Dépenses

Notion et définition générale des dépenses

Dépenses constituent une notion centrale du droit civil allemand et trouvent une large application notamment en droit des obligations, droit de l’enrichissement et droit des biens. Elles désignent des sacrifices patrimoniaux consentis volontairement dans l’intérêt d’une affaire. Les dépenses doivent être distinguées des sorties de fonds, car seules les premières représentent systématiquement une diminution du patrimoine en lien avec une personne ou un objet déterminé. Leur signification juridique découle notamment de la démarcation avec le concept de dommage, ainsi que de leur pertinence dans divers fondements de revendication.

Fondements légaux des dépenses

Dépenses dans le Code civil allemand (BGB)

Dans le Code civil allemand (BGB), la notion de « dépenses » apparaît dans diverses dispositions, notamment aux §§ 670, 683, 684, 685, 687, 695, 697 et 994 et suivants BGB.

• § 670 BGB (Remboursement des dépenses) :

En cas d’exécution d’affaires sans accord contractuel (par exemple, mandat ou gestion d’affaires sans mandat selon les §§ 677 et suivants BGB), le mandataire ou le gérant a droit au remboursement des dépenses engagées pour l’exécution, dans la mesure où celles-ci étaient nécessaires.

• §§ 683, 684, 685 BGB (Gestion d’affaires sans mandat) :

Le gérant peut réclamer le remboursement des dépenses effectuées dans le cadre de la gestion, dès lors qu’elles sont dans l’intérêt et la volonté réelle ou présumée du maître de l’affaire.

• §§ 994 et suivants BGB (Rapport propriétaire-possesseur) :

Lorsque le possesseur restitue une chose au propriétaire, il peut, dans certaines circonstances, réclamer le remboursement des améliorations et dépenses effectuées, notamment celles ayant servi à la conservation, l’amélioration ou la restauration de la chose.

Dépenses en droit fiscal

En droit fiscal, les dépenses sont qualifiées de frais professionnels ou de frais de déduction, dans la mesure où elles servent à l’acquisition, la garantie et la conservation des recettes (§ 4 al. 4, § 9 EStG). La notion de dépenses doit être interprétée de manière économique et englobe toutes les sorties d’argent en lien avec la perception de revenus imposables.

Distinction : dépenses, améliorations et dommages

Un aspect juridique essentiel réside dans la démarcation précise des dépenses par rapport à d’autres notions similaires.

• Améliorations sont des dépenses spécifiques affectées à l’objet, qui en maintiennent ou en augmentent la valeur (par ex. réparations sur un immeuble).
• Dommage désigne au contraire la diminution involontaire du patrimoine due à un événement dommageable.

Le critère déterminant pour qualifier une dépense réside dans son caractère volontaire, le lien direct avec l’affaire concernée et, notamment pour une demande de remboursement, la nécessité de la mesure.

Types de dépenses et leur traitement juridique

Dépenses nécessaires et utiles

En droit des biens, on distingue les dépenses nécessaires des dépenses utiles :

• Dépenses nécessaires : Celles-ci étaient indispensables pour conserver ou protéger la chose (par ex. réparation d’un chauffage défectueux).
• Dépenses utiles : Celles-ci ne visent pas la conservation, mais accroissent la valeur ou l’utilité de la chose (par ex. ajout d’une fenêtre supplémentaire).

Cette distinction est décisive pour déterminer si, et dans quelle mesure, une demande de remboursement de dépenses est recevable, ainsi que les conditions spécifiques exigées (éventuellement, pour les dépenses utiles, consentement du propriétaire).

Dépenses perdues

Les actes coûteux qui demeurent sans effet escompté sont qualifiés de dépenses perdues. Elles sont également en principe remboursables, au titre du droit au remboursement de dépenses, si elles étaient objectivement nécessaires à l’exécution, même si elles n’ont finalement apporté aucun bénéfice.

Dépenses assumées et dépenses propres

Un autre aspect pertinent est la distinction entre des dépenses propres et celles encourues sur instruction ou dans l’intérêt d’autrui (par ex. dans le cadre d’un mandat ou d’une gestion d’affaires sans mandat). La prise en charge de dépenses étrangères suppose des fondements juridiques spécifiques.

Conditions et étendue du remboursement des dépenses

Conditions

Le droit au remboursement de dépenses requiert généralement :

1. Existence d’une relation juridique (par ex. mandat, gestion d’affaires sans mandat, situations de possession)
2. Sacrifices patrimoniaux volontaires dans l’intérêt de l’affaire
3. Nécessité de la dépense pour l’affaire concernée
4. Intérêt et volonté du débiteur de l’obligation (en cas de gestion d’affaires sans mandat)

Étendue du remboursement

Le droit au remboursement ne couvre que les dépenses nécessaires et raisonnables. L’appréciation du caractère raisonnable s’effectue selon des critères objectifs. Les dépenses de luxe ou les coûts excessifs peuvent être considérés comme non nécessaires. La perte d’intérêts et le manque à gagner ne sont en règle générale pas indemnisables au titre des dépenses, mais éventuellement comme dommages-intérêts.

Limitations

Certaines dépenses sont, de par la loi, exclues du droit au remboursement, notamment celles contraires aux bonnes mœurs, illicites ou interdites par la loi.

Importance pratique et domaines d’application

Gestion d’affaires sans mandat

Dans le cadre de la gestion d’affaires sans mandat, le gérant peut réclamer le remboursement des dépenses lorsque celles-ci ont été réalisées dans l’intérêt et la volonté réelle ou présumée du maître de l’affaire. Cela favorise une intervention juridique au profit d’autrui, mais implique en même temps une répartition des risques.

Créances de remboursement liées à la possession

Un possesseur de bonne foi ou non assigné peut, lors de la restitution d’un objet, réclamer le remboursement des améliorations (y compris celles utiles) apportées à celui-ci. Le fondement légal en est les §§ 994 et suivants BGB, qui fixent des règles détaillées sur le remboursement des dépenses.

Indemnisation du dommage et remboursement des dépenses

En cas de manquements contractuels spécifiques, le créancier peut demander, outre l’indemnisation classique, le remboursement des dépenses frustrées (§§ 249 et suivants BGB), pour autant qu’elles aient été engagées dans la confiance d’une exécution conforme du contrat et soient restées inutiles.

Résumé et importance dans la pratique juridique

La notion de dépenses, en droit civil et fiscal allemand, est un élément complexe pour déterminer les conséquences des actes à portée patrimoniale accomplis dans l’intérêt ou sur ordre d’autrui. La distinction selon la nature, la nécessité et le fondement juridique permet une prise en compte équilibrée des intérêts protégés et instaure – notamment par la démarcation avec l’indemnisation du dommage – la sécurité juridique nécessaire. La connaissance et la compréhension de cette notion sont indispensables pour le traitement conforme au droit des nombreuses situations en pratique civile.

Questions fréquemment posées

Comment les dépenses sont-elles distinguées juridiquement des sorties de fonds ?

Dans le contexte juridique, notamment en comptabilité et en droit fiscal, la distinction entre dépenses et sorties de fonds revêt une grande importance. Les dépenses représentent la totalité de la consommation de valeur d’une entreprise au cours d’une période, entraînant une diminution des capitaux propres, sans qu’il soit nécessairement question d’un flux de liquidités. Les sorties de fonds se rapportent exclusivement à une sortie effective de moyens de paiement ou de valeurs monétaires. Par exemple, une dépense peut survenir lorsque des marchandises sont sorties du stock et consommées, sans qu’un paiement ne soit effectué au même moment. Inversement, une sortie de fonds telle que le paiement d’une dette déjà comptabilisée peut ne générer aucune nouvelle dépense, celle-ci ayant été déjà constatée lors de l’obtention de la prestation. Par conséquent, le Code de commerce allemand (HGB) et la législation fiscale exigent que les entreprises fournissent des preuves claires et une attribution appropriée dans leur comptabilité afin d’éviter toute confusion et de garantir une détermination correcte du résultat pour chaque période.

Existe-t-il des prescriptions légales en matière d’enregistrement des dépenses ?

Oui, des prescriptions légales régissant l’enregistrement des dépenses figurent principalement dans le Code de commerce allemand (HGB), notamment aux §§ 238 et suivants, qui définissent le devoir de tenir une comptabilité régulière et les principes d’une comptabilité conforme. Selon le § 252 al. 1 n° 5 HGB, il faut respecter le principe de réalisation ainsi que celui de régularisation, ce qui signifie que les dépenses doivent être enregistrées dans la période où elles sont économiquement causées. Pour les sociétés de capitaux et certaines sociétés de personnes, d’autres règles s’appliquent, comme les prescriptions de présentation et de structure des §§ 266 et 275 HGB. Par ailleurs, la loi sur l’impôt sur le revenu (EStG), notamment pour la détermination des bénéfices par comparaison d’actifs ou par recettes-dépenses (§ 4 EStG), peut prévoir d’autres dispositions sur l’enregistrement et l’imputation temporelle des dépenses. Ces règles visent la transparence et la comparabilité des rapports ainsi que la prévention des manipulations.

Quels types de dépenses sont distingués juridiquement ?

D’un point de vue juridique et comptable, différentes catégories de dépenses sont distinguées. Les catégories importantes sont les dépenses d’exploitation et les dépenses neutres. Les dépenses d’exploitation résultent de l’activité commerciale habituelle, telles que les coûts de matériaux, de personnel et les amortissements, et servent à la détermination du résultat d’exploitation. Les dépenses neutres, en revanche, ne sont pas directement liées à l’objet principal de l’entreprise et se divisent à nouveau en dépenses hors période (par ex. rappels des années précédentes), dépenses exceptionnelles (p. ex. pertes causées par des sinistres) et dépenses étrangères à l’exploitation (par ex. dons ou dépenses pour des biens immobiliers loués dans une entreprise de production). Le critère juridique repose sur la finalité et l’attribution à l’activité de l’entreprise, ce qui influence notamment leur traitement fiscal.

Quelles conséquences juridiques une comptabilisation erronée des dépenses peut-elle entraîner ?

Une saisie erronée ou inappropriée des dépenses peut avoir de graves conséquences juridiques. Selon les §§ 238 et suivants HGB, il existe une obligation de comptabilité régulière ; sa violation peut être poursuivie pénalement (§ 283b StGB) comme infraction fiscale ou comptable, par exemple en cas de falsification de bilan ou de représentation inexacte de la situation financière. De plus, une comptabilisation erronée ou tardive peut entraîner des redressements, des rappels ou des majorations de retard de la part de l’administration fiscale. Dans des cas graves, comme en cas d’insolvabilité ou d’ouverture d’une procédure pénale, une mauvaise tenue de la comptabilité peut engager la responsabilité civile et pénale de la direction. Par ailleurs, la non-comptabilisation correcte des frais professionnels entraîne leur non-déductibilité fiscale, pouvant priver d’un remboursement d’impôt.

Quelles sont les obligations de preuve relatives aux dépenses ?

Selon les obligations légales applicables aux personnes tenues de tenir une comptabilité, notamment aux § 257 HGB et § 147 de l’Abgabenordnung (AO), tous les documents justifiant les dépenses, tels que factures, justificatifs, contrats, pièces comptables et autres documents à portée probante, doivent être conservés en ordre. La durée minimale de conservation varie selon la nature du document, soit 6 ou 10 ans. À des fins fiscales, les preuves doivent être organisées de façon à être compréhensibles et vérifiables à tout moment par un tiers expert (GoBD – Principes relatifs à la bonne tenue et conservation des livres, enregistrements et documents sous forme électronique, ainsi qu’à l’accès aux données). Un manquement à ces obligations de preuve peut conduire à la non-prise en compte fiscale des dépenses ou à une estimation de la base d’imposition par les autorités fiscales.

Toutes les dépenses professionnelles peuvent-elles être déduites fiscalement ?

Toutes les dépenses professionnelles ne sont pas déductibles au sens fiscal. En principe, le principe de la prééminence fiscale (§ 5 al. 1 EStG) s’applique, mais il existe de nombreuses restrictions. Ne sont notamment pas déductibles : dépenses de représentation, frais de repas excessifs (§ 4 al. 5 n° 2 EStG), amendes, certaines dépenses d’exploitation mentionnées aux § 4 al. 5 et § 5 EStG ou dépenses à caractère privé. Par ailleurs, la déduction de certains frais n’est possible que partiellement (par exemple, les cadeaux aux partenaires commerciaux sont plafonnés à 35 euros par année et par destinataire). Le critère déterminant reste l’origine professionnelle et la pertinence des frais au regard de l’activité. L’administration fiscale vérifie si la dépense est justifiée selon des critères objectifs et que tous les justificatifs sont dûment fournis.

Existe-t-il des règles particulières pour l’imputation temporelle des dépenses ?

En droit allemand, l’imputation temporelle des dépenses est régie notamment par le principe de la régularisation (§ 252 al. 1 n° 5 HGB) et les règles sur les comptes de régularisation (§ 250 HGB). Les dépenses doivent être attribuées à la période durant laquelle elles sont économiquement causées, indépendamment de la date de paiement. En cas de paiements anticipés, des comptes de régularisation actifs ou passifs doivent être constitués. La fiscalité suit des règles similaires, notamment dans le cadre de la comparaison de patrimoine. Dans la comptabilité par recettes-dépenses, toutefois, les dépenses sont généralement constatées lors de leur sortie effective (« principe de la sortie », § 11 EStG) ; seules les dépenses régulières payées peu avant ou après la clôture de l’exercice obéissent à des exceptions pour un rattachement correct à la période. Ces règles visent à garantir une détermination aussi précise que possible du résultat économique pour l’exercice concerné.