Betriebsausgaben

Definition und rechtlicher Rahmen der Betriebsausgaben

Begriff und Abgrenzung

Betriebsausgaben sind im deutschen Steuerrecht alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Ihre gesetzliche Grundlage findet sich in § 4 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG). Demnach sind Betriebsausgaben „die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind“. Sie mindern als Aufwand den steuerpflichtigen Gewinn eines Unternehmens. Die Abgrenzung der Betriebsausgaben zu weiteren betrieblichen und privaten Ausgaben sowie zur betrieblichen Investition ist ein zentrales Thema des deutschen Steuerrechts.

Gesetzliche Definition

Gemäß § 4 Abs. 4 EStG sind Betriebsausgaben:

„die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“

Entscheidend für die Qualifikation einer Ausgabe als Betriebsausgabe ist der sogenannte Veranlassungszusammenhang, das heißt, die Ausgaben müssen objektiv in Zusammenhang mit dem Betrieb stehen und subjektiv dem Betrieb zugeordnet werden können.

Gegensatz: Betriebseinnahmen und private Ausgaben

Betriebsausgaben stehen auf der Habenseite den Betriebseinnahmen gegenüber. Während Betriebsausgaben den Gewinn mindern, erhöhen Betriebseinnahmen ihn. Private Aufwendungen sind hingegen grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben abziehbar, da sie nicht betrieblich veranlasst sind.

Arten und Beispiele von Betriebsausgaben

Zu den typischen Betriebsausgaben zählen:

• Wareneinkauf
• Löhne und Gehälter
• Miete für Betriebsräume
• Abschreibungen (Absetzung für Abnutzung – AfA)
• Zinsaufwendungen
• Reparaturen und Instandhaltung
• Werbungskosten, soweit sie den Betrieb betreffen
• Bewirtungskosten (eingeschränkt abzugsfähig)
• Reisekosten
• Unternehmerische Versicherungen

Maßgeblichkeit der betrieblichen Veranlassung

Wesentlich für die Anerkennung einer Betriebsausgabe ist stets die betriebliche Veranlassung. Diese liegt vor, wenn ein objektiver wirtschaftlicher Zusammenhang mit dem Betrieb besteht. Überwiegend privat oder gemischt veranlasste Ausgaben werden, sofern keine klare Trennung in betriebliche und private Komponenten möglich ist, regelmäßig insgesamt nicht als Betriebsausgaben anerkannt.

Betriebsausgaben im Steuerrecht

Umfang der Abzugsfähigkeit von Betriebsausgaben

Die Möglichkeit, Betriebsausgaben bei der steuerlichen Gewinnermittlung abzuziehen, unterliegt gesetzlichen Beschränkungen. Insbesondere gewisse Arten von Aufwendungen sind nur eingeschränkt oder gar nicht abziehbar.

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Zu den nicht abziehbaren Betriebsausgaben zählen insbesondere:

• Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer sind (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG) – mit Ausnahmen bis zu einem Wert von 35 Euro jährlich pro Empfänger.
• Bewirtungskosten (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG) – abzugsfähig sind nur 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten.
• Aufwendungen für Jagd, Fischerei, Segel- und Motorjachten sowie für Lustreisen (§ 4 Abs. 5 Nr. 4 EStG).
• Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder (§ 4 Abs. 5 Nr. 8 EStG).
• Aufwendungen, deren Abzug ausdrücklich durch weitere steuerrechtliche Vorschriften ausgeschlossen ist (beispielsweise unangemessene Repräsentationskosten).

Teilweise abzugsfähige Betriebsausgaben

Manche Betriebsausgaben sind nur teilweise abzugsfähig, so z. B. Reisekosten und Bewirtungskosten. Hier ist stets auf die gesetzlichen Vorgaben zur Höhe und zum Nachweis zu achten.

Abzugsverbot bei sog. gemischten Aufwendungen

Gemischt veranlasste Aufwendungen (z. B. Ausgaben für Arbeitszimmer, die auch privat genutzt werden) können unter bestimmten Voraussetzungen anteilig als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Dies setzt aber eine klare und dokumentierte Trennung in betriebliche und private Nutzungsanteile voraus.

Betriebsausgabenpauschalen

Für bestimmte Gruppen von Steuerpflichtigen oder für einzelne Arten von Aufwendungen sieht das Steuerrecht Betriebsausgabenpauschalen vor. Steuerpflichtige können anstelle des Nachweises der tatsächlichen Kosten pauschale Beträge abziehen, beispielsweise bei bestimmten Freiberuflern oder bei Mitunternehmern von Personengesellschaften.

Nachweis und Dokumentation der Betriebsausgaben

Grundsatz der Belegpflicht

Für die Anerkennung von Betriebsausgaben verlangt die Finanzverwaltung grundsätzlich einen Nachweis durch entsprechende Belege (z. B. Rechnungen, Quittungen). Fehlt ein Nachweis, kann die Finanzbehörde den Betriebsausgabenabzug versagen.

Formvorgaben und Erfordernisse der Nachweisführung

Die Nachweisführung muss den Anforderungen der §§ 238 ff. Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) entsprechen. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung möglich sein (z. B. durch Aufzeichnungspflichten, Ordnungsmäßigkeit der Buchführung). Elektronisch gespeicherte Belege sind zulässig, wenn sie den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) entsprechen.

Schätzung bei unzureichendem Nachweis

Sind Betriebsausgaben dem Grunde oder der Höhe nach nicht exakt nachzuweisen, kann eine Schätzung durch die Finanzbehörde erfolgen (§ 162 AO). Die Finanzbehörde kann die Ausgaben schätzen, muss dabei aber auf die tatsächlichen Verhältnisse Rücksicht nehmen und den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit wahren.

Betriebsausgaben im Rahmen unterschiedlicher Gewinnermittlungsarten

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG sind Betriebsausgaben diejenigen Ausgaben, die beim Steuerpflichtigen im jeweiligen Kalenderjahr tatsächlich abgeflossen sind (Abflussprinzip gemäß § 11 EStG).

Betriebsvermögensvergleich

Im Rahmen des Betriebsvermögensvergleichs gemäß § 4 Abs. 1, § 5 EStG werden Betriebsausgaben periodengerecht, d. h. nach dem wirtschaftlichen Entstehungszeitpunkt und nicht nach dem Zahlungszeitpunkt, berücksichtigt.

Sonder- und Ergänzungsbetriebsausgaben bei Mitunternehmerschaften

Bei Personengesellschaften können neben den allgemeinen Betriebsausgaben der Gesellschaft auch sogenannte Sonderbetriebsausgaben auf Ebene des einzelnen Gesellschafters geltend gemacht werden. Diese entstehen, wenn der Gesellschafter Aufwendungen im eigenen wirtschaftlichen Interesse, aber im Zusammenhang mit der Mitunternehmerschaft trägt.

Internationale Aspekte der Betriebsausgaben

Berücksichtigung bei grenzüberschreitenden Aktivitäten

Bei internationalen Sachverhalten, insbesondere bei Betriebsstätten im Ausland oder bei grenzüberschreitenden Leistungsbeziehungen, sind die Betriebsausgaben entsprechend zuzuordnen. Dabei gelten besondere Regelungen zur Vermeidung von Doppelbesteuerung und zur Berücksichtigung von Aufwendungen im Ausland.

Abzugsfähigkeit nach Doppelbesteuerungsabkommen (DBA)

Im internationalen Steuerrecht ist für die Abzugsfähigkeit von Betriebsausgaben auch das jeweils einschlägige Doppelbesteuerungsabkommen maßgeblich. Hier können Abzugsverbote oder Besonderheiten geregelt sein, beispielsweise bei Geschäftsvorfällen mit verbundenen Unternehmen (Transfer Pricing).

Rechtsfolgen von fehlerhaften oder unzutreffenden Betriebsausgaben

Folgen einer fehlerhaften Erfassung

Die Nichtanerkennung von Betriebsausgaben führt zu einer Erhöhung des steuerpflichtigen Gewinns und damit regelmäßig zu einer höheren Steuerbelastung. Werden Betriebsausgaben zu Unrecht geltend gemacht, kann dies mit steuerlichen Sanktionen (z. B. Zinsen, Verspätungszuschlägen, ggf. Steuerstrafverfahren) belegt werden.

Berichtigungspflichten bei fehlerhaften Betriebsausgaben

Bei Feststellung nachträglicher Fehler im Rahmen der Betriebsausgabenerfassung besteht gegebenenfalls eine Berichtigungspflicht der Steuererklärung nach §§ 153, 371 AO.

Bedeutung in der handelsrechtlichen und steuerlichen Gewinnermittlung

Betriebsausgaben nehmen sowohl im Handelsrecht als auch im Steuerrecht eine zentrale Rolle bei der Gewinnermittlung ein. Während das Handelsrecht vor allem Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Bilanzierung vorgibt, determiniert das Steuerrecht mit speziellen Vorschriften die steuerliche Anerkennung. Der Begriff der Betriebsausgaben markiert dabei eine wichtige Schnittstelle zwischen den unterschiedlichen Rechtsgebieten.

Literaturhinweise und weiterführende Quellen

• § 4 EStG, § 5 EStG, §§ 238 ff. HGB, §§ 140 ff. AO
• BMF-Schreiben zur Abgrenzung und zum Nachweis von Betriebsausgaben
• Kommentierungen zu Betriebsausgaben in einschlägigen Steuergesetzen und Handbüchern

Hinweis: Die rechtlichen Rahmenbedingungen können sich durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung ändern. Für eine abschließende Beurteilung empfiehlt es sich, die jeweils aktuellen gesetzlichen Regelungen und Verlautbarungen der Finanzverwaltung heranzuziehen.

Häufig gestellte Fragen

Welche Voraussetzungen müssen vorliegen, damit eine Ausgabe steuerlich als Betriebsausgabe anerkannt wird?

Damit eine Ausgabe steuerlich als Betriebsausgabe anerkannt werden kann, müssen verschiedene rechtliche Voraussetzungen erfüllt sein. Zunächst muss gemäß § 4 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) ein unmittelbarer wirtschaftlicher Zusammenhang zwischen der Ausgabe und dem Betrieb bestehen. Das bedeutet, die jeweilige Aufwendung muss durch den Betrieb veranlasst worden sein; sie darf weder privat noch durch eine andere Einkunftsart motiviert sein. Der betriebliche Anlass ist meist gegeben, wenn die Ausgabe objektiv notwendig ist, um den Betrieb funktionsfähig zu halten, zu erweitern oder sinnvoll zu gestalten. Unternehmerinnen und Unternehmer sind verpflichtet, die betriebliche Veranlassung nachvollziehbar und im Zweifel durch geeignete Unterlagen wie Rechnungen, Verträge oder Zahlungsbelege nachzuweisen. Des Weiteren ist entscheidend, dass die Aufwendungen nicht ausdrücklich durch gesetzliche Vorschriften vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen werden (z.B. § 4 Abs. 5 EStG, wie Bewirtungskosten, Geschenke oder Aufwendungen für unangemessenen Repräsentationsaufwand). Es ist zudem von Bedeutung, dass der Aufwand tatsächlich abgeflossen ist, sofern er sich nicht um eine Rückstellung oder Abgrenzung handelt. Letztlich unterliegen auch Fragen der Angemessenheit einer Prüfung, insbesondere bei Geschäftsführergehältern an Gesellschafter-Geschäftsführer oder bei außergewöhnlich hohen betriebsbedingten Ausgaben.

Können gemischt veranlasste Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden?

Gemischt veranlasste Aufwendungen, bei denen sowohl ein betrieblicher als auch ein privater Nutzen vorliegt, stellen im steuerlichen Kontext eine rechtlich anspruchsvolle Problemstellung dar. Nach aktueller Rechtslage ist eine direkte Berücksichtigung gemischt veranlasster Aufwendungen grundsätzlich ausgeschlossen, sofern eine klare Trennung zwischen betrieblichem und privatem Anteil nicht möglich ist (§ 12 Nr. 1 EStG). Ist hingegen eine objektive und nachvollziehbare Aufteilung anhand quantitativ und qualitativ greifbarer Kriterien möglich, etwa durch Zeitaufzeichnungen oder Nutzungsprotokolle, so kommt eine anteilige Anerkennung des betrieblichen Teils als Betriebsausgabe in Betracht. Typisch ist dies etwa bei Telefonkosten, Fahrzeugkosten oder der Nutzung eines Arbeitszimmers im Privathaushalt. Die Finanzverwaltung fordert hier eine lückenlose und zeitnahe Dokumentation, welche die Abgrenzung nachvollziehbar macht. Bleibt diese Aufteilung mangels belastbarer Kriterien unmöglich, bleibt der gesamte Aufwand steuerlich außer Ansatz.

Welche gesetzlichen Ausschlussgründe gemäß § 4 Abs. 5 EStG sind bei Betriebsausgaben zu beachten?

§ 4 Abs. 5 EStG enthält eine Reihe ausdrücklich geregelter Betriebsausgabenausschlüsse. Demnach sind bestimmte Ausgaben unabhängig vom konkreten betrieblichen Zusammenhang vom Abzug ausgeschlossen. Dazu zählen insbesondere: Aufwendungen für Geschenke über einen Wert von 35 Euro pro Empfänger und Jahr, Bewirtungskosten, soweit sie 70 % des nachgewiesenen Betrags nicht überschreiten, und solche, die nicht ordnungsgemäß durch Belege und Bewirtungsnachweise nachgewiesen sind. Ebenfalls nicht abzugsfähig sind Geldbußen, Ordnungsgelder, Verwarnungsgelder sowie andere strafähnliche Sanktionen, als auch Aufwendungen für Jagd, Fischerei, Segel- und Motorjachten sowie ähnliche Zwecke der Repräsentation. Zudem werden verdeckte Gewinnausschüttungen und unangemessene Betriebsausgaben, etwa überhöhte Gehälter an nahestehende Personen, vom Abzug ausgeschlossen. Diese Ausschlüsse sind abschließend gesetzlich geregelt und werden durch Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen weiter konkretisiert.

Inwieweit sind Vorauszahlungen und Rückstellungen als Betriebsausgaben zu berücksichtigen?

Vorauszahlungen und Rückstellungen stellen Sonderfälle der Betriebsausgaben dar, die jeweils besondere rechtliche Rahmenbedingungen erfüllen müssen. Vorauszahlungen sind grundsätzlich im Jahr des tatsächlichen Abflusses als Betriebsausgabe zu erfassen, es sei denn, es liegen steuerlich zu beachtende Abgrenzungssachverhalte vor, wie die jährliche Abgrenzung für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben nach § 11 Abs. 2 EStG. Rückstellungen hingegen können nach den Vorgaben des § 5 Abs. 1 EStG und den handelsrechtlichen Grundlagen (§ 249 HGB) gebildet werden, sofern eine wirtschaftliche Verpflichtung bereits im laufenden Wirtschaftsjahr entstanden ist und ihre genaue Höhe oder das Eintrittsdatum noch ungewiss sind. Typische Fälle sind ungewisse Verbindlichkeiten, drohende Verluste aus schwebenden Geschäften oder Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen. Nur Rückstellungen, die betrieblich veranlasst sind und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen, mindern den Gewinn als Betriebsausgabe.

Wie ist die Nichtabziehbarkeit von Betriebsausgaben in Zusammenhang mit Steuerstraftaten geregelt?

Aufwendungen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit Steuerstraftaten oder Ordnungswidrigkeiten stehen, sind aufgrund gesetzlicher Vorschriften explizit nicht als Betriebsausgabe abziehbar. § 4 Abs. 5 Nr. 8 EStG schließt insbesondere Geldbußen, Ordnungsgelder und ähnliche Sanktionen von der steuerlichen Absetzbarkeit aus. Dies gilt ebenfalls für Zinsen auf hinterzogene Steuern, Säumniszuschläge oder Kosten der strafrechtlichen Verteidigung, sofern diese Kosten nicht ausschließlich der betriebswirtschaftlichen Schadensabwehr, sondern vorrangig der individuellen Strafverteidigung dienen. Auch Ausgleichszahlungen an Geschädigte nach einer vorsätzlich begangenen Straftat werden regelmäßig steuerlich nicht als Betriebsausgabe anerkannt. Die Abzugsbeschränkung dient dem Gedanken, staatlich sanktioniertes Fehlverhalten nicht durch steuerliche Begünstigungen zu fördern.

Unterliegen Betriebsausgaben einer besonderen Nachweispflicht?

Für Betriebsausgaben gilt grundsätzlich eine erhöhte Nachweispflicht, da die steuerliche Anerkennung erfordert, dass der betriebliche Veranlassungszusammenhang objektiv nachprüfbar belegt wird. Der Steuerpflichtige ist gehalten, alle Aufwendungen durch ordnungsgemäße Belege zu dokumentieren; hierzu zählen insbesondere Rechnungen, Zahlungsnachweise und Vertragsunterlagen. Spezifische Aufzeichnungs- und Nachweispflichten bestehen insbesondere für Bewirtungskosten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG mit Nachweis gemäß § 146a AO), Reisekosten sowie für den Nachweis der betrieblichen Nutzung von gemischt genutzten Wirtschaftsgütern wie Fahrzeugen oder Kommunikationsmitteln. Bestehen Zweifel an der betrieblichen Veranlassung oder fehlen erforderliche Belege, wird die Betriebsausgabe steuerlich nicht anerkannt. In Betriebsprüfungen kommt der Belegführung und zeitnahen Dokumentation eine besondere Bedeutung zu.

Welche Besonderheiten gelten für Betriebsausgaben bei Personengesellschaften?

Bei Personengesellschaften (z.B. oHG, KG, GbR) gelten für Betriebsausgaben gesonderte Regelungen, insbesondere im Hinblick auf die Zuordnung und Verteilung der Aufwendungen auf die Gesellschafter. Maßgeblich ist die sogenannte Mitunternehmerschaft: Betriebsausgaben wirken bei der Ermittlung des Gesamthandseinkommens auf Gesellschaftsebene gewinnmindernd und werden erst durch die spätere Gewinnverteilung auf die einzelnen Gesellschafter proportional nach dem Gesellschaftsvertrag aufgeteilt. Bei Sonderbetriebsausgaben, die einzelne Gesellschafter für betriebliche Zwecke tragen (z.B. Zinsaufwendungen für ein dem Betrieb überlassenes Darlehen), erfolgt die Steuerberücksichtigung jedoch beim jeweiligen Gesellschafter separat. Rechtlich relevant ist ebenfalls, dass Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen regelmäßig nicht in der Gesellschaft selbst, sondern beim jeweiligen Gesellschafter ansetzbar sind. Besondere Sorgfalt ist bei der Abgrenzung der Privat- und Betriebssphäre geboten, um verdeckte Einlagen oder Entnahmen rechtssicher zu vermeiden.