Reisekosten

Definition von Reisekosten

Reisekosten bezeichnen sämtliche Aufwendungen, die einer Person im Rahmen einer beruflich veranlassten Reise entstehen. In einem weiteren Sinn umfasst der Begriff alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer Reise, unabhängig vom Anlass, anfallen können. Im steuerrechtlichen und betriebswirtschaftlichen Kontext werden unter Reisekosten jedoch überwiegend Ausgaben verstanden, die Arbeitnehmer oder Selbstständige für Dienstreisen, also für beruflich bedingte Auswärtstätigkeiten, aufwenden und unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen können.

Laienverständliche Definition

Im alltäglichen Sprachgebrauch stehen Reisekosten für alle Kosten, die mit Mobilität von einer Stadt oder Region zu einer anderen im Zusammenhang mit der Arbeit entstehen. Reist eine Person im Auftrag ihres Arbeitgebers zu einer Tagung, einem Kunden oder zu einer anderen Arbeitsstätte, kann sie für diese Reise entstehende Kosten – beispielsweise für Fahrt, Verpflegung, Unterkunft oder Nebenkosten – zurückerstattet bekommen oder steuerlich absetzen.

Thematische Perspektive

Reisekosten sind sowohl im Arbeitsleben als auch im privatwirtschaftlichen Sektor, in der Verwaltung und bei Vereinen von erheblicher Bedeutung. Eine präzise Unterscheidung ist wichtig für die korrekte Abrechnung, Kostenerstattung und steuerliche Behandlung.

Relevanz und allgemeiner Kontext

Reisekosten treten besonders häufig im Zusammenhang mit Berufstätigkeit, Unternehmen, Verwaltungstätigkeiten und selbstständiger Erwerbstätigkeit auf. Sie betreffen folgende Bereiche:

• Arbeitnehmer und Dienstreisen
• Selbstständige und Freiberufler
• Unternehmen und Institutionen im Rahmen von Außendienst, Schulungen oder Kongressen
• Öffentliche Verwaltung (z. B. Beamte auf Dienstreisen)
• Ehrenamtliche Tätigkeiten bei Vereinen oder Stiftungen

Die korrekte Abrechnung von Reisekosten ist aus mehreren Gründen relevant: Sie betrifft die Höhe der steuerlichen Belastung, die Nachweispflichten gegenüber dem Finanzamt und die Kostentransparenz innerhalb von Unternehmen.

Komponenten der Reisekosten

Reisekosten setzen sich in der Regel aus verschiedenen Kostenarten zusammen. Die wichtigsten Posten sind:

Fahrtkosten

Darunter fallen alle Kosten zur Nutzung von Transportmitteln auf der Dienstreise. Mögliche Fahrtkosten umfassen:

• Fahrkarten (z. B. Bahn, Bus, Flugzeug)
• Kfz-Kosten (beispielsweise Kilometergeld oder pauschale Entfernungspauschalen bei Nutzung des privaten Pkw, Parkgebühren)
• Taxikosten
• Mietwagenkosten

Übernachtungskosten

Hierzu zählen Ausgaben für Unterbringung während der Auswärtstätigkeit, etwa Hotelrechnungen oder Ferienwohnungen. Kosten für Frühstück, die im Übernachtungspreis enthalten sind, müssen gesondert betrachtet und ggf. herausgerechnet werden.

Verpflegungsmehraufwand

Ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger hat häufig höhere Kosten für Mahlzeiten während einer auswärtigen Tätigkeit. Der Gesetzgeber sieht deshalb Pauschalen vor, den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Die Höhe richtet sich nach Dauer und Ort der Abwesenheit (Inland, Ausland).

Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten gehören diverse kleinere Ausgaben, zum Beispiel:

• Maut- und Straßenbenutzungsgebühren
• Telefon- und Internetkosten im Hotel
• Gebühren für Gepäckaufbewahrung
• Trinkgelder (beispielsweise im Hotel oder Taxi)

Übersicht der wichtigsten Reisekostenarten

• Fahrtkosten (Bahn, Flug, Pkw, Taxi)
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen)
• Reisenebenkosten (z. B. Maut, Gepäckgebühren, Trinkgelder)

Gesetzliche Vorschriften und Regelungen zu Reisekosten

Steuerrechtliche Grundlagen

Einen zentralen Stellenwert haben Reisekosten im deutschen Steuerrecht. Zentrale Regelungen finden sich insbesondere:

• Im Einkommensteuergesetz (EStG), hier v. a. § 9 Abs. 1 Nr. 4 und § 4 Abs. 5 und 5a EStG (Betriebsausgaben, Werbungskosten)
• In den Lohnsteuerrichtlinien (LStR)
• In den Einkommensteuer-Richtlinien (EStR)

Wesentliche rechtliche Bestimmungen:

Einkommensteuergesetz (EStG):

• § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG: Definiert, wann und in welchem Umfang Reisekosten für Arbeitnehmer als Werbungskosten abzugsfähig sind.
• § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG: Regelt die Höhe der abzugsfähigen Bewirtungskosten und schließt bestimmte Ausgaben, wie z. B. Kosten für Alkohol, teils von der Abzugsfähigkeit aus.

Lohnsteuerrecht:

• Lohnsteuerrichtlinien (LStR): Präzisieren, wann Reisekosten steuerfrei erstattet werden können und wie eine Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber zu erfolgen hat.

Weitere Vorschriften:

• Bundesreisekostengesetz (BRKG): Gilt für Bundesbeamte, Richter und Soldaten.
• Landesreisekostengesetze: Für die jeweiligen Landesbediensteten.

Definition „dienstliche Reise“ im Rechtssinn

Von einer dienstlich veranlassten Auswärtstätigkeit spricht man, wenn der Arbeitnehmer oder Selbstständige außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Maßgeblich sind nach § 9 Abs. 4 EStG die Begriffe „erste Tätigkeitsstätte“ und „auswärtige Tätigkeiten“. Nur die Kosten für tatsächlich auswärtige Tätigkeiten gelten als Reisekosten.

Anwendungskontexte von Reisekosten

In der Privatwirtschaft

Reisekosten entstehen in Unternehmen bei Dienstreisen von Mitarbeitern, z. B. beim Besuch von Geschäftspartnern, auf Messen oder bei Schulungen. Die Abrechnung erfolgt meist durch interne Richtlinien oder auf Basis kollektivrechtlicher Vereinbarungen (Reisekostenordnung, Betriebsvereinbarungen).

Öffentliche Verwaltung

Für Angestellte und Beamte im öffentlichen Dienst gelten das Bundesreisekostengesetz (BRKG) beziehungsweise entsprechende Landesgesetze. Diese regeln sowohl die erstattungsfähigen Kostenarten als auch Pauschalen und Nachweispflichten.

Selbstständige und Freiberufler

Auch Selbstständige und Unternehmer können Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen. Die steuerliche Anerkennung erfolgt im Rahmen der Gewinnermittlung. Die Nachweispflichten und Anforderungen entsprechen überwiegend denen für Arbeitnehmer.

Ehrenamt und Vereine

Personen, die sich ehrenamtlich engagieren und im Auftrag eines Vereins reisen, können Reisekosten erstatten lassen, wobei es hier häufig spezielle Pauschal- oder Höchstbeträge gibt, um steuerliche Vorteile für die Organisation und die Engagierten zu ermöglichen.

Typische Beispiele für Reisekosten

• Ein Außendienstmitarbeiter nutzt sein privates Auto für eine Geschäftsreise. Die gefahrenen Kilometer können mit einer gesetzlich festgelegten Kilometerpauschale (Stand 2024: 0,30 €/km) abgerechnet werden.
• Eine Angestellte übernachtet anlässlich einer zweitägigen Konferenz in einem Hotel und nimmt Frühstück und Abendessen im Hotel ein. Die Übernachtungskosten und der Verpflegungsmehraufwand werden als Reisekosten erfasst, das Frühstück ist von der Verpflegungspauschale abzuziehen.
• Ein Handwerksbetrieb sendet Mitarbeiter zu einer auswärtigen Baustelle. Fahrtkosten für den Transport von Material und Personal sowie ggf. Verpflegungspauschalen sind als Reisekosten zu klassifizieren.
• Selbstständige besuchen auf eigene Rechnung eine Fachmesse im Ausland. Flug- und Übernachtungskosten, Eintrittsgelder, Taxi- sowie Verpflegungspauschalen können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden.

Besonderheiten und häufige Problempunkte bei Reisekosten

Abgrenzung „erste Tätigkeitsstätte“ und „auswärtige Tätigkeit“

Eine immer wieder auftretende Problemstellung ist die Abgrenzung zwischen der „ersten Tätigkeitsstätte“ (bzw. dem regelmäßigen Arbeitsplatz) und einer auswärtigen Tätigkeit. Nur für letztere gelten die steuerlichen Reisekostenvorschriften. Das Finanzamt prüft die Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte insbesondere in Fällen wechselnder Einsatzorte oder Heimarbeit kritisch.

Nachweispflichten

Für die steuerliche und betriebliche Geltendmachung von Reisekosten sind ordnungsgemäße Nachweise erforderlich. Dies umfasst:

• Fahrkarten, Tankquittungen, Hotelrechnungen
• Einzelnachweis der entstandenen Kosten
• Zeitliche und örtliche Angaben über die Dienstreise (Reiseantrag, Reisedatum, Reisezweck)

Fehlende oder unvollständige Belege führen häufig zur Ablehnung der steuerlichen Anerkennung.

Pauschalen vs. Einzelnachweis

Bei Verpflegungsmehraufwand und Fahrten mit dem privaten Pkw können gesetzliche Pauschalen angesetzt werden. Für viele andere Kostenarten gilt jedoch das Einzelnachweisprinzip.

Doppelbesteuerung und Umsatzsteuer

Bestimmte Reisekosten stimmen nicht immer mit umsatzsteuerpflichtigen Vorgängen überein, zum Beispiel bei Fahrtkostenerstattungen im internationalen Kontext. Hier ist eine differenzierte Betrachtung notwendig.

Zusammenfassung der wichtigsten Aspekte von Reisekosten

Reisekosten umfassen sämtliche, im Zusammenhang mit einer auswärtigen (meist beruflichen) Tätigkeit entstehende Aufwendungen für Fahrt, Unterkunft, Verpflegung sowie Reisenebenkosten. Ihre Geltendmachung und steuerliche Behandlung ist in verschiedenen Gesetzen und Richtlinien – darunter dem Einkommensteuergesetz, den Lohnsteuerrichtlinien und dem Bundesreisekostengesetz – detailliert geregelt.

Wichtige Voraussetzungen sind die berufliche Veranlassung sowie die tatsächliche Auswärtstätigkeit abseits der ersten Tätigkeitsstätte. Die sachgerechte Erfassung, Dokumentation und Abrechnung der Kosten ist nicht nur relevant für Steuerpflichtige, sondern auch für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung. Fehler in der Abrechnung oder Nachweisführung können zu erheblichen Nachteilen führen.

Hinweise zur Bedeutung und Anwendung von Reisekosten

Das Thema Reisekosten ist für folgende Gruppen besonders relevant:

• Arbeitnehmer mit regelmäßigen Dienstreisen
• Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer, die geschäftlich reisen
• Unternehmen zur Implementierung klarer Reisekostenrichtlinien
• Mitarbeitende im öffentlichen Dienst und der Verwaltung
• Vereine und Stiftungen mit ehrenamtlichem Engagement

Eine sorgfältige Information und Beachtung der gesetzlichen Vorschriften sowie eine saubere Dokumentation aller angefallenen Kosten erleichtern die Geltendmachung, die Verwaltung und die steuerliche Absetzbarkeit von Reisekosten erheblich. Für die korrekte Handhabung empfiehlt sich die regelmäßige Kenntnisnahme aktueller steuerlicher Regelungen und ggf. die Nutzung spezialisierter Softwarelösungen zur Reisekostenabrechnung.

Häufig gestellte Fragen

Welche Ausgaben zählen zu den erstattungsfähigen Reisekosten?

Erstattungsfähige Reisekosten umfassen alle notwendigen und nachweisbar entstandenen Aufwendungen, die durch eine dienstlich veranlasste Reise entstehen. Typischerweise gehören dazu Fahrtkosten (z.B. Zugtickets, Flugkosten, Kilometergeld für Privatfahrzeuge), Übernachtungskosten (Hotelübernachtung oder andere angemessene Unterkunft), Verpflegungsmehraufwendungen (Pauschalen gemäß gesetzlicher Vorgaben), sowie gegebenenfalls Nebenkosten wie Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung oder Taxifahrten zwischen Arbeitsplatz, Unterkunft und Einsatzstelle. Zusätzlich können auch Auslagen für die Kommunikation im dienstlichen Zusammenhang (Telefon, Internet) oder Gebühren für Visa und notwendige Reiseversicherungen erstattungsfähig sein. Es ist jedoch zu beachten, dass private Ausgaben (wie etwa Minibar, Pay-TV, Vergnügungen oder Geschenke) nicht zu den erstattungsfähigen Reisekosten zählen. Die Erstattung erfolgt in der Regel nur dann, wenn die Kosten ordnungsgemäß mittels Beleg nachgewiesen werden und die Reisen im Voraus genehmigt bzw. dienstlich angeordnet wurden.

Wie hoch sind die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen?

Die Höhe der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen wird jährlich vom Gesetzgeber festgelegt und richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit sowie dem jeweiligen Reiseland. In Deutschland gelten zum Beispiel für Inlandsreisen aktuell (Stand 2024) folgende Sätze: Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden werden 14 Euro pro Tag und bei einer vollständigen 24-stündigen Abwesenheit 28 Euro pro Tag gewährt. Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht werden und je nach Land und Stadt zum Teil deutlich höher ausfallen können. Diese Pauschalen sollen die typischen Mehrkosten für Verpflegung während einer Auswärtstätigkeit abdecken. Werden vom Arbeitgeber Mahlzeiten gestellt oder während einer Veranstaltung kostenfrei angeboten, sind die Pauschalen entsprechend zu kürzen – dies ist in den amtlichen Richtlinien genau geregelt.

Wie müssen Belege für die Reisekostenabrechnung eingereicht werden?

Für die Erstattung von Reisekosten ist in den meisten Unternehmen und Behörden die Vorlage von originalen, ordnungsgemäßen Belegen zwingend erforderlich. Dazu zählen zum Beispiel Rechnungen und Quittungen für Transporte, Hotelübernachtungen, Eintrittskarten zu Veranstaltungen sowie alle weiteren Kostenbelege, die während der Reise angefallen sind. Es empfiehlt sich, alle Belege chronologisch zu ordnen und zusammen mit dem ausgefüllten Reisekostenformular einzureichen. Viele Unternehmen akzeptieren mittlerweile digitale Scan-Kopien oder Fotos der Belege im Rahmen eines elektronischen Abrechnungssystems, sofern die Lesbarkeit und Vollständigkeit gewährleistet sind. Es ist ratsam, die Belege mindestens bis zum Abschluss der Reisekostenprüfung aufzubewahren und gegebenenfalls auch länger, falls steuerliche Nachfragen auftreten.

Was ist bei der Nutzung des privaten PKW für Dienstreisen zu beachten?

Wenn ein privater PKW für dienstliche Reisen genutzt wird, kann grundsätzlich eine Kilometerpauschale geltend gemacht werden. Diese beträgt in Deutschland derzeit (2024) 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer für Reisen mit dem eigenen Kfz. Soweit verfügbar, sollte vorab geklärt werden, ob und unter welchen Bedingungen die Nutzung des privaten Fahrzeugs erlaubt ist und eine Genehmigung vorliegt. Zudem ist wichtig, dass auf der Reisekostenabrechnung Start-, Ziel- und Rückfahrt sowie die jeweils gefahrenen Streckenkilometer nachvollziehbar dokumentiert werden. Parkgebühren und Mautkosten dürfen zusätzlich abgerechnet werden, sofern sie angefallen sind. Reparatur- oder Unterhaltskosten des Fahrzeugs sind jedoch nicht erstattungsfähig.

Können auch Reisen ins Ausland abgerechnet werden und was gibt es dabei zu beachten?

Ja, auch dienstlich veranlasste Auslandsreisen sind grundsätzlich erstattungsfähig. Hierbei sind jedoch einige Besonderheiten zu berücksichtigen: Zum einen gelten in vielen Fällen andere Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, die sich nach dem jeweiligen Zielland – in einigen Ländern zusätzlich nach bestimmten Städten – richten. Die entsprechenden Werte werden in der Auslandsreisekostenverordnung jährlich festgelegt. Darüber hinaus müssen auch Wechselkurse beachtet werden, sofern Kosten in Fremdwährung angefallen sind – hier gilt regelmäßig der zum Zeitpunkt der Zahlung aktuelle Umrechnungskurs. Zudem empfiehlt sich vor Reiseantritt eine Klärung der Kostenübernahme und der notwendigen Versicherungsleistungen, insbesondere für Kranken-, Unfall- oder Reiserücktrittsversicherungen.

Welche Fristen gelten für die Reisekostenabrechnung?

Die Fristen für die Einreichung einer Reisekostenabrechnung sind meist in den internen Richtlinien des jeweiligen Arbeitgebers geregelt. Üblicherweise gilt, dass die Abrechnung zeitnah nach Beendigung der Reise einzureichen ist – in vielen Fällen beträgt die Frist 6 Wochen, spätestens jedoch muss die Abrechnung innerhalb von 6 Monaten erfolgen, um steuerliche Vorteile oder Ansprüche auf Erstattung nicht zu verlieren. In besonderen Fällen, wie Krankheit oder längeren Dienstreisen, kann eine Fristverlängerung möglich sein, sollte aber rechtzeitig beantragt werden. Werden die Fristen überschritten, kann der Arbeitgeber die Erstattung ablehnen oder das Finanzamt den Werbungskostenabzug verweigern.

Was passiert, wenn ich während der Reise krank werde?

Sollten Sie während einer Dienstreise erkranken, ist dies umgehend dem Arbeitgeber zu melden. Die entstehenden Kosten, beispielsweise für notwendige Umbuchungen, verlängerte Hotelaufenthalte oder ärztliche Behandlungen, können unter Umständen ebenfalls als Reisekosten geltend gemacht werden, sofern sie nachweislich im Zusammenhang mit der dienstlichen Reise stehen. Wichtig ist, alle entsprechenden Belege aufzubewahren und die Umstände der Reiseunterbrechung bzw. des Abbruchs genau zu dokumentieren. Es empfiehlt sich zudem, vor Antritt der Reise zu prüfen, ob eine entsprechende Auslandskranken- oder Reiserücktrittsversicherung besteht, um im Ernstfall optimal abgesichert zu sein.