Définition et qualification juridique des indemnités de déplacement
Définition
En droit allemand, les indemnités de déplacement désignent l’ensemble des paiements effectués aux salariés pour compenser les dépenses supplémentaires liées à une activité professionnelle exercée à l’extérieur du lieu habituel de travail. Elles servent principalement à couvrir les coûts additionnels engendrés lors de déplacements professionnels ou missions, notamment pour l’hébergement, la restauration et les frais annexes de voyage. Les bases légales des indemnités de déplacement se trouvent principalement dans le droit fiscal, le droit de la sécurité sociale ainsi que dans le droit du travail.
Distinction par rapport à des notions similaires
Les indemnités de déplacement sont souvent assimilées à des frais de déplacement, des frais professionnels ou des indemnités journalières. En pratique, il existe cependant des différences. Tandis que les indemnités de déplacement font l’objet d’un traitement fiscal spécifique, les frais de déplacement englobent l’ensemble des frais résultant d’un déplacement professionnel, tels que les frais de voyage, d’hébergement ou de repas. Les frais professionnels (Spesen) sont un terme générique pour toutes les dépenses remboursables. Les indemnités journalières désignent, en Autriche et en Suisse, des paiements forfaitaires spécifiques pour la restauration et les frais annexes.
Bases juridiques des indemnités de déplacement
Traitement fiscal selon la loi sur l’impôt sur le revenu (EStG)
La principale réglementation légale concernant les indemnités de déplacement se trouve dans la loi allemande sur l’impôt sur le revenu (EStG). Selon les articles § 3 n°16 et § 9 EStG, certaines indemnités de déplacement sont considérées comme des revenus exonérés d’impôt, lorsqu’elles sont versées en compensation de frais professionnels supplémentaires effectivement encourus.
Frais supplémentaires de restauration
En cas de mission professionnelle à l’extérieur, le salarié peut faire valoir les frais supplémentaires de restauration comme frais professionnels ou percevoir de la part de l’employeur des indemnités de déplacement exonérées d’impôts (forfaits). Le montant de ces forfaits est fixé à l’article § 9 alinéa 4a EStG et actualisé annuellement.
Frais d’hébergement et de nuitée
Outre les frais supplémentaires de restauration, le remboursement exonéré d’impôt concerne également les frais d’hébergement et de nuitée (§ 9 alinéa 1 n°5 EStG). L’employeur peut rembourser ces frais sur présentation de justificatifs ou sous forme forfaitaire en exonération d’impôt.
Obligations de preuve et limites fiscales
La reconnaissance fiscale des indemnités de déplacement requiert que l’activité extérieure soit motivée professionnellement et justifiée. Employeurs et salariés sont tenus de conserver les justificatifs appropriés – tels que les reçus de voyage, rapports d’activité et états de frais. Si les indemnités de déplacement versées dépassent les plafonds autorisés, la part excédentaire doit être considérée comme un salaire imposable.
Aspects relevant du droit du travail concernant les indemnités de déplacement
En droit du travail, il n’existe en principe pas de droit légal à percevoir des indemnités de déplacement, sauf stipulations contraires dans le contrat de travail, une convention collective ou un accord d’entreprise. Toutefois, un droit peut naître en vertu d’un usage d’entreprise ou d’une pratique habituelle, si l’employeur verse régulièrement de telles indemnités.
Conventions collectives et accords d’entreprise
Dans de nombreux secteurs, en particulier dans le bâtiment et les transports, les conventions collectives règlent les modalités de versement des indemnités de déplacement, par exemple leur montant, les conditions d’octroi et les modalités de règlement. Les accords d’entreprise peuvent également contenir des dispositions correspondantes.
Affectation spécifique et révocabilité
Les indemnités de déplacement sont affectées à la compensation des dépenses supplémentaires. Une utilisation ne correspondant pas à leur objet peut justifier une demande de remboursement de l’employeur. La révocabilité de ces indemnités dépend des accords conclus et des principes généraux du droit du travail.
Traitement au regard de la sécurité sociale
Au regard de la sécurité sociale également, les indemnités de déplacement exonérées d’impôts ne sont pas soumises à cotisations (§ 1 alinéa 1 n°4 SvEV). Ceci est subordonné au respect des plafonds fixés par le règlement sur le salaire soumis à cotisations sociales (SvEV). Si ces plafonds sont dépassés, la part excédentaire est soumise à cotisations.
Indemnités de déplacement en pratique
Conditions d’ouverture de droit
Un droit à indemnité de déplacement suppose généralement que l’activité professionnelle soit exercée en dehors du premier lieu d’affectation (anciennement « lieu de travail habituel »). La définition déterminante de « mission extérieure » est décrite à la R 9.4 LStR (Directives sur la retenue d’impôt sur le salaire).
Calcul et versement
Le montant de l’indemnité dépend des dépenses supplémentaires réellement encourues ou des forfaits légaux. L’employeur peut verser les indemnités de déplacement exonérées d’impôt en avance, en remboursement sur justificatifs ou sous forme de forfait pour la restauration.
Remboursement et responsabilité
Si, après coup, il s’avère que les conditions d’octroi de l’indemnité de déplacement n’étaient pas (ou plus) réunies, l’employeur peut exiger le remboursement des sommes versées. Les salariés sont tenus de restituer les montants indûment perçus.
Particularités de certains secteurs
Secteur du bâtiment
Dans le secteur du bâtiment, l’indemnité de déplacement constitue un élément central de la rémunération. Les salariés intervenant sur différents chantiers perçoivent régulièrement des indemnités prévues par les conventions collectives pour couvrir leurs frais supplémentaires.
Secteurs du transport et de la logistique
Dans le transport routier, ainsi que pour les chauffeurs de taxi ou routiers professionnels, les indemnités de déplacement sont également répandues, car l’exercice à des lieux de travail changeants fait partie intégrante de ces professions.
Conséquences juridiques en cas de gestion incorrecte
Responsabilité fiscale
Si des indemnités de déplacement sont versées en exonération d’impôt au-delà des plafonds autorisés, l’employeur doit répondre des impôts sur le salaire non acquittés. Les salariés ont également l’obligation de déclarer dans leur déclaration de revenus comme salaire imposable les indemnités de déplacement perçues au-delà des plafonds.
Cotisations de sécurité sociale
Les indemnités de déplacement mal calculées ou trop élevées sont soumises à cotisations sociales. Ceci peut entraîner un redressement et éventuellement des amendes.
Synthèse
Les indemnités de déplacement constituent un domaine juridique complexe, situé à l’intersection du droit du travail, du droit fiscal et du droit de la sécurité sociale. Les dispositions légales déterminent à quelles conditions et dans quelles limites une indemnité de déplacement peut être octroyée en exonération fiscale et sociale. Il est essentiel qu’elles soient justifiées par l’activité professionnelle et prouvées de façon adéquate. Employeurs et salariés profitent d’une documentation claire de toutes les missions extérieures et d’un décompte complet de tous les frais supplémentaires. Les modifications de la législation et les accords de branche doivent toujours être pris en considération dans le traitement des indemnités de déplacement.
Questions fréquentes
Dans quels cas existe-t-il un droit légal à une indemnité de déplacement ?
Un droit légal à une indemnité de déplacement existe en principe lorsqu’un salarié, dans le cadre de sa relation de travail, exerce une activité en dehors de son lieu d’affectation habituel et qu’il en résulte pour lui des frais supplémentaires – notamment pour la restauration ou l’hébergement. Les conditions et l’étendue de ce droit résultent soit du contrat de travail individuel, d’un accord d’entreprise, de la convention collective applicable ou, dans la fonction publique, des dispositions légales ou conventionnelles correspondantes (par exemple Bundesreisekostengesetz ou TVöD). À défaut de disposition expresse, un droit peut également résulter, dans des cas exceptionnels, d’un usage d’entreprise, notamment si les indemnités de déplacement ont été versées régulièrement pendant une longue période. L’employeur ne peut pas refuser unilatéralement le versement des indemnités de déplacement sans base légale, lorsqu’une telle pratique d’entreprise existe.
Quel est le montant des indemnités de déplacement et comment sont-elles calculées ?
Le montant des indemnités de déplacement n’est pas uniformément fixé par la loi et dépend soit de la convention collective applicable, d’un accord entre les parties ou – dans la fonction publique et lors de missions à l’étranger – des dispositions de la loi sur l’impôt sur le revenu (§ 3 n°16, § 9 alinéa 4a EStG) et des publications du Ministère fédéral des finances sur les forfaits. En général, le montant dépend de la durée d’absence et du lieu de la mission. Il est courant d’appliquer des indemnités journalières pour la restauration ainsi que des forfaits séparés pour l’hébergement. Une adaptation des montants est possible en cas de modification légale ou conventionnelle. À défaut de règlement contractuel ou conventionnel, on se réfère souvent, dans la pratique, aux règles fiscales.
Les indemnités de déplacement sont-elles soumises à la sécurité sociale et à l’impôt sur le revenu ?
Les indemnités de déplacement peuvent, sous certaines conditions, être exonérées d’impôt et de cotisations sociales. Ceci s’applique lorsqu’il s’agit de frais supplémentaires de restauration ou de forfaits hébergement qui ne dépassent pas les plafonds officiels et correspondent à une mission réellement motivée par le travail (§ 3 n°13, n°16 EStG, R 9.6 LStR). Si les indemnités versées dépassent ces plafonds ou s’il manque la preuve d’une motivation professionnelle, l’excédent est soumis à l’impôt et à cotisations. Les employeurs ont, à cet égard, l’obligation de vérifier et, le cas échéant, de soumettre les montants concernés à l’imposition.
L’employeur peut-il réduire ou supprimer unilatéralement les indemnités de déplacement ?
Une réduction ou suppression des indemnités par l’employeur n’est possible que s’il n’existe aucune obligation légale, conventionnelle ou contractuelle de paiement ou si les parties l’ont expressément convenu. Toutefois, s’il existe un droit issu d’un accord conventionnel ou contractuel individuel, l’employeur ne peut renoncer unilatéralement au paiement ou en diminuer le montant. Il en va autrement si le montant de l’indemnité est stipulé dans le contrat de travail comme prestation volontaire assortie d’une réserve de volontariat. Un usage d’entreprise peut également ouvrir un droit à paiement, qui ne peut alors être modifié unilatéralement. Tout changement nécessite alors l’accord du salarié ou un licenciement avec modification du contrat.
Que se passe-t-il en cas de maladie ou de congé pendant une mission extérieure ?
En cas de maladie survenue pendant une mission à l’extérieur, le droit à l’indemnité de déplacement subsiste en principe tant que le salarié reste, du fait de son activité, sur le lieu externe et que des dépenses supplémentaires sont engagées. Si le salarié devient incapable de travailler et retourne à son domicile, le droit à l’indemnité de déplacement prend fin le jour du retour. Durant les congés, il n’y a en principe pas de droit à indemnité, puisqu’aucune activité professionnelle à l’extérieur n’est alors exercée. Exception : si des conventions collectives ou accords d’entreprise en disposent autrement.
Comment faire valoir une indemnité de déplacement en justice en cas de litige ?
En cas de litige, les indemnités de déplacement peuvent être revendiquées devant les conseils de prud’hommes. La base du droit à paiement est alors constituée par le contrat de travail, la convention collective, l’usage d’entreprise, etc. Le salarié doit exposer concrètement les conditions de son droit, par exemple par des justificatifs relatifs à la mission extérieure, à la durée d’absence et aux forfaits applicables ou frais réels engagés. Si ces éléments ne peuvent être prouvés, il existe un risque de perte du droit à paiement. Le tribunal examine également si l’employeur peut justifier un refus opposé de prestation (par exemple en cas d’abus ou d’absence de base légale). Les délais de prescription sont aussi à respecter ; ceux-ci sont en général fixés par la convention collective ou la loi.
