires peuvent être appliqués, par exemple par kilomètre parcouru.
Obligation de justification et de documentation
L’administration fiscale exige régulièrement des justificatifs détaillés des frais de déplacement engagés. Pour les déplacements professionnels, les décomptes de frais, carnets de route et justificatifs valides sont nécessaires. Pour la déduction du forfait distance, il n’est généralement pas nécessaire de détailler les frais de déplacement individuellement, dès lors que les informations sont plausibles.
Particularités selon les moyens de transport utilisés
Transports en commun
Les prix effectifs des billets ainsi que les suppléments nécessaires (par exemple, frais de réservation) sont déductibles en tant que frais de déplacement.
Véhicule personnel
Il convient ici de distinguer entre l’application du forfait kilométrique et la déduction sur la base des coûts réels. Dans ce dernier cas, il est généralement nécessaire de tenir un carnet de route complet et de calculer au prorata l’ensemble des frais (carburant, entretien, assurance, impôts, amortissement).
Vélos, vélos électriques et autres véhicules
Il existe également des forfaits pour les vélos et d’autres moyens de transport moins courants (par exemple, 0,20 euro/km). Cependant, cette reconnaissance est subordonnée à une motivation professionnelle ou professionnelle.
Délimitations et exclusions
Ne sont pas considérés comme des frais de déplacement déductibles ou remboursables les déplacements motivés par des raisons privées. Les trajets entre le domicile et d’autres lieux de travail ou d’activité ne sont également pris en compte que de manière limitée fiscalement.
Une attention particulière est également portée aux trajets groupés, aux covoiturages et aux déplacements en lien avec la double résidence. Des règles spécifiques s’appliquent ici quant aux plafonds et aux obligations de justification.
Frais de déplacement dans des domaines d’application spécifiques
Frais de déplacement dans le cadre de l’aide juridictionnelle et de l’indemnisation des victimes
En cas d’octroi de l’aide juridictionnelle, les frais de déplacement pour se rendre au tribunal ou à des rendez-vous judiciaires peuvent être pris en charge (§ 122 ZPO, § 183 VwGO). En matière d’indemnisation des victimes, les frais de déplacement sont considérés comme des frais nécessaires à rembourser.
Frais de déplacement en droit social
Dans l’assurance maladie légale, les frais de déplacement pour des soins médicalement nécessaires sont partiellement remboursables (§ 60 SGB V). Généralement, une autorisation préalable de la caisse maladie est requise, sauf en cas d’urgence.
Frais de déplacement en cas de handicap et de handicap grave
Les personnes en situation de handicap grave bénéficient, sous certaines conditions, de la possibilité de déductions accrues de frais de déplacement ou de forfaits kilométriques supplémentaires (§ 33b EStG).
Jurisprudence et pratique administrative pertinentes
L’interprétation du terme frais de déplacement est régulièrement précisée par la jurisprudence, notamment du Bundesfinanzhof (BFH). Les instructions administratives et circulaires du ministère fédéral des Finances (BMF) donnent des indications complémentaires, en particulier concernant la délimitation et la reconnaissance des frais de déplacement en droit fiscal.
Résumé
Les frais de déplacement constituent une notion de coût importante avec une grande portée juridique dans divers domaines. Leur reconnaissance, calcul et remboursement obéissent à des règles spécifiques selon le fondement juridique applicable, notamment en fiscalité, en droit social et en procédure. Une documentation conforme et une attribution correcte du poste de coût à la norme légale concernée sont toujours requises pour la demande et le remboursement pratiques. Les frais de déplacement représentent ainsi un élément central de nombreux systèmes de coûts et de remboursement en droit allemand.
Questions fréquemment posées
Quelles sont les conditions légales pour que les frais de déplacement soient fiscalement déductibles ?
Pour pouvoir déduire les frais de déplacement, le droit fiscal sur le revenu exige qu’il s’agisse de dépenses en lien avec une activité professionnelle (§ 9 EStG). Il faut en particulier une motivation professionnelle, par exemple des trajets entre le domicile et le premier lieu de travail ou dans le cadre d’activités extérieures (voyages professionnels). Les déplacements privés sont en principe exclus. Pour les salariés, ce n’est pas le montant réel des coûts qui est pris en compte, mais généralement le forfait distance actuellement de 0,30 euro par kilomètre simple parcouru par jour de travail (§ 9 al. 1 n° 4, 4a EStG). Il est nécessaire de prouver la réalisation des trajets, le plus souvent via des attestations de l’employeur, des notes de frais ou un carnet de route bien tenu. Pour les travailleurs indépendants, les conditions sont plus strictes car ils doivent justifier en détail la motivation professionnelle. En outre, aucune autre déduction ou remboursement fiscal ou financier ne doit avoir été obtenu pour les mêmes trajets.
Quelles sont les obligations de justification pour la demande de frais de déplacement ?
La reconnaissance fiscale des frais de déplacement exige une preuve complète et vérifiable. Les attestations de l’employeur, les comptes rendus de déplacement ou – exceptionnellement – les justificatifs personnels sont acceptés par l’administration fiscale s’ils documentent le trajet concret, la date, le point de départ et d’arrivée ainsi que le motif du déplacement. Lorsqu’un véhicule privé est utilisé à des fins professionnelles, la tenue d’un carnet de route est légalement obligatoire pour les indépendants ; celui-ci doit être tenu de façon continue, à jour et de manière fermée. Pour les transports publics, la présentation des billets ou des justificatifs de réservation est indispensable. Depuis 2014, les preuves électroniques telles que les applications ou carnets de route numériques sont de plus en plus acceptées, à condition qu’elles répondent aux exigences d’inaltérabilité et de traçabilité. En cas de justificatif manquant, la déduction peut être totalement ou partiellement refusée.
Quelles différences juridiques existent entre les frais de déplacement des salariés et ceux des indépendants ?
Les salariés déduisent la plupart du temps leurs frais de déplacement au titre des frais professionnels dans leur déclaration de revenus. Ici, la loi est plus restrictive et limite en général la déduction au forfait distance, indépendamment du mode de transport effectivement utilisé. Seuls les trajets professionnels motivés par une activité extérieure (ex : voyages professionnels) permettent aux salariés de déduire les frais réels (§ 9 al. 1 n° 4a EStG). Les indépendants, en revanche, enregistrent les frais de déplacement comme dépenses d’exploitation (§ 4 al. 4 EStG), tous les trajets ayant un lien direct avec l’activité professionnelle étant déductibles. Ils peuvent, outre les frais réels du véhicule, déduire aussi les coûts quotients pour les assurances, impôts et les amortissements (AfA), à condition de prouver une utilisation professionnelle. Les exigences documentaires élevées requièrent généralement chez les indépendants un carnet de route conforme.
Quelles sont les règles légales concernant le forfait distance (« forfait pendulaire ») ?
Le forfait distance est réglementé à l’article § 9 al. 1 n° 4 EStG et s’élève en principe à 0,30 euro par kilomètre de distance, à compter du 21e kilomètre actuellement à 0,38 euro (temporairement jusqu’en 2026). Il s’applique pour le trajet simple entre le domicile et le premier lieu de travail et est limité à un maximum de 4 500 euros par an, sauf utilisation d’un véhicule personnel. Le forfait s’applique indépendamment du mode de transport utilisé – à pied, en vélo, voiture, transports publics -, mais n’est pas d’application pour les covoiturages, sauf à prouver des coûts exceptionnels. Il ne peut être appliqué qu’une fois par jour et par trajet. La base légale diffère donc des autres frais de déplacement, car elle permet un abattement forfaitaire (et non réel) des coûts. Il existe des règles spéciales pour les personnes handicapées (taux d’invalidité d’au moins 70% ou au moins 50% avec une mobilité fortement réduite), pour lesquelles les frais réels peuvent être déduits.
Quelles particularités s’appliquent aux frais de déplacement lors d’activités extérieures ou de voyages professionnels ?
Dans le cas d’activités extérieures motivées professionnellement (par exemple, déplacements professionnels vers différents sites, visites chez des clients, etc.), les frais de déplacement réels – c’est-à-dire les dépenses justifiées pour les billets, taxi ou le forfait kilométrique lors de l’utilisation d’une voiture – peuvent être déduits fiscalement comme frais professionnels (salariés) ou dépenses d’exploitation (indépendants) (§ 9 al. 1 n° 4a EStG). En cas d’utilisation d’une voiture, il est possible d’appliquer soit un forfait par kilomètre parcouru (actuellement 0,30 €/km pour une voiture, 0,20 €/km pour motos, etc.), soit le tarif individuel par kilomètre justifié par un carnet de route. Une documentation correcte est toujours exigée, incluant le lieu, l’objet, l’itinéraire et la date du déplacement. Pour les voyages professionnels à l’étranger, il convient également de tenir compte d’éventuelles restrictions et règles spécifiques du pays de destination. Les avances ou remboursements de l’employeur doivent être déduits des frais demandés.
Quand les frais de déplacement de ou vers le premier lieu de travail ne sont-ils pas déductibles ?
Les frais de déplacement entre le domicile et le premier lieu de travail ne peuvent être déduits que dans le cadre du forfait distance (§ 9 al. 1 n° 4 EStG). Les coûts supérieurs, par exemple pour des détours quotidiens, des trajets multiples par jour ou des détours pour la garde d’enfants, ne sont pas reconnus par la loi. Si l’employé est affecté à un lieu de travail fixe en dehors de son lieu de travail habituel (par exemple mutation vers un autre site), à partir de la détermination du nouveau poste, le forfait distance s’applique également. Les déductions doubles ou multiples, par exemple en cas de plusieurs emplois ou lieux de travail, sont généralement exclues ; seul le trajet le plus long est autorisé.
Comment sont gérés les frais de déplacement en cas d’utilisation de plusieurs moyens de transport ?
Celui qui combine plusieurs moyens de transport pour le trajet professionnel ou lors d’une activité extérieure (ex : vélo et train ou voiture et bus) peut en principe faire valoir pour chaque tronçon les coûts prouvés ou forfaitaires, toutefois uniquement dans la limite prévue par la loi. Pour la distance entre le domicile et le premier lieu de travail, c’est toujours le forfait distance qui s’applique, indépendamment du moyen de transport. Lors d’activités extérieures, les coûts réels peuvent être déduits pour chaque tronçon, sous réserve de justificatifs (billets combinés, justificatifs séparés, relevés kilométriques). La combinaison de moyens de transport différents n’augmente pas le montant maximum déductible, mais reste dans les plafonds légaux du forfait distance ou des remboursements effectifs de l’employeur. Une double déduction pour des chevauchements (p. ex. utilisation simultanée de la voiture et du train pour les mêmes parcours) n’est pas autorisée.
